Was ist ein papierloses Büro?
Das papierlose Büro ist ein Oberbegriff für Geschäftspraktiken, die den Arbeitsplatz verbessern, indem sie die Abhängigkeit von Papier reduzieren.
Während das papierlose Büro verwendet werden könnte, um einen Arbeitsplatz zu beschreiben, an dem Papierprozesse vollständig eliminiert wurden, wird es häufiger verwendet, um Methoden zu beschreiben, mit denen Unternehmen Kosten senken und die Effizienz steigern können, indem sie von traditionellen Papierprozessen zu digitalen Prozessen übergehen, die über Computersoftware oder -dienste verwaltet werden. Diese Szenarien basieren häufig auf Enterprise Content Management (ECM) oder Collaboration-Software, um Unternehmensdokumente, die früher papierbasiert waren, zu teilen, zu bearbeiten oder anderweitig zu verwalten.
Vorteile eines papierlosen Büroansatzes
In der Praxis verfolgen Unternehmen in der Regel einen inkrementellen Ansatz, um ein papierloses Büro zu erreichen, wobei der Schwerpunkt auf der Eliminierung von Papier aus einem bestimmten Workflow oder Geschäftsprozess liegt. Ein Unternehmen könnte beispielsweise Dokumentenprüfungen und -genehmigungen digitalisieren.
In diesem Fall reduziert das digitale Erstellen eines Datensatzes und das Abschließen des gesamten Workflows in einem digitalen Format die Papier- und Druckkosten, macht das Scannen des Dokuments in digitaler Form überflüssig und spart Zeit und Aufwand – und möglicherweise die damit verbundenen Kosten – für den Transport der physischen Dokumente zu den am Workflow beteiligten Personen. Reduzierte Papierentsorgungskosten sowie die für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen erforderliche Quadratmeterzahl sind ebenfalls häufige Vorteile des papierlosen Ansatzes.
Ein weiterer wichtiger Aspekt eines papierlosen Büros ist die Überarbeitung von Papierprozessen und die Nutzung digitaler Funktionen, um die Effizienz von Zusammenarbeit, Workflows und anderen Geschäftsprozessen zu automatisieren oder anderweitig zu verbessern. Durch die Überprüfung von Prozessen stellen Unternehmen häufig fest, dass sie Schritte im neuen digitalisierten Prozess entfernen können, wodurch Zeitverschwendung und unnötige Schritte vermieden werden. In einem Reisekostengenehmigungsprozess stellt ein Unternehmen möglicherweise fest, dass einige Personen die Kosten nicht genehmigen müssen und aus dem Workflow entfernt werden können.
Papierlose Prozesse können auch außerhalb des Unternehmens erweitert werden, aber die Notwendigkeit, Dokumente zu drucken / zu signieren / zu scannen, ist dort ein häufiges Hindernis. Die E-Signatur-Technologie kann die Notwendigkeit einer physischen Signatur beseitigen und dazu beitragen, herkömmliche Papierprozesse wie die Vertragsunterzeichnung in digitale Prozesse umzuwandeln.
Herausforderungen eines papierlosen Büros
Ein papierloses Büro kann auch einige Herausforderungen mit sich bringen. Die Digitalisierung erfordert ein zentrales Repository, das die Speicherung und Zusammenarbeit erleichtert – in der Regel ein ECM-System oder -Service. Die Einführung einer papierlosen Initiative erfordert, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsweise überdenken und möglicherweise neue Technologien einführen. Um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen, sollte das Management auch prüfen, ob bestehende Prozesse überarbeitet werden sollten, um die digitalen Fähigkeiten voll auszuschöpfen.
VPN-Technologie war ein häufiges Hindernis für die Zentralisierung. Mitarbeiter haben die Digitalisierung oft umgangen, weil sie sich bei einem VPN anmelden müssen, um auf zentralisierte Dokumente zugreifen zu können.
Ein papierloses Büro wird manchmal als ein Ziel des heiligen Grals beschrieben, da es ein Ideal darstellt, das Information Governance-Profis anstreben, aber in den meisten Fällen ist es nicht praktikabel oder sogar wünschenswert, alle Papierprozesse zu entfernen.