**MIT event organizers, please see MIT Now for all current information and the FAQ available at the bottom of the event policies page.**
In der Veranstaltungsplanung bezieht sich das Protokoll im Allgemeinen auf die Verhaltensregeln und die Form, die man befolgen sollte, wenn man Regierungsbeamte oder andere Organisationsleiter / -vertreter empfängt oder mit ihnen interagiert; Es kann auch Fragen der kulturellen Etikette umfassen. (Siehe diese Erklärung eines Organisationsprotokollbeauftragten.) Das Ziel des Protokolls im Rahmen unserer Arbeit am MIT ist es, eine Atmosphäre des Respekts und der Begrüßung zu fördern — eine Atmosphäre, in der sich die Menschen auf ihre beste Arbeit konzentrieren können.
Das Protokoll gilt immer dann, wenn Einzelpersonen oder Entitäten interagieren, aber Fragen stellen sich in der Regel nur dann, wenn es Unterschiede im offiziellen Rang oder in der Kultur oder Funktion zwischen ihnen gibt (dh wenn die Menschen sich der Regeln nicht sicher sind). Mögliche Szenarien auf dem Campus umfassen (sind aber nicht beschränkt auf!)
- eine Gruppe von Studenten, die ein Fakultätsmitglied zum Essen einladen
- ein Suchkomitee, das eine Reihe von abschließenden Interviewtagen mit Kandidaten durchführt
- Ein prominenter Experte, der zu einem Vortrag + Treffen mit Kollegen kommt
- ein Besuch vor Ort durch Einzelpersonen, Unternehmen oder Regierungsunterstützer
- ein Besuch eines Regierungsbeamten oder einer Delegation
Hier sind einige Fragen, die Sie stellen sollten, wenn Sie spüren, dass Protokollprobleme auftreten können.
- Was sind die organisatorischen oder informellen Ränge der Beteiligten?
- Ist es ratsam, andere Institutskollegen und DLCs einzubeziehen, sei es aufgrund von Protokoll- oder aktuellen Problemen? Wer sollte Kontakt aufnehmen?
- Ist eine formelle Einladung erforderlich? Wer ist der geeignete Unterzeichner? Dies bedeutet nicht, dass eine Einladung in Papierform erforderlich ist – eine E-Mail von der richtigen Person kann in Ordnung sein. In jedem Fall ist es hilfreich, in eine Einladung einen logistischen oder Programmkontakt aufzunehmen, insbesondere wenn der Unterzeichner ein leitender Angestellter ist.
- Was ist die richtige Form der Adresse?
- Wer wird nach der Veranstaltung ein Dankeschön senden?
- Wer ist die geeignete Wahl, um einen Besucher zu begrüßen und zu begleiten und Einführungen durchzuführen? Diese Leute können oder können nicht die gleichen sein. Wo findet die Begrüßung statt?
- Wird ein Geschenk empfohlen? Muss es formell oder vielleicht am Ende eines Meetings präsentiert werden? Von wem?
- Wenn es auf Ihrer Veranstaltung ein Vortragsprogramm gibt, wer wird das Programm eröffnen / Ihre Preisträger vorstellen / mit Ihren Gästen im Publikum sitzen?
- Gibt es andere reservierte oder zugewiesene Sitzplätze, die berücksichtigt werden müssen?
- Was sind die Bedürfnisse einer Delegation oder eines Begleitpersonals – separates Programm und Unterkunft oder bleiben sie beim Auftraggeber?
- Ist ein Follow-up erforderlich, außer einem Dankeschön? Wer ist verantwortlich und wer sollte in das Gespräch einbezogen werden?
Institute Events steht Ihnen in allen diesen Fragen zur Verfügung, einschließlich Fragen, ob eine Anfrage, die Sie erhalten haben, über die DLC-Ebene hinaus überprüft werden muss. Andere Ressourcen umfassen Kuss, Bogen, oder Hände schütteln von Terri Morrison; das US-Außenministerium; das Emily Post Institute; Ehre & Respekt von Robert Hickey; und die Online-Adressformulare der Protocol School of Washington. Sie können auch GlobeSmart konsultieren, die MIT-lizenzierte Ressource, die detaillierte Informationen darüber bietet, wie Sie effektiv über Kulturen hinweg arbeiten können.