Um Ihr Gedächtnis aufzufrischen, bewertet ein BPR aktuelle Prozesse und identifiziert Möglichkeiten, sie effizienter zu gestalten. Ein BPR muss gründlich abgeschlossen werden, daher ist es am besten, einen Experten zu beauftragen, der den Großteil der Arbeit für Sie erledigt. Ein Berater wird jeden Geschäftsprozess ‚beschatten‘ und den beteiligten Mitarbeitern Fragen stellen. Dies wird es ihnen ermöglichen:
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einen organisationsweiten Überblick bieten
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identifizieren Sie Lücken und Ineffizienzen, z. doppelter Umgang mit Daten, doppelte Prozesse
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identifizieren Sie potenzielle Bereiche für die Optimierung von Prozessen oder Automatisierung
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untersuchen Sie, welche Prozesse nicht erforderlich sind oder nicht das produzieren, was sie sollten
BPR Erfolg kommt nicht leicht. Es erfordert die Beteiligung aller, und dafür muss das Top-Management engagiert sein, die Mitarbeiter müssen sich gestärkt fühlen und es muss eine strategische Ausrichtung und ein Endziel geben.
So führen Sie eine Geschäftsprozessüberprüfung in vier Schritten durch:
1. Identifizieren und kartieren Sie Ihre aktuellen Prozesse.
Definieren Sie zunächst den Geschäftsprozess ‚wie er ist‘. Dies bedeutet, dass alle Abschnitte in einem typischen Geschäftsprozess, wie zum Beispiel:
- liste der Rollen
- Liste der Schritte
- Übergabepunkte
- Ausnahmen
Das Ziel hier ist es, genau zu verstehen, wie der Geschäftsprozess heute funktioniert, Knicke und alles.
In diesem Stadium müssen die am Prozess beteiligten Personen interviewt werden. Fordern Sie sie auf, indem Sie Fragen stellen, wie zum Beispiel:
- Warum wurde dieser Schritt unternommen?
- Brauchen Sie die Zustimmung eines anderen, um diesen Schritt zu tun oder diese Entscheidung zu treffen?
- Gibt es Ausnahmen von der Regel?
Es ist nicht gut genug, dass sie es nur beschreiben – sie müssen Ihnen zeigen, wie sie es tun. Sie müssen diese Mitarbeiter auch ermutigen, Probleme mit dem bestehenden Prozess zu erklären.
Betrachten Sie die folgenden Fragen:
- Was ist dabei kaputt?
- Welche Schritte im Prozess schaffen Straßensperren?
- Welcher Schritt benötigt die meiste Zeit?
- Welcher Schritt verursacht die meisten Verzögerungen?
- Gibt es Schritte, die dazu führen, dass Kosten / Ressourcen steigen?
- Gibt es irgendwelche Schritte, die dazu führen, dass die Qualität sinkt?
Es hilft auch, eine visuelle Darstellung des Geschäftsprozesses von Anfang bis Ende und seiner Interaktion mit Menschen, Abteilungen und Software zu erstellen. Dies erleichtert die Analyse und Identifizierung potenzieller Lücken und Überlastpunkte.
2. Analysieren Sie sie, indem Sie mit Stakeholdern sprechen (Vergessen Sie nicht Ihre Kunden).
Sobald Sie die Prozesse festgelegt haben, vereinbaren Sie eine Reihe von Besprechungen mit den Mitarbeitern, um zu überlegen, warum die Probleme bestehen und wie sie gelöst werden können. Wenn Sie mit Kunden sprechen, erhalten Sie auch einen guten Einblick, wo Sie falsch liegen.
Aus den Ergebnissen erstellen Sie einen Bericht, der aus einer Prozesslandkarte bestehen sollte, wobei jeder Prozess an eine detaillierte Diskussion gebunden ist, die aus:
- die Schritte im Prozess
- Probleme im Zusammenhang mit dem Schritt
- die Art des Problems
- die Auswirkungen des Problems
- die Systemanforderungen
3. Planen Sie Ihren neuen Plan und Ihre Ziele.
Jetzt kommt der Verbesserungsplan – im Wesentlichen ein Aktionsplan, um die gewünschten Prozesse in Gang zu setzen.
Hier müssen Sie realistische und messbare Ziele festlegen, die mit Ihren allgemeinen Geschäftszielen übereinstimmen.
Geben Sie die wichtigsten Maßnahmen an, die ergriffen werden müssen, um dorthin zu gelangen, wo Sie sein möchten, wie sie erreicht werden und welche finanziellen und ressourcenbezogenen Auswirkungen sie haben.
4. Finden Sie heraus, wie Technologie in Ihren neuen Plan passt.
Technologie ist der letzte Teil in all dem – die BPR sollte die Technologie antreiben, nicht umgekehrt.
Dies hängt ganz von Ihrer Situation ab, aber Beispiele für Technologien, die effizientere Prozesse schaffen, sind:
- Customer Relationship Management (CRM)
- Ein Dateifreigabe- und Projektmanagementsystem wie Microsoft Office
Nutzen Sie die Vorteile:
Eine detaillierte BPR reduziert die Risiken, hilft bei der Verwaltung des Budgets und führt zu einer erfolgreichen Implementierung neuer Systeme.
Es hat auch den zusätzlichen Vorteil, Silos in Ihrer Organisation zu reduzieren.
Eine unabhängige und objektive Sichtweise hilft natürlich, daher ist es am besten, einen Berater für die Verwaltung der Überprüfung zu beauftragen.
In der Regel handelt es sich dabei um einen IT-Partner mit Erfahrung in diesem Bereich, der Empfehlungen gibt, Sie über die Technologie berät, die am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt, und Ihnen bei der Implementierung der Änderungen hilft.
Wenn Sie Ihre Hausaufgaben machen, können Sie wirklich nichts falsch machen!