Ein Schlüsseldokument in der Personalakte eines Mitarbeiters ist ein gut ausgearbeitetes schriftliches Memo, wenn Sie Ihre Verteidigung gegen eine von Mitarbeitern eingeleitete Maßnahme stärken möchten. Die meisten schriftlichen Abmahnungen und Disziplinarnotizen sind unzureichend, da sie einige sehr wichtige Elemente nicht enthalten.
Einzubeziehende Elemente
Unabhängig davon, ob Sie sich gegen einen unverdienten Anspruch auf Arbeitslosenversicherung oder gegen eine Klage wegen unrechtmäßiger Entlassung verteidigen müssen, sollten Sie die folgenden Elemente in Abmahnungs- und Disziplinarnotizen aufnehmen:
1. Eine Betreffzeile, wie „Schriftliche Warnung.“
2. Datum und Uhrzeit der Warnung oder Aktion.
3. Name des beteiligten Mitarbeiters.
4. Berufsbezeichnung des Mitarbeiters.
5. Name der Person, die die Warnung ausgibt oder die Aktion ausführt.
6. Berufsbezeichnung der Person, die die Warnung gibt oder die Aktion ausführt.
7. Person oder Personen, denen Kopien gegeben werden.
8. Richtlinie des Arbeitgebers in Bezug auf den Vorfall oder das Thema und / oder das Verhalten oder die Leistung, die vom Arbeitnehmer erwartet werden.
9. Der spezifische Vorfall, der die Warnung oder Aktion verursacht. Seien Sie genau mit Datum, Uhrzeit und was stattgefunden hat.
10. Verhalten, das hätte stattfinden sollen. Die Verhaltensänderung erforderlich. Seien Sie konkret.
11. Welche Handlungen sich aus weiterem Fehlverhalten des Mitarbeiters ergeben können und welche Konsequenzen sich ergeben, wenn sich der Mitarbeiter nicht ändert.
12. Unterschrift der Person, die die Warnung erteilt oder die Maßnahme ergreift.
13. Datum, das der Mitarbeiter erhalten hat.
14. Unterschrift des Mitarbeiters, der die Warnung oder Aktion erhält. (Hinweis: Wenn sich der Mitarbeiter weigert zu unterschreiben, schlagen Sie vor, dass der Mitarbeiter den Grund oder die Gründe für die Weigerung, zu unterschreiben, in das Memo aufschreibt. Diese Aussage im eigenen Skript des Mitarbeiters – ob drei Wörter oder ein langer Absatz — ist ein solider Beweis dafür, dass der Mitarbeiter den Inhalt des Memos erhalten und verstanden hat.)
15. Die Unterschrift eines Zeugen des Treffens mit dem Mitarbeiter und die in der Besprechung gemachten Aussagen.
Beispiel Schriftliche Verwarnung
Betreff: Schriftliche Verwarnung
Datum: Nov. 17, 2005 bei 1:30 p.m.
An: Jane Row, Stock Clerk
Von: Betty Fram, Stock Supervisor
Kopien an: Hank Black, Dept. Mgr. und Mary Grey, Personaldirektorin
Jane, unsere Richtlinie in diesem Unternehmen ist, dass Sie mindestens eine Stunde vor Beginn Ihrer geplanten Arbeitszeit zur Arbeit kommen, wenn Sie zu spät oder krank sind oder nicht kommen können. Sie müssen direkt mit Ihrem Vorgesetzten oder einer anderen verantwortlichen Person sprechen.
Am Mittwoch, Nov. 16, du hast nicht angerufen, um zu sagen, dass du nicht hereinkommen konntest. Du bist heute spät zur Arbeit gekommen, um 11 Uhr, ohne Erklärung. Sie hätten sowohl gestern als auch heute anrufen sollen, um Ihren Vorgesetzten wissen zu lassen, dass Sie am Mittwoch nicht da wären und heute zu spät kommen würden.
Dies ist das dritte Mal in diesem Jahr, dass Sie dies getan haben. Ich habe Sie vorher mündlich gewarnt. Die Vorfälle gestern und heute sind ernst genug, um mich zu veranlassen, diese Warnung auszugeben: das nächste Mal, wenn Sie die Arbeit verpassen, ohne anzurufen, wie es unsere Richtlinie erfordert, werden Sie selbst gekündigt.