Der Einstieg in die TAS-Branche (Telephone Answering Service) war noch nie so erschwinglich oder erreichbar wie im Jahr 2020. Die Notwendigkeit, eingehende Anrufe auszulagern, ist eine schnell wachsende Nachfrage nach Unternehmen, die expandieren und mit ihrer Zeit kostengünstig und einfallsreich sein möchten. Beim Start eines TAS sind jedoch einige Dinge zu beachten, die Ihrem Startup-Unternehmen entweder helfen oder es behindern können. Eine Priorität # 1 ist die Wahl der richtigen Anrufbeantworter-Software.
Was ist ein Anrufbeantworter (TAS)?
Ein Anrufbeantworter fungiert als virtueller Rezeptionist für Unternehmen, die ihre eingehenden Anrufe auslagern müssen. Vor der Verwendung eines TAS ließen Unternehmen ihre verpassten Anrufe an Voicemail senden und gaben die Anrufe der Kunden später zurück, da sie sich anderen Aufgaben widmen mussten, die zeitkritischer waren. Mit dem TAS können die Anrufe direkt an einen Live-Anrufbeantworter gesendet werden, um Anrufe in Echtzeit zu beantworten. Die Bedürfnisse des Kunden können zeitnah erfüllt werden und das Unternehmen kann sich weiterhin auf die anderen anstehenden Aufgaben konzentrieren.
Anrufbeantworter von zu Hause oder von einem Büro aus: Vor- und Nachteile
Eine der ersten Entscheidungen, die Sie treffen müssen, ist, ob das Unternehmen von einem Standort aus arbeitet oder ob alle remote arbeiten. Aufgrund der Art des Dienstes und der technologischen Fortschritte können Anrufbeantworter erfolgreich von einem zentralen Ort wie einem Bürogebäude aus betrieben oder dezentralisiert werden, wobei ein Anrufbeantworter von vielen Standorten aus arbeiten und häufig von zu Hause aus arbeiten kann. Es gibt Vor- und Nachteile beider Optionen, daher ist es wichtig, die Praktikabilität, Kosteneffizienz und rechtlichen Aspekte beider zu bewerten, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmensstart gut informiert und gut ausgestattet ist.
So starten Sie einen Anrufbeantworter von zu Hause aus
Es ist einschüchternd für ein Startup-Unternehmen, Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, remote zu arbeiten, da das Risiko besteht, dass das Unternehmen möglicherweise nicht so funktionieren kann, wie es wäre, wenn alle in einem Gebäude wären. Es stimmt zwar, dass der Manager weniger Kontrolle über den Alltag hat und die Mitarbeiter virtuell schulen muss, aber das bedeutet nicht unbedingt, dass Ihre Geschäftsqualität fehlt. Mit dem richtigen Management und einem guten Verständnis dafür, wie das Geschäft funktioniert, kann Ihr Startup-Unternehmen erfolgreich von zu Hause aus arbeiten. Ein Vorteil für Ihr Unternehmen, das remote arbeitet, ist, dass es einen großen Pool an berechtigten Mitarbeitern zur Auswahl hat, da es keine Pendelbeschränkungen gibt. Ihr Unternehmen kann auch selektiver sein, wer eingestellt wird, zum Beispiel können Sie nur Personen einstellen, die Erfahrung in der Branche haben. Dies würde die Notwendigkeit einer umfangreichen Schulung über den Computer beseitigen.
Wenn Ihr Unternehmen positive Synergien erzielen möchte, kann die Schaffung eines Umfelds, in dem Kommunikation und Teamzusammenarbeit im Vordergrund stehen, dazu beitragen, dass das Unternehmen so funktioniert, als ob sich alle im selben Gebäude befinden. Sie müssen sich für eine cloudbasierte TAS-Software entscheiden, um erfolgreich mit Remote-Agenten arbeiten zu können (mehr dazu weiter unten). Das von Ihnen verwendete TAS-System bietet möglicherweise auch die Möglichkeit, die Mitarbeiter bei der Entgegennahme von Anrufen zu überwachen und zu coachen.
So starten Sie einen Anrufbeantworter von einem Büro aus
Der Betrieb von einem zentralen Standort aus war die am meisten bevorzugte Methode zur Führung eines Unternehmens, da die Mitarbeiter an einem Standort nachweislich dem Manager mehr Kontrolle über die Qualitätssicherung, den Datenaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den Rollen im Unternehmen ermöglichen. In den meisten Fällen ist es auch kostengünstiger, die Rollen im Unternehmen zu isolieren, da Sie keine Gebühren, monatlichen Vorstände oder Provisionen für Dritte zahlen müssen. Ein Nachteil der Arbeit an einem zentralen Ort ist, dass die berechtigten Mitarbeiter begrenzter sind, als wenn das Unternehmen remote einstellen würde. Wenn Sie sich in einer Großstadt befinden, ist dies möglicherweise kein Problem, aber wenn sich das Unternehmen in einer ländlicheren Gegend befindet, kann es schwierig sein, geeignete Mitarbeiter zu finden. Wenn Mitarbeiter jedoch zur Arbeit kommen, kann es einfacher sein, sie zu schulen und bei der Beantwortung und Beantwortung von Anrufen zu unterstützen. Die Entscheidung hängt von der Präferenz des Managers ab und davon, wie viel Kontrolle er täglich haben möchte.
Schreiben Sie einen Geschäftsplan für Ihren Telefonbeantworter
Wenn Sie einen Geschäftsplan für Ihr Unternehmen schreiben, sollten Sie sich von einem Anwalt und einem Wirtschaftsprüfer in der Branche beraten lassen, um die Entscheidungsfindung für den Rechtsschutz und die Steuerstrategie zu unterstützen. Ein Anwalt und ein Buchhalter können feststellen, welche Geschäftseinheit für Sie am besten geeignet ist. Beispielsweise:
- LLC (Geschäftsstruktur, in der die Eigentümer nicht persönlich für die Schulden oder Verbindlichkeiten des Unternehmens haften)
- Einzelunternehmen (Geschäftsstruktur, in der nur ein Eigentümer die Einkommensteuer auf die aus dem Unternehmen erzielten Gewinne zahlt)
- Partnerschaft (Geschäftsstruktur, in der die Partner Verbindlichkeiten und Gewinne zu gleichen Teilen teilen)
- S-corp (Juristische Person, die sich dafür entscheidet, Unternehmenseinkommen, -verluste, -abzüge und -gutschriften an ihre aktionäre für Bundessteuerzwecke)
- C-corp (Juristische Person, die von ihren Eigentümern getrennt ist)
Für diese Art von Geschäft wäre es ratsam, zwischen LLC, S-Corp oder C-Corp zu wählen, da diese Unternehmen persönliche Vermögenswerte vor Geschäftshaftung schützen. Sobald die Entität entschieden ist, kann Ihr Buchhalter die Grundlage für Buchhaltung, Gehaltsabrechnung und Aufzeichnungen schaffen.
Ihr Anwalt und Ihr Buchhalter können zusammenarbeiten, um die Rechtssicherheit Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Diese Versicherung schützt vor jemandem, der das Unternehmen aufgrund von Fehlern beim Beantworten des Telefons verklagt, eine Nachricht entgegennehmen, oder einem Anrufer Informationen geben. Es schützt Ihr Unternehmen auch für den Fall, dass ein Mitarbeiter einen Kunden nicht mit einer dringenden Nachricht erreicht, was zu Geschäftsverlusten für den Kunden führt. Wenn Ihr Unternehmen eine Fehler- und Unterlassungsversicherung wünscht, suchen Sie ein Unternehmen, das die Police anderen Anrufbeantwortern angeboten hat, damit das Unternehmen eine Vorstellung von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens hat.
Ein Grundbudget muss mit Schätzungen des Einkommens gebildet werden, die Sie unterschreiten möchten, und Schätzungen der Ausgaben, die Sie überschreiten möchten. Berücksichtigen Sie auch Ihre Investoren und jedes geliehene Geld in das Budget. Geben Sie bei der Schätzung des Break-Even-Punkts mehr als genug Zeit, um dieses Ziel zu erreichen, da es in der Regel viel später liegt, als viele Unternehmen planen. Mit einem Geschäftsplan, der die Einnahmen unterschreitet, die Ausgaben übersteigt und den Break-Even-Tag weit in die Zukunft legt, hat das Unternehmen eine bessere Vorstellung von den möglichen Verlusten bis zu diesem Zeitpunkt. Wenn das Unternehmen zu expandieren beginnt und Sie mehr Kunden erhalten, muss der Geschäftsplan aktualisiert werden, um zu verstehen, wo sich das Wachstum des Unternehmens befindet.
Reagieren Sie auf alle gesetzlichen Anforderungen Beim Starten eines Anrufbeantworters
Sowohl ein Anwalt als auch ein Buchhalter sind notwendige Vermögenswerte, um auf alle gesetzlichen Anforderungen zu reagieren. Stellen Sie am besten sicher, dass der Buchhalter und der Anwalt entweder in der Region leben oder eng in dem Gebiet zusammengearbeitet haben, in dem Sie Ihr Unternehmen angesiedelt haben, da es wahrscheinlich rechtliche Anforderungen gibt, die für den Standort spezifisch sind. Die Beschaffung der erforderlichen Genehmigungen und Lizenzen kann einige Zeit in Anspruch nehmen, da die Pläne dem Stadtrat, den staatlichen Abteilungen und den Bundesministerien zur Genehmigung oder Überarbeitung vorgelegt werden müssen. Einige grundlegende Genehmigungen und Lizenzen, die jedes Startup-Unternehmen in Amerika erhalten muss, sind:
- Gesundheitsgenehmigungen
- Umweltgenehmigungen
- Allgemeine Geschäftslizenz
- Bundes- / Landessteuer-Identifikationsnummer
- Umsatzsteuererlaubnis
Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeitern erlaubt, von zu Hause aus zu arbeiten, ist es möglich, dass Ihr Bundesstaat / Ihre Stadt weiterhin die Standardgenehmigungen Ihres Unternehmens benötigt und die meisten sie benötigen die Home occupation Permit. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen alle Anforderungen und gesetzlichen Bestimmungen erfüllt, besuchen Sie die Website der Small Business Administration.
Grundausstattung zum Starten eines Anrufbeantworters
Die Ausrüstung, die Sie zum Ausführen eines Anrufbeantworters benötigen, hängt weitgehend von Ihrem Softwareanbieter und der Art der gewünschten Einrichtung ab. Vor der jüngsten modernen Cloud-basierten Software, die jetzt verfügbar ist, hatten Unternehmen für jeden Kunden eine separate Leitung. Das war super schwer zu verwalten, anstrengend und teuer. In der heutigen Zeit gibt es Cloud-basierte Optionen, bei denen Sie keine teure lokale Hardware oder Telefonleitungen mehr benötigen, um Ihren Anrufbeantworter zu betreiben.
Die wesentliche Ausrüstung, die für die Verwendung einer Cloud-basierten Softwareplattform erforderlich ist:
- Gute Internetverbindung
- Ein Computer für jeden Mitarbeiter, der fest mit dem Modem oder Router verbunden ist
- USB- oder Bluetooth-Headset für jeden Bediener (Agent)
Wir werden nicht ins Detail gehen über andere Standard-Business-Ausrüstung, die Sie benötigen, wenn Sie Ihre TAS von einem Büro, wie Schreibtische, Stühle, etc., aber Sie werden durch diese Elemente als auch abhängig von Ihrem spezifischen Setup denken wollen.
Software zum Starten eines Anrufbeantworters
Das Finden des richtigen Softwaretyps für den Anrufbeantworter ist entscheidend für den Erfolg Ihres Anrufbeantworters. Traditionell erforderten Anrufbeantworter teure Hardware vor Ort und verwendeten Standardtelefonleitungen, und es gibt immer noch viele Unternehmen, die diese veralteten Arten von Lösungen anbieten. Einige andere sind zu hybriden On-Premise- / Cloud- / softwarebasierten Lösungen geworden. Unternehmen, die diese Dienste anbieten, berechnen häufig $ 10,000- $ 25,000 nur in Startgebühren und können bis zu 6 Monate dauern, um Ihr Unternehmen an Bord zu nehmen. In Ergänzung, Möglicherweise müssen Sie nach Telefondiensten suchen, SMS-Service, Telefonnummern, und mehr.
Glücklicherweise gibt es einen Trend zu vollständig cloudbasierten Systemen, wie der von EVS7 angebotenen Anrufbeantworter-Software. In diesem Fall benötigen Sie lediglich den Zugriff auf eine Website sowie ein Headset und eine gute Internetverbindung.
Hier ist eine Liste wichtiger Dinge, die Sie beim Kauf eines Anrufbeantworter-Softwareanbieters beachten sollten:
- Möglichkeit, Client-Informationen schnell aufzurufen, je nachdem, wer anruft
- Intuitives Scripting und eine benutzerfreundliche Oberfläche
- Anpassung für wichtige Informationen für jeden Client
- Möglichkeit, Anrufe schnell zu übertragen
- Omni-Channel-Kommunikation mit dem Client (z. B. Sprache, Text und E-Mail)
- Verwaltungsportal für die Aktualisierung details
- Reporting für Telefonanrufe und Zeiterfassung
- Möglichkeit, Agenten schnell hoch- und herunterzuskalieren
- Schnelle Bereitstellung und Updates im laufenden Betrieb
- Abrechnung und Rechnungsstellung optionen
- All-Inclusive-Optionen und unbegrenzte Anrufe
Die Fox Answering Service-Software von EVS7 erfüllt alle diese Anforderungen und eine kostenlose Demo ist auf der Website verfügbar.
Was kommt nach dem Start eines Anrufbeantworters
Nachdem das Unternehmen die erforderliche Ausrüstung gekauft, alle Lizenzen und Genehmigungen erhalten, das Personal eingestellt / geschult und mit der Betreuung der Kunden begonnen hat, muss sich das Unternehmen bemühen, die Gewinnschwelle zu erreichen. Um dies zu erreichen, muss das Unternehmen die aktuellen Kunden pflegen und gleichzeitig bestrebt sein, konsequent mehr Kunden zu gewinnen. Der Fokus liegt dann darauf, wie Sie die Services, das Marketing und das Management im Zuge der Skalierung noch effektiver und effizienter gestalten können.
Obwohl der Service, den Ihr Unternehmen anbietet, möglicherweise für den Empfang neuer Kunden ausreicht, muss Ihr Unternehmen Bereiche finden, in denen es sich verbessern kann, um einen Wettbewerbsvorteil zu behalten. Daher Forschung und Befragung der Bedürfnisse der Kunden und liefern sie in regelmäßigen Abständen.
Um das Marketing des Unternehmens zu verbessern, verwenden Sie Ihre Online-Plattformen, um Blogs, informative Beiträge und Updates häufig hochzuladen, um mehr Aufmerksamkeit im Internet zu erhalten. Finden Sie auch ein vertrauenswürdiges Suchmaschinenoptimierungsunternehmen, um Ihre Marke wachsen zu lassen, es wird das Geld auf lange Sicht wert sein, und Ihr Unternehmen wird immens von der Vermarktung durch Suchmaschinentechnologie profitieren.
Beobachten Sie bei der Leitung des Unternehmens ständig die Wettbewerber in der Branche, lernen Sie von ihnen und machen Sie Ihren Service wünschenswerter als ihren. Bleiben Sie schließlich über die Veränderungen in der Branche auf dem Laufenden, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen bei Software-Updates oder neuen Diensten, die von anderen Unternehmen angeboten werden, niemals zurückbleibt.
Sobald die Gewinnschwelle erreicht ist, kann das Unternehmen alle Kredite und Investoren zurückzahlen. Dann wird das Unternehmen ausschließlich profitieren und wachsen, während es den Prozess der Aktualisierung und Bereitstellung seines Telefonbeantworters fortsetzt.
Lesen Sie weiter unseren Leitfaden zum Starten eines virtuellen Call Centers, in dem Sie auch hilfreiche Tipps finden.
Zitierte Werke
Dehaan, Peter Lyle. So starten Sie einen Telefonbeantworter. Coppell, Erweiterte Call-Center-Ressourcen, 24 Oktober 2020.
Beantragen Sie Lizenzen und Genehmigungen. 2020. Beantragen Sie Lizenzen und Genehmigungen. Verfügbar unter: <https://www.sba.gov/business-guide/launch-your-business/apply-licenses-permits> .
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