Nachprüfungen
Ein Audit ist eine Prüfung der Finanzunterlagen, der Buchhaltungsverfahren und des Buchhaltungssystems eines Beraters. Für Regierungsstellen umfasst eine Prüfung auch Überprüfungen der Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien, Vorschriften und Verfahren durch den Berater.
Post-Audits können auf Anfrage oder nach Ermessen der Audits and Investigations Division („Audits“) nach Projektabschluss, Vertragsbeendigung oder Vertragsablauf durchgeführt werden. Verträge, die auf der Grundlage eines bestimmten Antrags geprüft werden, können erst geschlossen werden, wenn das Post-Audit abgeschlossen und alle offenen Prüfungsprobleme gelöst sind.
Zu den Faktoren, die auf die Notwendigkeit einer Nachprüfung hinweisen können, gehören die Vertragsgröße, die Art der erbrachten Dienstleistungen und die Anzahl der Verträge mit dem Berater. Alle Verträge, die mehr als 10.000 US-Dollar umfassen, können bis zu drei Jahre nach der endgültigen Zahlung geprüft werden. Gemäß den staatlichen Vertragsbestimmungen müssen Berater Wirtschaftsprüfern den Zugang zu ihren Räumlichkeiten ermöglichen, um Mitarbeiter zu befragen und Bücher, Aufzeichnungen und Konten zu inspizieren. Der Wirtschaftsprüfer kann auch das Buchhaltungssystem des Beraters testen.
Ziel der Nachprüfung ist es festzustellen, ob die geltend gemachten Kosten:
- Zulässig
- Zuordenbar (rückführbar auf die ordnungsgemäße Kostenrechnung)
- Angemessen
- In Übereinstimmung mit staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen und Vorschriften
- In Übereinstimmung mit der Vertragssprache
Nach einer Nachprüfung muss der Vertragsmanager möglicherweise vom Berater die Erstattung von Mitteln beantragen, die als nicht zulässig erachtet wurden. Nicht unterstützte oder nicht zugewiesene Kosten sind oft das Ergebnis von Schwächen im Buchhaltungssystem und müssen dem Staat erstattet werden.
Wenn der Vertrag Bundesmittel umfasst, unterliegt er auch einer Prüfung durch Behörden wie das General Accounting Office (GAO) oder die Federal Highway Administration (FHWA).