Wenn Ihr kleines Unternehmen gegründet wird, sollten Sie ein Corporate Minute Book führen. Viele Unternehmer wissen jedoch nicht, was ein Corporate Minute Book ist oder was es enthalten sollte.
Was ist ein Corporate Minute Book?
Ein Corporate Minute Book ist ein Ordner, der mit den Dokumenten und Aufzeichnungen Ihres Unternehmens gefüllt ist. Als solches dient es als primäre Aufzeichnung der Aktivitäten Ihres Unternehmens.
Ihr Corporate Minute Book sollte die:
- Satzung
- Sitzungsprotokolle
- Beschlüsse der Direktoren und leitenden Angestellten
- Mitteilungen und Eintragungen im Register
- Register der Direktoren
- Register der leitenden Angestellten
- Register der Aktionäre
- Aktienzertifikate
- Aktienübertragungen und alle anderen Dokumente, die für Transaktionen der Gesellschaft relevant sind
Wenn Sie eine Aktionärsvereinbarung haben, müssen Sie diese ebenfalls beifügen.
Während Ihr Corporate Minute Book Ihnen bei Bedarf zur Verfügung steht, unterliegt es auch einer staatlichen Überprüfung.
Warum ein Corporate Minute Book führen?
Gesetzgebung
Der BC Business Corporations Act verlangt von Ihnen, unter anderem die oben aufgeführten Unternehmensunterlagen zu führen. Wenn Sie diese Aufzeichnungen nicht pflegen und zur Ansicht zur Verfügung haben, können Sie wegen einer Straftat nach dem Gesetz verurteilt und mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 US-Dollar belegt werden.
Investitionsanfragen
Ihr Corporate Minute Book beweist, dass Ihr Unternehmen gültig und richtig strukturiert ist. Es bietet auch eine Aufzeichnung aller aktuellen und früheren Aktionäre und die Gegenleistung, die für ihre Aktien gegeben wurde. Angesichts dessen sollte es nicht überraschen, dass die meisten Anleger ein Corporate Minute Book überprüfen möchten, bevor sie Geld in ein Unternehmen investieren.
Bankdarlehen
Ihre Unternehmensstruktur ist auch für Banken wichtig, wenn Sie einen Geschäftskredit suchen. Sie werden speziell Ihre Artikel oder Aktionärsvereinbarung prüfen wollen, um zu bestätigen, welche Direktoren und leitenden Angestellten des Unternehmens Geld leihen dürfen.
Verkauf Ihres Unternehmens
Der Verkauf eines Unternehmens ist ein komplexer Prozess, und Käufer erwarten, dass Sie die Aufzeichnungen Ihres Unternehmens überprüfen. Während des Due-Diligence-Prozesses durch den Käufer müssen Sie die Transaktionen des Unternehmens vom Gründungsort bis zum Verkaufsort nachweisen. Der beste Weg, um diese Informationen bereitzustellen, ist durch Ihr Corporate Minute Book.
Governmental review
Es gibt eine Reihe von Regierungsbehörden, die auch Zugang zu Ihrem Corporate Minute Book anfordern können. Beispielsweise möchte die Canada Revenue Agency möglicherweise die Aufteilung der Eigentumsverhältnisse in Ihrem Unternehmen oder die Liste der Direktoren überprüfen, die für die Zahlung der Unternehmenssteuern verantwortlich sind. Alle behördlichen Anfragen für den Zugriff auf Ihr Corporate Minute Book müssen akzeptiert werden.
Eigentumsübertragung
Die Übertragung des Eigentums an einen anderen Aktionär kann nicht ohne Ihr Corporate Minute Book abgeschlossen werden, da Sie nachweisen müssen, dass Sie Eigentümer der Aktien sind, um sie zu übertragen.
Einige Geschäftsinhaber glauben, dass sie warten können, bis sie ein Corporate Minute Book benötigen, um eines zu erstellen. Während es für einige Leute möglich ist, dies zu erreichen, ist dies kostspielig und zeitaufwändig. Es besteht auch immer das Risiko, dass Sie die erforderlichen Materialien nicht rechtzeitig erhalten, was möglicherweise katastrophale Folgen für Ihr Unternehmen hat. Deshalb empfehlen wir Ihnen, Ihr Corporate Minute Book von Anfang an auf dem neuesten Stand zu halten.
Haben Sie Schwierigkeiten bei der Einrichtung oder Pflege Ihres Corporate Minute Book? Ein Anwalt für kleine Unternehmen kann Ihnen helfen. Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung, um einen Termin mit einem unserer erfahrenen Anwälte für Kleinunternehmen zu vereinbaren.