Mitarbeiter-Offboarding ist ein formaler Trennungsprozess, mit dem Ihr Unternehmen Mitarbeiter ansprechen kann, die das Unternehmen durch Rücktritt, Entlassungen, Kündigung oder Ruhestand verlassen. Es umfasst eine Reihe von Schritten, um das Wissen und die beruflichen Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter zu übertragen, Kennwörter und Zugriffsrechte zu deaktivieren, Geräte einzugeben und Feedback durch ein Exit-Interview zu sammeln.
Beim Offboarding für Mitarbeiter werden unternehmenseigene Geräte wie Computer, Ausweise und Telefone wiederhergestellt. Es geht auch darum, Probleme mit der Computersicherheit zu verhindern, indem Kennwörter deaktiviert und der Netzwerkzugriff auf Unternehmenssysteme eingeschränkt wird, um Diebstahl oder Datenmissbrauch zu verhindern. Das Offboarding von Mitarbeitern gewährleistet auch eine zeitnahe und genaue Verarbeitung der endgültigen Vergütung.
Eine vollständige Liste der Schritte finden Sie in der folgenden Offboarding-Checkliste.
Was ist der Vorteil von Offboarding für Ihr Unternehmen?
Wenn ein Mitarbeiter geht, gefährdet dies Ihr Unternehmen in mehrfacher Hinsicht. Das Befolgen einer formellen Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die Beziehung zu einem ausscheidenden Mitarbeiter sauber beenden kann.
Verbesserte Sicherheit
Ein ordnungsgemäßes Offboarding trägt zur Gewährleistung der Sicherheit bei, indem es den unbefugten Zugriff auf kritische Informationen und Daten verhindert. Indem Sie den Zugriff auf Unternehmenswebsites, interne Dokumente und Software von Drittanbietern einschränken, stellen Sie sicher, dass vertrauliche Unternehmensinformationen vertraulich bleiben. Das Offboarding verhindert auch Diebstahl oder Missbrauch von vom Unternehmen ausgestellten Geräten.
Dies kann besonders wichtig sein, wenn ein Mitarbeiter entlassen oder gekündigt wird. Stellen Sie sich die potenziellen Auswirkungen auf den Umsatz Ihres Unternehmens vor, wenn ein entlassener Verkäufer eine vollständige Liste seiner potenziellen Kunden herunterlädt und dann einen neuen Job bei einem Konkurrenten annimmt.
Es verhindert auch Situationen, in denen ein verärgerter Mitarbeiter Mitarbeiter daran hindern kann, auf kritische Software oder Netzwerkzugriff zuzugreifen – beispielsweise wenn ein Netzwerktechniker für die Stadt San Francisco sich weigerte, seine Netzwerkkennwörter zu übergeben und seine Mitarbeiter aus dem Netzwerk der Stadt auszusperren. In diesem Fall wurde der Ingenieur gezwungen, $ 1,5 Millionen in Restitution zu zahlen, von denen der Großteil war sein Arbeitgeber für ihre Bemühungen zu kompensieren Netzwerkzugang wiederherzustellen.
Ein formeller Offboarding-Prozess hilft, solche Situationen zu vermeiden.
Institutioneller Wissenstransfer
Wenn ein Mitarbeiter geht, Jahrelange Erfahrung und institutionelles Wissen gehen oft mit ihnen aus der Tür. Dieser „Brain Drain“ kann erhebliche Auswirkungen auf das Tagesgeschäft haben. Dies gilt insbesondere für langjährige Mitarbeiter mit jahrelangem (oder sogar jahrzehntelangem) Fachwissen über Ihr Unternehmen, das nicht schriftlich festgehalten wird.
Es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen über formelle Verfahren verfügt, um Wissen zu dokumentieren und an die verbleibenden Mitarbeiter zu übertragen, um die durch Fluktuation verursachten Störungen zu minimieren. Durch die formelle Dokumentation kann Ihr Unternehmen nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters so reibungslos wie möglich weiterlaufen und die Einarbeitung eines Ersatzmitarbeiters für diese Rolle beschleunigen.
Ehrliches, konstruktives Feedback
Ordnungsgemäße Exit-Interviews sind auch ein wichtiger Bestandteil des Offboardings, insbesondere für Mitarbeiter, die freiwillig gehen. Wenn Sie in einem Exit-Interview ehrliches Feedback erhalten, können Sie sowohl die positiven als auch die Herausforderungen, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert ist, besser verstehen, sodass Sie versuchen können, die Mitarbeiterzufriedenheit kontinuierlich zu verbessern und zusätzlichen Umsatz zu reduzieren.
Exit-Interviews können auch Probleme aufdecken, die Geschäftsinhaber und HR-Teams möglicherweise nicht kennen. Während aktuelle Mitarbeiter vorsichtig sein können, Dinge wie schlechte Manager, problematische Mitarbeiter oder Fehler in der Geschäftsstrategie zu diskutieren, hat ein Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, keinen Anreiz mehr, diese Informationen für sich zu behalten.
Das Exit-Interview gibt Ihnen auch die Möglichkeit, positive Aspekte der Arbeit für Ihr Unternehmen besser zu verstehen. Wenn Sie wissen, was für die Mitarbeiter wichtig ist und welche Anstrengungen unternommen werden, können Sie laufende Initiativen validieren, um die Kultur Ihres Unternehmens weiter zu verbessern.
Versuchen Sie, Exit-Interviews mit ruhigen, offenen Fragen anzugehen, um ehrliches Feedback zu erhalten – auch für Mitarbeiter, die übermäßig negativ wirkten oder unter zweifelhaften Umständen ausscheiden. Wenn Sie Feedback ernst nehmen, kann dies dazu beitragen, die Kultur Ihres Unternehmens zu verbessern und die Tür für hochqualifizierte Mitarbeiter offen zu halten, um in Zukunft zu Ihrem Unternehmen zurückzukehren.
Es ist wichtig, dass Sie die Nachricht vom Ausscheiden eines Mitarbeiters klar kommunizieren. Dies kann verhindern, dass sich falscher Klatsch ausbreitet, was sich auf die Moral Ihrer verbleibenden Mitarbeiter auswirken kann, und hilft, eine Kultur der Offenheit zu fördern, die zu einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit führt.
Genaue Gehaltsabrechnung und Papierkram
Sie müssen auch die Gehaltsabrechnung abschließen und andere Ausstiegspapiere ausfüllen. Es ist wichtig, ein formelles Rücktrittsschreiben zu erhalten, und Sie müssen sicherstellen, dass Sie Ihr Gehaltsabrechnungssystem entsprechend aktualisieren. In einigen Fällen zahlen Arbeitgeber, die dies nicht tun, unwissentlich Mitarbeiter irrtümlich, wie im Fall des Arbeitnehmers, der nach seiner Kündigung über 250.000 US-Dollar gesammelt hat.
Das Exit-Interview sollte eine schnelle Diskussion über den Zeitpunkt und die Höhe des letzten Gehaltsschecks des Mitarbeiters beinhalten. Sie sollten auch die Fortsetzung der Leistungen einschließlich COBRA oder einer anderen Deckung überprüfen, die über das Datum der Kündigung hinausgeht.
Wer ist am Mitarbeiter-Offboarding beteiligt?
Für viele mittelständische Unternehmen fungiert Ihr HR-Team in der Regel als Koordinator für das Offboarding von Mitarbeitern. Es ist wichtig, dass der Offboarding-Prozess IT-Manager, Facility Manager und Abteilungsleiter umfasst.
Für kleinere Unternehmen, die keine dedizierten HR-Teams haben, kann der Prozess vom Firmeninhaber, Büroleiter oder Vorgesetzten des Mitarbeiters verwaltet werden. In diesen Fällen ist es wichtig, dass eine formelle Offboarding-Checkliste vorhanden ist, um sicherzustellen, dass die Schritte nicht verpasst werden.
HR-Software für kleine Unternehmen kann Ihnen helfen, den Offboarding-Prozess zu automatisieren, um zu vermeiden, dass kritische Schritte fehlen. HR-Software kann auch andere zeitaufwändige HR-Aufgaben wie Mitarbeiterrekrutierung, Einstellung, Onboarding, Gehaltsabrechnung und Einhaltung der Arbeitsgesetze rationalisieren.
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Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern
Mit dieser Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen keine kritischen Offboarding-Schritte verpasst:
- Sicherheit
- Lassen Sie Mitarbeiter in jedem firmeneigenen Grundstück parken
- Laptops und Computertaschen
- Handys
- Mitarbeiterausweise und Zugangsausweise
- Parkausweise
- Firmenfahrzeuge
- Login-Zugriff einschränken
- Netzwerk- und Computer-Login-Zugriff
- E-Mail-, Telefonkonferenz- und Instant Messaging-Konten
- Software-Passwörter von Drittanbietern (Zugriff auf kritische Unternehmenssysteme, Intranet, Salesforce, Marketo, Website-CMS, Analytik usw.)
- Zugriff auf sensible Unternehmensdokumente
- Lassen Sie Mitarbeiter in jedem firmeneigenen Grundstück parken
- Gehaltsabrechnung und andere Unterlagen
- Aktualisieren Sie das Gehaltsabrechnungssystem mit dem Kündigungsdatum
- Besprechen Sie den letzten Gehaltsscheck des Mitarbeiters, einschließlich der Auszahlung für nicht genutzte Urlaubstage oder das Abfindungspaket des Mitarbeiters
- Lassen Sie den Mitarbeiter ein Kündigungsschreiben unterschreiben
- Unterschreiben Sie Wettbewerbsverbote oder Geheimhaltungsformulare
- Leistungsdokumentation: Fortsetzung der Gesundheitsleistungen (COBRA), Pensionsplan, Arbeitslosenversicherung usw.
- Wissenstransfer
- Priorisierte Dokumentation von Routineaufgaben mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen bei Bedarf
- Statusaktualisierungen zu aktuellen und geplanten Projekten
- Bestehende Mitarbeiter in der Ausführung dieser Aufgaben schulen lassen
- Zugriff auf Dateien oder Systeme weitergeben
- Liste der Kontakte innerhalb und außerhalb der Organisation abrufen
- Exit-Interview
- Feedback einholen, warum der Mitarbeiter geht
- Fragen Sie nach Bereichen, die das Unternehmen verbessern kann
- Besprechen Sie, ob der Mitarbeiter die Unterstützung ressourcen, die für ihre Arbeit erforderlich sind
- Bestimmen Sie die Beziehung der Mitarbeiter zu ihrem Vorgesetzten
- Fragen Sie, was hätte getan werden können, damit sie bleiben
- Versuchen Sie, die Tür offen zu halten, damit geschätzte Mitarbeiter zum Unternehmen zurückkehren können
- Kommunikation
- E-Mail senden oder Mitarbeiter mündlich benachrichtigen
- Externe Kontakte benachrichtigen (z. B. Kunden, mit denen der Mitarbeiter zusammengearbeitet hat, Lieferanten, mit denen er zusammengearbeitet hat usw.)
Einige Unternehmen und Branchen haben einzigartige Anforderungen, die erfordern, dass zusätzliche Schritte zu ihrer Offboarding-Checkliste zusätzlich zu den oben genannten hinzugefügt werden. Wir empfehlen, Ihre Checkliste mit diesen Elementen zu aktualisieren, um einen konsistenten Offboarding-Prozess in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.
HR-Software kann Ihnen helfen, viele dieser Schritte zu automatisieren, um den Prozess zu vereinfachen und sicherzustellen, dass Sie die Best Practices für das Offboarding befolgen.
Wenn Sie feststellen, dass die Zeit, die Sie mit der Verwaltung von HR-Aufgaben verbringen, Sie von anderen kritischen Bereichen Ihres Unternehmens wegzieht, sollten Sie eine Partnerschaft mit einem HR-Dienstleister in Betracht ziehen, der Sie bei der Verwaltung aller Aspekte der Personalabteilung unterstützen kann, einschließlich Gehaltsabrechnung, Leistungen, Compliance, Einstellung, Onboarding-Prozess und Offboarding.
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Zusammenfassung
Mitarbeiter-Offboarding (Definition): Ein formaler Prozess zur Verwaltung von Mitarbeitern, die Ihr Unternehmen verlassen.
Die Verwendung einer Offboarding-Checkliste kann Ihrem Unternehmen helfen, die Sicherheit zu verbessern, den erforderlichen Papierkram zu erledigen, den Verlust von institutionellem Wissen zu minimieren und Feedback zur Verbesserung Ihrer Arbeitsumgebung zu erhalten.
Wenn Sie weitere Informationen darüber suchen, wie Sie das Risiko für Ihr Unternehmen reduzieren und die Suche, Einstellung, Integration und Auslagerung von Mitarbeitern verbessern können, erfahren Sie, wie eine Partnerschaft mit einem HR-Dienstleister helfen kann.