Führt Ihr Team regelmäßige HR-Audits durch? Ineffektive HR-Prozesse, -Systeme und -Richtlinien können Ihrem Unternehmen schaden. Wenn diese Faktoren nicht kontinuierlich überwacht werden, kann sich ein Unternehmen auf der falschen Seite der Arbeitsgesetze befinden. Zum Beispiel harte Strafen für das Fehlen eines Mitarbeitersicherheitsprogramms. Die Durchführung eines HR-Audits stellt sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen auf langfristigen Erfolg und Compliance einstellen.
Vielleicht ist es so lange her, dass Sie an einem HR-Audit teilgenommen haben, dass Sie vergessen haben, wie vorteilhaft dies für Ihr Unternehmen sein kann. Zumal wir in einer postpandemischen Welt um die Ecke sind, In einem Unternehmen mit seinen Mitarbeitern kann sich vieles schnell ändern. Dies erfordert einen schnellen Schritt zurück und die Bewertung, wohin die Organisation in Bezug auf das Humankapitalmanagement geht.
Was ist ein HR Audit?
Ein HR-Audit überprüft die Personalprozesse und -richtlinien, um Bereiche zu identifizieren, die möglicherweise verbessert werden müssen und welche Bereiche eine gute Leistung erbringen. Organisationen können ein HR-Audit verwenden, um die Compliance sicherzustellen und HR-Programme an den Geschäftszielen auszurichten. Sie stellen sicher, dass diese Prozesse wirklich zur organisatorischen Leistung beitragen.
Ein Personalaudit ist vergleichbar mit einem internen Prozessaudit. Einfach ausgedrückt, es ist, als würde man Seiner Personalabteilung ein Zeugnis geben, wie effektiv es ist. Die Durchführung eines Audits Ihrer Personalabteilung erfasst auch Bereiche der Nichteinhaltung, um das Risiko für das Unternehmen zu verringern.
Im Wesentlichen ist ein HR-Audit eine Gelegenheit, Prozesse zu straffen, damit Aspekte wie Rekrutierung, Bindung, Onboarding, Schulung, Gehalt und Vergütung, Gehaltsabrechnung und Leistungsmanagement die Aufmerksamkeit erhalten, die sie benötigen.
Es scheint eine Menge Arbeit zu sein. Haben Sie nicht schon viel auf dem Teller, um Mitarbeiter zu rekrutieren und zu binden und dann sicherzustellen, dass sie Leistung bringen? Durch die kontinuierliche Verbesserung Ihrer HR-Prozesse können Sie jedoch nicht nur sicherstellen, dass sie den Gesetzen und Vorschriften entsprechen, sondern auch, dass Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen erfolgreicher werden.
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Basierend auf einem Bild der Dutch Modern Academy.
Warum ein HR Audit durchführen?
Die Ziele eines HR Audits sind vielfältig. Obwohl nicht obligatorisch, profitiert jeder Bereich der Personalabteilung, der überprüft wird, von diesen Bemühungen. Laut Mark S. Floyd, Partner der Anwaltskanzlei Walter and Haverfield in Cleveland, „Untersuchen Audits die Wirksamkeit der aktuellen Richtlinien, Verfahren und Systeme der Personalabteilung in Bezug auf die neuesten Änderungen und Entwicklungen im Arbeitsrecht.“ Darüber hinaus „, fügt er hinzu, „verlässt sich die Geschäftsleitung stark auf die Abteilung, um sicherzustellen, dass die gesamte Geschäftsstrategie des Unternehmens mit den vielen komplexen Gesetzen und Vorschriften übereinstimmt, die das Arbeitsumfeld regeln.“
Noch nicht überzeugt? Hier sind einige Gründe, warum HR-Audits in Ihrem Unternehmen Priorität haben sollten:
- Verbessert Prozesse und Richtlinien, die sich auf die Mitarbeiter auswirken. Ein HR-Audit ist eine Chance, Bereiche Ihrer Prozesse und Richtlinien zu verbessern, die den größten Einfluss auf die Mitarbeiter haben. Dies stärkt die Mitarbeiter, hilft ihnen, sie zu binden, und sorgt letztendlich für ein stärkeres Unternehmen.
- Sorgt für Corporate Compliance. Nehmen Sie niemals als selbstverständlich hin, dass Ihre Richtlinien allen Gesetzen entsprechen. Es gibt ständig neue Arbeitsgesetze und Gesetzesänderungen. Um konform zu bleiben und unerwünschte Klagen zu vermeiden, müssen Sie mit HR-Compliance-Audits, die potenzielle Risikobereiche identifizieren, dem Spiel voraus sein.
- Macht HR-Daten sinnvoll und strategisch. Nutzen Sie all diese HR-Daten, indem Sie sie mit der Realität Ihrer HR-Richtlinien und -Verfahren verbinden.
- Hilft, negative Auswirkungen auf die Beschäftigungspraktiken zu verhindern. Sie können Probleme mit unterschiedlichen Auswirkungen auf Kandidaten bei der Rekrutierung und auf Kandidaten bei Gehalt und Vergütung, Nachfolgeplanung und allgemein während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus durch Audits abmildern.
- Schafft eine gerechte und faire Entschädigung. Während Ihrer Finanzprüfungen und Vergütungsanalyse kann es auch eine gute Praxis sein, zu prüfen, wie gerecht und wettbewerbsfähig Ihre Gehalts- und Vergütungspakete sind. Dies kann Rekrutierungs- und Bindungsbemühungen unterstützen und auch Beschwerden vermeiden.
- Identifiziert Ineffizienzen in Systemen und Praktiken. Zumindest können HR-Audits helfen, Praktiken oder Systeme zu entdecken, die nicht effizient sind. Redundante Aufgaben oder zu lange Prozesse können zu Fehlern führen.
Wann sollten Sie ein HR-Audit durchführen?
Warten Sie nicht auf Probleme, bevor Sie ein HR-Audit durchführen. Ein proaktiver Ansatz ist immer besser als ein reaktiver. Lauren Brown, aPHR, Mitwirkende am Bernard Health Blog, teilt mit: „Die beste Jahreszeit für die Durchführung eines Audits hängt von den Anforderungen und dem Zeitplan des Unternehmens ab. Eine langsamere Jahreszeit kann produktiver sein als die Hauptsaison des Unternehmens. Ebenso kann das Ende oder der Anfang des Jahres einer Organisation helfen, Jahr für Jahr Verbesserungen zu erzielen.“
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Wählen Sie die Jahreszeit, die für Ihre Organisation und Arbeitsbelastung am besten geeignet ist.
Arten von HR-Audits
Sie können mehrere Arten von HR-Audits durchführen, die sich jeweils auf einen bestimmten Bereich des Humankapitals der Organisation konzentrieren. Sie können das Audit durchführen, indem Sie ein Komitee interner HR-Experten einrichten (indem Sie einen Bereich überprüfen, den sie normalerweise nicht bearbeiten), oder Sie entscheiden sich für einen HR-Audit-Service eines Drittanbieters.
Hier sind die verschiedenen Arten von HR-Audits, die Sie durchführen möchten:
| Aufzeichnungen Audit | |
| I-9 Audit | Audit zur Sicherstellung der laufenden Einhaltung der Arbeitgebersanktionsbestimmungen des Einwanderungs- und Staatsangehörigkeitsgesetzes (INA). |
| Mitarbeiterakten | Befinden sich Ihre Mitarbeiterakten an einem verschlossenen und sicheren Ort und digitale Personalakten verschlüsselt und sicher? |
| Gehaltsabrechnungen | Führen Sie detaillierte Gehaltsabrechnungen und wer hat Zugriff darauf? |
| Aufbewahrung von Aufzeichnungen | Wie lange speichern Sie Mitarbeiterakten und halten Sie sich an die Regeln für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen? |
| HR-Funktionen Audit | |
| Rekrutierung und Einstellung | Führen Sie Aufzeichnungen über Rekrutierungsbemühungen, von Anzeigen über Interviews bis hin zu Einstellungspraktiken? Erfüllen Sie die Anforderungen an Affirmative Action? |
| Onboarding-Praktiken | Es kommt darauf an, wie neue Mitarbeiter eingebunden werden. Welche Struktur hat Ihr Onboarding-Programm? Erhalten Sie Feedback von Ihren neuen Mitarbeitern? |
| Vergütung und Gehalt | Stellen Sie sicher, dass Ihre Vergütung und Ihr Gehalt wettbewerbsfähig sind, und stellen Sie sicher, dass verschiedene Gruppen von Mitarbeitern für gleichwertige Jobs die gleichen Löhne erhalten. Stellen Sie außerdem fest, ob Sie Mitarbeiter korrekt als Angestellte / Stundenarbeiter, Vollzeitbeschäftigte, Teilzeitbeschäftigte oder unabhängige Auftragnehmer klassifizieren. |
| Leistung und Training | Wie führen Sie Leistungsbewertungen durch und welche Art von Schulungsunterstützung wird angeboten? |
| Rechtliches Compliance Audit | |
| EEOC | Halten Sie sich an die EEOC-Richtlinien? Gibt es mögliche Verstöße? |
| Fair Labor Standards Act (FLSA) | Halten Sie sich an die Mindestlohngesetze von FLSA? |
| Family and Medical Leave Act (FMLA) | Was ist Ihr Prozess für die Überprüfung, Genehmigung und Überwachung von FMLA angeforderten Blättern? |
| Americans with Disabilities Act (ADA) | Bieten Sie Arbeitnehmern mit Behinderungen Möglichkeiten gemäß ADA? |
| Leistungen | Bieten Sie bei Bedarf Zugang zu erschwinglichen Leistungspaketen im Gesundheitswesen? Wie verwalten Sie COBRA? |
| Richtlinien-Audit | |
| Progressive Disziplin | Ist Ihr Disziplinarverfahren klar, konsistent und schriftlich? |
| Kündigungspolitik | Steht Ihre Kündigungspolitik im Einklang mit den staatlichen Arbeitsgesetzen? |
| PTO-Richtlinie | Bieten Sie allen berechtigten Arbeitnehmern bezahlte Freizeit an? |
| Sicherheitsaudit | |
| OSHA-Gefahren | Führen Sie ein OSHA-Protokoll? Ergreifen Sie Maßnahmen zur Aufrechterhaltung eines sicheren Arbeitsplatzes, einschließlich Schulungen? |
| Sicherheitsdatenblatt | Ist Ihr Arbeitsplatz mit einem Sicherheitsdatenblatt ausgestattet und wissen die Mitarbeiter, wo Sie es finden? |
| PSA | Stellen Sie angemessene persönliche Schutzausrüstung zur Verfügung, einschließlich Uniformen nach Bedarf? |
7 schritte für einen effektiven HR-Audit-Prozess
Sie fragen sich, wie Sie ein HR-Audit durchführen können? Hier ist eine praktische Checkliste für HR-Audits, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:
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Bewertung starten
Schritt 1: Bestimmen Sie, was Sie prüfen möchten.
Wie oben erwähnt, gibt es viele verschiedene Arten von HR-Audits, auf die Sie sich konzentrieren können. Zu diesem Zweck sollten Sie jedoch die Auditziele für Ihre Organisation klar festlegen. Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu tun. Legen Sie einen Zeitplan für die Fertigstellung fest.
Schritt 2: Buy-In vom Management erhalten.
Die einzige Möglichkeit, eine dauerhafte Veränderung vorzunehmen, die sich positiv auf Ihre Organisation auswirkt, besteht darin, sicherzustellen, dass Sie Ihr Führungsteam an Bord holen. Sie benötigen ihre Unterstützung, insbesondere wenn Sie einen Dritten für die Durchführung des Audits beauftragen möchten.
Schritt 3: Bestimmen Sie, wer das Audit durchführen wird.
Werden Sie versuchen, das Audit selbst durchzuführen, oder werden Sie außerhalb der Organisation einstellen? Entscheiden Sie, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, wenn es sich um eine gemeinsame Anstrengung handelt. Setzen Sie von Anfang an Erwartungen an Ihre Bewertung.
Schritt 4: Sammeln Sie die Daten.
Zunächst müssen Sie alle relevanten Daten sammeln, die mit dem zu tun haben, was Sie auditieren. Sie können beispielsweise Daten aus Ihrem ATS verwenden, wenn Sie Ihre Rekrutierungsprozesse überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Erlaubnis haben, die Daten zu verwenden.
Schritt 5: Überprüfen Sie Ihre Ergebnisse.
Nehmen Sie sich die Zeit, die Informationen, die Sie entdeckt haben, zu organisieren und zu analysieren. Versuchen Sie, mögliche Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Zum Beispiel können Sie zukünftige Verletzungen verhindern, indem Sie erhöhen, wie oft das Unternehmen PSA für Arbeitnehmer bestellt.
Schritt 6: Planen und implementieren Sie Ihre Verbesserungen.
Priorisieren Sie zunächst die problematischsten Bereiche, z. B. diejenigen, die Ihre Organisation in die meisten rechtlichen Probleme bringen könnten. Arbeiten Sie sich dann in Ihrer Prioritätenliste nach unten, um Prozesse und Richtlinien zu verbessern, die schwach sind und verbessert werden müssen.
Schritt 7: Seien Sie transparent über die Änderungen.
Mitarbeiter werden interessiert sein, welche Änderungen und Verbesserungen Sie an HR-Prozessen vornehmen. Finden Sie Wege, ihnen diese Änderungen mitzuteilen, und bitten Sie die Manager, die Mitarbeiter zu aktualisieren.