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Einfache und effektive Formatierung ist ein leistungsfähiges Werkzeug in der Toolbox Ihres Autors. Es kann helfen, eine lange, redundante und langweilige (keuchen!) Geschäftsdokument in eine prägnante und optisch ansprechende Präsentation. Erfahren Sie, wie Sie dies richtig machen, und beobachten Sie, wie sich Ihre Schreibfähigkeiten dramatisch verbessern.
Warum formatieren
Ihre Aufgabe ist es, Ihre Leser oder Ihr Publikum zu erziehen und zu informieren. Und Sie müssen dies auf eine Weise tun, die ein optimales Leseerlebnis bietet. Verwenden Sie daher die Formatierung, um den Text lesbar, informativ und interessant (aber niemals ablenkend) zu machen, damit der Leser die Informationen schnell und einfach verdauen kann.
Formatierungstechniken
Es gibt einige grundlegende Formatierungstechniken, die Sie universell im Geschäftsschreiben verwenden können. Dazu gehören:
- Aufzählungszeichen und Nummernlisten
- Infografiken
- Unterüberschriften
- Schriftarten
Lassen Sie uns ein wenig tiefer in die effektive Verwendung dieser Elemente eintauchen.
Aufzählungszeichen und Zahlen
Seien wir ehrlich: Die Leute lesen nicht mehr so wie früher. Sie erschaudern beim Anblick langer Absätze und beginnen zu zerreißen, wenn sie nur daran denken, ein 16-seitiges Handbuch durchlesen zu müssen. Seien Sie also als Autor des Textes freundlich zu Ihrem Leser, indem Sie den Schlag mithilfe von Aufzählungszeichen und nummerierten Listen mildern.
Reduzieren Sie Ihr Schreiben auf das Wesentliche, indem Sie Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen verwenden. Dies ist, was Ihr Leser will – klare Richtung, die direkt auf den Punkt kommt. Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein langer Absatz mit nur einem Satz und ein paar Aufzählungszeichen zur ersten Klasse aufgewertet wurde:
Es ist einfach, an einem Zoom-Meeting teilzunehmen. So geht’s:
- Öffnen Sie Zoom auf Ihrem Telefon oder Laptop.
- Klicken Sie auf „An einer Besprechung teilnehmen.“
- Geben Sie die Meeting-ID und das Kennwort ein, die Sie erhalten haben.
- Wählen Sie Audio/Video verbinden und klicken Sie auf „Beitreten.“
Wenn Sie das Aussehen einer nummerierten Liste bevorzugen, tauschen Sie einfach die Aufzählungszeichen aus. Was auch immer Sie wählen, Der Schlüssel ist, die Liste einfach und fokussiert zu halten.
Infografiken verwenden
Infografiken umfassen Bilder, Diagramme und Text, die Informationen visuell vermitteln. Sie erregen Ihre Aufmerksamkeit, lehren Hauptpunkte und sind leicht zu merken. Sie können Zeitpläne demonstrieren, die Markenbekanntheit steigern, Veranstaltungen bewerben, Ergebnisse in Berichten hervorheben und vieles mehr. Sie können Vorlagen kostenlos erhalten, benutzerdefinierte Designs kaufen oder eigene erstellen.
Unterüberschriften
Unterüberschriften brechen lange Absätze effektiv auf. Sie können ein neues Thema vorstellen oder eine Frage beantworten. Eine Überschrift am Ende des Artikels kann die Schlussfolgerung hervorheben.
Unterüberschriften erfordern eine eigene Formatierung. Sie können sie mit einer größeren Schriftart oder einem anderen Schriftstil hervorheben. Oder machen Sie es einfach fett.
Wenn Ihr Schreiben online präsentiert wird, denken Sie natürlich daran, Überschriften korrekt zu verwenden (H1, H2, H3 usw.), um SEO zu verbessern. Sie ermöglichen es Ihren Lesern auch, schnell durch den Text zu scrollen, um zu finden, wonach sie suchen.
Verwenden Sie Unterüberschriften, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu erregen. Beginnen Sie mit einem Verb oder einer Frage, halten Sie es kurz und aussagekräftig oder verwenden Sie es als Roadmap, um den Inhalt zu skizzieren. Hier einige Beispiele:
- Verwendung von QuickBooks wie ein Profi
- Einen Berater einstellen
- Warum Sie es sich nicht leisten können, dieses Seminar zu verpassen
- Alles einpacken
- Abschließende Gedanken
Wählen Sie die richtigen Schriftarten
die richtigen Schriftarten für ein Geschäftsdokument sollten auf einfacher Lesbarkeit basieren. Wenn der Leser durch Schriften abgelenkt wird, die beschäftigt, schwer zu lesen, doof oder nur dekorativ sind, verlieren Sie Ihr Publikum. (Und vielleicht Ihre Glaubwürdigkeit.) Sie werden sich mehr darauf konzentrieren, wie die Wörter aussehen, als auf die Botschaft, die Sie vermitteln möchten.
Wählen Sie daher einfache, professionelle und zusammenhängende Schriftarten aus (verwenden Sie einen oder zwei Schriftstile pro Dokument). Zwei grundlegende Schriftarten, die in Unternehmen verwendet werden, sind Serif und Sans Serif. Zu den allgemein akzeptierten Schriftarten für Unternehmen gehören New Times Roman, Cambria, Georgia, Arial und Calibri.
Rekapitulieren wir
Nachdem Sie die Kopie für Ihr Geschäftsdokument geschrieben haben, werfen Sie einen weiteren Blick darauf, um zu sehen, wo Sie die folgenden Formatierungstechniken verwenden können:
- Heben Sie die Hauptpunkte mit Aufzählungszeichen oder Zahlen hervor.
- Verwenden Sie Infografiken, um den Unterricht zu verbessern.
- Teilen Sie Text mit Unterüberschriften auf und verwenden Sie Überschriften, um SEO zu verbessern.
- Wählen Sie Schriftarten, die einfach und für geschäftliches Schreiben geeignet sind.
Wenn es richtig gemacht wird, kann die Formatierung Ihren Geschäftsdokumenten oder Präsentationen Leben einhauchen. Lernen Sie, die richtigen Techniken anzuwenden, und Ihr Schreiben wird sich weiter verbessern.