Was ist ein Kassensystem?

Was ist ein POS-System? Als Geschäftsinhaber oder Geschäftsführer, der das Zahlungsverarbeitungssystem Ihres Unternehmens aufrüsten möchte, kratzen Sie sich bei dieser Frage möglicherweise am Kopf. Aber die gute Nachricht ist, dass Sie wahrscheinlich bereits wissen, was diese Systeme sind, die Terminologie ist nur etwas neu.

Ein POS-System oder Point-of-Sale-System ist eine Kombination aus Zahlungshardware und -software, mit der Ihr Unternehmen Transaktionen für Produkte oder Dienstleistungen sowohl in Ihrem physischen als auch in Ihrem Online-Geschäft durchführen kann. Für elektronische Versionen von POS-Systemen können Sie den Begriff ‚ePOS‘ für Electronic Point of Sale System hören.

POS-Hardware besteht normalerweise aus einem Kartenleser, einem Register oder einem Tablet. Die POS-Software verknüpft alles miteinander und verfügt über Funktionen zur Verwaltung von Inventar, Mitarbeitern und Kundendaten. Aber dazu später mehr.

Als Händler haben Sie wahrscheinlich einen physischen Laden, einen Online-Shop — oder beides – und benötigen ein kommerzielles System, das Zahlungen oder Rückerstattungen schnell verarbeiten und den Transaktionsverlauf genau aufzeichnen kann. Klingt einfach genug, oder?

Wenn Sie darüber nachdenken, wie sich diese Situationen im Detail abspielen können, von Touristen, die mit verschiedenen Kartentypen und Währungen bezahlen, bis hin zu treuen Kunden, die mit einer Mischung aus Bargeld, Guthaben oder Geschenkgutscheinen bezahlen, wird ein einfacher Verkauf etwas schwieriger zu verarbeiten.

Kassensysteme: mehr als nur ein Point of Sale

Ein Kassensystem ist genau auf diese Komplexität ausgelegt. Sie sind ausgestattet, um alle Kundenbedürfnisse am Point of Sale zu erfüllen, vom Senden von E-Mail-Geschenkbelegen bis hin zur Erinnerung an aktuelle Werbeaktionen zur Steigerung des Umsatzes.

POS-Systeme sind bei effektiver Nutzung in der Lage, die Kosten zu senken und die Margen zu verbessern, ohne das Serviceniveau zu beeinträchtigen. Es gibt eine Unmenge an Auswahlmöglichkeiten, und in unserer Zusammenfassung der besten Point-of-Sale-Systeme standen Shopify, Square und Vend ganz oben auf unserer Liste der Empfehlungen.

POS-Systeme bieten Ihnen auch geschäftliche Einblicke, um den Betrieb reibungslos zu gestalten und Bereiche für die Entwicklung hervorzuheben. Sie können Sie benachrichtigen, wenn der Lagerbestand zur Neige geht, Sie benachrichtigen, sicherstellen, dass Sie über Compliance-bezogene Zahlungsvorschriften auf dem Laufenden bleiben, und Ihrem Unternehmen helfen, Bußgelder und andere Verwaltungskosten (z. B. Rückbuchungsbetrug) zu vermeiden, während Sie gleichzeitig erweiterte Sicherheitsfunktionen bieten, die vor Datendiebstahl und Cyberverletzungen schützen.

POS-Systeme werden manchmal verwendet, um sich auf die Registrierkasse zu beziehen, oder sogar als POS-Registrierkasse bezeichnet. Die Realität ist, dass sie viel mehr als die altmodische Registrierkasse sind. In der heutigen Welt verschaffen moderne digitale Kassensysteme Ihrem Unternehmen einen Vorteil und ermöglichen es Ihnen, Kunden von jedem Ort Ihres Unternehmens aus zu überprüfen.

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Was ist ein POS-System und wie funktioniert ein POS-System?

Wie oben erwähnt, besteht ein POS-System aus Hardware- und Softwareelementen, die zusammenarbeiten, um Verkaufs- und Zahlungstransaktionen am Kaufort abzuwickeln. Beispiel POS-Hardware umfasst einen Kartenleser oder einen Bestellverwaltungsbildschirm, während POS-Software Cloud-basierte Lösungen für sichere Zahlungen bietet.

Es führt alle grundlegenden Funktionen der Registrierkassen aus, z. B. das Anrufen von Artikeln nach Abteilung. Neben der Verfolgung von Verkäufen, dem Hinzufügen von Steuern und dem Erstellen von Quittungen lassen Sie uns auf die vielen anderen Vorteile moderner POS-Systeme eingehen.

Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise eines Kassensystems.

Vorteile eines Kassensystems

• Smother Kundenerfahrung insgesamt
• Bessere Kundenzufriedenheit und Loyalität
• Genaue Bestandsdatenbankverwaltung und Zählung
• Überlegener Zahlungsabwicklungsservice und Sicherheit
• Effizientes Einkaufs- / Lieferantenauftragsmanagement
• Schnelleres Kundenauftragsmanagement
• Schnellerer Zahlungsverkehr
• Verbesserte, einfachere Rechnungsstellung
• Weniger menschliche Zähl- und Aufzeichnungsfehler, um Zeit zu sparen
• Automatisierte Mitarbeiter-IDs und Berichterstellung
• Erweiterte Berichterstellungstools oder integrationen verfügbar
• Multi-Store-Funktionalität
• Modernisiert Ihr Unternehmen für die heutigen Zahlungsstandards

Einer der großen Vorteile eines POS-Systems ist die Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeiter zurückbekommen, wenn Sie sich für ein System mit Zeitmanagementoptionen entscheiden.

Zu den weiteren Vorteilen eines POS-Systems gehört die Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter, da die POS-Software viele Betriebsberechnungen, Kosten und Überlegungen für Sie durchführt. In der Regel führt die Rationalisierung von Vorgängen mit einem POS-System auch zu reduzierten Geschäftskosten. Ganz zu schweigen von weniger menschlichen Fehlern; Detaillierte Verkaufsberichte stehen Ihnen zur Verfügung und bieten Kunden aktuelle Optionen, um nach Belieben zu bezahlen.

Um mit der Auswahl eines Kassensystems zu beginnen, müssen Sie überlegen, welche spezifischen Funktionen und Anpassungsoptionen Ihr Unternehmen benötigt. Beispielszenarien:

Inhaber eines Einzelhandelsunternehmens

Einzelhändler, die elektronische Waren verkaufen, benötigen Seriennummern für ihre Produkte, um Modelle, Marken und bestimmte Artikel in Geschäften zu identifizieren.

Online-Modegeschäftsinhaber

Bekleidungshändler hingegen benötigen für ihre Produkte separate markenspezifische SKUs. Aufgrund der hohen damit verbundenen Kosten für Artikel müssen Juweliergeschäfte nach Kassensystemen suchen, die Warnungen für falsche Abrechnungsversuche ausgeben.

Convenience-Ecke Ladenbesitzer

Und für Lebensmittel, Point-of-Sale-Systeme erfordern Waren enthalten sowohl Verfallsdaten und eine Maßeinheit, um Unternehmen zu ermöglichen, Artikel mit einem Rabatt einmal zu verkaufen.

Arten von Kassensystemen

Multichannel-POS

Multichannel-POS-Systeme ermöglichen die Integration mit Ihrer Website, Online-Marktplätzen von Drittanbietern und Partnern sowie sozialen Medien, um Ihre Angebote relevant zu halten.

Am besten geeignet für: Multichannel-E-Commerce-Marken.

Desktop POS, Mobile POS (mPOS) und Tablet POS

Einer der großen Vorteile von POS-Systemen ist die Flexibilität, die sie bieten. Die meisten POS-Software verfügt über eine Anwendung, die auf jedem Gerät geöffnet werden kann. Während dies in der Regel ein dedizierter Desktop für Ihr Unternehmen sein kann, bieten Ihnen mobile und Tablet-POS-Systeme Flexibilität, wenn Sie Ihr Unternehmen erweitern oder Popup-Verkaufsstandorte einführen.

Am besten für: Reisen und expandierende Unternehmen

POS-Anwendungen

Die meisten Marken haben heutzutage eine App, und POS-Unternehmen sind nicht anders. Eine POS-App kann als Erweiterung Ihres POS-Hardwaresystems oder als Haupt-Software-Dashboard zur Überwachung aller Verkäufe und Transaktionen verwendet werden.

Am besten für: mobile Unternehmen, die sich standortübergreifend bewegen

Open-Source-POS-Software

Mit dieser Art von Point-of-Sale-System können Sie den Quellcode des Erstellers direkt bearbeiten, um eine benutzerdefinierte POS-Lösung für Ihr Unternehmen zu erstellen.

Ideal für: Wenn Sie ein Unternehmen mit sehr maßgeschneiderten Technologiebedürfnissen und mehreren Integrationen sind, ist Open-Source-POS-Software möglicherweise für Ihr Unternehmen geeignet.

Komponenten eines Kassensystems

Die heutigen Kassensysteme haben sich aus einfachen Registrierkassen entwickelt und können viel mehr als einfache Transaktionen. Sie sind in vielen Branchen allgegenwärtig – Gastgewerbe, Einzelhandel und Freizeit — und je nach den Anforderungen des Unternehmens in verschiedenen Formen und Größen erhältlich.

Einige POS-Systeme kombinieren Hardware (z. B. einen Servercomputer) und Software in einer einzigen Einheit, während andere die beiden trennen, indem sie ein ‚dummes‘ Terminal mit einem Server verbinden, der sich entweder vor Ort oder in einem anderen Gebäude befindet.

Kombinations-Kassensysteme

Einige Kassensysteme kombinieren Hardware (z. B. einen Servercomputer) und Software in einer einzigen Einheit, während andere die beiden trennen, indem sie ein ‚dummes‘ Terminal mit einem Server verbinden, der sich entweder vor Ort oder in einem anderen Gebäude befindet. Bei Cloud-basierten Kassensystemen stellen Terminals eine direkte Verbindung zum Internet her, um Software auszuführen, die automatisch aktualisiert wird.

Modulare Kassensysteme

Viele sind modular aufgebaut, sodass zusätzliche Hardware-Einheiten zur Anzeige von Metriken wie Bestellsumme und Produktgewicht angeschlossen werden können. Andere können Barcodes scannen, Quittungen drucken und Sicherheitsanforderungen erfüllen – zum Beispiel Kreditkartenverarbeitungssysteme, die für die Entgegennahme von Kredit- oder Debitkartenzahlungen entwickelt wurden.

POS-Systeme sind auch auf der Softwareseite anpassbar, sodass Unternehmen Mitgliedschaftsprogramme und Treueprogramme verwalten können, um Kunden Rabatte auf zukünftige Einkäufe zu gewähren. Hier werden UX und Design entscheidend für ihre Effektivität.

Terminals in Restaurants zum Beispiel werden Benutzerfreundlichkeit und Geschwindigkeit priorisieren, indem sie vergrößerte Tasten auf großen und hellen Monitoren haben, um es den Mitarbeitern schnell und einfach zu machen, Tische für Kunden in dunklen Umgebungen zu buchen.

Handheld-POS-Systeme

Umgekehrt ist ein Handheld-EPOS-Terminal (Electronic Point of Sale) auf einem Marktstand kaum größer als eine Kreditkarte und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, eine 4G-SIM-Karte für die direkte Verbindung mit dem Internet unterzubringen, um Zahlungen online abzuwickeln.

Finden Sie heraus, wie viel ein Kassensystem kostet.

POS-Systeme: Über Transaktionen hinaus

Ein POS-System kann die Abhängigkeit von manuellen Prozessen verringern und ist daher ein wichtiges Instrument, um Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse und der Verringerung der Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen zu unterstützen. Leistungsstarke POS-Lösungen zeichnen sich durch die Bereitstellung von verwertbaren Echtzeitdaten aus, mit denen Aufgaben effizient und schnell erledigt werden können.

✔ POS-Systeme eignen sich perfekt, um Kunden besser kennenzulernen

Dazu gehört die Möglichkeit, Informationen zu speichern und Kundenprofile zu erstellen, um mehr über Kunden zu erfahren. Dies wiederum führt zu besseren Marketingfähigkeiten wie der Möglichkeit, Kundengruppen – zum Beispiel VIP–Käufer – zu erstellen, die durch Direktmarketingkampagnen angesprochen werden können.

✔ Überwachen Sie die Leistung der Mitarbeiter

Gleichzeitig können Sie mit POS-Systemen die Leistung Ihrer eigenen Mitarbeiter ermitteln, indem Sie Kunden ein Trinkgeld für Ihre Mitarbeiter mit voreingestellten Prozentsätzen geben, was besonders für Unternehmen in der Dienstleistungsbranche nützlich ist.

✔ Verfolgen Sie Produkt- und Verkaufsberichte mit Leichtigkeit

Und wenn es um die Berichterstattung geht, können POS-Systeme Ihnen mitteilen, wann bestimmte Artikel beliebter werden, und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie eine ausreichende Menge davon in Ihrem Inventar haben. Dies kann durch digitalisierte Produktkataloge in Systemen erreicht werden, die den Bestand verfolgen und die Mengen beim Kauf automatisch aktualisieren.

Was auch immer Ihr Grund für ein POS-System ist, Sie sollten Ihre Geschäftsanforderungen berücksichtigen, bevor Sie entscheiden, welche Art von Lösung Ihren Anforderungen entspricht.

Um Ihnen zu helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen, haben unsere Experten die folgenden Artikel vorbereitet: So wählen Sie ein Kassensystem für ein Einzelhandelsgeschäft, So wählen Sie einen POS für ein kleines Unternehmen und So wählen Sie einen POS für ein Restaurant oder eine Bar oder einen POS für einen Imbisswagen.