Intercompany Accounting, wie funktioniert es?

Intercompany Accounting ist ein komplexes Feld für alle beteiligten Unternehmen. Aber was genau beinhaltet es? Was sind die verschiedenen Schritte zu befolgen und die Standards einzuhalten? Wie können diese Prozesse optimiert werden?

Das Intercompany Accounting ist definiert als alle finanziellen und kommerziellen Transaktionen, die zwischen den verschiedenen Einheiten einer einzelnen Gruppe oder eines Unternehmens durchgeführt und erfasst werden, sowie die „Eliminierung“ dieser Flüsse am Ende des Geschäftsjahres.

Das Intercompany Accounting ist für alle Gesellschaften mit externen Stellen oder Tochtergesellschaften im Ausland relevant. In den meisten Rechtsordnungen ist die Erstellung eines konsolidierten Abschlusses für unternehmensinterne Ströme für Unternehmen einer bestimmten Größe erforderlich. Dies beinhaltet die Überprüfung von Transaktionen, die sowohl reziprok (Intercompany-Transaktionen oder „Intercos“, wie sie üblicherweise genannt werden) als auch nicht reziprok sind.

Dieser Artikel befasst sich mit den verschiedenen Phasen der unternehmensübergreifenden Rechnungslegung, von der Konsolidierung der Rechnungslegung und den Arten der üblicherweise verarbeiteten Transaktionen bis hin zu den verschiedenen Diskrepanzen, die beim Abgleich von Konten auftreten können.

Was ist Konsolidierung?

Innerhalb einer Gruppe oder eines Unternehmens tauschen die verschiedenen beteiligten Unternehmen und Tochtergesellschaften in der Regel Waren und Dienstleistungen miteinander aus. Diese Ströme werden gemeinhin als gruppeninterne Transaktionen bezeichnet. Im Rahmen der konzerninternen Rechnungslegung wird Konsolidierung als der Mechanismus definiert, mit dem eine Gruppe die zwischen ihren verschiedenen Einheiten getätigten Transaktionen storniert. Ziel ist es, die Konten der Muttergesellschaft und ihrer Tochtergesellschaften zu kombinieren, um eine genaue Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen, die die finanzielle Situation des Konzerns als Ganzes widerspiegeln.

Je größer der Konzern ist, desto komplexer wird sein Konsolidierungsprozess. Unstimmigkeiten, die während des Zeitraums des Kontenabgleichs auftreten

Die Gründe für diese Unstimmigkeiten in der Rechnungslegung sind unter anderem:

• Immer kürzere Lieferzeiten, die von Tochtergesellschaft zu Tochtergesellschaft variieren können.
• Die Notwendigkeit, nicht-reziproke Transaktionen zwischen der Muttergesellschaft und ihren Tochtergesellschaften zu identifizieren, ein manchmal langwieriger Prozess.
• Tochtergesellschaften im Ausland erfassen ihre Transaktionen in ihrer Landeswährung, was den Abstimmungsprozess erschweren kann.

Angesichts dieser Hindernisse müssen CFOs, Treasurer und andere Buchhaltungsfachleute Lösungen finden, um die Konsolidierungsbemühungen zu vereinfachen und zu rationalisieren. Konkret kann dies bedeuten, die Rechnungslegungsverfahren konzern- oder konzernübergreifend zu vereinheitlichen und die Finanz- und Rechnungslegungsfunktionen des Konzerns digital zu transformieren.

Aber welche Arten von Intercompany-Transaktionen sind betroffen? Was ist das beste Verfahren, um eine reibungslose und effiziente Konsolidierung der Buchhaltung zu gewährleisten?

Welche Transaktionen sind an der Konsolidierung des Rechnungswesens beteiligt?

Es gibt zwei Arten von gruppeninternen Transaktionen:

• Wechselseitige Transaktionen (Intercompany-Transaktionen oder Intercos)
  Ein entsprechender Betrag ist auf den Konten eines anderen Unternehmens innerhalb der Gruppe vorhanden.
• Nicht reziproke Transaktionen
  Ein entsprechender Betrag ist in den Konten eines anderen Unternehmens innerhalb der Gruppe nicht identifizierbar, die Transaktion muss jedoch noch beseitigt werden.

Die am häufigsten beobachteten gruppeninternen Transaktionen:

Die Eliminierung gegenseitiger Transaktionen (oder Intercos) ist theoretisch einfach, da der Betrag, der in den Konten eines Unternehmens innerhalb der Gruppe als Forderung identifiziert wird, in den Konten eines anderen Unternehmens als Schuld behandelt wird. Die Konzern-Gewinn- und Verlustrechnung ändert sich nach dem Eliminierungsprozess nicht.

Die Eliminierung von nicht-reziproken Transaktionen unterscheidet sich dadurch, dass ein entsprechender Betrag nicht in den Konten eines anderen Unternehmens innerhalb der Gruppe identifizierbar ist. Die Konzern-Gewinn- und Verlustrechnung wird daher nach dem Eliminierungsprozess modifiziert.

Aber wie erkennt man die beteiligten Transaktionen? Wo beginnt der Konsolidierungsprozess? Welche Methoden können verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Kontoauszüge zuverlässig sind?

Was sind die verschiedenen Schritte bei der Konsolidierung?

Die Konsolidierung des Rechnungswesens beginnt mit der Abbildung eines „Konsolidierungskreises“. Dies bezieht sich auf die Unternehmen innerhalb eines Konzerns, die bei der Aufstellung des Konzernabschlusses einbezogen werden sollen. Die Reichweite wird durch die Kontrolle der Muttergesellschaft über ihre Tochtergesellschaften bestimmt. Sobald der Anwendungsbereich festgelegt ist, muss eine Bestandsaufnahme der zu beseitigenden gegenseitigen Transaktionen erstellt und schließlich die Konten abgeglichen werden, um die Richtigkeit und Übereinstimmung aller getätigten Transaktionen festzustellen.

Darstellung des Konsolidierungskreises

Die Einbeziehung von Tochterunternehmen in den Konsolidierungskreis hängt vom Grad der Beherrschung des externen Unternehmens durch die Muttergesellschaft ab. Hält sie mehr als 50% der Stimmrechte an einer Gesellschaft, so ist die Einbeziehung dieser Gesellschaft in den Konsolidierungskreis ein Muss. Dies liegt daran, dass diese Stimmrechte der Muttergesellschaft die Gesamtverantwortung für die Finanz- und Betriebspolitik der Tochtergesellschaft zuschreiben.

Erstellung eines Inventars der gruppeninternen Transaktionen

Das Inventar – die zweite Phase der Konsolidierung der Rechnungslegung – besteht aus der Erfassung aller Daten über gegenseitige und nicht gegenseitige gruppeninterne Transaktionen. Dies ist der erste Schritt, um sie zu löschen. An dieser Stelle ist es auch wichtig, die Wesentlichkeitsschwelle festzulegen, unterhalb derer etwaige Berichtsfehler die Zuverlässigkeit des entsprechenden Abschlusses nicht beeinträchtigen.

Die Wesentlichkeitsschwelle wird durch eine Reihe von professionellen Standards und eine Reihe von Best Practices geregelt. Sie können zwar von Branche zu Branche unterschiedlich sein, Die Schwellenwerte, die im Allgemeinen als wesentlich angesehen werden, sind jedoch:

• Zwischen 1% und 3% für den Umsatz.
• Zwischen 1% und 5% für das Eigenkapital.
• Zwischen 5% und 10% für das laufende Nettoeinkommen.

Abgleich der Konten

Die Konsolidierung der Rechnungslegung erfordert auch den Abschluss eines Berichtspakets. Diese listet die verschiedenen Transaktionen auf, die von Unternehmen innerhalb der Gruppe getätigt wurden, und ermöglicht eine vergleichende Analyse und einen Abgleich der Konten. Letzteres bezieht sich auf einen Vergleich zwischen zwei wechselseitigen Konten oder eine Bewertung nicht wechselseitiger Ströme mit dem letztendlichen Ziel, die Richtigkeit und Übereinstimmung der ermittelten Beträge festzustellen.

Die Abstimmung zwischen Unternehmensflüssen kann mühsam und zeitaufwändig sein. Um es richtig zu machen, müssen die Buchhalter in den verschiedenen Tochtergesellschaften der Gruppe eng mit ihren Kollegen zusammenarbeiten, in Übereinstimmung mit einer Reihe von vordefinierten gruppenweiten Prozessen. Während der Versöhnungsphase ist es wichtig zu etablieren:

• Präzise Methoden zum Austausch relevanter Buchhaltungsdaten.
• Ein strenger Zeitplan für den Austausch relevanter Buchhaltungsdaten.
• Klare Verfahren zur Identifizierung und Lösung von Unstimmigkeiten.

Die Zentralisierung von Prozessen ist in kleineren Gruppen einfacher und wird bei hohen gruppeninternen Transaktionen unendlich komplexer. Bei letzterem ist ein rigoroses Management in jeder Tochtergesellschaft erforderlich.

Ohne strenge Kooperationsverfahren können jedoch buchhalterische Diskrepanzen auftreten. Also, wie können diese gelöst werden? Wie können sie überhaupt vermieden werden und wie kann der Buchhaltungsprozess besser gestrafft werden?

Warum Rechnungslegungsdiskrepanzen entstehen und wie sie behoben werden können

Um unternehmensinterne Rechnungslegungsdiskrepanzen zu beheben, muss der Abstimmungsprozess optimiert, Lösungen zur Währungsabsicherung in Betracht gezogen und ein einheitlicherer Managementansatz auf Konzernebene verfolgt werden.

Die häufigsten Abweichungen in der konzerninternen Rechnungslegung sind häufig auf folgende Faktoren zurückzuführen:

• Unterschiedliche Daten für die Erfassung relevanter Buchhaltungsdaten von einer Tochtergesellschaft zur nächsten.
• Unterschiedliche Abschlussfristen.
• Konzerninterne Transaktionen in Fremdwährungen mit einem Wechselkurs, der zwischen dem Datum der Transaktion und dem Datum der Abstimmung schwankt.

Einige der Möglichkeiten, wie eine Gruppe die daraus resultierenden Diskrepanzen beseitigen kann, umfassen:

• Top-Down-Accounting-Management, das strenge Fristen für den Kontenabgleich über alle Tochtergesellschaften hinweg vorschreibt.
• Intercompany Reconciliation Module als Ergänzung zur bestehenden Konsolidierungssoftware im Einsatz. Diese können den Abstimmungsprozess im gesamten Konzern automatisieren, indem sie eine gemeinsame Datenbank verwenden, die von allen Tochtergesellschaften gemeinsam genutzt wird.
• Plattformen oder Dienste, die die Festlegung eines festen Wechselkurses pro Währung ermöglichen, insbesondere für gruppeninterne Transaktionen in Fremdwährungen.

Konsolidierungssoftware ist heutzutage sehr verbreitet, aber zusätzliche Module, die den Abgleich automatisieren und zentralisieren, werden trotz ihrer offensichtlichen Vorteile nicht so häufig verwendet. Gleiches gilt für Währungsabsicherungslösungen wie Devisenterminkontrakte, die es ermöglichen, einen festen Wechselkurs für einen bestimmten Zeitraum festzulegen, wodurch der Abgleich von auf Fremdwährungen lautenden Konten erleichtert wird.

In einem so komplexen Bereich wie dem Intercompany Accounting sind Prozessoptimierung und digitale Transformation unerlässlich, um die regulatorischen Anforderungen an Unternehmen zu erfüllen und gleichzeitig ihre betriebliche Effizienz zu verbessern.

Die Konsolidierung des Rechnungswesens ist eine der größten Herausforderungen des Intercompany Accounting. Obwohl es oft komplex ist, ist es für Gruppen oder Unternehmen einer bestimmten Größe obligatorisch und erfordert Liebe zum Detail und Optimierung, wenn es ein genaues Bild der finanziellen Situation einer Gruppe liefern soll.

Der Konsolidierungsprozess umfasst mehrere Phasen, von der Festlegung des Konsolidierungsumfangs über die Erstellung einer Bestandsaufnahme der konzerninternen Transaktionen bis hin zum Abgleich der Konzernrechnung. Wie bei jeder Schließungsfrist können Unstimmigkeiten auftreten, aber es gibt digitale Lösungen, die es einfacher machen, sie zu verarbeiten und damit umzugehen.

Letztendlich hängen die Rechnungslegungsprozesse eines Konzerns von einer Reihe von Faktoren ab, von der geografischen Lage des Konzerns bis zur Anzahl der beteiligten Unternehmen. Für Konzerne mit Tochtergesellschaften, deren Bilanzierungswährung von der Konsolidierungswährung abweicht, sind Hedging-Lösungen sicherlich eine Überlegung wert, da sie dazu beitragen, konzerninterne Transaktionen einfacher abzuwickeln und zur Optimierung von Cashflows aus mehreren Währungen beizutragen.