So implementieren Sie einen Corporate Compliance Plan

Seit die Regierung der Vereinigten Staaten begonnen hat, verschiedene Branchen stark zu regulieren, ist es entscheidend geworden, konform zu bleiben. Während sich viele kleine Unternehmen nur an wenige Regeln halten müssen, müssen größere Organisationen vollständige Compliance-Pläne für Unternehmen entwickeln.

Um alle anwendbaren Gesetze zu befolgen, einschließlich Bundesgesetze, Landesgesetze und lokaler Gesetze, benötigen Sie einen effektiven Compliance-Plan für Unternehmen sowie Compliance-Richtlinien, Schulungsprogramme und ein effektives Compliance-Programm.

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Corporate Compliance-Plan ist und wie Sie ihn als Corporate Compliance-Spezialist effektiv entwickeln und umsetzen können.

Lass uns gleich eintauchen.

Was ist ein Corporate Compliance Plan? Warum ist es wichtig?

Die Compliance-Welt verändert sich ständig mit neuen Gesetzen wie GDPR, HIPAA, False Claims Act und CCPA. Gleichzeitig steigt auch die Kontrolle darüber, ob Unternehmen Regeln und Vorschriften einhalten.

Daher kann jede Organisation ein Corporate Compliance-Programm starten, um sicherzustellen, dass sie alle relevanten Gesetze und Vorschriften einhält.

Bei so vielen neuen Organisationen, die jeden Tag auftauchen, kann man nicht von allen guten Glauben und ethische Praktiken erwarten. Daher ist es wichtig, lokale, staatliche und bundesstaatliche Gesetze zu haben, die jedes Unternehmen regeln und ethisches Verhalten aufrechterhalten. Während die Festlegung der ethischen Standards für faire Geschäftspraktiken einige Versuche und Irrtümer erfordern kann, ist es viel einfacher, ethisches Verhalten aufrechtzuerhalten.

Jedes Unternehmen verlangt eine vollständige regulatorische Berichterstattung, um sicherzustellen, dass keine Verstöße wie Geldbußen, Klagen oder andere Compliance-Probleme möglich sind. Es ist wichtig, bestimmte Berichte rechtzeitig einzureichen, einschließlich vierteljährlicher Finanzberichte, jährlicher Abrechnungsberichte, Gesundheits- und 6208-Sicherheitswarnungen und anderer Dokumente. Die Compliance-Abteilung muss sicherstellen, dass alle Daten korrekt, relevant und ordnungsgemäß abgelegt sind.

Um dies zu erreichen, verwenden Compliance-Beauftragte einen Corporate Compliance-Plan, um den Prozess effizienter zu gestalten. Korrekturmaßnahmen in Form eines Corporate Compliance Plans stellen sicher, dass alle Risikobereiche überwacht, alle Compliance-Bedenken behandelt und angemessene Disziplinarmaßnahmen gegen Compliance-Verstöße ergriffen werden.

In solchen Fällen kann sogar ein angeblicher Verstoß gegen geltendes Bundesrecht katastrophal sein. Daher ist es wichtig, auf mögliche Verstöße, Audits und interne Untersuchungen vorbereitet zu sein.

Die Bedeutung eines Corporate-Compliance-Plans ist viel größer, als die meisten Unternehmen berücksichtigen. Wenn Sie nicht in der Lage sind, Compliance-Standards einzuhalten (insbesondere in Bezug auf Gesundheitsprogramme wie Medicare und Medicaid) und Ihr Fall beim OIG (Office of Inspector General) landet, gerät Ihre Organisation in ernsthafte Schwierigkeiten.

Schritte zur Implementierung eines effektiven Corporate-Compliance-Plans

Um unnötige Probleme zu vermeiden, sollten Sie auch die aktuellen Corporate-Compliance-Pläne neu bewerten und Korrekturmaßnahmenpläne implementieren, um sie effektiv zu verwalten. Überlegen Sie, wie gut der aktuelle Plan gestaltet ist, ob er angemessen angewendet wird und ob er tatsächlich funktioniert.

In jedem Fall können Sie bei der Entscheidung über die Implementierung eines effektiven Corporate Compliance-Plans die folgenden Schritte ausführen.

1. Führen Sie eine umfassende Risikobewertung durch

Die Risikobewertung steht im Mittelpunkt der Compliance-Angelegenheiten jedes Unternehmens, da ein Compliance-Plan das Unternehmen im Wesentlichen vor Risiken bewahrt. Daher ist es wichtig, zunächst herauszufinden, welchen Risiken das Unternehmen ausgesetzt ist. Der beste Weg, dies zu tun, ist eine vollständige Risikobewertung durchzuführen.

In der Regel sollten Sie bei der Risikobewertung den Standort der Einrichtungen, die Branche, die regulatorische Landschaft, potenzielle Kunden, Geschäftspartner, ausländische Transaktionen, ausländische offizielle Zahlungen und die Wettbewerbsfähigkeit des Marktes berücksichtigen. Sie müssen möglicherweise auch alle Geschenke berücksichtigen, die Sie erhalten haben, die Verwendung von Dritten, Reiseprotokolle, Unterhaltungskosten und alle wohltätigen, politischen Spenden.

Obwohl die meisten dieser Faktoren nicht für viele Unternehmen gelten, ist es am besten, sie alle zu verstehen und zu kennen. Es geht darum, die Verhaltensstandards zu verstehen und sie allen relevanten Stakeholdern zu erklären, einschließlich aktueller Mitarbeiter, neuer Mitarbeiter, Vorstandsmitglieder, Rechtsberater, Geschäftsleitung und mehr.

Es gibt einige bekannte Frameworks wie die ISO 31000 und COSO, die die meisten Compliance-Beauftragten verwenden. Die meisten Unternehmen passen den Risikobewertungsprozess jedoch an bestimmte Anforderungen an.

In jedem Fall wird Ihnen die Risikobewertung:

• Identifizieren, überwachen, analysieren und kümmern sich um organisatorische Risiken.
• Stellen Sie die erforderlichen Informationen bereit, um Ressourcen abhängig von der Schwere jedes Risikos zuzuweisen.
• Ermöglichen es Ihnen, flexibel für die Wiederholung und regelmäßige Neubewertung der aktuellen und potenziellen Risiken zu sein.

Es ist entscheidend, dass der Compliance Officer die Risikobewertung mit dem Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung kommuniziert, bevor er weitermacht.

1. Entwicklung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren

Nach Ihrer Risikobewertung müssen Sie mit der Entwicklung und Festlegung von Compliance-Richtlinien und -Verfahren fortfahren. In dieser Phase müssen Sie einen Verhaltenskodex befolgen, Sie können aber auch unternehmensspezifische gesetzliche Anforderungen einbeziehen.

Möglicherweise müssen Sie zunächst einen Compliance-Ausschuss entwerfen, um sicherzustellen, dass die politischen Entscheidungsträger verstehen, was sie tun. Es hilft auch, Interessenkonflikte und vertrauliche Informationen zu vermeiden und die internen Kontrollen zu verbessern.

Unternehmensrichtlinien helfen bei der Entwicklung von Standardverfahren für potenzielle ethische oder Compliance-Probleme. Manchmal müssen die Richtlinien möglicherweise an die neuesten Risikobewertungen angepasst werden. Daher ist es auch wichtig, Compliance-Schulungen anzubieten, um das Verständnis jedes einzelnen Mitarbeiters zu maximieren.

1. Kommunikation und Schulung mit Mitarbeitern

Während Dinge wie Retention für jedes Unternehmen entscheidend sind, ist es wichtiger, wenn Sie Compliance-Aktivitäten berücksichtigen. Die meisten Organisationen haben eine Beschäftigungsbedingung, die es Mitarbeitern verbietet, Compliance-Probleme direkt zu melden. Um dies zu vermeiden, wurden jedoch neue Vorschriften eingeführt, nach denen Whistleblower mehr Macht erhielten, da jedes Unternehmen eine Hotline für Beschwerden einrichten musste.

In solchen Fällen ist es entscheidend, keine Vergeltungsmaßnahmen zu ergreifen, um Rückschläge zu minimieren. Deshalb ist es wichtig, ständig mit allen Mitarbeitern zu kommunizieren und sie mit den notwendigen Schulungen zu versorgen. Mitarbeiter, die nicht vollständig geschult sind, können nicht für Probleme oder schlechte Compliance-Bemühungen zur Rechenschaft gezogen werden.

Normalerweise sollte Ihr Trainingsprogramm Folgendes umfassen:

• Ein risikobasierter Ansatz – Jeder Mitarbeiter mit risikoreichen Geschäftseinheiten sollte zusätzliche Schulungen und Aufmerksamkeit erhalten. Bieten Sie ihnen Erstattungen, Empfehlungsmöglichkeiten und mehr an, um maximale Kommunikation zu gewährleisten.
• Auf ein bestimmtes Publikum zugeschnitten – Schulungen sollten in der Muttersprache und im Format der Mitarbeiter durchgeführt werden.
• Eine Geschichte vergangener Episoden – Das Training sollte frühere Probleme mit Mitarbeitern und die Konsequenzen dieser Probleme beinhalten.

Um den Prozess effizienter zu gestalten, ist es wichtig, auch einen bidirektionalen Rückmeldekanal beizubehalten.

1. Berichterstattung und Ermittlungen

Nachdem Sie die Risiken identifiziert, Unternehmensrichtlinien entwickelt und die Mitarbeiter geschult haben, sollten Sie Berichte und Untersuchungen durchführen. In diesem Schritt können Sie herausfinden, ob ein Mitarbeiter die Regeln ignoriert hat, ob die Organisation etwas verpasst hat oder ob zusätzliche Probleme vorliegen.

Jede Organisation hat einen Beauftragten, der mögliche Compliance-Verstöße beobachtet und an die Geschäftsleitung meldet. Nachdem ein Bericht erstellt wurde, müssen Sie einen systematischen Ansatz verwenden, um den Bericht zu überprüfen. Auch wenn die ‚Familienmitglieder‘ untersucht werden sollten, um maximale Transparenz zu gewährleisten.

Mitarbeiter sollten sich wohl fühlen, fragwürdige Aktivitäten zu melden, ohne Vergeltungsmaßnahmen zu befürchten. Daher sollte ein starker Whistleblower-Prozess implementiert werden, bei dem Anonymität das Hauptanliegen ist.

1. Einschließlich Dritter

Dritte stellen das größte Risiko für Organisationen dar, da keine Interessenkonflikte bestehen. In den meisten Fällen, in denen ein Dritter beteiligt ist, gab es eine Art Diskrepanz. Sowohl die Zahler als auch die Mitarbeiter sind mit den Problemen konfrontiert, die durch die Einbeziehung Dritter entstehen.

Daher ist es unerlässlich, einen Due-Diligence-Prozess durchzuführen, um Dritte zu überprüfen. Dazu können Partner, Berater, Lieferanten, Kunden und mehr gehören.

Ihr Due-Diligence-Prozess sollte:

• Nehmen Sie einen risikoangemessenen Ansatz – Verbringen Sie so viel Zeit wie möglich damit, alle Drittanbieter zu untersuchen, mit denen Sie zusammenarbeiten, um das Risiko zu minimieren.
• Verbinden Sie sich mit einem breiteren Risikorahmen – Es ist entscheidend, dass der Risikorahmen und der Due-Diligence-Prozess dieselben Ziele verfolgen. Es ist wichtig, die Risikotoleranz Ihres Unternehmens zu kommunizieren, da es wichtig ist, gegenüber allen Dritten transparent zu sein.
• Balance zwischen interner Struktur und Ressourcen – Es ist wichtig, Technologie zu verwenden, um alle roten Fahnen im Prozess zu identifizieren und zu verwalten. Durch Automatisierung können in solchen Fällen redundante Aufgaben deutlich reduziert werden.

Es ist besonders wichtig, Dritte bei internen Audits und Kontrollen zu vermeiden.

Umsetzung eines großartigen Corporate-Compliance-Plans

Corporate Compliance ist nicht mehr nur in großen Drehkreuzen wie New York und San Francisco wichtig. Jedes Unternehmen in jeder Branche muss strenge Regeln und Vorschriften einhalten, um sein Geschäft aufrechtzuerhalten.

Es ist wichtig, die oben genannten Schritte zu befolgen, um Ihren Compliance-Plan effektiv umzusetzen. Beachten Sie jedoch, dass jede Organisation und Branche etwas anders ist und möglicherweise zusätzliche Optimierungen erforderlich sind.

Ein großartiger Corporate-Compliance-Plan ist einer, bei dem Sie die richtigen Schritte befolgen und gleichzeitig unternehmensspezifische Faktoren einbeziehen, um die vollständige Compliance sicherzustellen.