Kalender sind nützliche Tools, um anstehende Besprechungen, Termine und Meilensteine zu verfolgen. Sie können Ihnen helfen, Ihren Zeitplan zu visualisieren und Sie an wichtige Ereignisse wie Feiertage und Urlaubszeit zu erinnern.
Es ist kein Wunder, dass Menschen oft eine Vielzahl von Kalendertools zur Auswahl haben, darunter alles, vom Papierkalender an der Bürowand bis hin zu einem Kalenderverwaltungstool wie Calendly.
Das Problem ist, dass Benutzer zu oft mehrere Kalender gleichzeitig verwalten. Wenn diese Kalender nicht in Ihre Arbeit integriert und miteinander synchronisiert sind, kann dies zu Verwirrung, Kopfschmerzen und Terminversäumnissen führen.
Warum Sie einen Projektmanagementsoftwarekalender verwenden sollten
Wenn Sie bereits einen oder mehrere Kalender verwalten und aktualisieren, ist die Kalenderfunktionalität möglicherweise kein wichtiges Merkmal der Projektmanagementsoftware. Eine Projektmanagement-Softwarelösung, die Kalender enthält, bietet jedoch mehrere Vorteile, die andere Kalenderoptionen nicht bieten.
Herkömmliche Kalender eignen sich beispielsweise hervorragend für die Planung Ihres Tages, sind jedoch für die Planung, Visualisierung und gemeinsame Nutzung von Projektarbeiten schrecklich.
Ihr Online-Kalender erinnert Sie möglicherweise an eine bevorstehende Frist, informiert Sie jedoch nicht darüber, welche Aufgaben erforderlich sind, um die Frist einzuhalten, wer daran arbeitet und welchen aktuellen Abschlussstatus sie haben. Sie müssten außerhalb dieses Programms gehen (oder eine E-Mail-Anfrage senden), um diese kritischen Informationen zu finden.
Projektmanagement-Softwarekalender beantworten diese grundlegenden Fragen, indem sie direkt mit dem Projektfortschritt und den Informationen verknüpft werden.
Hier sind sieben Funktionen, die Projektmanagementkalender bieten, die herkömmliche nicht bieten:
- Ermöglicht es Ihnen, kritische Arbeiten manuell zu verfolgen und zu planen
- Verfolgt automatisch bestimmte Arbeiten für Projekte, Teams oder Ordner
- Farbcode nach Status, Kanal, Zielgruppe und mehr
- Ermöglicht das Überlagern von Kalendern, um das Gesamtbild über mehrere Projekte oder Ordner hinweg zu erhalten
- Ermöglicht das Anzeigen von Kalendern nach Monat, Quartal und / oder Jahr
- Ermöglicht das Öffnen von Projektaufgaben direkt aus dem Kalender
- Ermöglicht das einfache Teilen von Kalenderaktualisierungen in Echtzeit mit anderen Stakeholdern
Projektmanagement-Softwarekalender ermöglicht das Anzeigen geplanter Aufgaben, die alle zugehörigen Informationen, Dateien und Konversationen enthalten. Mit dieser Funktion können Sie ganz einfach vom Kalender direkt zur Arbeit springen, ohne durch andere Tools oder Anwendungen navigieren zu müssen.
Mit einem gemeinsam nutzbaren Projektmanagementkalender können Sie außerdem Aufgaben und Projektpläne für mehrere Teams und Projekte im gesamten Unternehmen anzeigen. Diese Transparenz hilft Ihnen, potenzielle Konflikte zu identifizieren und die Arbeit zwischen Einzelpersonen und Teams zu koordinieren.
Mit Projektmanagementsoftwarekalendern können Sie aktuelle Informationen schnell mit internen und externen Stakeholdern teilen. Diese Funktionalität bedeutet, dass Führungskräfte und Kunden leicht auf eine Vogelperspektive Ihres Projektzeitplans und anstehende wichtige Termine zugreifen können, alles in einem einfachen, visuellen Format.
Funktionsweise von Projektmanagementkalendern
Im Gegensatz zu herkömmlichen Kalendern stellen Kalender für Projektmanagementsoftware eine direkte Verbindung zu zugrunde liegenden Projekten und Aufgaben in Ihrer Software her. Dies bedeutet, dass der Kalender automatisch aktualisiert wird, wenn sich Aufgaben und Zeitpläne ändern.
Außerdem bieten diese Kalender eine bidirektionale Synchronisierung. Dies bedeutet, dass Sie die Änderung direkt in Ihrer Kalenderansicht vornehmen können, wenn Sie eine Aufgabe verzögern oder neu planen müssen. Sie müssen die Aufgabe lediglich per Drag & Drop auf das neue Datum ziehen. Es aktualisiert nicht nur die Aufgabe, sondern passt auch automatisch alle abhängigen Aufgaben an.
Alle Aufgaben- oder Projektänderungen werden sofort in Echtzeit in Ihrem Projektzeitplan und Kalender angezeigt, sodass Sie sich nie um widersprüchliche Daten kümmern müssen und Ihr gesamtes Team sich auf eine einzige Informationsquelle verlassen kann.
Eine weitere Möglichkeit, mit Projektmanagementsoftwarekalendern eine einzige Informationsquelle zu erhalten, besteht darin, die Erstellung einzelner Kalender zu unterstützen, ohne Daten zu duplizieren. Sie können beispielsweise separate Kalender für verschiedene Ansichten erstellen, z:
- Verschiedene Projekte, Teams oder Abteilungen
- Separate Projektphasen
- Arbeit nach Zielgruppe
- Arbeit nach Kanal
- Verschiedene Workflow-Status
Jeder Kalender wird weiterhin aus derselben Datenquelle abgerufen, sodass Änderungen im Projekt weiterhin sofort berücksichtigt werden in allen Kalendern.
Mit dieser Funktion können Sie Kalenderansichten vereinfachen, sodass die Datenmenge nicht überwältigend wird und nichts übersehen wird. Außerdem können Sie die einzelnen Kalender zusammenziehen, um das Gesamtbild zu sehen.
Klassische vs. intelligente Kalender
Es gibt zwei Arten von Projektmanagementsoftwarekalendern:
- klassische Kalender
- intelligente Kalender
Klassische Kalender werden manuell von Ihnen oder Ihrem Team erstellt. Sie bieten eine flexible Lösung, mit der Sie nur die Aufgaben anzeigen können, die Sie individuell ausgewählt haben.
Klassische Kalender sind nützlich, wenn Sie viele Aufgaben über mehrere Projekte verteilt haben und nur die wichtigsten oder vorrangigen überwachen möchten. Ebenso können Teammitglieder ihren eigenen klassischen Kalender erstellen, sodass sie nur eine begrenzte Anzahl von Aufgaben verwalten können, z. B. ihre eigenen und die direkt vor ihren Aufgaben.
Intelligente Kalender erstellen automatisch Kalenderansichten, die alle Aufgaben innerhalb eines bestimmten Projekts oder Ordners anzeigen. Sie können auch Filter verwenden, um intelligente Kalender zu erstellen, die nur bestimmte Kriterien erfüllen, z. B. wenn ein Teammitglied nur seine zugewiesenen Aufgaben sehen möchte.
Smart Calendars sind nützlich, wenn sich die zu überwachenden Aufgaben alle im selben Projekt oder Ordner befinden und Sie einfach nach den Aufgaben filtern können, die Sie verfolgen möchten. Der größte Vorteil von Smart Calendars besteht darin, dass sie mit nur wenigen Klicks erstellt und bei Projektänderungen aktualisiert werden können.
Wenn Ihrem Projekt beispielsweise eine neue Aufgabe hinzugefügt wird, kann ein intelligenter Kalender sie in Ihre Anzeige ziehen (vorausgesetzt, sie erfüllt die Filterkriterien.), während Sie bei einem manuellen Kalender diese neue Aufgabe manuell zu Ihrem Kalender hinzufügen müssten. Dies erhöht das Risiko, dass neue Aufgaben übersehen werden.
Kalenderintegrationen
Ein Projektmanagementkalender bietet zwar viele zusätzliche Funktionen und Vorteile, Sie möchten jedoch möglicherweise weiterhin Ihr aktuelles Kalendertool verwenden, insbesondere wenn Sie auch nicht projektbezogene Ereignisse, Besprechungen und Fristen verfolgen.
Aus diesem Grund ist es wichtig, eine Projektmanagement-Software auszuwählen, die sich in beliebte Kalender-Apps wie Google Kalender, Outlook und Apple Kalender integrieren lässt. Mit dieser Integration können Sie Ihren eigenen Kalender verwalten, ohne zwei separate Tools verwalten und aktualisieren zu müssen.
Denken Sie daran, dass herkömmliche Kalender nicht für alle Details ausgelegt sind, die ein Projektmanagement-Softwarekalender bieten kann. Sie sollten nach einer Lösung suchen, mit der Sie auswählen können, welcher Detaillierungsgrad in Ihrem traditionellen Kalender veröffentlicht wird. Beispielsweise möchten Sie in Ihrem Online-Kalender möglicherweise nur Fälligkeitsdaten von Aufgaben anzeigen oder Unteraufgaben ausschließen.