Wenn Sie Ihr Unternehmen integrieren, sind Sie wahrscheinlich auf den Begriff Minutenbuch gestoßen. Aber was genau ist ein Minutenbuch und warum brauchen Sie eines? Wir sind hier, um alle Fragen zu Minutenbüchern und Gründungsdokumenten zu beantworten.
Inhalt
Was ist eine Incorporation?
Wenn Sie Ihr Unternehmen gründen, wird es zu einer separaten juristischen Person, die ähnliche Rechte wie eine Person in Bezug auf Haftung und Schutz von Vermögenswerten hat. Sie müssen entscheiden, ob Sie föderal oder provinziell eingemeinden möchten, je nachdem, wo Sie Ihr Geschäft betreiben möchten. Dann muss die Satzung verfasst und die Aktionäre der Gesellschaft benannt werden. Sobald Ihr Unternehmen gegründet ist, besteht eine beschränkte Haftung, was bedeutet, dass das Vermögen des Unternehmens vollständig von den Eigentümern und Investoren getrennt ist.
Was sind die Vorteile einer Unternehmensgründung?
Im Gegensatz zu einer Einzelunternehmen- oder Partnerschaftsstruktur besteht der Hauptvorteil der Einbeziehung Ihres Unternehmens darin, dass es von Ihnen als Einzelperson getrennt wird. Dies bedeutet, dass die Eigentümer des Unternehmens nicht rechtlich für die Schulden verantwortlich gemacht werden können, die Ihrem Unternehmen im Geschäftsverlauf entstehen. Wenn Sie jedoch persönliche Garantien abgegeben haben, um die Finanzierung Ihres Unternehmens zu erhalten, kann Ihr persönliches Vermögen beschlagnahmt werden, wenn Sie Ihre Schulden nicht zurückzahlen können. Eine beschränkte Haftung kann es Unternehmen ermöglichen, riskantere Geschäftsschritte zu unternehmen, da die Aktionäre geschützt sind.
Ein weiterer Vorteil der Gründung Ihres Unternehmens besteht darin, dass es einfacher ist, das Eigentum zu übertragen, als wenn Sie ein Einzelunternehmen oder eine Partnerschaft haben. Eine eingetragene Gesellschaft hat auch einen niedrigeren Steuersatz und mildere Steuerbeschränkungen.
Was ist ein Minutenbuch?
Ein Corporate Minute Book ist im Wesentlichen eine Sammlung aller wichtigen Unternehmensunterlagen, einschließlich der Satzung, auf die die Aktionäre und Gläubiger des Unternehmens zugreifen können. Ein Minutenbuch kann ein physischer Ordner sein, der alle erforderlichen Dokumente enthält, oder Ihr Unternehmen kann sich dafür entscheiden, sein Unternehmens-Minutenbuch online zu halten, um es einfach zu teilen.
Was beinhaltet ein Corporate Minute Book?
Eine Gesellschaft ist verpflichtet, Aufzeichnungen zu führen, die von Aktionären und Gläubigern auf Anfrage eingesehen werden können. Die erforderlichen Dokumente umfassen:
- Änderungssatzung
- Satzung und Änderungen
- Einstimmige Aktionärsvereinbarungen
- Sitzungsprotokolle und Aktionärsbeschlüsse
- Eingereichte Mitteilungen
- Ein Aktienregister mit Namen und Anschriften der Aktionäre und Angaben zu den gehaltenen Aktien
- Ein Wertpapierregister
Es klingt nach viel, aber wenn Sie Ihr Unternehmen in Ownr integrieren, stellen wir Ihnen alle Unternehmensgründungsdokumente zur Verfügung, die Sie benötigen. Dazu gehören:
- Beschluss des ersten Direktors
- Zustimmung des Direktors
- Beschluss des ersten Aktionärs
- Bekanntmachung(en) über die Ausgabe
- Zeichnung von Aktien
- Wertpapierregister
- Register des Direktors
- Leitende Angestellte Registrieren
- Hauptbuch der Aktionäre
- Satzung
Wenn Sie Antworten auf Fragen zu den spezifischen Dokumenten benötigen, die Ownr zur Verfügung stellt, können Sie anrufen, eine E-Mail senden oder unsere Online-Chat-Funktion nutzen, um Kontakt aufzunehmen.
Was sind die Vorteile eines Minutenbuchs?
Wenn Sie ein aktuelles Unternehmensminutenbuch führen, können Sie alle wichtigen Unternehmensdokumente an einem Ort nachverfolgen. Dies erleichtert es Ihnen auch, Ihre Unterlagen Aktionären, Gläubigern oder potenziellen Käufern zur Verfügung zu stellen, falls Sie sich für den Verkauf Ihres Unternehmens entscheiden.
So halten Sie Ihr Protokollbuch auf dem neuesten Stand
Unternehmen sind nicht nur provinziell und föderal verpflichtet, bestimmte Aufzeichnungen zu führen, sondern auch gesetzlich verpflichtet, sie auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn ein Unternehmen gegründet wird, egal wie groß oder klein es ist, muss eine jährliche Hauptversammlung abgehalten und im Corporate Minute Book dokumentiert werden. Das Versäumnis, eine Jahresversammlung abzuhalten oder Gesetze zur Führung von Unternehmensunterlagen einzuhalten, kann zu Konsequenzen führen, einschließlich staatlicher Strafen, Steuerfragen und Störungen des täglichen Geschäfts des Unternehmens.
Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, dass sich ein Anwalt um ihr Corporate Minute Book kümmert, um sicherzustellen, dass alle Dokumente aktualisiert und gesetzeskonform sind. Wenn Sie jedoch Ihr eigenes Minutenbuch führen möchten, gibt es einige einfache Organisationstipps, die Ihnen helfen können. Um das Minutenbuch Ihres Unternehmens zu organisieren und auf dem neuesten Stand zu halten, können Sie Ihr Minutenbuch in vier verschiedene Abschnitte unterteilen. Dies sind:
- Gründungsurkunde (und alle nachfolgenden Änderungen)
- Satzung (und alle nachfolgenden Änderungen)
- Verwaltungsrat
- Protokoll einer Sitzung über grundlegende Unternehmensvorgänge
- Unterzeichnetes Protokoll aller Sitzungen
- Schriftliche Einwilligungen zur Genehmigung von Maßnahmen zwischen den Vorstandssitzungen
- Aktionäre (und Handlungen, die mit der erforderlichen Mehrheit ausgeführt werden)
Sie können auch eine Liste der leitenden Angestellten und Direktoren, Steuerinformationen und andere relevante Unternehmensunterlagen hinzufügen.
Was brauchen Sie sonst noch für Ihr Unternehmen?
Neben der Aktualisierung Ihres Unternehmens-Protokollbuchs gibt es bestimmte andere Unternehmensverpflichtungen, die Sie erfüllen müssen, um nach der Gründung Ihres Unternehmens bei der Regierung in gutem Ansehen zu bleiben.
Bestellung von Abschlussprüfern
Bei jeder Hauptversammlung muss ein Abschlussprüfer bestellt werden, der die Finanzen Ihres Unternehmens prüft. Dies trägt zur Aufrechterhaltung der Zuverlässigkeit Ihrer Finanzdokumente bei und schützt und informiert die Aktionäre über die Finanzlage des Unternehmens. Wenn Ihr Unternehmen nicht ausschüttend ist, können die Aktionäre darüber abstimmen, keinen Abschlussprüfer zu ernennen.
Erstellung von Jahresabschlüssen
Der Jahresabschluss Ihres Unternehmens muss den Rechnungslegungsgrundsätzen der Chartered Professional Accountants of Canada (CPA) entsprechen.
Jahresabschluss teilen
Der Jahresabschluss muss den Aktionären mindestens 21 Tage vor der Hauptversammlung der Gesellschaft zur Verfügung gestellt werden.
Einreichung einer jährlichen Rendite
Solange Ihr Unternehmen aktiv ist, müssen Sie eine jährliche Rendite bei Corporations Canada einreichen. Dies ist getrennt von den Steuererklärungen Ihres Unternehmens, die über die Canada Revenue Agency eingereicht wurden. Ihre Rücksendung muss von einer vom Verwaltungsrat bevollmächtigten Person mit einschlägigen Kenntnissen des Unternehmens unterzeichnet werden. Diese Rückgabe ist erforderlich, damit Corporations Canada sicherstellen kann, dass Ihr Unternehmen die CBCA-Anforderungen erfüllt. Die Rücksendung muss innerhalb von 60 Tagen nach dem Datum der Gründung der Gesellschaft eingereicht werden. Dieses Datum wird auf Ihrer Gründungsurkunde aufgeführt. Wenn Sie Ihre Rücksendung nicht rechtzeitig einreichen, kann Ihr Unternehmen kein Konformitätszertifikat erhalten.
* Dies gilt nur für eine Bundesgesellschaft, also stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen für eine Provinzgesellschaft überprüfen, je nachdem, wo Sie sich befinden.
Einreichung einer Änderung der eingetragenen Adresse
Ihre Büroadresse muss auf dem neuesten Stand gehalten werden, da sie die offizielle Adresse für Mitteilungen an Ihr Unternehmen ist. Corporations Canada verlangt, dass Sie sie innerhalb von 15 Tagen über eine Änderung der eingetragenen Firmenadresse informieren. Sie können Ihre Adresse in der ursprünglichen Provinz oder im ursprünglichen Gebiet online ändern, Sie müssen jedoch Artikel der Änderung einreichen, wenn Sie Ihr Büro in eine andere Provinz oder ein anderes Gebiet als das in Ihrer Satzung festgelegte verlegen möchten.
* Dies gilt nur für eine Bundesgesellschaft, also stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen für eine Provinzgesellschaft überprüfen, je nachdem, wo Sie sich befinden.
Einreichung Änderung der Direktoren
Corporations Canada verlangt von Unternehmen, sie innerhalb von 15 Tagen zu informieren, wenn neue Direktoren gewählt werden oder Einzelpersonen aufhören, Direktoren zu sein. Jede Änderung der Adresse Ihrer Direktoren muss ebenfalls innerhalb von 15 Tagen bei Corporations Canada eingereicht werden. Diese Adresse kann Wohn- oder Geschäftsadresse sein. Ihre derzeitigen Direktoren (und ihre Kontaktinformationen) sollten auch regelmäßig Personen zur Verfügung stehen, die erwägen, Stakeholder in Ihrem Unternehmen zu werden.
Es lohnt sich auch zu beachten, dass Sie, wenn sich die Anzahl der Direktoren Ihres Unternehmens ändert, Ihre Artikel ändern (und die Anmeldegebühr zahlen) müssen, um die Änderung widerzuspiegeln. Mindestens 25% der Direktoren Ihres Unternehmens müssen in Kanada ansässig sein.
* Dies gilt nur für eine Bundesgesellschaft, also stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen für eine Provinzgesellschaft überprüfen, je nachdem, wo Sie sich befinden.
Änderung der Artikel
Alle Änderungen an Ihrer offiziellen Satzung müssen zusammen mit dem Rest Ihres Corporate Minute Book aufbewahrt werden. Diese Änderungen können umfassen:
- Änderung des Firmennamens
- Änderung des Betriebsorts
- Änderung der Anzahl der Direktoren
- Änderung der Beschränkungen für Aktienübertragungen
- Änderung der Beschränkungen für Geschäfte, die die Gesellschaft führen kann
- Erstellen oder Entfernen von Aktienklassen
- Ändern von Aktien
- Erhöhung oder Herabsetzung des Kapitals (falls in der Satzung festgelegt)
- Änderung anderer Bestimmungen in den Artikeln
Es mag ein wenig überwältigend erscheinen, wenn Sie Ihr neues Unternehmen zum ersten Mal gründen, aber die je früher Sie in der Lage sind, Ihr Protokollbuch in Ordnung zu bringen, desto einfacher wird es sein, es im Laufe der Zeit zu pflegen (und Ihr Unternehmen in gutem Zustand zu halten).