Von allen Prozessen, die das Finanzteam abdeckt, verdient der Prozess zum Schließen des Monats besonders Ihre Aufmerksamkeit. Wenn Sie in einer Buchhaltungsabteilung arbeiten, wissen Sie, dass Abschlüsse sicherlich wichtig sind, aber genauso wichtig ist eine konsistente, aktuelle Aufzeichnung, damit keine Rechnungen, Quittungen oder andere wichtige Unterlagen zurückbleiben.
Buchhaltungsteams sollten den monatlichen Abschlussprozess überprüfen, eine Checkliste mit Aufgaben entwickeln, um sicherzustellen, dass er reibungslos und korrekt abläuft, Best Practices befolgen und die ihnen zur Verfügung stehenden Softwaretools verwenden. Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, diese Reise zu beginnen.
Was ist das Monatsende?
Unternehmen legen Wert darauf, ihre Abschlüsse rechtzeitig einzureichen, da dies zur Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows, zur Erleichterung der Finanzplanung, zur Unterstützung strategischer Geschäftsentscheidungen und zur Messung des Fortschritts bei der Erreichung langfristiger Ziele beiträgt.
Am Ende eines jeden Monats stellen Unternehmen häufig sicher, dass ihre Bücher geschlossen werden, damit die Aufzeichnungen in Stein gemeißelt werden. Diese Aufgabe, die als Abschlussprozess zum Monatsende bezeichnet wird, führt zu:
- Ein zuverlässiges und genaues Buchhaltungssystem
- Fundiertere Geschäftsentscheidungen
- Stärkere Sichtbarkeit der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens
- Einfachere Finanzprüfung
- Vereinfachte Steuererklärung
Sie können am Ende eines jeden Monats sicher sein, dass alle Transaktionen vollständig stattgefunden haben. vor oder nach dem Abschluss und dass Ihr Monatssaldo korrekt und aktuell ist. Ein vollständig abgeschlossener Satz von Finanzdaten aus dem Vormonat kann auch als Grundlage für die Geschäftsentscheidungen des nächsten Monats verwendet werden, da eine Abschlussperiode Bereiche hervorhebt, in denen Sie sich verbessern können.
Mit anderen Worten, Sie führen eine vollständige Überprüfung der finanziellen Aktivitäten und der Leistung für den gesamten Monat durch und sind zuversichtlich, dass sich der Datensatz für diesen Monat in Zukunft wahrscheinlich nicht ändern wird. Die genauen Informationen, die Sie hier „schließen“, umfassen:
- Bilanzen, die eine Zertifizierung und die Zusicherung von Abweichungen erfordern.
- Intercompany-Handel und alle Transaktionen, die Sie mit anderen Unternehmen tätigen.
- Wiederkehrende Journaleinträge, die validiert, genehmigt und gebucht werden müssen.
- Eine vollständige Checkliste, über die wir später sprechen werden.
Weitere relevante Dokumente sind nicht eingegebene Rechnungen, Bank- oder Kreditkartenabrechnungen, Hypothekeneinträge und Versicherungsrechnungen. Die Datenerfassung ist eindeutig ein großer Teil des Prozesses, und einige der zu erfassenden Informationen umfassen:
- Gesamtumsatz Bankkonten
- Jahresabschlüsse und Bilanzen
- Anlagevermögen und Lagerbestände
- Bankkontoinformationen
- Erträge und Aufwendungen
- Kleinkassenfonds
- Hauptbuchdaten
Der genaue Ansatz für den monatlichen Abschlussprozess hängt von der Art des Unternehmens und seiner spezifischen Rechnungslegungsmethode ab. Und einige Firmen praktizieren die jährliche Version, die als Jahresabschluss bekannt ist.
Der zu überprüfende Monatsabschlussprozess ist das Anpassen von Einträgen, um Konten für den geschlossenen Zeitraum zu korrigieren. Es ist alternativ als „record to report“ bekannt.“
Die Schritte des Monatsabschlussprozesses
Der Finanzabschluss muss für das Buchhaltungsteam keine Kopfschmerzen bereiten. Das Befolgen der richtigen Schritte beim Umgang mit Finanzunterlagen am Ende eines jeden Monats wirkt sich positiv auf die gesamte Organisation aus.
Informationen sammeln
Das Schließen der Bücher ist eine datenintensive Aufgabe. Sammeln Sie zunächst verschiedene Datenpunkte zum betreffenden Abrechnungszeitraum:
- Inventarzählung
- Gewinn- und Verlustrechnung Konten
- Aufgelaufene Aufwendungen
- Hauptbuch
Haben Sie immer eine Aufzeichnung der täglichen operativen Transaktionen, idealerweise in dem Moment, in dem sie getätigt werden, anstatt bis zum Ende des Monats zu warten.
Kombinieren Sie die Teile der Buchhaltung
Buchhaltungssysteme sind keine homogenen Einheiten; Sie kommen normalerweise in Modulen, die bestimmte Zwecke abdecken, wie z. B. eine Kreditoren- und eine Debitorenabteilung. Ein Teil des Abschlussprozesses besteht darin, alle diese Komponenten miteinander in Einklang zu bringen.
Stellen Sie sicher, dass der Kreditorensaldo beispielsweise mit dem Hauptbuch übereinstimmt. Organisieren Sie zu diesem Zweck die Quittungen und notieren Sie alle Ihre Einkäufe. Überprüfen Sie Ihre Unterlagen in diesem Schritt, um sicherzustellen, dass alles bezahlt wurde.
Sehen Sie sich für Debitoreneinträge alle Einnahmequellen von Krediten bis hin zu Rechnungszahlungen an. Hat ein Kunde eine Zahlung noch nicht abgeschlossen oder haben Sie vergessen, eine Rechnung zu senden? Lassen Sie diese Einträge vor Ende des Monats sortieren.
Konten abgleichen
Das Abgleichen aller Ihrer Konten ist ein Hauptschritt des Abschlusses. Überprüfen Sie Ihre Kontoauszüge mit Ihren Quittungen, Bankformularen und anderen externen Einträgen. Konten, die diese Behandlung benötigen, sind:
- Bargeld, Schecks und Ersparnisse
- Prepaid-Konten
- Andere Bilanzkonten
- Kleingeld
Stimmen Sie zuerst Ihre Geldkonten ab, die einfacher zu verarbeiten sind, da beim Umgang mit Bargeld Unstimmigkeiten und Fehler auftreten. Dieser Schritt macht Ihnen auch bewusst, wie viel Bargeld Sie als Unternehmen zur Hand haben.
Von dort aus gehen Sie zur Abstimmung der Bilanzkonten über. Vergessen Sie nicht, auch die Einnahmen- und Ausgabenkonten zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Einträge korrekt wiedergegeben wurden.
Betrachten Sie Inventar und Anlagevermögen
Nicht alles, was in der Organisation von Wert ist, kann auf einen Barbetrag festgelegt werden. Das Anlagevermögen — zu dem Geräte, Immobilien und Fahrzeuge gehören können – schafft einen langfristigen Mehrwert für Ihr Unternehmen. Denken Sie daran, dass sie im Laufe der Zeit an Wert verlieren können.
Führen Sie in ähnlicher Weise jeden Monat eine Inventarzählung als Teil des Abschlusses durch. Sind sie in der notwendigkeit der auffüllung lager. Wenn ja, wie viel? Sind Gegenstände verderblich oder müssen ersetzt werden?
Jahresabschluss aufschreiben
Sobald das Hauptbuch aktualisiert wurde, besteht der nächste Schritt darin, den Jahresabschluss vorzubereiten, was entweder mit kompilierten Daten in einer Tabelle oder mit Automatisierungstools erfolgen kann. Themen, die in diesen Dokumenten behandelt werden, sind in der Regel eine Zusammenfassung des Hauptbuchs, Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen.
Das bloße Durchgehen Ihres Jahresabschlusses kann Ihnen Aufschluss darüber geben, was Sie kaufen und ob Sie eine angemessene Rendite für Ihre Investition erzielen. Sie sind auch ein Indikator für Mehrausgaben und andere Haushaltsfragen.
Das Organisieren der Anweisungen ist genauso wichtig, damit Sie nicht in den letzten Tagen des Monats nach ihnen suchen. Die meisten Formen der Buchhaltungssoftware verfügen über integrierte Funktionen für diesen Zweck.
Abschließende Überprüfung
Die gesamte zugehörige Dokumentation wird zur Überprüfung an das obere Management gesendet. Die Person, die die Abschlussdokumente überprüft, ist bis zu diesem Zeitpunkt nicht direkt mit dem Abschlussprozess verbunden und hat die Möglichkeit, alles mit neuen Augen zu betrachten.
Der Monatsschluss endet, wenn der Vormonat in Stein gemeißelt ist und keine neuen Transaktionen darauf erfasst werden.
Was hast du im Laufe dieses Prozesses gelernt und was kannst du anwenden, um den nächsten Monat einfacher zu machen? Wenn Sie nächsten Monat einen Neuanfang machen, widmen Sie sich dem Aufbau eines Finanzkalenders, um mit den Büchern Schritt zu halten. Schreiben Sie Fristen für:
- Erfassung aller Transaktionen
- Empfang und Aufzeichnung neuer Berichte
- Buchung aller Einnahmen und Ausgaben
- Allgemeiner Zeitplan für die Anpassung des Hauptbuchs
Teilen Sie Ihre Pläne anderen Teammitgliedern mit, die am Monatsende beteiligt sind, um alle an Bord zu holen. Sie können den Kalender im Laufe der Zeit anpassen, um ihn an Ihren Zeitplan anzupassen.
Die Checkliste zum Monatsende
Nachdem Sie diese Liste der Schritte gelesen haben, kann das Schließen der Finanzunterlagen etwas entmutigend erscheinen. Die Rolle der Finanzbuchhaltung geht über Transaktionen hinaus und deckt Einnahmen, Bankkredite, Sparkonten, monatliche Ausgaben und andere wesentliche Teile ab, die sich auf die gesamte Organisation auswirken.
Wie stellen Sie sicher, dass Sie nichts verpasst haben? Eine falsch platzierte Rechnung oder ein Kontoauszug kann zu merkwürdigen Verlusten führen, die Sie nicht berücksichtigen können. Im Folgenden finden Sie eine Checkliste, die Sie durchgehen sollten, wenn Sie für den monatlichen Abschlussprozess verantwortlich sind.
- Bargeld: Passen Sie alle ausstehenden Schecks oder Einzahlungen an, bis Ihr Endguthaben dem entspricht, was auf dem Kontoauszug steht. Zahlen Sie alle nicht eingezahlten Gelder aus dem Vormonat ein.
- Inventar und Anlagevermögen: Dokumentieren Sie den Abschreibungswert und den veralteten / abgelaufenen Bestand ordnungsgemäß.
- Verbindlichkeiten und Forderungen: Suchen Sie nach nicht beantragten Gutschriften oder überfälligen Salden, die abgeschrieben werden sollen.
- Bei der Bank zu zahlende Notizen: Berücksichtigen Sie Amortisationspläne und dokumentieren Sie die Kosten der monatlichen Zinsen ordnungsgemäß.
- Konzerninterne Konten: Verbindlichkeiten und Forderungen sollten zwischen beiden Unternehmen übereinstimmen. Überprüfen Sie auch die vorausbezahlten Ausgaben.
- Aufgelaufener Urlaub und Gehaltsabrechnung: Für die Erstattung von Mitarbeitern.
- Aufgelaufene Steuern: Einschließlich derjenigen, die für Immobilien, Verkäufe und Gehaltsabrechnungen gelten.
- Ausgaben: Einschließlich Versorgungs- und Wartungskosten.
Diese Checkliste muss nicht der Reihe nach ausgefüllt werden. In der Tat können einige Aufgaben an eine andere Abteilung delegiert werden. Das Identifizieren von Aufgabenabhängigkeiten wird für größere Organisationen unweigerlich ein zusätzlicher Schritt sein.
Best Practices
Lassen Sie uns zusätzlich zu einem übersichtlichen Plan und einer Checkliste einige Best Practices durchgehen, um diesen wichtigen Geschäftsprozess so reibungslos wie möglich zu gestalten.
- Opfern Sie niemals Genauigkeit für Geschwindigkeit: Das Schließen der Bücher kann zeitaufwändig sein, aber die Daten, mit denen Sie arbeiten, werden sich in Ihren zukünftigen Geschäftsentscheidungen widerspiegeln. Verwalten Sie Ihre Erwartungen entsprechend, indem Sie die Arbeit nicht überstürzen und versehentlich wichtige Aussagen oder Einträge weglassen. Eine gute Faustregel ist, den Prozess in 10 Tagen nach Monatsende abzuschließen.
- Aber denken Sie daran, Ihre Zeit gut zu verwalten: Effizienz ist in der Buchhaltung wichtig. Wenn Sie einen Einsendeschluss haben, Widmen Sie sich der Erfüllung nach besten Kräften. Besprechen Sie mit den Teammitgliedern realistische Zeitpläne und kommunizieren Sie ordnungsgemäß, um Verzögerungen zu vermeiden.
- Lernen Sie langsam aus Fehlern: Sie schließen am Ende eines jeden Monats, sodass es immer eine weitere Chance gibt, die Rückschläge des Vormonats zu verbessern. Neue Buchhalter benötigen einige Zeit, um sich mit den zugehörigen Tools und der zugehörigen Software vertraut zu machen, und sollten alle verfügbaren Schulungsprogramme nutzen.
- Stellen Sie Beziehungen zu anderen Teams her, auch zu solchen, die nicht im Finanzbereich tätig sind: Wenn mehr Personen wissen, was Sie tun, können andere Abteilungen dazu beitragen, die erforderlichen Finanzdaten bereitzustellen und zu verstehen, wohin der Aufwand geht. Insbesondere die Geschäftsleitung sollte eine Vorstellung von Ihren Zielen haben.
- Profitieren Sie von der Automatisierung: Die Technologie hat die Buchhaltungsaufgaben erheblich rationalisiert. Software-Tools können verwendet werden, um Daten zu sammeln und Berechnungen schnell durchzuführen, ohne das Risiko menschlicher Fehler, unter anderem Optimierungen.
Wir werden später mehr über die Automatisierung im Buchhaltungsbereich und den Abschlussprozess zum Monatsende sprechen. Aber egal, ob Sie ein erfahrener Profi oder ein neuer Buchhalter sind, der die Aufgabe übernimmt, die Bücher zu schließen, wenn Sie diese Praktiken im Hinterkopf haben, können Sie sofort loslegen.
Fallstricke und Herausforderungen
Dieses Rechnungslegungsverfahren ist nicht ohne Herausforderungen. Eines der eklatantesten Probleme, die Geschäftsadministratoren bekannt sind, ist die Ineffizienz, alle benötigten Informationen zu sammeln.
Das Problem dabei ist, dass Finanzdaten aus mehreren unterschiedlichen Quellen stammen und die Buchhalter sie nach dem Extrahieren bereinigen und in ein konsistentes Format umwandeln müssen. Das Erstellen mehrerer Tabellenkalkulationen zur Abdeckung der arbeitsintensiven Datenbereinigung verlangsamt den Prozess und erhöht den Verwaltungsaufwand.
Ein weiterer Engpass ist die Koordination der Arbeit aller an den Finanzdaten beteiligten Abteilungen. Vor allem größere Unternehmen haben es mit komplexen Abhängigkeiten zu tun, die in den letzten Tagen eines Monats schwer zu entwirren sind. Wie stellen Sie sicher, dass Sie nicht zurückfallen oder den Überblick verlieren, wo Sie sich in der Checkliste befinden?
Diese zeitraubende Arbeit nimmt dem Unternehmen Zeit, die in nützlichere Anwendungen wie Risikomanagement, Verwaltung interner Kontrollen und Leistungsanalyse investiert werden könnte.
Finden der Lösung mit Automatisierungstools
Buchhaltungssoftware ist heute mehr als in der Lage, viele der langwierigen Aufgaben zu beschleunigen, die mit dem Monatsende verbunden sind, einschließlich der Erfassung der Buchhaltungsdaten, der Erstellung von Berichten und der Sicherstellung, dass alles bis zum Abschlussdatum abgelegt und gemeldet wird. Die Vorteile, nach diesen Lösungen zu suchen, sind zahlreich.
Weniger manuelle Arbeit
Der Wegfall der manuellen Dateneingabe ist normalerweise das erste Verkaufsargument, auf das sich Buchhaltungsteams freuen, aber der Vorteil geht hier darüber hinaus.
Einige Aufgaben müssen nach einem Datum oder einer Uhrzeit geplant oder durch Abhängigkeiten ausgelöst werden. Dank der Automatisierung ist es nicht erforderlich, jede Aufgabe ständig zu überwachen und die Verantwortlichen über die nächsten Schritte zu informieren.
Die Technologie kann auch verwendet werden, um Kontoabgleiche zu standardisieren und die Erstellung und Verarbeitung der Tausenden von Journaleinträgen zu automatisieren, mit denen Unternehmen zwangsläufig arbeiten.
Verbesserte Sichtbarkeit
Siehe die Checkliste zum Monatsende. Jedes Element auf der Liste wird häufig über eine separate Tabelle von isolierten Personen durchgeführt, die für ihre Abteilungen spezifisch sind. Wenn diese Aufgaben auf herkömmliche Weise ausgeführt werden, sind sie für die breitere Finanzfunktion unsichtbar, und es kann schwierig sein, die Arbeit in den monatlichen Abschlussprozess als Ganzes zu integrieren.
Noch größere Organisationen kämpfen mit der Fragmentierung und Koordination der unternehmensweiten Finanzarbeit, da sie über mehrere geografische Standorte verteilt sind. Die Frustration wird durch die hohe Anzahl der zu berücksichtigenden Interdependenzen noch verschärft.
Das Ziel der Buchhaltungssoftware ist es, eine einheitliche, digitale Umgebung zu schaffen, in der jedes Team zur Vervollständigung der Checkliste zusammenarbeiten kann. Dashboards und Benachrichtigungen überwachen zusätzlich den Fortschritt in Echtzeit und geben dem Management eine Vorstellung davon, was als nächstes zu tun ist. Diese Sichtbarkeit stellt sicher, dass alle auf derselben Seite sind und dass Probleme erkannt werden, bevor sie zu erheblichen Problemen werden.
Vereinfachtes Auditing
Die Software zeichnet auf einfache Weise alle Aktivitäten auf, wer sie ausgeführt hat und zu welcher Zeit, was zu einem praktischen Audit-Trail führt. Buchhaltungsfachleute sind in der Lage zu überprüfen, ob Best Practices befolgt werden, und können die Verantwortung zurückverfolgen, wenn Fehler gemacht werden.
Ein verfeinerter Ansatz zur Rechnungslegung
Große Probleme während des Abschlussprozesses zum Monatsende können ein Hinweis auf zugrunde liegende Probleme mit dem Rechnungslegungsansatz Ihres Unternehmens sein. Wenn beispielsweise ein Kreditorenbuchhaltungsteam nicht rechtzeitig in den Einkaufsprozess einbezogen wird, muss es am Ende des Monats nachholen, um alle versäumten Zahlungen auszugeben und den Rückstand an Dokumenten und Rechnungen zu überprüfen.
Automatisierungssoftware gibt diesen Teams ein Bewusstsein für die finanziellen Aktivitäten im gesamten Unternehmen und gibt ihnen die Möglichkeit, frühzeitig Input für Kaufentscheidungen zu geben.