So planen Sie eine akademische Konferenz

Datum festlegen

Wir empfehlen, sich für ein Datum zu entscheiden, das in die Laufzeit fällt – dies kann jederzeit später verlängert werden. Vergessen Sie nicht zu überprüfen, ob es im selben Jahr ähnliche Konferenzen geben wird, um Überschneidungen zu vermeiden.

Wählen Sie ein Thema

Wenn Sie daran denken, eine akademische Konferenz zu organisieren, haben Sie wahrscheinlich schon ein wirklich gutes Thema im Kopf. Wenn Sie dies nicht getan haben, versuchen Sie, eine zu wählen, die einem beliebten Thema eine neue Note verleiht, um sicherer zu sein, Referenten, Delegierte und Teilnehmer anzuziehen. Zu eng und zu wenig Leute werden kommen wollen, zu breit und Ihre Konferenz wird nicht fokussiert genug sein.

Holen Sie sich Hilfe von Ihrer Institution

Wenn Sie ein Postgraduate oder Mitarbeiter sind, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Universität wissen lassen, was Sie tun! Sprechen Sie mit den Verwaltungsmitarbeitern Ihres Fachbereichs und dem Veranstaltungsteam der Universität, falls vorhanden. Sie werden bestimmt viele Ratschläge haben und höchstwahrscheinlich bereit sein, Ihnen bei der Organisation von Dingen zu helfen.

Holen Sie sich professionelle Hilfe

Wenn Sie nicht mit einer bestimmten Universität verbunden sind, empfehlen wir Ihnen, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen, um die praktische Seite der Dinge zu organisieren. Dann können Sie sich auf die akademische Seite der Dinge konzentrieren. Egal, ob es sich um ein internes Veranstaltungsteam wie das im Senate House oder um einen Konferenzplaner handelt, ihre Anleitung hilft bei der reibungslosen Konferenzplanung.

Legen Sie Ihr Budget fest

• Budgets können ziemlich entmutigend wirken, wenn Sie noch nie zuvor damit umgegangen sind. Hier sind einige Best Practices für die Verwaltung Ihres Budgets für die Konferenz:
• Wissen Sie, wie Sie für alles bezahlen und wohin die Gewinne fließen – verwenden Sie Ihr Abteilungskonto, benötigen Sie einen speziellen Code?
• Raten Sie niemals Kosten, berechnen Sie immer Ihre Ausgaben mit aktuellen Angeboten.
• Nehmen Sie immer das Worst-Case-Szenario an, wenn es um Ausgaben und Einnahmen geht (es klingt pessimistisch, aber es wird für eine glückliche Budgetierung sorgen.)
• Wissen Sie, was Sie im Voraus bezahlen müssen und was Sie nach der Konferenz bezahlen müssen.
• Ziel ist es, einen Gewinn zu erzielen, da dies zur Finanzierung einer anderen Veranstaltung verwendet werden könnte.
• Stellen Sie sicher, dass die Registrierungsgebühren und die Finanzierung Ihre Ausgaben sowie einen Eventualschaden decken.
• Stellen Sie sicher, dass die Anmeldegebühr das widerspiegelt, was an diesem Tag angeboten wird (insbesondere für akademische Konferenzen, die mehr als einen Tag dauern).

So finden Sie Fördermittel für wissenschaftliche Konferenzen

Zusätzliche Mittel sind immer eine gute Sache. Hier sind einige Orte, die wir Ihnen vorschlagen:

• Ressortförderer
• Fachverbände
• Postgraduate Skills Development grants
• Verlage
• Hochschulakademie
• Relevante Unternehmen und Organisationen
• Handelsunternehmen
• Lokale Unternehmen mit verbindungen zu Ihrer Disziplin

Tipp: Vergessen Sie nicht, eine Konferenz-E-Mail-Adresse zu erstellen

Keynote Speaker oder Call for Papers?

Wenn es darum geht, Menschen dazu zu bringen, auf Ihrer Konferenz zu sprechen, haben Sie zwei Hauptoptionen. Sie können große Namen oder Personen aus Ihrer eigenen Institution zur Präsentation einladen. Letzteres ist eine großartige Option, wenn Sie das Programm von Anfang an steuern möchten und die Themen vorschlagen möchten, die Ihre Referenten behandeln. Eingeladene Redner können jedoch teuer sein und haben oft einen sehr vollen Terminkalender. Die Einreichung eines Call for Papers ist eine weitere Möglichkeit, Referenten zu finden, und dient auch als Marketing für Ihre Konferenz. Natürlich hat diese Option auch Nachteile, da Sie nicht kontrollieren können, wer ein Papier vorschlägt.

Wenn Sie einen Call for Papers einreichen, empfehlen wir Ihnen immer:

• Verwenden Sie gefälschte Fristen.
• Geben Sie die Art der Präsentation und die Anzahl der Wörter an.
• Geben Sie an, ob Sie nur Beiträge aus einer bestimmten Disziplin suchen.
• Markieren Sie deutlich Ihre Kontaktdaten und Details zur Einreichung von Beiträgen.

Wenn es um die Auswahl Ihrer Referenten / Referenten geht, stellen Sie immer sicher, dass Sie:

• Bestätigen Sie Ihre Zustimmungen, bevor Sie Ablehnungen versenden.
• Wählen Sie einen Hauptredner, dessen Arbeit die Mehrheit Ihres Publikums ansprechen wird.
• Erinnern Sie die Delegierten an die Zeit, die ihrem Papier vor der Konferenz zugeteilt wurde.

Seien Sie nicht frustriert, wenn jemand ausfällt oder einen Tageswechsel für seine Zeitung verlangt – diese Dinge passieren. Haben Sie immer eine Reserveliste, um dies zu berücksichtigen.

Programmgestaltung

Neben der inhaltlichen Auswahl sollten Sie auch das Programm für Ihre Konferenz erstellen. Unterschätzen Sie nicht, wie lange die Ausarbeitung dieses Prozesses dauern wird; Es ist schließlich eine knifflige Aufgabe!

Die wichtigsten praktischen Dinge zu beachten sind:

• Das Format: wie viele Slots haben Sie? Werden Sie einen einzelnen Rednerstrang oder parallele Sitzungen haben? Parallele Sitzungen ermöglichen mehr Redner, können jedoch für Delegierte frustrierend sein, wenn ihnen wichtige Sitzungen fehlen.
• Stellen Sie sicher, dass die Konferenz gut besucht ist, aber dennoch viele Erfrischungspausen und Möglichkeiten für die Delegierten bietet, Kontakte zu knüpfen.
• Wenn Sie Panel-Sitzungen haben, stellen Sie sicher, dass Sie das Sitzungsformat und die Regeln für den Zeitpunkt mit den von Ihnen gewählten Panel-Vorsitzenden klären.
• Wer führt den Vorsitz? Wenn Sie den letzten Redner des Tages zum Vorsitzenden der Konferenz machen, können Sie sicherstellen, dass der Tag pünktlich verläuft.

Vergessen Sie nicht, die Reisevorbereitungen und Reisezeiten Ihrer Teilnehmer bei der Planung von Sitzungen zu berücksichtigen.

Bevor Sie das Programm abschließen, stellen Sie sicher, dass Sie es aus der Perspektive Ihrer Teilnehmer durchgehen. Qualitätspapiere und ein guter Hauptredner sind das Skelett Ihrer Konferenz, aber stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Teilnehmern viele Möglichkeiten geboten haben, sich zu vernetzen, Ideen auszutauschen und sich um die intellektuellen Dinge zu amüsieren.

Auswahl eines akademischen Konferenzortes

Die Auswahl eines großartigen Veranstaltungsortes für Ihre Konferenz ist ein weiterer wichtiger Teil des Planungsprozesses. Hier sind die wichtigsten Dinge zu beachten:

• Ort: wählen Sie einen Ort, der einfach und bequem für die Menschen zu reisen.
• Verkehrsanbindung: Stellen Sie sicher, dass Sie einen Veranstaltungsort in der Nähe der öffentlichen Verkehrsmittel auswählen.
• Ausstattung: Stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort über aktuelle AV-Technologie und WLAN verfügt. Ein internes technisches Support-Team ist ebenfalls eine große Hilfe.
• Größe: denken Sie daran, wie viele Personen Sie bei der Auswahl Ihres Veranstaltungsortes unterbringen müssen; Ein überfüllter oder halb leerer Raum ist nicht ideal.
• Catering: Ein Veranstaltungsort mit Inhouse-Catering bedeutet schließlich eine Sache weniger zu organisieren.
• Unterkunft: Wenn Ihre Konferenz länger als einen Tag dauert, stellen Sie sicher, dass es viele Unterkünfte in der Nähe gibt.

Weitere wichtige Dinge, die Sie beachten sollten…

Sicherheit – Müssen Sie für Ihre Veranstaltung einen Sicherheitsdienst einstellen?

Unterkunft

Wenn Ihre Konferenz länger als einen Tag dauert, überlegen Sie, ob Sie eine Unterkunft für einen der Teilnehmer organisieren müssen. Wenn Sie nicht für ihre Unterkunft bezahlen, stellen Sie sicher, dass Sie eine Liste der vorgeschlagenen Hotels und B& Bs in verschiedenen Preisklassen angeben.

Verpflegung

Vergessen Sie bei der Organisation von Speisen keine besonderen Ernährungsbedürfnisse. Wir empfehlen immer, das Menü zu probieren, um die Qualität zu gewährleisten.

Preisgestaltung und Ticketing

Wenn es um die Preisgestaltung geht, möchten Sie Ihre Kosten decken, aber achten Sie darauf, nicht zu viel für Tickets zu verlangen.

Wenn Sie planen, Tickets für Ihre Konferenz online zu verkaufen, hier einige wichtige Überlegungen, die Sie bei der Auswahl einer Online-Ticketing-Plattform berücksichtigen sollten:

Stellen Sie sicher, dass es…

• Einfach zu bedienen – idealerweise sollten Teilnehmer in der Lage sein, sich auf derselben Seite zu registrieren und Tickets zu kaufen
• Anpassbar – So können Sie eine benutzerdefinierte Seite für Ihre Konferenz erstellen (Sie sollten auch eine benutzerdefinierte URL haben)
• Mobile friendly – Da sich Personen genauso häufig über ein Mobiltelefon registrieren wie auf einem Desktop

Stellen Sie sicher, dass…

• Guter Kundensupport
• Gute Reporting-Tools und Datenerfassung – so können Sie verfolgen, wie viele Registrierungen / Tickets problemlos verkauft wurden
• Mehrere Preisoptionen – ideal, um verschiedene Preisstufen festzulegen und verschiedene Tickettypen anzubieten

Denken Sie daran, dass Sie das JA-Sagen so schnell und einfach wie möglich gestalten möchten. Es empfiehlt sich, den Delegierten eine Frist zu setzen, bis zu der sie von der Konferenz zurücktreten und eine Rückerstattung erhalten können.

Tipps zum Ticketverkauf – Sonderangebote und Rabatte

Das Anbieten von Sonderangeboten (insbesondere für Gruppenbuchungen) und einem zeitkritischen Frühbucherrabatt ist eine großartige Möglichkeit, einen konsistenten Ticketverkauf sicherzustellen.

So bewerben Sie Ihre akademische Konferenz

Bis zu diesem Zeitpunkt haben Sie hart daran gearbeitet, Ihre akademische Konferenz zu organisieren. Es ist wichtig, frühzeitig mit der Werbung für Ihre Konferenz zu beginnen. Ihr Programm muss nicht abgeschlossen sein, bevor Sie anfangen, das Wort herauszubringen.

Messaging:

Ihre Nachrichten sollten klar, überzeugend und nutzenorientiert sein. Geben Sie immer das Thema, den Ort und die Uhrzeit an und geben Sie an, für wen sich die Konferenz richtet.

Bilder

Bilder Senden Sie eine stärkere Botschaft über Ihre Veranstaltung aus, als es kluge Worte jemals könnten. Stellen Sie also sicher, dass Sie sie sorgfältig auswählen!

Call-to-Action

Stellen Sie sicher, dass ein Call-to-Action auf allen Marketingmaterialien offensichtlich und prominent ist.

So bewerben Sie Ihre Konferenz online

Es gibt viele Methoden sowohl online als auch offline, mit denen Sie Ihre akademische Konferenz bewerben können. Werbeflächen lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen: Owned Media, Earned Media und Paid Media. Die Verwendung einer Mischung aus allen Dreien ist der beste Weg, um Ihre Kollegen wirklich über Ihre Veranstaltung zu informieren.

Eigene Medien (Kanäle, die Sie direkt besitzen oder kontrollieren)

Es ist eine gute Idee, alle Kanäle, die Sie besitzen (z. B. eine Website, ein Blog oder eine Mailingliste), zu nutzen, um Ihre Konferenz zu bewerben, da Sie keine Erlaubnis benötigen und kostenlos sind.

Earned Media

Earned Media ist jede kostenlose Werbeaktion, die auf einer Website eines Drittanbieters gehostet wird. Die Förderung Ihrer akademischen Konferenz durch Earned Media gibt Ihnen das Potenzial, ein viel breiteres Publikum als Ihren direkten Einflusskreis zu vermarkten.

Zu berücksichtigende Earned Media-Kanäle umfassen:

Soziale Medien

Es ist wichtig, authentisch, engagiert und transparent zu sein, wenn Sie die Aufmerksamkeit der Menschen in sozialen Medien verdienen möchten. Wählen Sie die soziale Website aus, die die Mehrheit Ihres Publikums verwendet, um sich auf Ihre Bemühungen zu konzentrieren, anstatt mehrere soziale Seiten für Ihre Veranstaltung zu starten. Dies ist aus zwei Gründen wichtig: Erstens fördert es mehr Interaktion an einem Ort und zweitens ist das Betreiben eines Social-Media-Kontos sehr zeitaufwändig. Wenn Sie bereit sind, die Zeit zu investieren, ist dies eine wirklich lohnende Möglichkeit, Ihre akademische Konferenz zu fördern. Unsere 28 Regeln für die Vermarktung Ihrer Veranstaltung auf Twitter (Hyperlink hinzufügen) sind ein großartiger Ausgangspunkt für weitere Ratschläge.

Blogger und Influencer

Wenn Sie eine gute Beziehung zu Bloggern oder Influencern in Ihrer Branche haben, können diese Ihnen möglicherweise dabei helfen, Ihre Veranstaltung zu bewerben. Kontaktieren Sie Blogger nicht zum ersten Mal mit dem alleinigen Zweck, sie dazu zu bringen, für Ihre Veranstaltung zu werben. Eine viel schönere Möglichkeit, eine Beziehung aufzubauen, könnte darin bestehen, sie kostenlos einzuladen.

Bezahlte Medien

Bezahlte Medien vielleicht weniger budgetfreundlich, aber es ist eine viel zeiteffizientere Möglichkeit, Ihre Veranstaltung zu bewerben. Zu den zu berücksichtigenden kostenpflichtigen Medienkanälen gehören:

• PPC-Werbung – Sie können Pay-per-Click-Textanzeigen mithilfe von Suchmaschinen wie Google und Bing einrichten, um Personen anzusprechen, die nach akademischen Konferenzen oder Begriffen suchen, die sich auf Ihr Studienfach beziehen.
• Anzeige – Sie können auch visuelle Anzeigen erstellen, die im gesamten Google-Netzwerk für Websites angezeigt werden. Sie können die Arten von Websites filtern, auf denen Google Ihre Anzeigen basierend auf einer Reihe von Faktoren anzeigt, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Personen erreichen.
• Sponsored Posts (in sozialen Medien und anderen Websites)
• Werbung in Fachzeitschriften

Andere Werbemittel

Vergessen Sie nicht, Poster für Ihre akademische Konferenz zu erstellen, um Ihre Institution bekannt zu machen.

Große Namen zur Teilnahme bewegen

Wenn Sie hochkarätige Wissenschaftler für Ihre Konferenz gewinnen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig mit der Werbung beginnen. Es ist auch wichtig, dass Sie ein starkes Programm haben und die Vorteile der Teilnahme an Ihrer akademischen Konferenz in all Ihrem Marketing wirklich deutlich machen.

So führen Sie eine akademische Konferenz durch

Der wichtigste Ratschlag, den wir Ihnen bei der Durchführung einer akademischen Konferenz geben können, lautet: Versuchen Sie nicht, alles selbst zu tun. Versuchen Sie, die Hilfe des Veranstaltungsteams Ihrer Institution in Anspruch zu nehmen, oder organisieren Sie ein Team von Freiwilligen. Sie werden im Vorfeld der Konferenz sehr beschäftigt sein, also versuchen Sie, Aufgaben wie das Betreiben des Registrierungsschalters und das Vorbereiten von Konferenzpaketen zu delegieren.

Stellen Sie sicher, dass Sie nicht vergessen haben, zu organisieren:

• Registrierungspakete
• Namensschilder
• Reichlich Tee und Kaffee

Am Tag:

• Kommen Sie früh an
• Machen Sie sich mit dem Gebäude vertraut
• Überprüfen Sie, ob genügend Stühle vorhanden sind
• Überprüfen Sie, ob genügend Tee und Kaffee vorhanden sind.
• Überprüfen Sie, ob Ihre Software mit dem Gerät kompatibel ist
• Bringen Sie Backups für alle Technologien (USB-Sticks, Ersatzstecker, Kabel usw.) mit.)
• Stellen Sie sich allen internen Mitarbeitern vor
• Verfolgen Sie die Zeit
• Atmen Sie, entspannen Sie sich und genießen Sie die Bemühungen Ihrer harten Arbeit.