Es ist 2021, und seien wir ehrlich: Der virtuelle Datenraum (VDR) wird bleiben. Virtuelle Datenräume sind seit ihrer Einführung ein wichtiges Instrument, um die Kommunikation in den verschiedenen Phasen eines Deals zu optimieren, insbesondere wenn es um die Due Diligence am Ende eines Deals geht. Und mit der heutigen Technologie können wir sagen, dass physische Datenräume der Vergangenheit angehören.
Hier erfahren Sie, was Sie über virtuelle Datenräume wissen müssen, um Ihre vertraulichen Informationen, vertraulichen Dokumente, Finanzinformationen, M& A-Transaktionsdateien, Rechteverwaltungsdokumente, geistiges Eigentum und andere vertrauliche Informationen oder digitale Assets in einem sicheren Datenraum zu teilen.
Der Stand des virtuellen Datenraums (VDR) im Jahr 2021
Anbieter virtueller Datenräume wie Intralinks und Merrill Datasite gelten seit langem als Standard, wenn es um die Optimierung der Deal-Produktivität und -Geschwindigkeit geht.
Wie wir alle wissen, werden VDRs in erster Linie verwendet, um beide Seiten eines Deals durch Due Diligence als letzten Schritt eines Deals zu erleichtern. Due Diligence ist ein kritischer Schritt in verschiedenen Branchen und Anwendungsfällen. Ob es darum geht, M & A-Deals, Gewerbeimmobilien-Deals, Fundraising-Deals oder so ziemlich jede andere Art von Deal abzuschließen.
Der gefürchtete Due-Diligence-Prozess dominiert oft die Diskussionen um den Wert virtueller Datenräume. Die Realität ist jedoch, dass virtuelle Datenräume ein wertvolles Werkzeug für jeden Schritt des Deal-Making—Prozesses sein können – von der Prospektion bis zur Due Diligence. (Mehr dazu gleich!)
Ein gewinnbringender Ansatz für VDRs
Da die Abhängigkeit vom virtuellen Datenraum zunimmt, bleibt die Dokumentensicherheit zu Recht die wichtigste Überlegung bei der Auswahl eines VDR. Es ist schwer, sich einen effektiven virtuellen Datenraum vorzustellen, der nicht mindestens Passwortschutz oder grundlegende Dokumentverschlüsselung bietet. Ohne Passwortschutz ist das unbefugte Teilen Ihrer Dokumente nur eine Frage der Zeit.
Die erfolgreiche Strategie bei der Optimierung virtueller Datenräume besteht darin, die sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit umsetzbaren Dokumentenanalysen zu kombinieren. Diese Kopplung ermöglicht es Ihnen, die Kontrolle über die Dokumente zu behalten, die Ihnen wichtig sind, und gleichzeitig die Kontaktaufnahme mit Interessenten, die engagierter sind, zu priorisieren und zu verfolgen.
Schauen wir uns ein Beispiel an, wie dies in der realen Welt aussieht. Angenommen, Jessica hat gerade den Verkaufsprozess eines Unternehmens gestartet. Sie muss Interessenten suchen, sich treffen und Beziehungen zu potenziellen Käufern aufbauen. Die Verwendung eines virtuellen Datenraums mit ausgeklügelten Dokumentensicherheits- und Dokumentenanalyselösungen kann jeden Schritt des M&A-Prozesses beschleunigen und optimieren, indem Kunden ein Porträt darüber erhalten, wer an dem M&A-Deal interessiert ist und wie interessiert sie sind, und vielleicht sogar bestimmte Bereiche von Interesse oder Anliegen hervorheben.
Intralinks & Merrill: Hinter Legacy Virtual Data Rooms
Legacy (oder traditionelle Datenraum-) Anbieter wie Intralinks und Merrill Datasite bieten virtuelle Datenräume, die Dokumente sichern und (bis zu einem gewissen Grad) das Engagement und die Leistung der Benutzer verfolgen.
Beginnen wir mit einer Überprüfung der Dokumentensicherheitsmaßnahmen, die Intralinks bietet. Intralinks wirbt für „sichere Dateisynchronisierung und -freigabe, kollaborative Teamwork-Bereiche, große virtuelle Datenräume und strukturierte Workflows.“ Durch Intralinks können Sie den Zugriff auf verschlüsselte Materialien ohne IT-Beteiligung durch Passwortschutz ermöglichen.
Über das Insights Dashboard bietet Intralinks Einblicke in die Beliebtheit von Dokumenten und die Benutzeraktivität auf Makroebene. Mithilfe des Insights Dashboards von Intralinks können Sie Folgendes ermitteln:
- Welche Benutzer haben mit welchem Inhalt interagiert
- Gesamtaktivitätsniveau von Benutzern und Gruppen
- Beliebteste Dokumente auf Benutzer- und Gruppenebene
Die Merrill Datasite-Datenraumlösung verfolgt einen ähnlichen Ansatz für VDR-Sicherheit und -Analyse. Das heißt, Merrill Datasite bietet „rollenbasierte Sicherheitszugriffskontrollen mit Echtzeit- und zukünftigem Staging von Berechtigungen.“ Im Wesentlichen läuft diese Funktionalität auf ein rollenbasiertes Dokumentenmanagement in Echtzeit hinaus.
Auf der Dokumentanalyseseite können Sie mit Merrill Datasite das Engagement auf Makroebene nach Dokument, Benutzer, Rolle und Q&A-Aktivität verfolgen. Sie können dann Daten exportieren und diese Ergebnisse im Laufe der Zeit verfolgen.
Was ältere virtuelle Datenräume bei der Sicherung von Dokumenten falsch machen
Fallstricke bei der Dokumentensicherheit
Selbst mit Passwortschutz und dynamischem Wasserzeichen vertrauen Sie jedem Betrachter alle Geschäftsmaterialien in Ihrem virtuellen Datenraum an. Wenn Sie Dokumente mit herkömmlichen Datenräumen teilen, hoffen Sie effektiv auf das Beste. Wenn Sie sich ausschließlich auf den Passwortschutz verlassen, ist das Teilen Ihres virtuellen Datenraums so einfach wie das Teilen des Passworts.
Aus diesem Grund ist die Viewer-Verifizierung ein Muss für virtuelle Datenräume im Jahr 2021. Virtuelle Datenräume, die Viewer-Verifizierung anbieten, ermöglichen es Ihnen, von Zuschauern zu verlangen, dass sie nicht nur ihre E-Mail-Adresse eingeben, um auf Ihren VDR zuzugreifen, sondern auch auf einen Link in einer Bestätigungs-E-Mail klicken, um ihre Identität zu überprüfen. Dies kann die Verbreitung der High-Stakes-Materialien in virtuellen Datenräumen drastisch reduzieren.
Wenn es darum geht, ein allgemeines, unkompliziertes Gefühl für das Interesse von Interessenten zu bekommen, können Legacy-virtuelle Datenräume ausreichen. Intralinks und Merrill Datasite bieten nur allgemeine Einblicke in die Dokumentenanalyse über Rollen und Segmente hinweg. Diese Dokumentenanalysen beginnen und enden auf der VDR-Ebene; Sie zeigen Ihnen, welches Dokument oder welche Dokumente die Interaktionszeit des Interessenten dominiert haben.
Fallstricke bei der Dokumentenanalyse
Was Ihnen diese virtuellen Datenräume nicht bieten, ist ein Verständnis dafür, wo potenzielle Kunden ihre Zeit in Ihren Dokumenten verbracht haben. Legacy Virtual Data Rooms bieten Daten, die aufhören, die Geschichte zu erzählen, sobald Interessenten auf ein Dokument klicken. Sie können nicht wirklich herausfinden, was das Interesse der Interessenten weckt, ganz zu schweigen davon, welche Assets und Materialien funktionieren und welche nicht. Sie müssen wissen, was ihre Aufmerksamkeit in diesem Deck, Vorschlag, Vertrag oder anderen Asset auf sich zieht.
Diese virtuellen Datenräume identifizieren auch keine wichtigen Stakeholder, die Sie möglicherweise nicht einmal kennen. Das Verfolgen der Links, die an jemanden weitergeleitet wurden, mit dem Sie noch nicht in Kontakt getreten sind, kann wertvolle Erkenntnisse liefern. Insbesondere können Sie verstehen, was sich in den Domänen Ihrer Kontakte (und sogar in den Domänen anderer Unternehmensbeteiligter) befindet. Mit diesen Erkenntnissen können Sie jedes Gespräch perfekt auf jeden Stakeholder abstimmen.
Where premier document security meets advanced document analytics
Legacy virtuelle Datenräume wie Intralinks und Merrill Datasite hören auf, die Geschichte Ihrer Dokumentenanalyse zu erzählen, wenn die Geschichte gut wird. Wie können Sie also die virtuellen Datenräume von DocSend nutzen, um umsetzbare, aufschlussreiche Dokumentenanalysen zu sammeln, ohne den Dokumentenschutz zu beeinträchtigen?
Lassen Sie uns zunächst die Sicherheitsangebote für virtuelle Datenräume überprüfen, die mit dem erweiterten Plan von DocSend einhergehen. Insbesondere können Sie mit dem erweiterten Plan leichte Deal-Räume erstellen, in denen alle Dokumente zu einem Deal aufbewahrt werden. Mit dem erweiterten Plan von DocSend können Sie:
- Verschlüsseln Sie Dokumente mit erweiterten Passwortschutz. (Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie ein sicheres PDF senden und verfolgen.)
- Aktivieren Sie Viewer-Whitelisting und Viewer-Verifizierung, um Ihren Links eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzuzufügen.
- Leicht Wasserzeichen ein ganzes Dokument oder alle Dokumente in einem Raum.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie die Möglichkeit, Dateien herunterzuladen.
- Weisen Sie abgestufte Administratorrollen zu, um die interne Zusammenarbeit und Berechtigungen auf sichere Weise zu verwalten.
- Machen Sie es für jemanden obligatorisch, eine NDA zu unterzeichnen, bevor Sie ein vertrauliches Dokument anzeigen.
Ihr virtueller Datenraum und DocSend
Wie können Sie dies für Sich und Ihr Unternehmen erreichen? Als erstes sollten Sie mit DocSend beginnen — Ihre ersten zwei Wochen sind völlig kostenlos! Sie möchten dann einfach einen Bereich erstellen und Ordner und Inhalte hinzufügen.
Sobald Sie alle Dateien organisiert haben, die Sie senden möchten, können Sie Ihre Dokumente mit Wasserzeichen versehen und Links mit Whitelisting und Viewer-Überprüfung erstellen, um Ihre freigegebenen Dokumente noch sicherer zu machen als die, die über ältere virtuelle Datenräume freigegeben werden.
Verfolgung der Interaktion mit Ihrem virtuellen Datenraum
Jetzt, da Ihre Dokumente freigabebereit sind, können Sie sie freigeben und die Interaktion Dokument für Dokument (und sogar Seite für Seite!) Ebene.
Wie lange hat jeder Betrachter die Dokumente in Ihrem DocSend Secure-Datenraum angesehen? Wo in Ihrem Raum (und in jedem angezeigten Dokument) haben sie ihre Zeit konzentriert? An wen haben sie den Raum weitergeleitet? Mit DocSend können Sie diese und viele weitere Fragen einfach beantworten. Sie müssen lediglich die Registerkarten „Letzte Aktivität“, „Leistung“ und „Nutzung“ eines bestimmten Dokuments aufrufen.
Was können Sie mit diesen neu gewonnenen Erkenntnissen tun? Der Himmel ist die Grenze. Vielleicht entscheiden Sie sich, Ihr Follow-up mit Leads zu priorisieren, die mit Ihren Inhalten interagieren, aber nicht formell antworten. Vielleicht möchten Sie Ihre vertraulichen Dokumente und Geschäftsmaterialien auf der Grundlage der für Sie und Ihr Team wichtigen Dokumentmetriken verfeinern. (Anschließend können Sie Ihre überarbeiteten Assets hochladen und mit der Versionskontrollfunktion von DocSend vergleichen.)
Wie auch immer Sie diese Daten auf Ihren Deal-Making-Ansatz anwenden möchten, die Document Insights von DocSend geben Ihnen einen wertvollen Einblick in das Engagement an den anfälligsten Punkten eines Deals.
Optimierung Ihres virtuellen Datenraums im Maßstab
Sobald Sie Ihren ersten VDR in der sicheren Datenraumlösung von DocSend erstellt haben, können Sie ihn einfach duplizieren, sodass Sie nicht jeden Datenraum manuell erstellen müssen. Auf diese Weise können Sie das Engagement in großem Maßstab personalisieren, sichern und verfolgen. (Wenn Sie eine neue Version eines Dokuments in einem bestimmten Bereich hochladen, wird es automatisch auf alle Bereiche angewendet!)
Am Ende des Tages benötigen Sie einen virtuellen Datenraum, der nicht nur sicher ist, sondern auch aktiv daran arbeitet, Ihnen ein zunehmend verfeinertes Verständnis Ihrer potenziellen Kunden oder Kunden und deren Anliegen zu vermitteln.