Rechnungsüberprüfungsprozess und wie man ihn verbessert

Rechnungsüberprüfungsprozess und wie man ihn verbessert

Anbieter verwenden Rechnungen, um Zahlungen für Produkte und Dienstleistungen einzuziehen, die sie ihren Kunden gemäß den Bedingungen eines Vertrags, einer Bestellung oder eines Bestellformulars bereitgestellt haben. Auch wenn in den Vertragsbedingungen etwas anderes angegeben ist, können Rechnungen im Vergleich zu den für Dokumente geltenden Bedingungen andere Bedingungen oder zusätzliche Bedingungen haben. Die zusätzlichen Geschäftsbedingungen enthalten häufig Fehler und Auslassungen (E&OE), um leichte Versehen zu entschuldigen, Fehler zu machen und ihre gesetzliche Haftung für möglicherweise unvollständige oder fehlerhafte Informationen zu verringern.

Rechnungen für IT-Produkte und -Dienstleistungen weisen im Vergleich zu Nicht-IT-Produkten und -Dienstleistungen häufig eine höhere Fehlerquote auf. Dies gilt insbesondere für softwarebezogene Rechnungen für Lizenzierung, Upgrade, Wartung und Support. Mehrere Studien zeigen, dass bis zu 75% der Softwarerechnungen falsch sind, wobei der Durchschnitt zwischen 50 und 60% liegt. Das heißt, nicht alle Fehler sind materiell zu Kosten und Risiko. Es besteht jedoch ein Zusammenhang zwischen Verträgen mit ausgehandelten Bedingungen und Rechnungsfehlern. Je mehr ausgehandelte Bedingungen vorhanden sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Rechnung falsch ist.

Andere Ursachen für höhere Fehlerraten sind:

• Der Lieferant oder das Produkt wurde von einem anderen Lieferanten erworben, der ein anderes Geschäftsmodell und Abrechnungssystem (z. B. SAP) verwendet
• Globale Unterschiede wie Steuern und Währungen
• Das Abrechnungssystem des Lieferanten ist unflexibel und / oder veraltet. Die Systeme sind nicht in der Lage, nicht standardisierte oder aktuelle Bedingungen zu berücksichtigen, unabhängig davon, ob sie ausgehandelt wurden oder unter dem aktuellen Geschäftsmodell des Verkäufers anwendbar sind
• Die Rechnung basiert auf dem falschen maßgebenden Dokument wie dem falschen Bestellformular oder dem falschen Zeitplan
• In der Rechnung fehlen Informationen wie Produkttitel, Mengen, Start- und Enddatum usw.
• Änderungen des Geschäftsmodells und/oder der Terminologie eines Anbieters

Die Rechnungsüberprüfung überprüft, ob Sie das erhalten haben, was Sie dafür bezahlt haben, bevor Sie die Zahlung an den Lieferanten leisten. Mehrere Faktoren beeinflussen die Ebene, auf der eine Rechnung überprüft wird, einschließlich der Priorität und Organisation, die sicherstellt, dass Rechnungen korrekt gerendert werden, der Risikobereitschaft und der Verfügbarkeit von Tools und definierten Prozessen.

Rechnungsabgleich

Viele Unternehmen haben den Rechnungszahlungsprozess automatisiert, und diejenigen, die dies normalerweise nicht getan haben, entscheiden sich dafür, die Entscheidung an das Buchhaltungspersonal zu delegieren. Das Problem bei diesem Ansatz ist, dass die Mitarbeiter oft nicht mit den Branchen und Regierungsdokumenten vertraut sind, mit denen die Organisation arbeitet. In beiden Fällen basiert die Entscheidung, eine Rechnung zu bezahlen, auf einem Drei-Wege-Matching-Prozess, der die Bestellung mit dem Wareneingang und der Rechnung vergleicht. Unabhängig davon, ob der Vergleich manuell oder automatisiert erfolgt, werden möglicherweise nur die Bestellnummer und der Betrag berücksichtigt, ohne dass andere Informationen berücksichtigt werden, die möglicherweise wichtig sind. Manchmal können Systeme Dokumente in einer 2-Wege-Übereinstimmung oder einer 4-Wege-Übereinstimmung vergleichen. Einige Unternehmen beginnen mit einem Abstimmungsprozess, ändern ihn jedoch, wenn ein Unternehmen wächst oder Probleme mit der Rechnungsstellung auftreten. Es ist wichtig, Ihren Abstimmungsprozess häufig zu überprüfen, um festzustellen, wie gut er funktioniert.

Verschärfen Sie Ihre Bedingungen

Einige Unternehmen erstellen Zahlungsbedingungen, die für den Kunden spezifisch sind. Dies kann für kleine Unternehmen mit wenigen Kunden wunderbar sein. Wenn ein Unternehmen wächst, wird es zum Hindernis. Die Verschärfung Ihrer Bedingungen auf dem Rechnungsdokument zu einem universellen Begriff wird die Fehler verringern. Globale Unternehmen benötigen möglicherweise unterschiedliche Bedingungen, die auf dem Land basieren, mit dem sie arbeiten, aber diese Bedingungen müssen für alle Kunden in diesem Land gelten. Es erleichtert die Automatisierung und spart Zeit bei der Erstellung einer Rechnung. Viele Unternehmen werden einen Standardbegriff für neue Kunden festlegen und dann ihre etablierte Kundschaft aktualisieren.

Bewerten Sie Ihre Prozesse neu

Die Identifizierung von Problembereichen ist ein wichtiger Faktor für die Verbesserung Ihrer Methoden. Bei der Neubewertung sind einige Dinge zu beachten:

• Versenden Sie Papierrechnungen?
• Weisen Sie jedem Ihrer Lieferanten Buchungskreise zu?
• Welche Toleranzgrenzen gibt es?
• Wie hoch ist Ihr Bestellvolumen pro Woche / Monat / Quartal?
• Wie hoch ist Ihr Rechnungsvolumen pro Woche / Monat / Quartal?
• Wie hoch ist Ihr Rechnungsvolumen pro Woche / Monat / Quartal?
• Wie oft nutzen Sie Lieferantenrabatte?
• Wer bearbeitet Materialwirtschaft?

Schauen Sie sich jede Abteilung und ihre Beteiligung an den vorhandenen Prozessen genau an. Es könnte einen Ort geben, an dem die Dinge eng werden. Holen Sie sich Input von diesen Abteilungen zu ihren Vorschlägen, um die Dinge zu rationalisieren. Erwägen Sie Automatisierung und elektronische Rechnungsstellung, um physische Papierspuren zu minimieren. Der Einsatz von Miro für die Teamzusammenarbeit ist entscheidend für den Kommunikationserfolg. Enterprise Resource Planning (ERP) zeigt Ihre Prozesse in Echtzeit und hilft bei der Bewertung des Systems.

Fire Problem Vendors

Wenn Sie den Kreditor oder die Kreditoren haben, die die Angewohnheit haben, nicht rechtzeitig zu bezahlen, können sie Ihre Rechnungsprozesse und Ihren Cashflow zerstören. Ihre Bedingungen müssen eine Verzugsgebühr oder eine prozentuale Gebühr auf allen eingehenden Rechnungen enthalten. Ändern Sie den Speicherort dieser Gebühren und setzen Sie sie in die Nähe des Rechnungsbetrags. Diese Gebühren sollen automatisch in den Programmen als Werbebuchung generiert werden. Überprüfen Sie Ihr Rechnungsdatum. Ist es sichtbar, wenn man die Informationen scannt? Problematische Anbieter schaffen mehr Arbeit für die Bestandsverwaltung und Finanzen. Wenn der Verkäufer sich weigert, die Zahlungsvereinbarungen einzuhalten, ist es Zeit, nach einem neuen Lieferanten zu suchen.

Dies erstreckt sich auch darauf, wie ein Kreditor seine eigenen Rechnungen verfolgt. Einige Anbieter haben problematische Prozesse, bei denen unklar ist, wofür Sie bezahlen. Oder Sie leisten Zahlungen für eine Rechnung, die sie auf andere Rechnungen anwenden. Wenn ein Anbieter diese Art von Dingen ausführt, verlangsamt dies den Prozess an Ihrer Seite. Es muss geändert werden, um Ihre Prozesse reibungsloser und das finanzielle Bild des Unternehmens klarer zu machen. Transaktionscodes und eine Dokumentennummer können bei der Bestimmung helfen, wie Zahlungen angewendet wurden.

Benchmark-Vergleiche

Der Vergleich Ihres Unternehmens mit anderen auf demselben Markt kann für das Unternehmen von Vorteil sein. Sie geben Ideen, wie Sie das, was funktioniert, und Lösungen für Probleme aufrechterhalten können. Es kann eine augenöffnende Erfahrung sein, die viel lehrt. Zu wissen, wie Sie neben Ihren Mitbewerbern stehen, ist ein Vorteil. Wenn es Ihnen gut geht, kann dies ein Motivator sein, den Umsatz und die Beziehungen zu verbessern. Die Kosten können hoch sein, aber dies ist eine Investition in das Unternehmen. Viele Unternehmen können feststellen, dass sie Problembereiche haben, aber die Kosten für diese Bereiche werden in einem Vergleich angezeigt. Es lohnt sich, für einen Service zu bezahlen, der dazu beiträgt, die Prozesse zu ändern und dem Unternehmen Geld zu sparen.

Überprüfen Sie Rabattprogramme

Wenn es um die Kreditorenbuchhaltung geht, ist es für die Finanzbuchhaltung wertvoll, jeden verfügbaren Rabatt zu nutzen. Das Problem ist, wenn sie bei der Zahlung dieser Rechnungen im Rückstand sind und die Rabatte verlieren. Eine Überprüfung dessen, was stattfindet, um zu verhindern, dass diese Rechnungen während der Rabattberechtigung bezahlt werden, ist ein Muss.

Eine andere Sache, die Sie beachten sollten, ist, die Bedingungen mit einem Anbieter neu auszuhandeln, damit Sie einen Rabatt oder einen besseren Rabatt erhalten. Wenn ein Anbieter nicht bereit ist, ist das Einkaufen nach einem neuen Anbieter, der bereit ist, einen Rabatt anzubieten, eine Möglichkeit, Prozesse und Finanzen zu verbessern.

Bietet das Unternehmen Rabatte für frühzeitige oder rechtzeitige Bezahlung an? Es ist etwas zu beachten, um den Cashflow und die Prozesse für Forderungen zu verbessern. Es ist auch ein attraktives Verhandlungsinstrument bei der Gewinnung neuer Kunden.

Es ist immer eine gute Idee, Ihren Rechnungsprüfungsprozess mindestens jährlich zu bewerten, um sicherzustellen, dass die Dinge so effizient wie möglich sind.