Ich habe das Gefühl und die Funktion meiner täglichen To-Do-Liste immer geliebt, vom beruhigenden und doch kratzigen Klang meines Druckbleistifts auf Papier bis zum aufregenden Gefühl, das entsteht, wenn man jedes abgeschlossene Element manuell kreuzt (immer in leuchtend rotem Stift). Ich bin ein lusty lister und eine totale Organisation und Produktivität Mutter. Ich liebe auch Apps, Social Media und gut gestaltete Business-Software-Programme und umarme Tech-Tools, um bestimmte Dinge in allen Bereichen meines Lebens zu erledigen. Aber selbst mit all den hilfreichen Tech-Produkten hatte ich immer Probleme, eine Software zu finden, die meinen Bleistift, Papier und roten Stift effektiv ersetzen würde. Jedes Produkt, das ich ausprobiert habe, war normalerweise voller zusätzlicher Funktionen und Funktionen, die ich nicht wollte.
Die Dinge änderten sich, als ich hörte, dass Aaron Mahnke und Dave Caolo OmniFocus während einer Episode ihres Home Work Podcasts empfehlen. Ich nahm mir ihre informierten Vermerke zu Herzen und beschloss (nach Luft zu schnappen!) legen Sie meine manuelle To-Do-Liste beiseite und probieren Sie das Programm aus. Ein paar Jahre später ist OmniFocus zu einem unverzichtbaren täglichen Werkzeug für die Organisation meiner Heim- und Geschäftsaufgaben geworden. Die Art und Weise, wie OmniFocus funktioniert, passt perfekt zu meinem freiberuflichen Workflow und meinem Lebensstil. Hier ist, wie und warum es für mich funktioniert.
Ich kann Aufgaben nach Kontext anzeigen.
Da ich von zu Hause aus arbeite und einen flexiblen Zeitplan habe, kann ich jeden Tag drei- oder viermal den Modus wechseln, morgens arbeiten, nachmittags Besorgungen machen und abends in den Arbeitsmodus zurückkehren. In der Lage zu sein, nur die Aufgaben zu sehen, auf die ich mich für jede Facette meines Lebens konzentrieren muss, ist für mich äußerst hilfreich.
Ich habe in OmniFocus separate Kontexte für unser Privatleben („Zuhause“ genannt), mein Arbeitsleben („Büro“ genannt) und unsere Hunde („George und Patty“ genannt) eingerichtet, unter denen ich Elemente aufliste, die sich auf diese Kategorien beziehen. Wenn ich nur Aufgaben im Zusammenhang mit unseren Hunden sehen möchte, z. B. Tierarzttermine, Medikamentengabe, ein einmal im Monat stattfindendes Bad und andere geplante Erinnerungen, schalte ich einfach den Kontext „George und Patty“ ein. Wenn ich nur Aufgaben sehen möchte, die für mein Privatleben relevant sind, wie Budgetierung, Einkaufen für Geburtstagsgeschenke, Ölwechsel im Auto oder andere, wechsle ich zum Kontext „Zuhause“. Wenn ich arbeite, kann alles, was mit meinem Geschäft zu tun hat, in der Kontextansicht „Büro“ isoliert werden.
Die Möglichkeit, Listen nach Kontexten zu isolieren, hilft mir, mich auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren, ohne mir Gedanken darüber zu machen, was in anderen Bereichen meines Lebens vor sich geht. Ich bevorzuge es, tägliche Aufgaben in der Kontextansicht nach Kontext und Fälligkeitsdatum anzuzeigen, wobei die heute fälligen Elemente automatisch oben in der Liste angezeigt werden.
Ich kann Ordner und Projekte einrichten.
Als freiberufliche Autorin arbeite ich mit mehreren Kunden zusammen und jongliere mit mehreren Projekten gleichzeitig. Ich benutze die Ordner- und Projektoptionen, um alles im Auge zu behalten. Jedes Mal, wenn ich einen neuen Client erwerbe, erstelle ich sofort einen Ordner für sie in OmniFocus. Sobald mir ein Kunde eine neue Story zuweist, erstelle ich ein Projekt mit dem Story-Namen und lege es in den entsprechenden Client-Ordner. Innerhalb des Story-Projekts liste ich alle internen Fälligkeitstermine auf, an die ich mich für jede Story erinnern muss, einschließlich Interviewdaten, Zieldaten für die Transkription und das Schreiben, das Datum, an dem der erste Entwurf an den Herausgeber fällig ist, und eine Erinnerung an die Abrechnung für die Story, sobald sie abgeschlossen und vom Herausgeber genehmigt wurde. Innerhalb jeder Projektaufgabe kann ich auch Notizen zu dieser Aufgabe schreiben.
Sobald jedes Projekt erstellt wurde, werden die Aufgaben für jedes Projekt jeden Tag bis zum Fälligkeitsdatum automatisch in meiner Prognoseansicht angezeigt, um sicherzustellen, dass ich sie nie vergessen werde.
Wenn ich mich zu einem bestimmten Zeitpunkt auf ein Projekt konzentrieren möchte, kann ich alle Aufgaben für dieses bestimmte Projekt (und keine anderen) anzeigen, indem ich die Fokusoption in der Projektansichtsliste aktiviere.
Bonus: Alle meine Projekte sind im Bürokontext organisiert, sodass ich sie anzeigen kann, wenn ich bereit bin zu arbeiten, und sie ausschalten kann, wenn ich mich auf Aufgaben zu Hause konzentriere.
Ich kann den Wartekontext verwenden.
Der Wartekontext von OmniFocus ist genial in seiner Einfachheit. Für mich dient es als eine Möglichkeit, laufende Aufgaben in den Hintergrund zu rücken, wenn sich der Ball auf dem Platz meines Kunden befindet. Jedes Mal, wenn ich eine Aufgabe beginne, z. B. eine Kopie eines Artikels für mein Portfolio anfordere oder eine Projektmanagementzeitleiste oder einen Inhaltsvorschlag zur Genehmigung sende, kann ich die Aufgabe im Wartekontext parken und sie „außer Sichtweite, außer Sinn“ machen, während ich auf eine Antwort oder Lösung warte. Indem ich eine Aufgabe in den Wartekontext versetze, kann ich sie verfolgen, ohne aktiv darüber nachdenken zu müssen, wodurch die Unordnung in meiner aktiven To-Do-Liste beseitigt wird und ich mich nur auf Aktionen konzentrieren kann, die ich im Moment steuern kann. Jedes Mal, wenn ich sehen möchte, was auf meiner Warteliste steht, wechsle ich einfach in den Wartekontext in meiner Menüleiste oder rufe die Prognoseansicht auf, in der alle Aufgaben aufgelistet sind, die in den nächsten Tagen fällig sind, einschließlich der als „Warten“ eingestuften Aufgaben.“
Aufgaben sind farbcodiert.
Mit OmniFocus kann ich Start-, Fälligkeits- und Aufschubdaten für alle Aufgaben festlegen. Alle Artikel, die an einem bestimmten Tag in naher Zukunft fällig sind, werden automatisch in der Prognoseansicht angezeigt. Alle Artikel, die bald fällig sind, sind in Gold farbcodiert, während überfällige Artikel sofort nach Ablauf von Fälligkeitsdatum und -zeit auf Rot wechseln.
Alle Aufgaben, die in wenigen Tagen fällig sind, werden ohne angezeigt.
Es ist eine sofortige, einfache und schnelle Methode, um sowohl meine Aufgaben als auch meine Zeit zu priorisieren.
Ich kann wiederkehrende Aufgaben festlegen.
Mit OmniFocus kann ich Dinge, die ich jede Woche mache, wie das Posten in sozialen Medien, Budgetieren, Bloggen und Story-Pitching, zu wiederkehrenden Aufgaben machen. Ich wähle einfach die Option „Jeden wiederholen“ aus dem Aufgabenmenü und wähle die Tage und Häufigkeit (jeden Tag, jeden Monat usw.), dass die Aufgabe angezeigt werden soll.
Ich kann meine Listen mit allen meinen Geräten synchronisieren.
Durch die Synchronisierung auf mehreren Geräten kann ich jederzeit und überall listen, sobald die Idee aufkommt. Wenn ich an der Kasse eines Lebensmittelgeschäfts bin und mir eine Story-Idee oder ein Blog-Thema in den Sinn kommt, kann ich es mit der OmniFocus für iPhone-App als Aufgabe in meinem OmniFocus-Posteingang aufzeichnen. Wenn ich das nächste Mal auf meinem iPad oder Computer auf OmniFocus zugreife, wird die von mir erstellte Aufgabe direkt auf dem Posteingangsbildschirm angezeigt. Wenn ich unterwegs bin, habe ich wahrscheinlich keine Zeit, die Aufgabe zu kategorisieren, zu konzipieren oder ein Fälligkeitsdatum festzulegen. Kein Problem! Die Aufgabe kann sich in meinem Posteingang befinden, bis ich sie erneut aufrufen und neu organisieren kann.
Die Umstellung auf OmniFokus hat in meinem Alltag wirklich einen Unterschied gemacht. Vorbei sind die Post-It-Notizen und winzigen Notizbücher und Stifte, die früher jede Schreibtischschublade, Geldbörse, Handschuhfach und Theke in meinem Haus bevölkerten. Mit den OmniFocus-Apps für iPhone und iPad kann ich jede Idee und Aufgabe erfassen, ohne auf mehrere unterschiedliche Listen zurückgreifen zu müssen und diese Listen mühsam von Hand zu kombinieren. Mein Arbeitsdesktop ist klar, dank der Eliminierung von Papierlisten und mein Geist ist klarer, dank OmniFocus’Fähigkeit, sich Aufgaben für mich zu merken, zu klassifizieren und zu kontextualisieren.
Ich habe festgestellt, dass OmniFocus der beste Weg ist, um einen produktiven Arbeitstag zu fördern und gleichzeitig den Alltag in Bewegung zu halten.
Sabra Morris ist ein Vollzeit-freier Schriftsteller zu Themen wie Home décor und Umbau, Wellness, Familienleben, Tierpflege, umweltfreundliches Leben, Solartechnik, Ruhestand leben, Lebensmittel und Landmaschinen. Ihre Arbeiten sind unter anderem im Virginia Living Magazine, Northern Virginia Magazine, Southern Living, Dog Fancy und Hawaii Home + Remodeling Magazine erschienen. Sie bloggt über das Leben eines Schriftstellers.
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