Prozess der Personalplanung (mit Flussdiagramm)

Dieser Artikel beleuchtet die fünf Hauptschritte im Prozess der Personalplanung. Die Schritte sind: 1. Organisatorische Ziele und Pläne 2. Prognose des Personalbedarfs 3. Vorbereitung des Arbeitskräfteinventars 4. Identifizierung der Arbeitskräftelücke 5. Aktionspläne zur Überbrückung der Lücke.

Schritt # 1. Organisatorische Ziele und Pläne:

Der Ausgangspunkt jeder Aktivität in einer Organisation / einem Unternehmen ist ihr Ziel, das aus verschiedenen Plänen und Richtlinien besteht, die die Richtung für das zukünftige Vorgehen vorgeben. Abhängig von diesen Richtungen entwickeln verschiedene Teilsysteme des Unternehmens ihre eigenen Pläne und Programme. Auf diese Weise sind die Pläne und Programme jedes Teilsystems mit dem Hauptorganisationsplan und den Richtlinien verknüpft.

Der Beitrag eines Teilsystems zur Erreichung organisatorischer Ziele wird beeinträchtigt, wenn die Verknüpfung nicht ordnungsgemäß ist. Dies gilt auch für die Personalplanung. Daher sollten organisatorische Richtlinien identifiziert und in den Planungsprozess einbezogen werden.

Insbesondere die folgenden Fragen sind in diesem Zusammenhang relevant:

(1) Sind die identifizierten Vakanzen durch Beförderung von innen oder von außen zu besetzen?

(2) Wie schneiden die Entwicklungs- und Ausbildungsziele mit den Zielen der Personalplanung zusammen?

(3) Welche Einschränkungen gibt es bei der Personalplanung Welche Richtlinien sind erforderlich, um mit diesen Einschränkungen umzugehen?

(4) Sollten die routinemäßigen und langweiligen Jobs fortgesetzt oder beseitigt werden, dh wie kann der Job des Mitarbeiters bereichert werden?

(5) Was sind die Mittel und Wege, um die Größe von Organisationen zu verringern, um den bestehenden Wettbewerb zu bekämpfen?

(6) Inwieweit kann die Automatisierung bei der Produktion und anderen Vorgängen angewendet werden?

(7) Welche Mittel und Wege gibt es, um eine kontinuierliche Verfügbarkeit anpassungsfähiger und flexibler Arbeitskräfte zu gewährleisten?

Schritt # 2. Prognose des Personalbedarfs:

Der erste wesentliche Bestandteil der Personalplanung ist die Prognose des Personalbedarfs für Humanressourcen in einer Organisation über einen bestimmten Zeitraum.

In gewisser Weise hängt diese Anforderung vom Umfang der Operationen der Organisationen im betrachteten Zeitraum ab. Die gesamten menschlichen Anforderungen haben jedoch keine vollständige lineare Beziehung zum Produktions- / Betriebsvolumen.

Dies liegt an den Fakten wie Mensch-Maschine-Verhältnis und Veränderung der Produktivität usw. Bei der Prognose des Personalbedarfs müssen daher alle Faktoren berücksichtigt werden, die sich auf das Verhältnis zwischen Betriebsvolumen und Anzahl der Mitarbeiter auswirken.

Dies erschwert zwar die Personalplanung, gibt aber eine klare Antwort auf die kritische Frage, wie viele Personen werden in Zukunft benötigt? Die Personalabteilung muss anhand dieser Dokumente eine Prognose für den Personalbedarf erstellen.

Die Prognose des Personalbedarfs dient folgenden Zwecken:

1. Quantifizierung des Auftrags, der für die Herstellung einer bestimmten Anzahl von Produkten / Waren oder das Anbieten einer bestimmten Menge an Dienstleistungen erforderlich ist.

2. Um herauszufinden, welches Personal in Zukunft wünschenswert ist.

3. Bewertung und Bestimmung geeigneter Personalbestände in verschiedenen Teilen der Organisation, um unnötige Kosten zu vermeiden.

4. Um den Mangel an Menschen loszuwerden, wenn & wo sie am meisten benötigt werden.

5. Zur Visualisierung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben im Hinblick auf die Reservierung von Arbeitsplätzen etc.

Schritt # 3. Erstellung von Manpower Inventory:

Inventar ist Begriff, der normalerweise für die Zählung von materiellen Gegenständen verwendet wird, die notwendig sind, um ein Produkt herzustellen und die Ausrüstung und Maschinen in gutem Zustand zu halten. Auf die gleiche Weise kann eine Bestandsaufnahme der Humanressourcen erstellt werden.

Der Unterschied besteht darin, dass das Personalinventar nicht einfach die verfügbaren Köpfe zählt, sondern deren gegenwärtiges und zukünftiges Potenzial katalogisiert. In Anbetracht der Tatsache, dass die gesamten Humanressourcen eines Unternehmens / einer Organisation als leitendes und nicht leitendes Personal eingestuft werden.

Das Qualifikationsinventar befasst sich mit Nicht-Führungskräften, während sich das Managementinventar auf Führungskräfte bezieht. Ein Inventar katalogisiert die Fähigkeiten, Fähigkeiten und Potenziale einer Person. Da sich das leitende und das nichtleitende Personal voneinander unterscheiden, werden für die Erstellung ihrer Inventare unterschiedliche Arten von Informationen benötigt.

Verwaltungsinventar:

Ein Verwaltungsinventar enthält die folgenden Informationen:

1. Personaldaten.

2. Arbeit Geschichte.

3. Karriereplan.

4. Stärken und Schwächen.

5. Förderpotenziale.

6. Größe des verwalteten Unternehmens, d. H. Anzahl und Art der verwalteten Mitarbeiter.

7. Budget der Unternehmen verwaltet.

8. Besondere Leistungen wie der Erwerb von Zusatzqualifikationen, Konferenzen / Seminare, besucht, Papiere präsentiert / in Zeitschriften geschrieben.

Skills Inventory:

Folgende Arten von Informationen werden im Skills inventory benötigt:

1. Bio-Daten des Mitarbeiters.

2. Erworbene Fähigkeiten i.e. Berufserfahrung, Ausbildung usw.

3. Besondere Leistungen, wenn überhaupt.

4. Potenziale des Mitarbeiters.

Personalinformationssysteme pflegen die genannten Informationen. Die Informationen sollten jedoch regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

Auf diese Weise liefert Human Resource Inventory Informationen über gegenwärtiges und zukünftiges Personal, das in der Organisation verfügbar sein soll. Für geeignete Managementmaßnahmen wird durch dieses Inventar die Grundlage geschaffen, die bei der Identifizierung der bestehenden und zukünftigen Lücke im Personal und seinen Fähigkeiten hilft.

Prozess der Vorbereitung des Arbeitskräfteinventars:

Der Prozess der Vorbereitung des Arbeitskräfteinventars umfasst vier Schritte: Bestimmung des in das Inventar aufzunehmenden Personals, Katalogisierung sachlicher Informationen über Einzelpersonen, systematische detaillierte Bewertung jedes Einzelnen und detaillierte Analyse der Personen, die Entwicklungspotenzial haben.

Im Folgenden sind die verschiedenen Schritte aufgeführt:

(1) Der erste Schritt in der Arbeitskräfteinventur betrifft die Identifizierung von Personal, dessen Inventar vorbereitet werden soll. In der Regel sollten diejenigen Personen in das Inventar aufgenommen werden, die in der Organisation verfügbar sind und Entwicklungspotenzial für zukünftige Positionen haben.

Somit können Personen in Führungspositionen bis zu einer bestimmten Altersgruppe in das Arbeitskräfteinventar aufgenommen werden. Vielversprechende Mitarbeiter und Vorgesetzte, die in der Lage sind, zukünftige Führungspositionen zu bekleiden, können für die Aufnahme in diese Kategorie in Betracht gezogen werden.

(2) Nach der Identifizierung des Personals, das in das Personalinventar aufgenommen werden soll, werden detaillierte Informationen über sie gesammelt.

Die Informationen können in Bezug auf Alter, Ausbildung, Erfahrung, Gesundheitszustand, Rentenalter, Ergebnisse psychologischer und anderer Tests, Beschäftigungsnachweise, Leistungsbewertung usw. sachlich sein. Einige Organisationen arrangieren Kurzinterviews, um die Richtigkeit der Daten festzustellen und potenzielle Fähigkeiten von Personen zu ermitteln / aufzudecken. Alle solche Aufzeichnungen arbeiten als Katalog von Talenten.

(3) Der dritte Schritt beinhaltet die Beurteilung des im Inventar enthaltenen Personals. Dies wird die Informationen über die gegenwärtigen und potenziellen Talente jedes Einzelnen liefern.

Alle Personen können in irgendeiner Weise bewertet werden. Neben der Bewertung sollten zusätzliche spezifische Bemerkungen zu Personen aufgezeichnet werden, z. B. eine Auflistung lobenswerter Arbeiten, spezifische Einschränkungen, Positionen, für die die Personen möglicherweise qualifiziert sind und zusätzliche Schulungen benötigen usw.

(4) Es wird eine detaillierte Untersuchung derjenigen Personen durchgeführt, die ein hohes Potenzial für Beförderung und Platzierung in Schlüsselpositionen in der Organisation haben, nachdem alle im Arbeitskräfteinventar enthaltenen Mitarbeiter bewertet wurden. Eine solche Studie wird dazu beitragen, die Anforderungen an die Ausbildung, die Art der Ausbildungsförderung, den Zeitpunkt der Beförderung und andere damit zusammenhängende Fragen zu spezifizieren.

Schritt # 4. Identifizierung der Arbeitskräftelücke:

Die Differenz zwischen der zu einem bestimmten Zeitpunkt erforderlichen Arbeitskraft und dem zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Personal wird als Arbeitskräftelücke bezeichnet. Da die aggregierte quantitative Lücke nicht viel nützen würde, sollte die Lücke in Bezug auf verschiedene Arten von Personal gemessen werden. Grundsätzlich kann diese Lücke von zwei Arten sein: Überschuss an Humanressourcen und Mangel an Humanressourcen.

Verschiedene Aktionspläne, die erforderlich sind, um mit überschüssigen Humanressourcen umzugehen, umfassen freiwillige Altersversorgung, Entlassung, Arbeitszeitverkürzung usw. wie es der Fall sein kann und wie es die gesetzlichen Anforderungen zulassen. Personalmangel kann durch gezielte Rekrutierung und Auswahl, Personalentwicklung sowie Motivation und Integration in die Organisation begegnet werden.

Schritt # 5. Aktionspläne zur Überbrückung der Lücke:

Zur Überbrückung der Personallücke werden verschiedene Aktionspläne ausgearbeitet. Der Überschuss oder Mangel an Humanressourcen ist normalerweise auf eine unsachgemäße Personalplanung auf der Stelle oder auf Änderungen der Organisationspläne zurückzuführen, z. B. die Veräußerung von Unternehmen oder die Schließung einiger Unternehmen.