Umzug? Hier ist Ihre ultimative Checkliste

So wie eine Familie einem Zuhause entwachsen kann, können Unternehmen einem Büroraum entwachsen. Untersuchungen haben ergeben, dass Unternehmen im Durchschnitt alle sieben Jahre umziehen, sei es aus Gründen des Geschäftswachstums, des Unternehmensumzugs oder einfach eines Szenenwechsels.

Im Zuge einer globalen Pandemie versuchen viele Unternehmen, ihre physische Arbeitsumgebung zu ändern, um die erforderlichen Vorschriften zur sozialen Distanzierung zu erfüllen.

Unabhängig von Ihren organisatorischen Umständen wird es im Zuge der Entwicklung und Expansion Ihres Unternehmens irgendwann eine Zeit geben, in der Ihr aktuelles Büro nicht ausreicht, um das gesamte Personal und die Technologie zu unterstützen, die Sie benötigen. Wenn das passiert, stehen Sie vor einem komplexen, aber notwendigen Übel: Veränderung. Während Veränderung in der Geschäftswelt eine wertvolle Sache sein kann, haben viele Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen Probleme, damit umzugehen.

Wir haben unseren ultimativen Leitfaden für Büroumzüge zusammengestellt, der Ihnen hilft, Ihren Büroumzug reibungslos zu gestalten, die negativen Auswirkungen von Veränderungen zu mildern und Ihren Umzug als positive, aufregende Entwicklung für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter zu positionieren.

Schritt-für-Schritt-Checkliste für den Büroumzug

Unsere hilfreiche Schritt-für-Schritt-Checkliste hilft Ihnen bei der Planung und Vorbereitung Ihres großen Büroumzugs und zeigt, wie Sie vorgehen:

SCHRITT 1. Betrachten Sie Ihre Büroumzug Bedürfnisse

Bevor Sie den großen Umzug begehen, ist es wichtig, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu bewerten. Es gibt viele Gründe für den Umzug des Bürostandorts, Aber die frühzeitige Identifizierung der Gründe für den Umzug kann Ihnen helfen, einen strategischeren, sorgfältig durchdachten Büroumzugsprozess zu gestalten.

Der Umzug eines Bürostandorts kann die Moral Ihrer Mitarbeiter steigern, die Produktivität steigern und Ihr Unternehmen für einen neuen Talentpool öffnen. Es gibt mehrere Gründe, den Bürostandort zu verschieben, aber viele Unternehmen ziehen aus den folgenden möglichen Gründen um:

• Geschäftswachstum

Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es wichtig, Erweiterungen in Bezug auf Ihre physische Umgebung zu planen. Der Umzug kann Ihnen helfen, Ihr Bürodesign so anzupassen, dass es auf praktischer Ebene zu Ihren Teams passt, aber auch zu Ihrem Unternehmensethos und Ihren Werten passt. Unabhängig davon, ob Sie mehr Arbeitsplätze, mehr offene Räume für die Zusammenarbeit oder mehr Barrierefreiheit für Besprechungsräume einführen möchten, ist die Auswahl eines neuen Büroraums, der langfristig den Anforderungen Ihres Teams entspricht, eine wichtige Überlegung für moderne Unternehmen, die das perfekte Büro für Wachstum suchen.

• Kunden gewinnen

Ihre Büroräume fungieren als Schaufenster für Ihre Marke und müssen Ihren Kunden mitteilen, wofür Sie als Organisation stehen. Es ist wichtig, einen Bürostandort zu haben, auf den Sie stolz sind und zu dem Sie Ihre Kunden bequem einladen können. Der Raum, den Sie als Unternehmen bewohnen, kann einen bleibenden Einfluss auf diejenigen haben, die mit Ihnen zusammenarbeiten Die Wahl eines Büroraums an einem beneidenswerten Ort könnte dazu beitragen, Ihrem Unternehmen mehr Gravitas zu verleihen, und in einigen Fällen kann es Ihnen sogar helfen, neue Geschäfte zu gewinnen.

• Verbesserung der Produktivität

Wählen Sie einen Bürostandort mit Blick auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Das Wohlbefinden der Mitarbeiter ist der Schlüssel zu Produktivität und Moral, also achten Sie darauf, Work-Life-Balance und Gesundheit und Wellness als Schlüsselfaktor für die Wahl eines neuen Bürostandorts zu betrachten. Hat es ein Fitnessstudio in der Nähe? Gibt es genügend Grünflächen in der Nähe? Gibt es Orte in der Nähe, an denen Mitarbeiter Mittagessen oder Snacks kaufen können? Selbst kleinere Überlegungen wie natürliches Licht und offenes Design können einen großen Einfluss auf die Moral und Produktivität Ihrer Mitarbeiter haben. Der Umzug eines Unternehmensbüros und der Umzug in eine modernere Umgebung können die Konnektivität verbessern, Teams motivieren und das Engagement Ihrer Mitarbeiter fördern.

• Gewinnung von Talenten

Zusätzlich zur potenziellen Gewinnung neuer Unternehmen könnte Ihr Büroumzug Ihnen möglicherweise dabei helfen, einen besseren Talentpool zu gewinnen, um die zukünftigen Führungskräfte Ihres Unternehmens zu formen. Wenn Ihr Geschäftsbüro schwer zu erreichen ist, in einer unerwünschten Gegend oder an einem besonders ländlichen Ort, kann es für großartige Kandidaten schwieriger sein, sich ihre Zukunft als Teil Ihrer Organisation vorzustellen. Als Gesicht Ihres Unternehmens sollte Ihr Bürostandort als zugänglicher Knotenpunkt für die nächste Generation Ihrer talentierten Mitarbeiter ausgewählt werden, um Ihnen zu helfen, die richtigen Leute für Ihre Zukunft zu gewinnen.

SCHRITT 2. Planen Sie Ihren Büroumzug

Ein gut organisierter Büroumzugsplan ist für jede Transformationsstrategie von entscheidender Bedeutung – unabhängig davon, ob Sie auf ein neues Telefonsystem umsteigen oder in ein anderes Büro wechseln.

Befolgen Sie diese Tipps zum Erstellen eines Umzugsplans für Büros:

• Erstellen Sie einen Zeitplan für Ihren Büroumzug mit Fristen, wann neue Technologien und Systeme eingerichtet werden müssen.
• Analysieren Sie Ihren neuen Standort und stellen Sie sicher, dass Sie die IT-Funktionen, Einrichtungen und Dienstprogramme verstehen.
• Planen Sie Ihre Büroräume und überlegen Sie, welche Änderungen Sie möglicherweise an Workstations, IT-Infrastruktur und Einrichtungen vornehmen müssen.
• Überlegen Sie, wie sich Ihr Büroumzug auf alle vorhandenen Projekte auswirkt, die Sie in Bewegung haben.

SCHRITT 3: Ermittlung der Kosten und Planung Ihres Budgets

Der Umzug von Büros kann kostspielig sein und auch einen großen Umbruch in Bezug auf Ihre Kosten bedeuten, die durch Ausfallzeiten entstehen. Es ist wichtig, alle möglichen Kosten für Ihren Büroumzug zu ermitteln, bevor Sie ein Budget festlegen. Auf diese Weise kann Ihr Projektmanager für Büroumzüge festlegen, welche Höhe des Budgets angemessen und machbar sein könnte.

Um Kosten und versteckte Kosten zu ermitteln, haben wir eine Liste typischer Umzugskosten zusammengestellt.

• Miete (einschließlich Mietpreise und Mehrwertsteuer)
• Kaution und Baufälligkeit Gebühren
• Vertragsbruchgebühren
• Verwaltungs- / Agenturgebühren
• Sicherheit
• Umzugsunternehmen / Umzugsanbieter
• Lagergebühren
• Versicherung
• Servicegebühren
• Renovierungs- / Innenarchitekturgebühren
• Dienstprogramme
• Gebühren für Konnektivitäts- und Kommunikationsanbieter
• Post-Umleitung

Laden Sie Ihre Checkliste für Büroumzugkosten als praktische Startpunktvorlage herunter, um Ihre Schlüsselinformationen zu sammeln büro Umzugskosten.

SCHRITT 4: Erstellen einer Checkliste für Projektaufgaben

Wenn Sie sich entscheiden, das Büro zu wechseln, benötigen Sie einen Plan, damit Sie keine wesentlichen Details in Ihrem Umzugsprozess verpassen.

Wenn ein Büroumzug nicht effizient gehandhabt wird, kann er eine Reihe von Problemen verursachen und Ihr Endergebnis erheblich beeinträchtigen. Wenn Sie sich darauf konzentrieren, die maximale Produktivität zu erhalten und Störungen für Ihre Mitarbeiter und Kunden zu reduzieren, können Sie Frustrationen der Mitarbeiter, verpasste Rechnungen und beschädigte Kundenbeziehungen vermeiden, wenn Sie frühzeitig zurücktreten, um Ihre wichtigsten Geschäftsmanöver sorgfältig zu planen und zu planen.

Nachdem Sie ein Budget festgelegt und die Kosten für den Büroumzug vorweggenommen haben, müssen Sie eine umfassende Projektcheckliste mit klaren Zielen zusammenstellen, die von Ihrem Projektteam und Ihren Mitarbeitern problemlos befolgt werden können. Fügen Sie messbare Ziele in Bezug auf Zeitskalen und Minimierung von Ausfallzeiten hinzu und nehmen Sie dies in Ihre umfassende und praktikable Aufgabencheckliste auf.

Denken Sie daran, sicherzustellen, dass Sie alles im Voraus vorbereiten und den Umzug am Tag mit minimalen Ausfallzeiten und minimalen Unterbrechungen für Ihre Mitarbeiter durchführen können, ist eine wichtige Überlegung bei der Projektverwaltung Ihres bevorstehenden Büroumzugs.

Do’s und Don’ts, die Sie in Ihre Checkliste aufnehmen sollten:

Tun:

Ernennen Sie Ihren Büroumzugsmanager

Sie müssen eine Person ernennen, die Ihr Büroumzugsprojekt leiten kann. Während Sie die Zustimmung Ihres gesamten Teams benötigen und Ihr Manager Mitarbeiter zum Delegieren benötigt, benötigt Ihr Büroumzug eine Ansprechpartner, die für die Budgetierung, Planung und Beantwortung von Anfragen zu Ihrem Büroumzug verantwortlich ist.

Lassen Sie genügend Zeit für den Planungsprozess

Der Planungsprozess Ihres Büroumzugs sollte wirklich etwa 3-6 Monate vor Ihrem Büroumzugstermin beginnen. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit haben, um Budget zu erstellen, zu recherchieren, Aufgaben zu delegieren und sicherzustellen, dass Ihre gesamte Logistik in diesem Zeitraum machbar ist.

Legen Sie Ihre Prioritäten fest (aber nicht nur innerhalb des Führungsteams)

Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wonach Sie bei Ihrem Büroumzug suchen. Vielleicht möchten Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Mietkosten zu senken, während Ihre Mitarbeiter bessere Parkplätze oder eine sicherere Umgebung benötigen, wenn sie spät in der Nacht abreisen. Die Durchführung einer Umfrage mit Ihren Mitarbeitern kann Ihnen helfen, mehr Mitarbeiter für das Projekt zu gewinnen, also achten Sie darauf, ihre Bedürfnisse zu berücksichtigen, wenn Sie Ihre Prioritäten zusammenstellen.

Skizzieren Sie Ihre Budgetkriterien

Sobald Sie eine allgemeine Vorstellung davon haben, was alles kosten sollte, sollte es einfacher sein, Ihr Gesamtbudget festzulegen. Denken Sie daran, Ihr Budget immer zu überschätzen, damit Sie ein wenig Spielraum haben, falls sich die Dinge etwas mehr summieren als erwartet.

Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan und halten Sie sich daran

Legen Sie einen vernünftigen Zeitplan fest, in dem die Fristen klar umrissen und die Mitglieder Ihres Projektteams für bestimmte Aufgaben ernannt werden. Versuchen Sie, keine Fristen zu verpassen; je mehr Sie es schaffen, die Checkliste frühzeitig abzuhaken, desto weniger stressig wird Ihr Umzugstag (und die Wochen davor).

Nicht:

Versuchen Sie nicht, den Umzug selbst durchzuführen

Obwohl es verlockend sein mag, Kosten bei einem Büroumzugunternehmen zu sparen oder das Projekt ausschließlich selbst zu verwalten, stellen Sie sicher, dass Sie die Last teilen. Unterschätzen Sie nicht, wie umfangreich ein Umzugsprojekt sein kann. Stellen Sie sicher, dass Sie eine vertrauenswürdige Umzugsfirma beauftragen, die Ihnen beim schweren Heben hilft.

Unterschätzen Sie Ihr Budget nicht

Sagen Sie sich nicht, dass Sie bei den feineren Details Ihres Büroumzugs möglicherweise Abstriche machen können. Es ist nicht zu leugnen, dass es teuer wird. Akzeptieren Sie das und lassen Sie sich einen kleinen Spielraum, damit Sie einen Puffer haben, wenn die Dinge teurer werden. Wenn nicht, gönnen Sie Ihrem Team etwas Besonderes, damit alle ihre neue Arbeitsumgebung feiern können.

Lassen Sie nicht alles bis zur letzten Minute

In Bezug auf Ihren Umzugsprozess zu zögern, ist keine gute Idee. Wie das Sprichwort sagt, ist der Umzug das stressigste Lebensereignis, das wir überwinden müssen. Der Umzug von Büros ist sicherlich auch nicht ohne erheblichen Stress, aber wenn Sie sich an Ihre Zeitpläne halten und Ihre Logistik am Ende nicht vollstopfen, läuft Ihr Umzugstag möglicherweise reibungsloser als erwartet.

Schließen Sie Ihre Mitarbeiter oder Ihre Kunden nicht aus

Wenn Sie Ihre Pläne teilen und Ihre Mitarbeiter wissen lassen, wie sie dazu beitragen können, kann dies einen großen Einfluss auf die Moral Ihrer Mitarbeiter haben. Die Einbindung Ihrer Mitarbeiter in den Büroumzug ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Mitarbeiterengagements und sehr wichtig, um ein massenhaftes Buy-In Ihrer Belegschaft zu erzielen. Auf die gleiche Weise könnte die frühzeitige Kommunikation mit Ihren Kunden und die Information über Ihren Büroumzug dazu beitragen, Ihre Kundenbeziehungen langfristig zu stärken.

Vergessen Sie nicht die feineren Details

Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrem Projektteam ein Brainstorming durchführen, um sicherzustellen, dass Sie an alle feineren Details gedacht haben. Erstellen Sie beispielsweise eine Liste der allgemeinen Vorräte, die Sie möglicherweise beschaffen müssen, z. B. die folgenden:

• Aufbewahrungsboxen in verschiedenen Größen
• Verpackungspapiere und Luftpolsterfolie
• Ein Packtisch / dedizierter Packtisch
• Permanente Marker und Etiketten
• Luftgefüllte Polsterung

Ihre ultimative Checkliste für den Büroumzug

Stufe eins: legen Sie die Grundlagen

• Ernennen Sie Ihren Projektmanager und Ihr Projektteam für den Büroumzug
• Überprüfen Sie Ihren aktuellen Mietvertrag und legen Sie die Kosten für die vorzeitige Pause fest
• Legen Sie Ihre Kriterien fest und führen Sie die erforderlichen Mitarbeiterbefragungen durch
• Recherchieren Sie die Kosten und legen Sie Ihr Budget fest
• Legen Sie versicherungskosten für Büroumzüge
• Suchen Sie online nach Büroräumen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen
• Dokumentieren Sie Ihren Plan und Zeitplan
• Wählen Sie Ihre neue büro und füllen Sie die erforderlichen Unterlagen aus

Stufe zwei: kommunizieren

• Stellen Sie sicher, dass Ihre aktuellen Kundenlisten auf dem neuesten Stand sind
• Führen Sie eine detaillierte Prüfung aller Online- und Offline- und Listeninhalte durch, die an die Adresse gesendet und aktualisiert werden
• Benachrichtigen Sie die Post über Ihre neue Adresse
• die neue Adresse
• Aktualisieren Sie Ihre Social-Media- und Online-Konten (einschließlich Google Business usw.) mit der neuen Adresse
• Überprüfen Sie die Listen der Partner und Stakeholder, um sie über Adressänderungen zu informieren (Listen aktualisieren, falls erforderlich)
• Führen Sie ein Audit für Briefpapier- und Markenmaterial durch, um die Adressen bei Bedarf zu aktualisieren
• Überprüfen und aktualisieren Sie alle Lieferabonnements
• Teilen Sie Ihren Mitarbeitern Ihre Pläne mit (teilen Sie ihnen mit, wie / ob sie sich engagieren können)
• gebäudemanager
• Legen Sie im Tagebuch ein Datum fest, an dem die Mitarbeiter die Adresse in den E-Mail-Signaturen aktualisieren können
• Buchen Sie Ihr ausgewähltes Büroumzugunternehmen
• Beginnen Sie mit der Koordination Ihrer Büroumzugslogistik mit Ihrem IT-Team, um den Bedarf an IT-Systemen und -Geräten zu besprechen
• Senden Sie Adressänderungsbenachrichtigungen an Kunden, Kunden, Partner, Branchenverbände und Medienpublikationen, deren Mitglied oder Abonnent Sie sind
• Informieren Sie Ihren Internetdienstanbieter über Ihren Büroumzug und besprechen Sie den Bedarf an Internetverbindungen
• Informieren Sie Ihren Telekommunikationsanbieter über Ihren Büroumzug und veranlassen Sie alle erforderlichen Aktualisierungen Ihrer Telefonnummer, Telefonsysteme oder Verkabelungsanforderungen

Stufe drei: bereiten Sie Ihre Logistik vor

• Führen Sie ein Audit Ihrer aktuellen Büromöbel durch und identifizieren Sie alle neuen Möbel, die Sie benötigen
• Planen Sie Ihr neues Bürodesign mit einem detaillierten Grundriss und Abmessungen
• Planen Sie Ihren neuen Raum nach Büroflächen und Schreibtischblöcken
• Identifizieren Sie Besprechungsräume und Gemeinschaftsräume im neuen Bürolayout
• Vereinbaren Sie Zwischenlagerung bei Bedarf
• Planen Sie alle Schreibwaren und Geräte für das neue Büro
• Stellen Sie alle Sicherheitsbedürfnisse für das neue Büro fest
• Arrangieren / Ernennen von Reinigungsdiensten (sowohl für das Auschecken des alten Büros als auch für die regelmäßige Reinigung des neuen Raums)
• Auschecken und Buchen von Laderäumen oder dedizierten Parkplätzen für den Umzugstag
• Alle neuen Vertragsunterlagen abschließen
• Besprechen und arrangieren Sie neue IT-Geräte für die neuen Büroräume und Besprechungsräume
• Check-in mit Internet / Telekommunikation und anderen erforderlichen Anbietern, um big day läuft reibungslos und ohne übermäßige Ausfallzeiten

SCHRITT 5: Bereiten Sie Ihre Büroausstattung beim Umzug vor

Was planen Sie mit Ihrer physischen Hardware, wenn Sie in ein neues Büro umziehen? Wenn Sie auf Cloud-Kommunikation umsteigen möchten oder bereits über ein gehostetes System verfügen, müssen Sie lediglich Ihre Tischtelefone und andere Endpunkte an Ihren neuen Standort transportieren. Wenn Sie über ein vollständiges Geschäftskommunikationssystem verfügen, müssen Sie möglicherweise darüber nachdenken, ob es Zeit für ein Upgrade ist oder ob es sich lohnt, es mitzunehmen.

Denken Sie daran, diese Dinge zu berücksichtigen, wenn Sie Ihre Büroausstattung vor Ihrem Umzug vorbereiten:

• Erstellen Sie eine Checkliste mit allen IT- und Telekommunikationsressourcen, die Sie in Ihr neues Büro bringen möchten.
• Stellen Sie fest, ob alle Ihre Assets mit der IT-Infrastruktur an Ihrem neuen Standort gut funktionieren.
• Entscheiden Sie, ob es an der Zeit ist, verschiedene Teile Ihrer Kommunikationsstrategie zu aktualisieren, indem Sie auf die Cloud umsteigen.
• Erwägen Sie bevorstehende IT- / Telekommunikations-Akquisitionen oder -upgrades und bestimmen Sie, ob diese gleichzeitig mit dem Umzug durchgeführt werden können.

SCHRITT 6: Adressieren Sie Ihr Telekommunikationssystem

Wie oben erwähnt, ist die Hardware in Ihrem Telekommunikationssystem nur eine Komponente, die Sie während Ihres Büroumzugs adressieren müssen. Sie müssen auch über verschiedene andere Teile Ihrer Geschäftskommunikationsstrategie nachdenken.

Betrachten Sie diese Checkliste für den Umzug des Telekommunikationssystems:

• Beurteilen Sie, was Sie mit den Sprachdaten in Ihrem neuen System tun müssen. Werden Sie neue Technologien und Cloud-Lösungen nutzen?
• Bestimmen Sie, wie viele Telefonleitungen Sie benötigen, und benachrichtigen Sie Ihren Telekommunikationsanbieter, wenn Sie bei ihm bleiben möchten.
• Entscheiden Sie, was Sie mit Ihren vorhandenen Telefonnummern tun möchten. Wenn Ihre Kunden sie bereits kennen, lohnt es sich möglicherweise, sie gleich zu halten.
• Erkunden Sie alle Upgrades, die möglicherweise als Teil Ihres Umzugs verfügbar sind. Stellt zusätzliche Bandbreite neue Kommunikationsmöglichkeiten zur Verfügung?
• Erstellen Sie Backups aller Sprach- oder Kommunikationsdaten, die Sie mitnehmen. Cloud-Speicher sorgt dafür, dass Sie auf der anderen Seite schnell wieder einsatzbereit sind.

SCHRITT 7: Verwalten Sie Ihre Sicherheit beim Umzug von Büros

Denken Sie schließlich daran, die administrativen Details während Ihres Büroumzugs nicht zu übersehen. Jetzt ist die perfekte Gelegenheit, Ihre Netzwerksicherheit zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass alles sicher ist.

Dinge, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Netzwerksicherheit vor einem Büroumzug beachten sollten:

• Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme aller Ihrer Assets und Ressourcen und entwickeln Sie einen Plan zum Schutz Ihrer Informationen während der Übertragung.
• Erstellen Sie eine Liste der Mitarbeiter und der Netzwerkzugriffsrechte, die sie haben sollten.
• Beschreiben und aktualisieren Sie Ihre Sicherheitsrichtlinien bei Bedarf vor dem Umzug des Büros.
• Bewerten Sie Verträge mit Sicherheitsanbietern und prüfen Sie die Sicherheitslösungen Ihres Telekommunikationsanbieters.

Der Umzug von Büros kann im besten Fall eine komplizierte Erfahrung sein. Glücklicherweise können Sie mit den flexiblen cloudbasierten Kommunikationssystemen von RingCentral den Stress Ihres Umzugs minimieren und die Störungen für Ihr Unternehmen reduzieren.