Es ist eine Zeit beispielloser Veränderungen in der Rechtsbranche, und als Reaktion darauf machen viele Anwälte große berufliche Veränderungen. Von erfahrenen Anwälten, die sich unabhängig voneinander verzweigen, bis hin zu neuen Anwälten, die mitten in einer Pandemie in den Beruf einsteigen – immer mehr Juristen eröffnen ihre eigenen Praxen. Aber inmitten dieser prekären Zeiten sind physische Büroräume möglicherweise nicht die beste Option. Richtig gemacht, kann eine virtuelle Büroanordnung genauso effektiv sein und gleichzeitig eine zusätzliche Vorsichtsmaßnahme bieten.
In diesem Beitrag werden die Notwendigkeiten der Gründung und Einrichtung einer virtuellen Anwaltskanzlei untersucht. Von den administrativen Überlegungen bis zur Sicherung der erforderlichen Ressourcen, lesen Sie weiter für 8 Tipps zum Starten Ihrer eigenen virtuellen Praxis.
Tipp #1 Erstellen Sie einen Geschäftsplan
Jedes erfolgreiche Unternehmen benötigt einen Aktionsplan, und Ihre neue virtuelle Anwaltskanzlei ist keine Ausnahme. Unabhängig davon, ob Sie eine brandneue Praxis eröffnen oder von einem physischen Büro aus wechseln, nehmen Sie sich etwas Zeit, um einen detaillierten Geschäftsplan zu erstellen, der Sie durch den gesamten Prozess führt und proaktiv auf Herausforderungen eingeht. Ihr Plan sollte verschiedene Komponenten enthalten, wie zum Beispiel:
- Eine Zusammenfassung, die Ihr Leitbild, eine allgemeine Unternehmensbeschreibung und Finanzinformationen enthält.
- Eine Marktanalyse, die das Angebot und die Nachfrage nach Ihren Rechtsdienstleistungen innerhalb Ihrer Praxis und Ihres geografischen Gebiets berücksichtigt.
- Ein Organigramm, das die Struktur des Unternehmens, einschließlich jeder der Positionen innerhalb der Praxis legt.
- Eine Leistungsbeschreibung der Tätigkeitsbereiche Ihrer Kanzlei, einschließlich Stundensätzen und Honorarplänen.
- Ein Marketingplan, der festlegt, welche Anstrengungen unternommen werden, um das Unternehmen zu vermarkten, potenzielle Kunden zu gewinnen und neue Angelegenheiten zu sichern.
- Ein Abschnitt mit Finanzprognosen, in dem die finanziellen Ziele des Unternehmens sowie Ertrags- und Kostenprognosen aufgeführt sind.
Tipp #2 Einrichten eines Arbeitsbereichs
Sie haben möglicherweise kein stationäres Büro, benötigen aber dennoch einen physischen Standort, um Ihre beruflichen Aufgaben jeden Tag zu erledigen. Entscheiden Sie, wo Sie Ihren Arbeitsbereich platzieren möchten. Haben Sie ein eigenes Büro in Ihrem Haus oder planen Sie einen anderen Bereich des Hauses? Denken Sie in jedem Fall darüber nach, was Sie benötigen, um diesen Arbeitsbereich produktiv zu gestalten. Einige dieser Überlegungen umfassen:
- Ihr Schreibtisch und Stuhl
- Beleuchtung
- Stauraum für Bürobedarf
- Datenschutz und Kundenvertraulichkeit
- Internetzugang
- Ihre Umgebung für virtuelle Meetings
Tipp #3 Etablieren Sie Ihre Prozesse
Ein effizienter und effektiver Ablauf innerhalb einer Anwaltskanzlei ist erfolgskritisch. Ohne die richtigen Prozesse können Firmenmitglieder erhebliche Stunden damit verschwenden, das Rad neu zu erfinden und administrative Aufgaben zu erledigen. Noch schwieriger ist die Tatsache, dass sich die Mitglieder eines Unternehmens in einer virtuellen Umgebung nicht im selben Raum befinden, um Ideen und Informationen einfach auszutauschen. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, von Beginn Ihrer neuen Firma an klar definierte administrative Prozesse zu haben.
Überlegen Sie, wie Sie und Ihre Mitarbeiter mit Situationen wie:
- Potenzielle Kundenberatungen
- Neukundenaufnahme
- Postverteilung
- Dokumentenspeicherung
- Interne Kommunikation
- Externe Kommunikation
- Zeiterfassung
- Kundenabrechnung
Wenn Sie diese wichtigen Entscheidungen getroffen haben, reduzieren Sie sie auf das Schreiben, indem Sie feste Handbücher und Betriebsstandards erstellen.
Tipp # 4 Förderung einer einheitlichen Firmenkultur
Bei Firmenmitgliedern, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten, kann es schwierig sein, eine einheitliche Firmenkultur zu etablieren. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, erleben einige Mitarbeiter Gefühle der Isolation und Depression. Arbeiten Sie gegen diese Risiken, indem Sie Aktivitäten und Praktiken schaffen, die eine einheitliche Kultur fördern und jedes Firmenmitglied einbeziehen. Virtuelle Veranstaltungen wie Teamwettbewerbe, Lunch-Chats und Buchclubs können ein zusammenhängendes und positives virtuelles Arbeitsumfeld fördern.
Tipp #5 Denken Sie an Ihre Kunden
Sie und Ihre Firmenmitglieder sind nicht die einzigen, die Ihre Firma auf eine neue oder andere Weise erleben. Ihre Mandanten müssen sich auch mit Situationen auseinandersetzen, die weit von ihren Erwartungen an die Zusammenarbeit mit einem Anwalt entfernt sind. Stellen Sie sicher, dass die virtuelle Natur Ihrer Kanzlei die Kundenerfahrung oder die Fähigkeit Ihrer Kanzlei, Kunden herausragende Rechtsdienstleistungen anzubieten, nicht beeinträchtigt. Betrachten Sie Umstände wie:
- Wie Sie Kundenmeetings abhalten
- Wie werden Dokumente sicher an Kunden geliefert
- Wie halten Sie Kunden konsequent auf dem Laufenden?
- Welche technischen Ressourcen benötigen Sie, um die Kundenbedürfnisse in einer virtuellen Umgebung zu erfüllen?
Tipp #6 Verwenden Sie effektive Technologie
Technologie ist in jeder Anwaltskanzlei wichtig, wird jedoch für virtuell tätige Anwaltskanzleien von entscheidender Bedeutung. Sie benötigen Tools, auf die geeignete Mitglieder des Unternehmens zugreifen und diese nutzen können, wenn sie von verschiedenen Standorten aus arbeiten. Einige gängige Legal Tech-Optionen sind:
- Praxisverwaltungssoftware
- Cloud-basierter Dokumentenspeicher
- Online-Recherchetools
- Zeiterfassungssoftware
- Cloud-basierte juristische Abrechnungsplattform
- Client-Management-Software
TimeSolv Legal Billing Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Führungskräfte von Anwaltskanzleien ihre Praktiken verwalten, Zeit verfolgen, Rechnungen erstellen und Zahlungen effizient einziehen können. Mit seiner Cloud-basierten Technologie und zahlreichen Integrationen hilft TimeSolv virtuellen Anwaltskanzleien, auf Kurs und profitabel zu bleiben.
Tipp #7 Interne & Externe Kommunikation
Wenn Ihre neue virtuelle Anwaltskanzlei ein Team von Anwälten und Support-Mitarbeitern umfasst, benötigen Sie interne Kommunikationstools, mit denen alle Mitglieder den ganzen Tag über schnell und einfach miteinander interagieren können. Der Aufstieg virtueller Arbeitsumgebungen hat zu einer Vielzahl von Kommunikationsoptionen geführt, darunter Chat-Apps wie Slack und Collaboration-Tools wie Microsoft Meetings. Recherchieren Sie ein wenig, um die beste Option für Ihr Unternehmen zu finden.
Es ist auch wichtig zu überlegen, welche Tools Sie für die externe Kommunikation mit Mandanten und anderen Angehörigen der Rechtsberufe verwenden. Da jeder von verschiedenen Standorten aus arbeitet, kann die Verwendung verschiedener Heim- und Mobiltelefone eine Anwaltskanzlei für potenzielle und bestehende Kunden unprofessionell erscheinen lassen.
VoIP-Technologien ermöglichen es Anwaltskanzleien, nahtlos mit ihren Mandanten und Kollegen in einer virtuellen Umgebung zu kommunizieren. Anrufe werden über Internetprotokollnetzwerke weitergeleitet. Daher sieht der Empfänger unabhängig davon, wo Firmenmitglieder Anrufe initiieren, eine konsistente Telefonnummer für das Unternehmen. In Ergänzung, Wenn Kunden in die Firma anrufen, Sie verwenden eine Standardnummer, die an Firmenmitglieder weitergeleitet werden kann, unabhängig davon, wo sie physisch arbeiten.
Ein Kundenportal kann auch bei der externen Kommunikation helfen, indem es ein Tool zur sicheren und virtuellen Verbreitung von Informationen und Aktualisierungen an Kunden bereitstellt. Mit dieser Technologie können sich Ihre Kunden unabhängig in ihre sicheren Konten einloggen, um Aktualisierungen anzuzeigen, Rechnungen zu überprüfen und ihre gesetzlichen Rechnungen zu bezahlen.
Tipp #8 Online-Zahlungsoptionen
Eine virtuelle Anwaltskanzlei benötigt Tools zum Sammeln von Online-Zahlungen. Im Zeitalter der sozialen Distanzierung bevorzugen viele Verbraucher Online-Transaktionen, weil sie nicht in ein Büro reisen oder einen Scheck in die Post legen müssen. Unabhängig davon, ob Sie Zahlungen über Ihr Kundenportal akzeptieren oder eine Zahlungsschaltfläche auf Ihrer Website einfügen, führen Online-Zahlungsoptionen zu einer schnelleren Entschädigung für Ihr Unternehmen und zu weniger Ressourcen für das Einziehen unbezahlter Rechnungen. Ihre Kanzlei Mitarbeiter sendet einfach Rechnungen elektronisch und Kunden können sie nach Erhalt bezahlen.