Oberflächlich betrachtet geht es bei der Beschaffung darum, die Lieferungen zu beschaffen, die eine Organisation benötigt, um von Tag zu Tag zu funktionieren. Wenn Sie ins Detail gehen, bringen Sie alle unterstützenden Faktoren ein, die die Beschaffung zum Laufen bringen.
Rechnungsverarbeitung, Kreditorenmanagement, Betrugsprävention, Zahlungsabwicklung, Qualitätskontrolle usw.
Jenseits der Oberfläche ist es etwas komplizierter.
Die Beschaffung ist übersichtlich in zwei Nischen unterteilt — direkt und indirekt. Und obwohl beide für das Funktionieren jedes Unternehmens unerlässlich sind, ist es wichtig, ihren Platz zu verstehen, damit Sie Prioritäten setzen und jedem die Betonung geben können, die beide benötigen. Auf diese Weise können Sie hervorragende Lieferantenbeziehungen aufbauen, die Beschaffung effizient verwalten und einen stetigen Fluss der Inputs sicherstellen, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten. Eine gute Möglichkeit, die Beschaffungseffizienz zu verbessern, ist die Digitalisierung.
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Was ist direkte Beschaffung?
Direkte Beschaffung ist der Prozess des Erwerbs der Produkte, Lieferungen, Waren und Dienstleistungen, die Sie für Ihre Kerngeschäftstätigkeit benötigen.
Bei der direkten Beschaffung geht es im Wesentlichen darum, die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen zu erwerben, die mit einer gewissen Verarbeitung direkt zu Ihren Endkunden gelangen.
Es befasst sich mit den Eingaben, die das Rückgrat dessen bilden, was Ihre Organisation bietet.
Einige Beispiele für direkte Beschaffung sind:
- ein Bäcker, der das Mehl für die Herstellung von Brot kauft
- Eine Baufirma, die Zement und Blöcke für ein laufendes Projekt bestellt
- eine Stofffabrik, die Textilien und Stoffmaterialien für die Verarbeitung und das Nähen bestellt
Hinweis: Die direkte Beschaffung erfolgt hauptsächlich in physischen Fertigungsindustrien, in denen direkte Rohstoffe zu physischen Produkten verarbeitet werden.
Was ist indirekte Beschaffung?
Die indirekte Beschaffung befasst sich mit dem Erwerb von Produkten und Dienstleistungen, die den Betrieb eines Unternehmens unterstützen, wenn auch in einer nicht wesentlichen Rolle. Diese indirekten Lieferungen umfassen Bürobedarf & Schreibwaren, Dekorationen usw.
Indirekte Lieferungen sind auf ihre Weise immer noch für Ihre Organisation unerlässlich. Sie geben jedoch keinen direkten Einfluss auf die fertigen Produkte und Dienstleistungen, die Sie Ihren Kunden liefern.
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Vielmehr spielen sie eine unterstützende Rolle, um sicherzustellen, dass der Prozess der Umwandlung direkter Lieferungen in fertige Waren reibungslos verläuft.
Einige Beispiele für indirekte Lieferungen umfassen:
- SaaS-Abonnements, z. B. Slack, Asana, Kissflow
- Ressourcen zur Mitarbeiterentwicklung, z. B. Bücher
- Bürodekorationen,
- Bürogeräte wie Laptops & Personal Computer.
Indirekte Lieferungen sind in digitalen Bereichen ausgeprägter, in denen keine materiellen Güter, sondern hauptsächlich Dienstleistungen an Kunden geliefert werden.
Unterschiede zwischen direkter und indirekter Beschaffung
Der Hauptunterschied zwischen direkter und indirekter Beschaffung ist die Funktion, die sie ansprechen. Während sich die direkte Beschaffung auf die Sicherung der Kernlieferungen konzentriert, die verarbeitet und an Ihre Kunden geliefert werden, befasst sich die indirekte Beschaffung mit der Lieferung spontaner Waren.
Aufgrund der unterschiedlichen Funktionen der direkten und indirekten Beschaffung gibt es Unterschiede in der Funktionsweise beider. Daher müssen Sie Ihren Ansatz für beide Zweige leicht anpassen, um sie richtig zu machen.
Betonung der Kunden-Lieferanten-Beziehung
Die direkte Beschaffung befasst sich mit dem Erwerb der Lieferungen, die die Grundlage dessen bilden, was Ihr Unternehmen Ihren Kunden bietet. Das heißt, ohne die Produkte der direkten Beschaffung funktioniert nichts.
Um sicherzustellen, dass Sie eine stabile Lieferkette gewährleisten können, ist es in Ihrem besten Interesse, langfristige, nachhaltige Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufzubauen.
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Im Rahmen der direkten Beschaffung muss eine zuverlässige Kunden-Lieferanten-Beziehung aufgebaut werden, die bei Bedarf belastbar bleibt und Sicherheit für beide Seiten bietet.
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Die indirekte Beschaffung hingegen befasst sich mit nicht wesentlichen Lieferungen, die Ihren Geschäftsbetrieb unterstützen, aber nicht Ihren Kernbetrieb darstellen. Folglich erhält die indirekte Beschaffung nicht den Schwerpunkt, den die direkte Beschaffung erhält.
Vielmehr kann Ihre Organisation eine Auswahlliste von Anbietern abrufen und die Dienste nutzen, wann immer dies erforderlich ist. Selbst wenn sie bei Bedarf nicht mithalten können, haben Sie viele Alternativen und können sogar die Lieferungen verzögern, die Sie erwerben möchten.
Die direkte Beschaffung führt aufgrund ihrer Bedeutung zu tieferen Lieferantenbeziehungen, auf die Sie sich verlassen können, während indirekte Lieferanten mit wenig oder gar keinem Aufwand verwaltet werden können, um ihre Dienstleistungen langfristig zu erhalten.
Indirekte Lieferungen sind zu zahlreich und oft relativ unbedeutend, um die Kosten für die Bindung an Verträge usw. auszugleichen.
Geplant vs. spontaneous spend
Direct procurement verwaltet die Kernversorgungen, die Ihr Unternehmen für den täglichen Betrieb benötigt, und muss daher Nachdruck auf die Gewährleistung der Ausfallsicherheit legen. Die wesentlichen Inputs, die Sie für den laufenden Betrieb benötigen, müssen im Voraus geplant und budgetiert werden, um Störungen in Ihrer Lieferkette zu vermeiden.
Für indirekte Lieferungen kann es andererseits schwierig sein, genaue Zahlen zur Schätzung der Nachfrage zu erhalten, und daher gibt es wenig Planung oder Budgetierung für indirekte Beschaffung. Indirekte Lieferungen werden im Gegensatz zu direkten Lieferungen oft spontan bei Bedarf bereitgestellt.
Bestandsverwaltung
Bestandsverwaltung befasst sich mit der Beschaffung, Speicherung und Planung von Inventar. In den meisten Fällen handelt es sich dabei ausschließlich um direkte Lieferungen, da mit der Verwaltung der Lieferkette für Ihre direkten Inputs Risiko und Ertrag verbunden sind.
Für indirekte Inputs gibt es keine langfristige Strategie, um sie zu verwalten, da sie oft nicht geplant sind.
Infolgedessen kann es schwierig sein, den Bestand zu verwalten, die Qualität sicherzustellen und die Lieferanten gemäß den Spezifikationen und Qualitätsstandards Ihres Unternehmens zu halten.
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