Heutzutage benötigt jedes Unternehmen ein Telefonsystem, um mit seinen Kunden in Kontakt zu treten. Ja, es gibt mehrere Kanäle, die demselben Zweck dienen (Live-Chat, soziale Medien, E-Mail usw.). Telefone machen jedoch immer noch 61% aller Support-Interaktionen aus.
Ein Bürotelefonsystem kann die Verbindung zu Ihren Kunden erleichtern und gleichzeitig die Betriebskosten senken sowie die Sicherheit und Produktivität verbessern. Und es geht nicht nur um die Kommunikation mit Kunden. Ein Bürotelefonsystem erleichtert auch die Kommunikation zwischen den Teams, die Leistungsanalyse und die Überprüfung der Strategie.
In den letzten Jahren haben sich die Bürotelefonsysteme stark gewandelt. Moderne Bürotelefonsysteme wie VoIP nutzen das Internet, um Anrufe zu tätigen und zu empfangen, die Kosten um bis zu 75% zu senken, sind hoch skalierbar und einfach zu warten.
Woher wissen Sie also, welches Business-Office-Telefonsystem für Ihr Unternehmen gut ist? Was sind die Vorteile jedes Telefonsystems? In diesem Artikel werden wir genau das diskutieren. Lass uns anfangen.
Was ist ein Bürotelefonsystem?
Ein Bürotelefonsystem ist ein Netzwerk von hardware- oder softwarebasierten Telefonen, die komplexe Telefoniefunktionen in einer Geschäftsumgebung unter Verwendung von Internetprotokoll und herkömmlichen Telefonleitungen ermöglichen.
Moderne Bürotelefonsysteme ermöglichen es Ihnen, mit Ihren Kunden auf der ganzen Welt zu geringen Kosten in Kontakt zu treten. Außerdem können Sie dank der mobilen App der Telefonsystemanbieter rund um die Uhr mit ihnen in Verbindung bleiben.
Arten von Bürotelefonsystemen
Es gibt drei Haupttypen von Bürotelefonsystemen.
1) Legacy Public Switched Telephone Network (PSTN)
PSTN, auch bekannt als Festnetz, wird seit den späten 1800er Jahren verwendet. Es verwendet unterirdische Kupferdrähte, um Anrufe zu verbinden. Wenn Sie PSTN verwenden, müssen Sie Telefonleitungen in Ihrem Büro installieren.
Obwohl sie weltweit weit verbreitet sind, eignen sich PSTN-Systeme nicht gut für Unternehmen. Sie benötigen für jeden Mitarbeiter eine separate Zeile. Und abgesehen von den hohen Anrufkosten müssen Sie jedes Jahr Hunderte von Dollar für die Wartung ausgeben.
2 ) PBX-Telefonsysteme
Das PBX-System (Private Branch Exchange) ist ein privates Telefonnetz, mit dem Unternehmen ein internes Telefonsystem betreiben und weniger Telefonleitungen nutzen können. Sie können Anrufe zwischen Benutzern auf lokalen Leitungen umschalten, sodass alle Ihre Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl externer Telefonleitungen gemeinsam nutzen können.
Die PBX Bürotelefonsysteme basieren auf zwei Komponenten – dem Telefonapparat und der PBX. Das Telefon wird an die TK-Anlage angeschlossen, um das Netzwerk zu vervollständigen. Darüber hinaus verfügt das Bürotelefonsystem über einige inhärente Funktionen wie Anrufweiterleitung, Anrufhalt, benutzerdefinierte Begrüßungen usw.
Die Telefonanlage wiederum ermöglicht es dem Netzwerk, in Gruppen mit Telefonkonferenzen zu kommunizieren, Videoanrufe zu tätigen und mit Faxen und Druckern zu arbeiten, ohne sie manuell zu bedienen.
3 ) VoIP-Telefonsystem
Die VoIP-Software (Voice over Internet Protocol) ist ein Bürotelefonsystem, mit dem Sie geschäftliche Anrufe über das Internet tätigen und empfangen können. Es ist keine Hardware oder spezielle Ausrüstung erforderlich, um die Geschäftskommunikation zu ermöglichen. Sie benötigen lediglich das Internet und ein Gerät (Smartphone, Laptop, Desktop oder Softphone).
Es gibt eine vollständige Liste von Funktionen, die Anrufverwaltung, Anrufüberwachung, Anrufweiterleitung, benutzerdefinierte Voicemail, Voice-to-E-Mail und viele andere Funktionen umfassen, mit denen VoIP eine Multifunktionsrolle übernehmen kann.
Eine der zusätzlichen Funktionen von VoIP-Bürotelefonsystemen besteht darin, dass Sie eine beliebige Telefonnummer auswählen können. Außerdem können Sie so viele Nummern verwenden, wie Sie benötigen, ohne dass Investitionen anfallen.
Sie können Anrufe aufzeichnen, in Echtzeit überwachen und sogar dazwischen fahren, wenn Sie der Meinung sind, dass der Agent den Kunden nicht effizient behandeln kann.
Hinweis: VoIP bietet die maximalen Vorteile im Vergleich zu PSTN- und PBX-Telefonsystemen.
Was macht VoIP-Bürotelefonsystem besser als andere Bürotelefonsysteme?
1- Kostengünstig
Wie oben erläutert, verwendet VoIP ein einziges Sprach- und Datennetz zur Bereitstellung von Sprachdiensten und eliminiert leitungsvermittelte Netzwerke, um die Kosten zu senken. Infolgedessen wird das Telefonieren über große Entfernungen auch bei Verwendung eines VoIP-Anbieters erschwinglicher.
Egal, ob Sie ein kleines Bürotelefonsystem oder ein Telefonsystem der Enterprise-Klasse suchen, es gibt eine Lösung für Sie in Ihrem Budget.
2- Anrufweiterleitung
Mit VoIP-Bürotelefonsystemen können Sie Anrufe an eine beliebige Nummer weiterleiten. Dies kann die Durchwahl Ihrer Kollegen, Ihre persönliche Nummer oder eine andere Nummer Ihrer Wahl sein. Der Anrufer sieht jedoch nur die Nummer, die er gewählt hat, und wird nicht einmal benachrichtigt, dass der Anruf weitergeleitet wird.
3- Anrufanalyse
Durch die Verfolgung wichtiger Anrufmetriken wie Anrufdauer, Anzahl eingehender Anrufe, ausgehender Anrufe, Kundenzufriedenheit und mehr können Sie die Leistung Ihres Agenten besser verstehen und Verbesserungsmöglichkeiten finden. Call Analytics bietet Ihnen ein tiefgreifendes Verständnis Ihrer Vorgänge, sodass Sie Ihre Dienste im Laufe der Zeit verbessern können.
4- Voicemail
Voicemails ermöglichen es Kunden, eine Nachricht zu hinterlassen, wenn Sie nicht erreichbar sind, um Anrufe entgegenzunehmen. Führende VoIP-Bürotelefonsysteme wie CallHippo senden Voicemails direkt an Ihre E-Mail, sodass Sie Ihren Kunden jederzeit zuhören können. Dies wiederum ermöglicht es Ihnen, ihre Bedenken zu lösen und auf sie zurückzukommen, sobald Sie verfügbar sind.
5- VoIP lässt sich problemlos in andere Geschäftssysteme integrieren
Durch die Integration Ihres VoIP-Systems in andere Geschäftstools können Sie mühsame Prozesse automatisieren und Ihre Agenten mit allen notwendigen Informationen ausstatten, die sie benötigen, um ihre Arbeit effizient zu erledigen.
6- Bessere Kundenbindung
Der heutige Markt ist in seinem Ansatz sehr kundenorientiert, und wenn Sie nicht mehrere Kommunikationskanäle für Kunden öffnen, werden sie sich auf Ihre Geschäftsrivalen zubewegen. Eine separate zweite Telefonnummer für Ihre Organisation ist der beste Weg, um die Kundeninteraktion voranzutreiben, da sie zu jeder Tageszeit Supportmitarbeiter und Vertreter erreichen können.
Wenn Ihr Unternehmen also an die Spitze der Kundenzufriedenheitsrankings aufspringen möchte, wählen Sie einen zuverlässigen Dienstleister, um frühestens das beste VoIP-Bürotelefonsystem zu erhalten!
7- Professionelles Image
Bürotelefonnummern sind eine wichtige Plattform, um Ihrem Unternehmen ein professionelles Image zu verleihen und den Ruf des Unternehmens positiv zu verbessern. Sie können benutzerdefinierte Begrüßungsnachrichten für Anrufer aufzeichnen. Es ist auch möglich, Musik oder Sprachnachrichten für Kunden abzuspielen, während sie darauf warten, von Support-Teammitgliedern besucht zu werden.
Automatisierte Sprachantwortsysteme machen Rezeptionisten rund um die Uhr überflüssig und machen die Kundenkommunikation agiler, flexibler und reaktionsschneller. Infolgedessen verändern geschäftliche Telefonnummern die Art und Weise, wie Kunden Ihr Unternehmen wahrnehmen, und schaffen einen soliden Ruf für Ihr Unternehmen.
8- Erhöhte Mobilität
Mobilität ist der Name des Spiels in dieser aktuellen digitalen Ära, und VoIP-Bürotelefonsysteme sind das schnellste Medium, um die Erreichbarkeit der Kunden zu verbessern, indem sie die Geschäftskommunikation unterwegs fördern! Bürotelefonnummern, die mit VoIP-Technologie betrieben werden, sind ein nützliches Werkzeug für Unternehmen, die Remote-Mitarbeiter haben und von mehreren Standorten auf der ganzen Welt aus arbeiten.
Virtuelle Telefonnummern ermöglichen es Teammitgliedern auch, unabhängig vom geografischen Standort mit externen Partnern und Managern in Verbindung zu bleiben – alles, was benötigt wird, ist eine Highspeed-Internetverbindung, damit die Mitarbeiter erreichbar bleiben.
9- Anrufüberwachung
Diese Funktionen sind besonders nützlich, wenn Mitarbeiter geschult oder beaufsichtigt werden sollen.
Es gibt vier Hauptarten, in denen das System hel=
- Überwachung: Es ermöglicht Ihnen, ein Telefongespräch zu hören. Keiner der Gesprächspartner kann Sie hören. Diese Funktion ist nützlich, um die Anrufqualität im Auge zu behalten.
- Flüstern: Führungskräfte benötigen möglicherweise eine Anleitung, wenn sie mit bestimmten Kunden umgehen. Mit dieser Funktion können Sie mit den internen Mitgliedern der Organisation sprechen, ohne dass der Kunde weiß, wer spricht oder was die Person spricht.
- Binnenschifffahrt: Mit dieser Funktion können Sie einen laufenden Anruf eingeben, damit beide Parteien Sie hören können. Dies ähnelt einer Telefonkonferenz, kann jedoch jederzeit initiiert werden. Angenommen, es findet eine Konversation zwischen einem Mitarbeiter und einem Kunden statt; Sie können überwachen und einspringen, um Vorschläge einzubringen, wenn Sie möchten.
- Aufnahme: Die Aufnahme ist auch per Knopfdruck möglich. Diese Aufzeichnung kann als Audiodatei gespeichert und später für Schulungs- oder rechtliche Zwecke abgerufen werden.
Welche Funktionen sollten Sie in einem Bürotelefonsystem suchen?
Die Wahl eines Bürotelefonsystems mit allen wesentlichen Funktionen, die Sie benötigen, hilft Ihnen, das Beste aus Ihrer Investition herauszuholen.
1- Anrufweiterleitung
Möchten Sie Ihren Anruf weiterleiten, wenn Sie nicht erreichbar oder beschäftigt sind? CallHippo bietet zwei Arten von Anrufübertragungsfunktionen: Kalt und warm.
Eine kalte Übertragung ist, wenn Sie den Anruf an den Kontakt weiterleiten, ohne mit dem neuen Kontakt zu sprechen. Mit dieser Option kann die ausgewählte Verbindung die Anforderung annehmen oder ablehnen. Sobald der Anruf eingegangen ist, wird er an Ihrem Ende fallen gelassen.
Ein warmer Transfer ist, wenn Sie mit dem neuen Kontakt sprechen, bevor der Anruf weitergeleitet wird. Sie können auch mitmachen und einen 3-Wege-Anruf tätigen.
2- Anrufaufzeichnung
Es gibt nur wenige VoIP-Telefonanlagen, die Anrufaufzeichnung anbieten. Das Audio wird in der Cloud gespeichert, und Sie können die Informationen jederzeit nach Belieben abrufen.
Hier sind einige wichtige Vorteile der Anrufaufzeichnung für Ihr Unternehmen:
- Verbesserung der Agentenleistung: Durch die Überwachung von Anrufen können Sie den Agenten Feedback zu den Vor- und Nachteilen des Kundendienstmanagements geben und ihnen helfen, sich im Laufe der Zeit zu verbessern.
- Verfolgen Sie Fortschritte und Verbesserungen: Es ist eine gute Idee, die Art und Weise, wie Ihr Team jetzt mit Ihren Kunden spricht, mit der Art und Weise zu vergleichen, wie sie es vor einiger Zeit getan haben. Es gibt Ihnen eine Vorstellung davon, ob eine Verbesserung erreicht wird oder nicht.
- Umfang von R&D: Cloud-Telefonsysteme wie CallHippo ermöglichen es Ihnen, Ihre Anrufaufzeichnungen innerhalb Ihrer Organisation zu teilen. Wenn Sie die Anrufe mit Ihrer R & D-Abteilung teilen, erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, wie Kunden Ihr Produkt verwenden, mit welchen Problemen sie konfrontiert sind und so weiter. Solche Informationen führen zu Verbesserungen Ihrer Produkte und Dienstleistungen.
- Vermeiden Sie unnötige Probleme: Es kommt häufig vor, dass unzufriedene Kunden Rechtsstreitigkeiten gegen ein Unternehmen einreichen, die dann Anwaltskanzleien betreffen, und die Dinge werden chaotisch. So, Mit einer Anrufaufzeichnungsdatenbank können Sie solche Probleme wirksam angehen und lösen, ohne dass Anwälte hinzugezogen werden müssen. Außerdem wird eine solche Anrufdatenbank automatisch von einem Cloud-basierten Telefonsystem geführt und hilft Ihnen, technische, rechtliche und Service-Level-Richtlinien einzuhalten.
3- Telefonkonferenzen
Das Führen von Geschäften ist kein Spaziergang im Park. Oft müssen Sie eine oder mehrere Personen aus Ihrem Team einstellen, um Ihre Arbeit zu erledigen. In solchen Fällen benötigen Sie eine einheitliche Kommunikation, die Anrufkonferenzen bietet.
Selbst ein kleines Bürotelefonsystem verfügt über eine Anrufkonferenzfunktion, mit der Sie Personen einbinden können, auch wenn sie sich nicht im selben Büro befinden. Sie können Anrufe von überall auf der Welt entgegennehmen, solange sie die Bürotelefonnummer haben. Außerdem hilft Anrufweiterleitung Menschen
4- Anrufwarteschlange
Wenn Sie mehr Arbeit in der Hand haben, als Sie bewältigen können, kann eine Anrufwarteschlange Ihren Speck retten. Anrufer müssen während des Wartens keine Pieptöne hören. Stattdessen werden sie in einer Linie platziert. Sie können auch eine automatisierte Nachricht setzen, die sie über Ihre Produkte, Dienstleistungen, Rabatte und andere Angebote erzählt, so dass die Chancen auflegen Anrufe reduzieren.
Anrufwarteschlange reduziert das Abnutzungsverhältnis, da es dem Anrufer den genauen Zeitpunkt der Antwort mitteilt und verhindert, dass er auflegt.
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5- Call Barging
Call Manager können Call Barging verwenden, um die Leistung der anrufenden Agenten zu messen. Wenn sie feststellen, dass ein Agent im Gespräch mit dem Kunden vor einem Problem steht, können sie ihm helfen und mit der Situation umgehen. Wenn sie sehen, dass ein Kunde keine Anfrage lösen kann, können sie eingreifen und ihre Haut retten. Daher hilft es, das Problem im Keim zu ersticken.
Barging ist eine Funktion für Geschäftstelefone, mit der Manager Live-Anrufe in Echtzeit abhören können. Es hilft Ihnen, Ihre Kunden zu verstehen und ihnen einen besseren Wert zu bieten. CallHippo bietet Call-Barging-Funktionen in Silber und über Pläne.
6- IVR
Es ist unmöglich, immer einen menschlichen Rezeptionisten zu haben, der Anrufe entgegennimmt. Mit der technologischen Revolution beschäftigen Unternehmen wie Sie außerdem automatische Begleiter, um eingehende Anrufe zu verwalten.
Diese Funktion begrüßt Kunden in mehreren Sprachen und stellt Fragen wie das, was sie brauchen. Es weist sie auch an, eine bestimmte Aktion auszuführen, die sie in die erforderliche Richtung führt.
CallHippo bietet mehrsprachige IVR, um Ihren Kunden zu helfen. Sie können Ihre bevorzugte Sprache aus der Liste direkt in Ihrem Konto auswählen.
Gut zu haben Funktionen des Bürotelefonsystems:
- Ankündigungen (Begrüßung)
- Automatische Telefonzentrale
- Status der Besetztlampe
- Anrufweiterleitung
- Parken von Anrufen
- Anrufaufzeichnung
- Anrufkonferenzen
- Direktwahl nach innen DID)
- Halten musik
- Interne/externe anruf transfer
- Instant messaging
- Linie extensions
- Anrufer ID
- Multi-gerät unterstützung
- Echt-zeit analytics
- Echt-zeit anruf überwachung
- Gebührenfreie Nummern
Wer braucht ein Bürotelefonsystem?
Egal in welcher Branche Sie tätig sind oder wie groß Ihr Unternehmen ist, Sie benötigen ein Telefonsystem für das Büro, um Ihr Geschäft effizient zu verwalten. So kann ein Bürotelefonsystem in verschiedenen Branchen eine wichtige Rolle spielen:
IT- und Softwareunternehmen
Als IT-Unternehmen sprechen wir mit persönlicher Erfahrung, wenn wir sagen, dass ein gutes Bürotelefonsystem bis zu 20% Ihrer Zeit bei Kundeninteraktionen einsparen kann. Funktionen wie IVR, Begrüßungs- und Haltenachrichten sowie der 24 * 7-Anrufsupport bieten Ihren Kunden ein reibungsloses und angenehmes Erlebnis. Es gibt Ihrem Kundensupport-Team ein professionelles Gefühl und ermöglicht es ihnen, mit Kunden weltweit in Kontakt zu treten.
Schulen und Universitäten
Mit Bildschirmen, die Tafeln ersetzen, wird die Bildungsindustrie technisch versierter, um den Schülern eine qualitativ hochwertige Ausbildung zu bieten. Mit dem Einsatz des Bürotelefonsystems macht die Bildungsbranche einen weiteren Schritt auf dem Weg des technologischen Fortschritts. Das VoIP-Telefonsystem zielt darauf ab, eine bessere und kostengünstigere Kommunikation in der Bildungsbranche zu ermöglichen, indem das Telefonsystem online geschaltet wird. Sei es die Eltern eines Schülers, ein Familienmitglied des Personals oder ein Drittanbieter, der mit Ihrer Bildungseinrichtung Geschäfte machen möchte, das Cloud-basierte VoIP-Telefonsystem für Schulen und Bibliotheken von CallHippo beantwortet jeden Anrufer 24 * 7 für alle 365 Tage des Jahres.
Regierungsinstitutionen
Ein ganzes Land zu regieren ist keine leichte Aufgabe. Schnelle und sichere Kommunikation ist der Schlüssel zu einer funktionierenden Regierung. Ein Cloud-basiertes Bürotelefonsystem ist die One-Stop-Lösung für alle Kommunikationsprobleme der Regierung. CallHippo verspricht sichere und kollaborative Unified Communications zu taschenfreundlichen Preisen. Lokale gebührenfreie Nummern bieten potenziellen Kunden einen besseren Zugang und helfen ihnen, ihre Reichweite in ihren jeweiligen Orten zu erweitern. CallHippo bietet Funktionen wie Dynamic Number Insertion (DNI), die den Online-Verkehr analysieren und Bereiche ermitteln, die die meiste Aufmerksamkeit erfordern.
Gesundheitswesen
Ein Telefonsystem für Arztpraxen ist ein VoIP-basiertes System, das jeder im Gesundheitswesen verwendet, um in Verbindung zu bleiben. Das gesamte Telefonsystem wird in die Cloud hochgeladen, von wo aus nur autorisiertes Personal darauf zugreifen kann. Es ermöglicht Angehörigen der Gesundheitsberufe, mit ihren medizinischen Teams in Kontakt zu bleiben und auf die Bedürfnisse der Patienten einzugehen. Das cloudbasierte Bürotelefonsystem von CallHippo bietet effiziente und qualitativ hochwertige Kommunikationsleitungen für Gesundheitseinrichtungen zu vernünftigen und erschwinglichen Preisen.
Gastgewerbe
In einer Branche, in der der Kundenservice das Rückgrat bildet, muss man modernste Technologie einsetzen, um mit Kunden zu kommunizieren, ihre Fragen oder Beschwerden zu hören und mit einer Lösung auf sie zurückzukommen. Mit VoIP-Telefonsystemen können die Mitarbeiter Kundenanrufe von jedem Teil des Hotels oder Restaurants aus entgegennehmen. Falls ein Mitarbeiter nicht in der Nähe ist, werden die Sprachaufzeichnung und die IVR-Funktion stattdessen für den Kunden da sein.
Die Anrufweiterleitung und die Gegensprechanlage ermöglichen es den Hotelmitarbeitern, effizient in allen Ecken des Hotels miteinander zu kommunizieren. Dies erleichtert es dem Manager, Veranstaltungen zu koordinieren, Kundenbeschwerden zu lösen und das Hotelpersonal zu verwalten, wodurch der Kundenservice verbessert und das Kundenerlebnis verbessert wird.
Das Immobiliengeschäft
Wenn es um Immobilienmakler geht, egal ob sie Freiberufler sind oder für eine etablierte Agentur arbeiten, sind die Vorteile eines Cloud-basierten Bürotelefonsystems zahllos. Es bietet ihnen nicht nur mehr Flexibilität, sondern auch rund um die Uhr Zugang zu potenziellen Kunden in der ganzen Stadt. Ein solches Geschäftsbüro-Telefonsystem ist tragbar, d. H. Der Agent kann es überall hin mitnehmen. Darüber hinaus ist kein physisches Telefongerät oder gar eine SIM-Karte erforderlich. Sie benötigen lediglich ein Gerät mit Internetverbindung!
Bei CallHippo sind Business-Office-Telefonsysteme für das Immobiliengeschäft sehr erschwinglich und funktionsreich. Nicht nur für Unternehmen, CallHippo bietet auch ein Bürotelefonsystem für kleine Unternehmen. Wir bieten die Flexibilität, aus einer Vielzahl von Funktionen auszuwählen und für die Funktionen zu bezahlen, die Sie tatsächlich benötigen. Wir bei CallHippo tun alles in unserer Macht Stehende, um sicherzustellen, dass Ihr Immobiliengeschäft die Leiter des Wachstums und der Verbesserung erklimmt!
Abschließende Gedanken
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens oder der Branche, in der Sie tätig sind, kann ein Bürotelefonsystem die Geschäftskommunikation einfacher und effizienter gestalten. Es ermöglicht Ihnen, mit unseren Kunden rund um die Uhr in Verbindung zu bleiben (mit Auto-Attendant).
Funktionen wie Anrufanalyse, Anrufaufzeichnung, Anrufweiterleitung und IVR ermöglichen es Ihnen, das bestmögliche Kundenerlebnis zu bieten und Ihre Markenreputation zu verbessern.
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