„Sie müssen Prioritäten setzen“ – Diesen Satz haben wir alle mindestens einmal in unserem Leben gehört, nicht wahr? Aber warum „musst“ du das tun? Was genau bedeutet es, Prioritäten zu setzen und wie hilft es Ihnen?
Warum fällt es manchen Menschen so schwer, Aufgaben zu priorisieren? Und was hilft, endlich etwas daran zu ändern? All diese und viele weitere interessante Fragen beantworten wir im Folgenden und helfen Ihnen, endlich Prioritäten im Leben zu setzen.
Was bedeutet Prioritäten setzen?
Priorisierung bedeutet, dass Sie alle Ihre Aufgaben in eine hierarchische Reihenfolge bringen. Sie sortieren sie in erster Linie nach Dringlichkeit und Nützlichkeit. Dies hilft Ihnen, Ihre Ressourcen und Ihre Energie so sinnvoll wie möglich einzusetzen.
Sie arbeiten zuerst an den Dingen, die besonders wichtig sind. Dann arbeiten Sie sich vorwärts, bis Ihre Ressourcen für den Tag erschöpft sind. So erhält die wichtigste Aufgabe die meiste Aufmerksamkeit.
Prioritäten ändern
Sie und Ihre Persönlichkeit entwickeln sich ständig weiter. Infolgedessen verschieben sich Ihre Prioritäten wahrscheinlich im Laufe der Zeit. Was Ihnen heute besonders wichtig erscheint, kann nächstes Jahr in den Hintergrund treten. Prioritäten spiegeln daher in gewisser Weise auch Ihre Lebensziele, Ihre Ansichten und Werte wider.
So lässt sich beispielsweise immer wieder beobachten, dass in jungen Jahren vor allem die Karriere ganz oben auf unserer Prioritätenliste steht. Je älter wir werden, desto mehr Wert legen wir auf Liebe und unsere Gesundheit. Karriere und Geld rücken oft weiter in den Hintergrund. Dies bestätigen sogar zahlreiche Studien, unter anderem von der Psychologin Janina Larissa Bühler von der Universität Basel.
Warum ist Priorisierung so wichtig?
Wenn Sie Prioritäten setzen können, haben Sie einen wichtigen Schlüssel zum Erfolg. Schließlich hat es noch niemand sehr weit gebracht, wenn er ständig mit kleinen, nutzlosen und völlig irrelevanten Aufgaben beschäftigt war, oder? Wenn Sie Ihre To-Do-Liste nicht sinnvoll organisieren, laufen Sie Gefahr, sich immer wieder zu verzetteln und wertvolle Zeit und Energie zu verschwenden. Schließlich sind beide begrenzt und Sie sollten sie mit Bedacht einsetzen.
Gleichzeitig reduziert es Stress. Mit dem gezielten Einsatz Ihrer Ressourcen, der dank Priorisierung möglich ist, haken Sie zunächst alle Aufgaben ab, die viel Zeit und Energie in Anspruch nehmen. So hast du bereits die größten Hürden des Tages gemeistert und kannst immer entspannter vorgehen.
Warum fällt es uns manchmal so schwer, Prioritäten zu setzen?
Es stehen unglaublich viele Aufgaben auf deiner To-Do-Liste und heute hast du auch unzählige Termine. Es ist leicht, sich zu verzetteln und sich im Nachhinein zu wünschen, Sie hätten alles in einer anderen Reihenfolge angegangen. Erkennst du dich hier wieder? Keine Sorge, du bist nicht allein. Mehr Menschen fühlen sich so, als Sie vielleicht denken.
Neigen Sie dazu, Entscheidungen spontan aus dem Bauch heraus zu treffen? Dann fehlt Ihnen vielleicht die nötige Weitsicht. Sie betrachten nur die aktuelle Situation und achten nicht darauf, was auf lange Sicht die klügere Wahl ist. Aber vielleicht kannst du das nicht ausreichend beurteilen, weil du nicht weißt, was dir wirklich wichtig ist.
Lässt du dich leicht von anderen beeinflussen und verschenkst Entscheidungen wann immer möglich? Natürlich übernimmt derjenige, der die Wahl trifft, auch die Verantwortung für die Konsequenzen, und Sie sind nur zu glücklich, das preiszugeben, nicht wahr? Aber was Sie auch aufgeben, ist die Kontrolle über Ihr Leben. Nur wenn Sie die Person sind, die über Prioritäten entscheidet, lenken Sie Ihre Zukunft in die Richtung, in die Sie sie haben wollen. Priorisieren bedeutet, selbstbestimmt zu handeln.
Sie profitieren von diesen Vorteilen beim Setzen von Prioritäten
Sie haben bereits über einige der Vorteile des Setzens von Prioritäten gelesen. Wir fassen sie noch einmal für Sie zusammen.
1. sie zähmen das Chaos in Ihrem Alltag und halten die Dinge in Ordnung.
2. du gibst dir eine klare Linie, an der du dich immer orientierst und die dir Sicherheit gibt.
3. sie konzentrieren sich auf das, was wirklich wichtig ist und lassen sich nicht mit kleinen, trivialen Aufgaben verzetteln.
4. sie setzen Ihre Ressourcen (Zeit, Konzentration, Energie) gezielt ein.
5. trotz des Drangs, gleichzeitig so viel wie möglich zu erledigen, konzentrieren Sie sich auf eine Sache und tun dies fleißig.
6. sie arbeiten zielorientiert.
7. sie ersparen sich unnötige Umwege.
8. sie reduzieren Ihren Stresslevel, weil Sie zuerst die dringendsten Dinge tun und sich so von dem Druck befreien, der Sie belastet.
9. du arbeitest effektiver und schaffst dir so Freiräume, die du für andere Dinge nutzen kannst, die dich glücklich machen.
Zehn. Sie verbessern Ihre Work-Life-Balance.
Mit diesen 8 Tipps priorisierst du erfolgreich und bleibst auch in Zukunft bei deinen Prioritäten
Wo ist die Zeit wieder hin und warum habe ich noch nicht alle wichtigen Aufgaben erledigt? Stellen Sie sich diese Frage öfter, als Sie möchten? Dann sind diese 8 Tipps zum Setzen von Prioritäten genau das, was Sie brauchen!
Lerne dich selbst besser kennen
Wo liegen deine Stärken, wo deine Schwächen? Für welche Aufgaben benötigen Sie deshalb besonders viel oder eher weniger Zeit? Wann können Sie sich besonders gut konzentrieren und was ist Ihnen persönlich wichtig, um Ihre Ziele zu erreichen?
All diese Fragen sind wichtig, um Prioritäten zu setzen. Aber du kannst sie nur beantworten, wenn du dich selbst gut kennst. Nehmen Sie sich also regelmäßig Zeit zur Selbstreflexion.
Setzen Sie die unangenehmen Aufgaben ganz oben auf die Liste
Verschieben Sie gerne Dinge, die Sie nicht gerne tun? Leider erhöht dies Ihren Stresslevel. Oft sind es genau diese Aufgaben, die viel Zeit und Konzentration kosten. Wenn Sie bis zur letzten Minute warten, sind beide knapp und dies belastet Sie noch mehr.
Es ist fraglich, ob daraus gute Ergebnisse hervorgehen. Sie wissen das selbst und der Stress steigt noch mehr. Sie können sich all dies sparen, indem Sie die Erledigung unangenehmer Aufgaben zur Priorität machen. So haben Sie die größte Hürde früh und oft schneller gemeistert und können sich ohne schlechtes Gewissen angenehmeren Aufgaben widmen.
Achten Sie auf Ihr Zeitmanagement
Leider nützt Ihnen die aufwändigste Prioritätenliste nicht viel, wenn Sie die Zeit völlig aus den Augen verlieren. Es ist also am besten, sich Ihre zeitlichen Ziele zu notieren. Aber bleiben Sie realistisch und setzen Sie sich nicht unnötig mit utopischen Ideen unter Druck.
schreiben Sie sich eine Liste für morgen am Abend
Sie wissen schon heute, was Sie morgen tun müssen? Schreiben Sie dann abends die drei wichtigsten Aufgaben des Tages auf. So hast du sie direkt morgens vor deinen Augen und bereite dich mental darauf vor. Du sammelst erste wichtige Gedanken dazu und kannst sie so vielleicht noch schneller als sonst abhaken. Außerdem fühlt es sich unglaublich gut an, wenn man drei große Aufgaben des Tages gleichzeitig abhaken kann, nicht wahr?
lass dir nicht von anderen wertvolle Zeit stehlen
Hilfsbereitschaft ist eine tolle Eigenschaft und unglaublich wichtig in einem Team. Jemand bittet Sie, einen Anruf für sie anzunehmen oder ihnen bei einer kniffligen Aufgabe zu helfen? Natürlich können Sie das tun, aber vergessen Sie nicht Ihre eigenen To-Dos. Wenn Sie in Gefahr sind, nicht mithalten zu können, sagen Sie manchmal „Nein“.
lassen Sie sich von niemandem sagen, was zu tun ist
Prioritäten können objektiv, aber auch subjektiv sein. Zum Beispiel sind Fristen objektiv, aber was Sie persönlich schnell erledigen möchten, ist subjektiv. Lassen Sie sich nicht von anderen sagen, was Sie tun sollen.
Sie können feststellen, dass eine Aufgabe mehr Konzentration erfordert als andere, also möchten Sie sie als erstes am Morgen erledigen. Ihre Kollegen sehen das vielleicht anders und schieben es lieber auf den Nachmittag. Aber du bist die Person, die es tun muss, also zählt auch dein subjektives Gefühl.
beschuldigen Sie andere nicht
Heute haben Sie kaum etwas getan und beschuldigen den Berufsverkehr, warum Sie zu spät zur Arbeit gekommen sind? Oder das schlechte Wetter, das dich heute so müde gemacht hat? Das bringt dich nirgendwohin. Sie allein sind für Ihre Handlungen verantwortlich. Erinnere dich immer wieder daran.
lass dich nicht an Kleinigkeiten hängen
Stell dir das vor. Sie füllen ein Glas mit kleinen Sandkörnern und versuchen dann, größere Steine hineinzudrücken. Das funktioniert nicht, oder? Weil du keinen Platz mehr hast. Aber wenn Sie zuerst die großen Steine hineinlegen, haben Sie immer noch Platz für die Sandkörner.
Das gleiche gilt für Ihre Aufgaben. Wenn Sie zuerst die großen Aufgaben erledigen, haben Sie danach oft Zeit für kleinere Aufgaben. Wer sich aber von Anfang an mit trivialen Dingen verzettelt, schafft die wichtigen Aufgaben oft nicht.
Prioritäten setzen: Mit diesen Methoden funktioniert es
Haben Sie jemals von der Covey-Matrix gehört? Es besteht aus vier Feldern und hilft Ihnen, genau nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren. Im ersten Feld schreiben Sie, was gleichzeitig wichtig und dringend ist, im zweiten Feld, was wichtig, aber nicht dringend ist. In das dritte Feld schreiben Sie, was nicht wichtig, aber immer noch dringend ist, und in das letzte Feld schreiben Sie, was unwichtig und auch nicht dringend ist. Dies hilft Ihnen ungemein herauszufinden, welche Aufgaben Sie zuerst erledigen sollten und welche etwas mehr Zeit haben.
Sie können auch beurteilen, was ohne die Matrix ganz oben auf der Liste stehen soll? Dann schreiben Sie einfach ein Bullet Journal. Dies ist im Grunde eine sehr unkomplizierte To-Do-Liste, die Sie nach Priorität sortiert haben und Stück für Stück durcharbeiten.
Und wir möchten Ihnen eine dritte, sehr einfache Methode vorstellen: die ALPEN-Methode. „ALPEN“ ist ein Akronym für „tasks“, „length“, „buffer time“, „decisions“ und „follow-up“. Sie schreiben also alle Dinge auf, die Sie heute tun müssen, schätzen ab, wie lange Sie für jede Aufgabe benötigen, und planen auch die Pufferzeit ein. Dann sortierst du alle To-Dos nach Priorität, arbeitest sie nacheinander durch und überprüfst, was du erreicht hast. Aufgaben, die nicht erledigt wurden, werden auf den nächsten Tag übertragen.
Vermeiden Sie diese 5 häufigsten Fehler
Auch wenn Sie es geschafft haben, mit Bedacht Prioritäten zu setzen, gibt es immer noch einige Fallstricke, auf die Sie stoßen können. Wir haben die 5 häufigsten für Sie zusammengestellt.
1. Sie haben zu wenig Zeit für die einzelnen Aufgaben eingeplant und schaffen es am Ende nicht, alle zu erledigen.
2. im Laufe des Tages kommen immer mehr To-Do’s hinzu und man schiebt sie einfach dazwischen. Sie verlieren den Überblick über das große Ganze und Ihre Priorisierung war für die Katze.
3. sie werden leicht abgelenkt und werfen Ihre guten Absichten schnell über Bord.
4. manchmal ist es sinnvoll, bestimmte Aufgaben anderen zu überlassen, die dafür besser geeignet sind. Getreu dem Motto „aus den Augen, aus dem Sinn“ vergisst man jedoch, den Fortschritt zu überprüfen und am Ende des Tages kann die Aufgabe rückgängig gemacht werden, ohne dass man davon weiß.
5. sie passen Ihre Prioritätenliste nicht an, wenn sich die Umstände ändern, und stehlen sich wertvolle Zeit.
Ihr nächster Schritt für eine sinnvollere Priorisierung
Prioritäten setzen ist ein wichtiger Schritt in Richtung Selbstbestimmung und Zufriedenheit. Aber es gibt eine Voraussetzung: Man muss wissen, was einem im Leben wirklich wichtig ist, denn das ist auch entscheidend für die Priorisierung. Bist du dir da nicht so sicher, weil du nie ernsthaft darüber nachgedacht hast? Dann hast du die Chance, im Rahmen unserer Visions Challenge endlich die Chance dazu herauszufinden!
Gemeinsam werden wir herausfinden, was Sie anstreben und was Sie vom Leben wollen. Was treibt dich tief im Inneren an und was bringt dich dazu, den Alltag so zu bewältigen, wie du es tust? Wohin soll dein Weg dich führen und wie willst du ihn gehen? In sieben Tagen finden wir Ihre Vision und bilden die Basis für Ihre Prioritäten!