„Procure to pay“ oder P2P ist der vollständige Zyklus von Aktionen und Ereignissen, an denen ein Unternehmen teilnimmt, wenn es Waren oder Dienstleistungen von einem externen Lieferanten benötigt. Dieser Zyklus beschreibt die Schritte, die ein Unternehmen unternehmen muss, um die Artikel zu beschaffen und die entsprechende Überweisung an den Lieferanten zu zahlen, abzüglich etwaiger Rabatte und Anpassungen.
Obwohl der moderne P2P-Zyklus für Unternehmen theoretisch einfach ist, ist er ein hochkomplexes Unterfangen mit vielen beweglichen Teilen. Wenn Unternehmen wachsen und in größerem Umfang operieren, müssen P2P- und verwandte Kreditorenbuchhaltungsprozesse von einfachen papierbasierten Workflows zu weitläufigen Bemühungen übergehen, die häufig Automatisierung und Computerhilfen erfordern.
Lassen Sie uns die grundlegenden Schritte in einem modernen P2P-Zyklus, ihre Ineffizienzen und die Integration moderner, KI-gestützter Softwarelösungen in führende ERP-Plattformen für Erfolg und Einsparungen untersuchen.
In dieser Kurzanleitung finden Sie Antworten auf die folgende Frage:
- Die 5 wichtigsten Procure-to-Pay-Prozessschritte
- Procure-to-Pay-Lösungen
- Was ist der P2P-Prozess in SAP bei Verwendung der Kofax ReadSoft-Integration?
- Mit fortschrittlichen Softwarelösungen von der Beschaffung zur Bezahlung
Die 5 wichtigsten Procure-to-Pay-Prozessschritte
In einem typischen Procure-to-Pay-Zyklus gibt es fünf Phasen, in denen ein Unternehmen eine abgeschlossene Transaktion erreicht. In großen Unternehmen treten verschiedene Teile dieses Zyklus oft den ganzen Tag, jeden Tag. Für multinationale Unternehmen ist der Beschaffungszyklus eine Quelle einer erheblichen Menge an Informationen und umfangreichen Verantwortlichkeiten.
So funktioniert es.
Bestellanforderung
In diesem Stadium identifiziert das Unternehmen einen Bedarf an einem Teil, einem fertigen Produkt, einer Dienstleistung oder irgendetwas anderem, das es von einem externen Anbieter benötigt. Die Abteilung, die die Anforderung hat, definiert den Bedarf und legt Spezifikationen fest. Die Einkaufsabteilung nimmt dann diese Spezifikationen und identifiziert einen Lieferanten oder wählt einen bevorzugten Lieferanten basierend auf früheren Bestellungen und Erfahrungen aus.
Bestellung
Wenn ein Lieferant identifiziert wurde, müssen Käufer den angemessenen Preis bestimmen und sicherstellen, dass er mit der Kaufkraft ihrer Abteilung übereinstimmt. Verhandlungen mit neuen Anbietern können Zeit in Anspruch nehmen, es sei denn, Ihr Unternehmen hat bereits einen Vertrag mit klaren Bedingungen abgeschlossen. In diesem Stadium erstellt die Abteilung eine Bestellung (PO) für die erforderlichen Waren, zeichnet die PO als eindeutigen Datensatz in ihren Büchern auf und übermittelt die Bestellung zur Erfüllung an den Lieferanten.
Auftragsbestätigung
Der Verkäufer erhält die Bestellung und übermittelt eine Empfangsbestätigung, häufig mit der Bestätigung, dass seine Lagerbestände für die Erfüllung geeignet sind. Der Verkäufer informiert das Unternehmen über voraussichtliche Lieferzeiten und Liefertermine. Diese wichtigen Informationen sind für eine effektive Supply Chain- und Logistikplanung unerlässlich, aber sie zu erfassen und verfügbar und nützlich zu machen, kann mit begrenzter Technologie eine Herausforderung sein.
Lieferbenachrichtigung
Als nächstes kommt die gekaufte Ware an, und Ihr Unternehmen muss dem Verkäufer eine Lieferbestätigung übermitteln. Ein kritischer Schritt an dieser Stelle ist die Überprüfung der Sendung anhand der Bestellung, um sicherzustellen, dass alles in gutem Zustand angekommen ist. Es ist wichtig, Ausnahmen wie beschädigte oder fehlende Artikel zu beachten, um zu vermeiden, dass Sie für nicht erhaltene Waren bezahlen. Ihr Unternehmen kommuniziert alle diese Informationen an den Lieferanten zurück.
Rechnungszahlung
Mit den von Ihnen angegebenen Informationen wendet der Verkäufer alle erforderlichen Abzüge an und übermittelt dann eine Rechnung an Ihr Unternehmen. Der kritischste Schritt von P2P findet hier statt: Der Drei-Wege-Abgleich, bei dem die ursprüngliche Bestellung, der Lieferschein und die Rechnung abgeglichen werden, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind.
Traditionell ist es ein zeitaufwändiger Prozess. Das Aufspüren von Fehlern kann zu potenziell kostspieligen Verzögerungen führen. Zusätzliche Verzögerungen treten häufig auf, wenn das Spiel abgeschlossen ist, Sie jedoch eine Zahlungsautorisierung benötigen. Erst wenn alle diese Elemente vorhanden sind, kann Ihr Unternehmen die Zahlung überweisen, die endgültigen Finanzinformationen in die Hauptbücher eingeben und die Transaktion abschließen.
Procure-to-Pay-Lösungen
Bei so vielen beweglichen Teilen und so vielen Informationen, die kontinuierlich abgeglichen werden müssen, benötigen Unternehmen fortschrittliche Lösungen für die Abwicklung von Prozessen mit Verbindlichkeiten und dem P2P-Zyklus. Diese Lösungen sind häufig in einer ERP-Plattform wie SAP und bestimmten Modulen innerhalb von SAP enthalten, kombiniert mit zusätzlicher Software zur Reduzierung von Fehlerraten und Reibungsverlusten.
In SAP sind diese Prozesse oft ein „procure to order“-Workflow.
Was ist „Auf Bestellung beschaffen“?
Rückblick auf die Schritte Bestellanforderung, Bestellung und Auftragsbestätigung. Innerhalb einer ERP-Plattform, wie sie von SAP erstellt wurde, kann ein Unternehmen eine Softwarelösung verwenden, die diese frühe Phase des Kaufprozesses automatisiert. Abteilungen können ihre Anfragen erheben, und das System kann geeignete Lieferanten auflisten und einen standardisierten PO mit einer begrenzten Anzahl von menschlichen Berührungen erstellen.
Solche automatisierten Systeme reduzieren sowohl die Fehlerwahrscheinlichkeit als auch die Verfügbarkeit von Informationen, die für die Geschäftsanalyse entscheidend sind. Durch die Verwendung von SAP als Teil Ihres P2P-Prozessablaufs können Sie sich elektronisch in Lieferantensysteme integrieren und einen großen Teil des Einkaufs vollständig automatisieren. Die Verwendung des SAP P2P-Prozesses gewährleistet eine effiziente Datenerfassung und ermöglicht es Ihrem Unternehmen, analytische Vorgänge durchzuführen, um Einsparungs- und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Lassen Sie uns diese Schritte untersuchen.
Was ist der P2P-Prozess in SAP bei Verwendung der Kofax ReadSoft-Integration?
Die Leistungsfähigkeit und Vielseitigkeit von SAP für die Verwaltung von Elementen des P2P-Zyklus sind unübertroffen, aber die richtigen Tools können die Grundfunktionalität der Plattform bis ins 21. Fortschrittliche Programme, die auf maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz basieren, wie Kofax ReadSoft, können teilweise papierbasierte Workflows in vollständig digitale Abläufe umwandeln, die klare und konsistente Ergebnisse liefern.
ReadSoft verwendet die Cognitive Capture-Technologie, um Dokumente intelligent zu klassifizieren und Informationen wie Bestellnummern, Artikelarten, Mengen und mehr zu extrahieren. Dieselbe Software kann auch Informationen aus Rechnungen quantifizieren und mit SAP den Drei-Wege-Abgleich optimieren.
Mit Tools wie Kofax Process Director können Unternehmen Beschaffung, Zahlung und Onboarding neuer Lieferanten automatisieren und Fehler frühzeitig beheben, bevor sie Probleme verursachen können.
Der SAP-Workflow ist weiter fortgeschritten als der grundlegende P2P-Zyklus und unterteilt die grundlegenden Phasen in Schlüsselmomente für die Datenakkumulation und -kommunikation.
Ermittlung der Anforderungen
Die Abteilung, die eine Kaufanfrage erstellt, ermittelt ihre Anforderungen anhand anstehender Projekte, vorhandener Bestände und anderer Faktoren eindeutig. ERP-Daten helfen diesen Abteilungen, intelligente Bewertungen vorzunehmen, um unnötige Anforderungen zu vermeiden.
Bestimmung des Lieferanten / der Bezugsquelle
Ihr Team muss ermitteln, wo geeignete Lieferanten oder Lieferanten für die erforderlichen Waren zu finden sind, wenn keine Aufzeichnungen über geeignete Lieferanten vorliegen.
Lieferantenauswahl
SAP unterstützt Ihr Team bei der Auswahl der verfügbaren Lieferanten, die in Ihrem System definiert sind. Mit Process Director Integration stehen diese Schritte sofort in einem vertrauten System mit einfach zu bedienenden Schnittstellen zur Verfügung.
Bestellabwicklung
Der Einkauf erstellt oder erteilt eine Bestellung. Mit Kofax-Tools kann dieser Prozess vollständig elektronisch erfolgen, sodass der PO-Prozess papierlos bleibt. Sie können auch Hardcopy-Bestellungen in das System scannen. Die intelligenten Algorithmen von ReadSoft klassifizieren das Dokument automatisch, legen es im entsprechenden System ab und protokollieren die Informationen in Ihrem ERP.
Bestellüberwachung
Die Überwachung von POs umfasst die Überwachung auf wichtige Ereignisse im Zusammenhang mit einer Bestellung, z. B. Mengenänderungen, fehlende Lagerbestände eines Lieferanten oder Erfüllungsinformationen. Eine effektive Überwachung und Rechnungsabgleich mit POs kann Engpässe reduzieren und sicherstellen, dass alle die gleichen Regeln für die Kaufautorisierung befolgen. Ein einfacherer Genehmigungsworkflow bedeutet kostengünstigeres Arbeiten.
Wareneingang
Nach Erhalt der Artikel können Sie mit ReadSoft und anderen AP-Automatisierungstools von Kofax alle Informationen zur Lieferung erfassen. Über Ihr Procure-to-Pay-System können Sie eine Empfangsbestätigung elektronisch an den Lieferanten übermitteln.
Rechnungsprüfung
Sobald der Kreditor eine Rechnung an Ihr Unternehmen übermittelt hat, kann ReadSoft diese automatisch kategorisieren und die erforderlichen Informationen extrahieren. Mit Process Director oder Ihren eigenen SAP-Tools ermöglichen Sie den automatischen PO-Abgleich. Zusammen vereinfachen diese Tools den Matching-Prozess erheblich. Mit zusätzlicher Geschwindigkeit und einer großen Reduzierung menschlicher Fehler kann Ihr Unternehmen leicht von Einsparungen durch frühzeitige Zahlungsrabatte profitieren und Kopfschmerzen wie Doppelzahlungen vermeiden.
Mit fortschrittlichen Softwarelösungen von der Beschaffung zur Bezahlung
Durch die sorgfältige Strukturierung Ihrer Beschaffungs-, Zahlungs- und Bestellprozesse kann Ihr Unternehmen Geld sparen, die Ergebnisse verbessern und die Bemühungen rationalisieren, die traditionell eine Hauptquelle für Engpässe und Kopfschmerzen waren. Mit einer effektiven AP-Automatisierung können Sie Ihre Abteilung ganz einfach als zuverlässigen Beitrag zum Unternehmenserfolg etablieren.
Um mehr über die Integration von Kofax-Lösungen wie ReadSoft und die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in ein ERP-System wie SAP zu erfahren, fordern Sie noch heute ein Angebot für Ihr Unternehmen an.