Eine profitable Teileabteilung sollte Priorität haben, unabhängig davon, was mit dem Verkauf neuer Fahrzeuge passiert. Und in Zeiten sinkender Fahrzeugverkäufe kann es das sein, was Ihren Händler über Wasser hält. Daher ist es wichtig, dass Sie sicherstellen, dass es mit maximaler Effizienz arbeitet.
Eine der Möglichkeiten, dies zu erreichen, besteht darin, beim Einsatz von Technologie auf Details zu achten.
Bestandsverwaltung
Die Vorteile von Vendor-Managed Inventory (VMI) werden seit einigen Jahren angepriesen, werden aber immer noch nicht von allen Händlern genutzt. Und selbst Händler, die es verwenden, ernten möglicherweise nicht den vollen Wert.
Laut Keith Ely, Managing Partner, KEA Advisors, „ist es wichtig, dass die Teileabteilung sicherstellt, dass die Bestandszählungen korrekt sind, entgangene Verkäufe erfasst, die Behälterzählungen durchgeführt und alle Lagerbestände überprüft werden, um ein genaues, dauerhaftes Inventar zu führen, anstatt nur einmal im Jahr eine physische Inventur durchzuführen.“
Er fügte hinzu: „Diese Dinge werden noch wichtiger, wenn Sie in VMI wechseln.“ Lagerbestände und Teilebestellungen werden vom VMI-System auf Basis der bereitgestellten Informationen ermittelt. Wenn ungenaue oder unvollständige Daten angegeben werden, werden die Vorteile des Systems nicht vollständig realisiert.
Darüber hinaus glaubt Ely, dass die Hersteller versuchen, einen Just-in-Time-Inventarprozess für ihre Händler zu erreichen, dass es jedoch Probleme gibt, Informationen in der gesamten Lieferkette nach oben und unten zu verschieben.
„Einige Hersteller versuchen, für ihre Händler auf ein Inventarsystem vom Typ Wal-Mart umzusteigen, bei dem im Grunde genommen am nächsten Tag ein anderes Teil erscheint, wenn ein Teil von der Stange verkauft wird“, sagt Ely.
„Hersteller haben die Möglichkeit, dies zu tun, aber die Systeme der Händler, genaue und zeitnahe Informationen an die Hersteller und entlang der Lieferkette vom Hersteller bis zu ihren Lieferanten zu erhalten, sind die größte Herausforderung.“
Ein Teil des Problems besteht darin, dass Händler, damit diese Art von System funktioniert, Nachfragedaten erfassen müssen, einschließlich dessen, was verkauft wird und was nicht verkauft wird, aber gefragt ist. „Die klassischen verlorenen Verkaufsinformationen und andere Daten müssen konsistent und genau aufgezeichnet werden“, sagt er.
„Es gibt ein großes Missverständnis darüber, wie man Nachfragedaten aufzeichnet. Wenn Sie sich VMI-Programme ansehen, werden einige von ihnen die Fähigkeit des Systems, verlorene Verkäufe zu verfolgen und zu generieren, stark einschränken, da viele Händler nicht in der Lage sind, genaue verlorene Verkaufsdaten aufzuzeichnen.“ Dies wirkt sich wiederum auf die Fähigkeit des Verkäufers aus, das Inventar für den Händler korrekt zu verwalten.
Leistungsmessung
Händler müssen einige wichtige Leistungsindikatoren für Lagerumschläge kennen. Der erste ist der Bruttoinventarumschlag. Der Bruttoumsatz entspricht den annualisierten Kosten des Teileverkaufs dividiert durch den gesamten Teilebestand. Ely rät Händlern, für 8+ Brutto-Turns zu schießen. „Wir haben einen Kunden, der bisher bei 8.6 Turns liegt, mit einem Höchststand von 9.95 Turns pro Monat.“
Der Fehler bei Gross Parts Turns ist, dass es Ihnen nicht sagt, wie viel Sie aus Ihrem Inventar verkaufen.
True turns ist eine weitere Schlüsselnummer. True Stock misst, welche Verkäufe aus Ihrem bestehenden Bestand kommen. „Das ist wahrscheinlich eine genauere, bessere Berechnung“, sagt er, „weil es Ihnen ein besseres Gefühl dafür gibt, wie oft Ihr Inventar durch Verkäufe aus Ihrem bestehenden Bestand fließt“, erklärt er.
Der wahre Umsatz entspricht den (annualisierten) Kosten des Teileverkaufs abzüglich Notfallkäufen und Kundenaufträgen geteilt durch den Teilebestand. „Unsere Richtlinie ist 6+, aber wir haben einen Kunden, der bei 7.1 True Turns ist“, erklärt Ely.
Er fügt hinzu, dass Händler, die die gesamte Technologie übernommen und geeignete Tracking-Prozesse eingeführt haben, dramatische Verbesserungen ihrer tatsächlichen Abbiegeraten festgestellt haben.
Die Füllrate ist ebenfalls kritisch, da sie die Verkäufe angibt, die aus Ihrem Inventar stammen, im Vergleich zu allen angeforderten Teilen. Die Füllrate entspricht den Kosten für den Teileverkauf abzüglich Notfallkäufen und Kundenaufträgen dividiert durch die Umsatzkosten zuzüglich entgangener Umsätze. Elys Richtlinie ist 90 Prozent oder mehr.
„Wenn Sie ein Teil 100 Mal anfordern und es 85 Mal ins Regal ziehen können, ohne es bestellen zu müssen, haben Sie eine Füllrate von 85 Prozent“, erklärt er.
Ein Balanceakt
Die richtige Bestandsverwaltung ist nicht die einzige Herausforderung für die Teileabteilung. Die Bedürfnisse externer Kunden mit denen des internen Kunden (der Serviceabteilung) in Einklang zu bringen, kann ein ziemliches Unterfangen sein.
„Aus meiner Sicht besteht die Hauptverantwortung jeder Teileabteilung darin, die Serviceabteilung aufgrund der Bruttomargen, die in der Werkstatt produziert werden können, zu warten“, sagt Ely.
In der Regel wird die Teileabteilung eine Marge von 32 bis 34 Prozent erzielen, während die Techniker der Serviceabteilung laut Ely eine Bruttomarge von mehr als 75 Prozent erzielen können. „Und jedes Mal, wenn Sie Arbeit verkaufen, verkaufen Sie wahrscheinlich auch Teile.“
Er erklärt, dass die Hauptursachen für ineffiziente Techniker entweder die Unfähigkeit der Teileabteilung sind, Bestellungen aus den Regalen zu erledigen, oder eine Kommunikationsunterbrechung zwischen der Teileabteilung und der Serviceabteilung, die den geordneten Informationsfluss behindert.
Wenn eine ordnungsgemäße Kommunikation zwischen dem Service Writer und dem Backcounter besteht, kann viel geplant werden, wann Teile tatsächlich für eine Reparatur benötigt werden.
Zum Beispiel kann der Service Writer bestimmen, wann die Reparatur in einem bestimmten Stadium sein wird, und dann kann die Teileabteilung sicherstellen, dass die notwendigen Teile bei Bedarf verfügbar sind. Dies kann dazu beitragen, die Notwendigkeit von Notfallteilbestellungen zu beseitigen.
Der Händler kann jedoch auch den Blick nicht vom außenstehenden Kunden abwenden. „Es ist wichtig, die Bedürfnisse interner und externer Kunden zu verstehen“, sagt Ely.
Aber er fügte hinzu, dass Sie feststellen müssen, ob ein Kunde ein Teil sofort benötigt, weil er eine LKW-Ausfallsituation hat, oder ob es sich um ein Teil handelt, das er für ein oder zwei Tage nicht benötigt.
Wenn es sich um einen Karosseriebetriebskunden handelt, der gerade erst anfängt, den LKW abzureißen, benötigt er möglicherweise eine Woche oder länger kein bestimmtes Teil.
„Ich habe einen Kunden, der 20 bis 30 Hauben pro Jahr verkauft und nach den klassischen 3-in-12-Kriterien sollte der Händler Hauben als Lagerbestand haben. Aber jeder weiß, dass es keinen Grund gibt, eine Haube zu lagern, denn wenn Sie die Dinge richtig verwalten, haben Sie Zeit, das Teil zu bestellen, wenn der Kunde es tatsächlich benötigt „, sagt er.
„Vielleicht möchten Sie ein oder zwei vorrätig haben, aber wahrscheinlich müssen Sie nicht vier oder fünf vorrätig haben.“
Die Rolle der Technologie
VMI hat es Händlern ermöglicht, sich nicht nur mit der Bewegung von Teilen, sondern auch mit Preisstrategien zu befassen. Händler können Preispunkte für Teile wie Raddichtungen und Filter festlegen – Dinge, die auf ihrem Markt sehr wettbewerbsfähig sind – und gleichzeitig unterschiedliche Preispunkte für proprietäre Teile festlegen, die ihnen höhere Margen ermöglichen.
Die Fernsteuerung des Kundeninventars – das Verschieben des verwalteten Inventars entlang der Kette – wird durch Technologie ermöglicht.
Der Verkauf von Ersatzteilen über das Internet wächst ebenfalls. Dies kann entweder so einfach sein, wie Anfragen über das Internet von jemandem entgegenzunehmen, der sagt, dass er eine Wasserpumpe benötigt, an jemanden, der die Teilenummer eingibt und das Teil tatsächlich bestellt.
„Ich denke, je technologisch versierter Sie sind, desto besser werden Sie die Teileabteilung effizient führen“, sagt Ely.
Er fügt hinzu: „Der gesamte Erfolg der Teileabteilung beruht auf der Fähigkeit des Teilemanagers und seiner Mitarbeiter, das Inventar so zu verwalten, dass es sich schnell dreht und die Füllrate hoch ist. Dies sind grundlegende Blockierungs- und Angriffsgrundlagen.“
Menschen sind immer noch wichtig
Trotz der Technologie ist eine ordnungsgemäß verwaltete Teileabteilung immer noch sehr arbeitsintensiv. „Es ist nicht so, dass man sich auf die Technologie verlassen kann, um die Behälter zu zählen oder die sich schnell bewegenden Teile zum hinteren Zähler zu bewegen“, erklärt Ely.
Dies bedeutet, dass die Teileabteilung ordnungsgemäß besetzt sein muss. Laut Ely ist das Wichtigste, wonach Sie bei einem Teilemanager suchen müssen, jemand, dem Sie vertrauen können. Sie müssen darauf vertrauen, dass die Person keine übermäßige Menge an Teilen bestellt, um ein besonderes Geschenk von einem Lieferanten zu erhalten, und darauf vertrauen, dass sie weiß, was sie in Bezug auf die Produktpreise tut.
Was die Fähigkeiten betrifft, nach denen Sie suchen sollten, sagt Ely, dass dies teilweise von der Größe Ihrer Operation abhängt. Wenn Sie eine Abteilung mit 25 bis 30 Mitarbeitern haben, kann Ihr Teilemanager eher ein Generalist sein, der das große Ganze versteht, sich aber nicht in die Details vertiefen muss, weil er andere hat, die das für ihn tun können.
„Wenn Sie in kleinere Geschäfte einsteigen, müssen Sie jemanden haben, der die Details in Bezug auf die Bestandsbewegung und die Grundlagen der Bestandskosten usw. verstehen kann.“ , sagt Ely.
Jemand in der Teileorganisation muss auch über Kundendienstkenntnisse verfügen. „Wenn Sie einen leistungsstarken Außendienst und einen wirklich guten vorderen Schalter oder Telefonraum haben, der mit Kunden umgehen kann, müssen Sie wahrscheinlich eine detailorientiertere Person hinzufügen, die den Papierkram erledigen kann. Und wenn Sie eine Person in der Abteilung haben, die gut im Bestandsmanagement ist, aber nicht so gut mit Kunden umgeht, haben Sie besser jemanden, der versteht, wie man mit den Kunden umgeht „, rät er.
Außendienstmitarbeiter zu haben, ist eine gute Möglichkeit, mit Kunden in Kontakt zu bleiben, und laut Ely äußerst wichtig, da sie bei korrekter Durchführung Verkäufe in anderen Bereichen des Händlers generieren. Allerdings, wenn falsch gemacht kostet Sie Geld.
Laut Derek Jarboe, Parts Manager, Vanguard Trucks of Houston, „besteht die Hauptfunktion der Außendienstmitarbeiter darin, ein Vermittler zwischen dem Händler und den Kunden zu sein. Sie sollten sicherstellen, dass alles reibungslos verläuft und prüfen, ob Kunden Probleme oder Probleme mit ihren LKWs haben.“
Eines der Elemente, um es richtig zu machen, konzentriert sich auf den Bereich unmittelbar um das Autohaus. Ely schlägt vor, dass Außendienstmitarbeiter mit Kunden beginnen, die sich in einem Umkreis von 10 Meilen vom Händler befinden. „Einige Händler, die nicht so viel Erfolg mit Außenverkäufen hatten, beginnen aus den Weiten ihres Marktgebiets und arbeiten zurück, anstatt zu schauen, wo die Konzentration ihrer Kunden ist und diesen Ring zu bewegen.“
Ein weiterer Faktor für einen erfolgreichen Außenteilvertrieb ist es, sicherzustellen, dass Ihre Verkäufer nicht zu Zustellern werden. „Wirst du sie liefern lassen? Absolut, sie müssen manchmal liefern, aber je mehr Sie sie verkaufen können, desto besser werden sie sein.“
Ely schlägt auch vor, eine externe Person mit einer internen Person zusammenzubringen, damit auch vom Kunden Vertrauen in die interne Person besteht. Nach einer Weile kann die interne Person beim Verkauf proaktiv werden.
Ultimativer Erfolg
Was ist das Wichtigste, was getan werden muss, um zu einer profitablen, gut funktionierenden Teileabteilung zu führen?
„Das Größte ist, jeden Tag darin einzutauchen. Überprüfen Sie ständig verschiedene Berichte und bleiben Sie über Updates, Änderungen der Teilenummern und Preise auf dem Laufenden „, sagt John Still, Parts Manager bei Vanguard Trucks in Atlanta.
Eine Leasingperspektive
Leasingunternehmen stehen auch bei der Verwaltung ihres Teilegeschäfts vor Herausforderungen. Laut Roger Welling, Senior Vice President of Leasing Operations bei NationaLease, ist das Stoppen des Einzelkaufs eine der größten Herausforderungen für Leasingunternehmen. Die meisten Leasinggesellschaften haben Programme mit Lieferanten eingerichtet, die auf bestimmten Preisnachlässen basieren, die auf bestimmten ausgegebenen Dollarbeträgen basieren. Wenn Sie mehrere Standorte haben, möchten Sie sicherstellen, dass Teile gemäß den angegebenen zugelassenen Anbietern gekauft werden, um Preisnachlässe und Rabatte zu maximieren.
„Auf lokaler Ebene besteht die Tendenz, dass beispielsweise ein lokaler Reifenhändler oder Schmierstoffhändler einen Preis festlegt, der für den lokalen Teilemanager oberflächlich besser aussieht“, erklärt Welling.
Der lokale Manager weiß jedoch möglicherweise nicht, was auf nationaler Ebene ausgehandelt wurde, und weiß möglicherweise nichts über zusätzliche Rabatte und Anreize, sodass er möglicherweise tatsächlich mehr für einen Teil zahlt.
Eine weitere Herausforderung besteht darin, zu viele Lieferanten für ein bestimmtes Produkt zu haben. „Im Idealfall möchten Sie nicht nur einen Lieferanten haben, aber Sie müssen nicht vier oder fünf haben. Sie möchten Ihren Einkauf nur an ein paar verschiedenen Orten konzentrieren „, sagt er.
Technologie spielt eine große Rolle im erfolgreichen Teilemanagement von Leasinggesellschaften. Tatsächlich startet NationaLease eine Initiative, mit der seine Mitglieder täglich sehen können, was in ihrer Organisation passiert. Sie werden in der Lage sein, Kauftrends zu sehen und Dinge zu überwachen, wie viele Reifen gekauft wurden, wann sie gekauft wurden, wie oft sie gekauft werden, in welchen Losgrößen sie gekauft werden usw. „Sie können diese Informationen dann in Echtzeit nutzen, um Preise, Rabatte usw. zu maximieren“, sagt Welling.
Eine der anderen Initiativen, an denen NationaLease arbeitet, ist ein elektronisches Rechnungs- und Zahlungsprogramm. Mit der elektronischen Rechnungsvorlage und -zahlung stellen Unternehmen Rechnungen über das Internet vor und leisten Zahlungen für Waren und Dienstleistungen. „Wir leben in einer digitalisierten Welt und Technologie spielt eine immer größere Rolle. Wenn Sie alle Ihre Informationen elektronisch erhalten können, werden die Bearbeitungskosten, die Kosten für die Rechnungszahlung usw. gesenkt.,“ er sagt.
Die Technologie wird auch die Art von Person beeinflussen, die die Leasinggesellschaft benötigt, um ihre Teileabteilung zu führen. „Bevor die Technologie ins Spiel kam, brauchte man jemanden, der ein guter Mechaniker war und verstand, welche Produkte besser waren als andere, und jemanden, der sehen konnte, wann das Inventar für ein Teil das Niveau erreichte, auf dem es neu bestellt werden musste“, sagt Welling.
„Für die Zukunft benötigen Sie jemanden, der einen Prozess entwickeln und verwalten kann, der mithilfe von Technologie die Effizienz beim Einkauf von Teilen maximiert. Sie brauchen eine LKW-versierte Person, die die Anbieter und Lieferanten versteht, aber auch versteht, welche Rolle Technologie dabei spielen kann, all dies zu bewältigen.“
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