Was ist ein Projektmeeting?

Ein optimal organisiertes Meeting ist eine großartige Möglichkeit, echte Arbeit zu erledigen. Ich folge dieser Regel in meiner Managementpraxis, wenn ich meine Projekte effizient planen und verfolgen möchte. Ich weiß mit Sicherheit, dass Projekt- (Management-) Meetings eine wichtige Rolle bei der Entwicklung von Teamkommunikation, Führung und Teamarbeit spielen. Ich bestätige auch, dass Projektmeetings formelle Diskussionen und Workshops organisieren können, um die besten Gruppenentscheidungen und -lösungen zu generieren.

Also habe ich beschlossen, diesen Artikel zu schreiben, der die Definition des Projektmeetings gibt, erklärt, was das Kick-off-Meeting bedeutet und beschreibt, wie man eine Agenda für ein typisches Meeting schreibt. Ich glaube, dass meine Arbeit für Sie hilfreich sein wird, besonders wenn Sie Ihre Karriere als Projektmanager entwickeln. Da Projektmanagement-Meetings notwendig sind und regelmäßige Veranstaltungen während des gesamten Lebenszyklus der Projektimplementierung durchgeführt werden, ist es meiner Meinung nach sehr wichtig, dass Sie die Definition verstehen und wissen, wie Sie Agenden planen und das Kick-Off-Meeting arrangieren. Bitte lesen Sie den Artikel und hinterlassen Sie Ihre Kommentare und Vorschläge. Danke im Voraus!

Besprechungsdefinition

Projektbesprechungen beziehen sich auf eine effektive Methode zur Verteilung von Informationen und zur Kommunikation mit dem Team und den Stakeholdern. Es gibt viele Arten und Arten von Projektbesprechungen, und manchmal ist es schwierig, eine umfassende Definition für Projektbesprechungen anzugeben, die alle Aspekte der Veranstaltung abdeckt. In diesem Artikel stellen wir eine gemeinsame Definition von Projektmeetings vor.

Ein Projektmeeting ist eine regelmäßige Veranstaltung, bei der alle, die das Projekt teilen oder daran interessiert sind, mit anderen Teilnehmern und Interessengruppen kommunizieren, indem sie Probleme diskutieren, Vorschläge unterbreiten, Angebote genehmigen oder ablehnen, um Gruppenentscheidungen zu treffen, die zu einer schnelleren Projektabwicklung beitragen, entsprechend den geplanten Zielen und erwarteten Ergebnissen.

Hier sind verschiedene Arten von Projekttreffen:

• Regelmäßige Teambesprechungen sind die häufigsten Besprechungen, die im Verlauf des Projektdurchführungsprozesses mehrmals organisiert und durchgeführt werden können. Regelmäßige (tägliche, wöchentliche, monatliche) Besprechungen sind geplant und im Kommunikationsmanagementplan aufgeführt.
• Change Control Meetings werden von einem Change Control Board organisiert und dienen der Überprüfung von Änderungsanträgen. Der Vorstand trifft Entscheidungen über die Genehmigung aller eingetretenen Änderungen und die Kommunikation mit den Stakeholdern, um Informationen und Folgemaßnahmen zu erhalten.
• Statusüberprüfungssitzungen werden regelmäßig organisiert, um Informationen über den aktuellen Fortschritt des Projekts und seine Leistung auszutauschen und zu analysieren. Während eines solchen Meetings verteilt der Projektmanager Leistungsberichte an die Teilnehmer, damit das Team und die Stakeholder Einblick in das aktuelle Leistungsniveau und den Fortschritt der Aufgabe erhalten. Statusüberprüfungssitzungen werden auch als Leistungsüberprüfungen bezeichnet.

Kick-Off-Meeting

Ein Projekt-Kick-Off-Meeting ist eine Planungsveranstaltung (in der Regel in Form eines Workshops organisiert und durchgeführt), die zu Beginn des Projekts (oder seiner spezifischen Phase) stattfindet, um sicherzustellen, dass jede an der Durchführung des Projekts beteiligte Person die Ziele, Verfahren und Pläne klar versteht.

Das Kick-Off-Meeting wird oft als formeller Beginn des Teambuilding-Prozesses angesehen, wenn der Projektmanager mit Unterstützung der Teamleiter Aktivitäten zur Teambildung und -schulung vorstellt. Wenn das Meeting zu Beginn einer Projektphase organisiert wird, dient es normalerweise dazu, das Verständnis des Teams für die Projektziele mit den tatsächlichen Plänen und Verfahren in Einklang zu bringen.

Eine typische Tagesordnung für das Projekt-Kick-Off-Meeting umfasst die folgenden Punkte:

1. Festlegung des Managementrahmens, einschließlich Schlüsselphasen, Ziele, Stakeholder, Erfolgskriterien, Geschäftsanforderungen, Ergebnisse usw.
2. Überprüfen und aktualisieren Sie (falls erforderlich) den Business Case.
3. Erstellen Sie die Governance-Struktur, einschließlich Managementverantwortlichkeiten und -rollen, Berichtsverfahren, Kontrollen, Governance-Dokumentation usw.
4. Initiieren Sie Planungsaktivitäten, einschließlich wichtiger Meilensteine, Reihenfolge der Aufgaben, Priorisierung, Aufgabenabhängigkeiten usw.
5. Initiieren Sie den Risikomanagementprozess durch Ausführen einer Risikoanalyse.
6. Bauen Sie das Team auf.
7. Erstellen Sie den Qualitätsmanagementplan, einschließlich der Verfahren zur Qualitätskontrolle und -sicherung.

Projekt Kick-Off Meeting Agenda (Vorlage)

Tipps zur Planung von Statusmeetings

Wenn Sie die Rolle des Projektmanagers übernehmen, müssen Sie bereit sein, regelmäßig Projektmeetings zu planen und durchzuführen. Dies wird Teil Ihrer Projektmanagementaufgaben sein. Projektbesprechungen helfen Ihnen sicherzustellen, dass das Projekt wie geplant voranschreitet und dass alle Probleme auf die richtige Weise gelöst werden.

Die folgenden Tipps zur Planung von Projektmeetings sollen Ihnen helfen zu verstehen, wie Sie die Meetings organisieren und welche wesentlichen Elemente erforderlich sind, um Ihre Bemühungen effektiver zu gestalten. Hier sind die Tipps:

1. Ziele setzen. In diesem Projektmeeting-Tipp wird davon ausgegangen, dass die Besprechung zum Scheitern verurteilt ist, wenn Sie keine klaren Besprechungsziele festlegen, da sie keine Ergebnisse liefert und keine Lösung generiert wird. Bevor Sie sich für die Planung eines Besprechungstermins entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie eine Reihe INTELLIGENTER Ziele festgelegt haben. SMART bedeutet konkret, messbar, erreichbar, relevant und zeitnah.
2. Schreiben Sie eine Besprechungsagenda. Durch das Entwickeln und Befolgen einer Agenda können Sie das Statusmeeting kürzer und dennoch effektiver gestalten. Sie erhalten mehr Chancen, das Meeting mit den erwarteten Ergebnissen und rechtzeitig zu beenden. Sie müssen 2-3 Tage vor dem Startdatum eine Agenda erstellen und eine Liste der geplanten und priorisierten Ereignisse einfügen. Meeting-Scheduling-Software wird Ihnen dabei helfen.
3. Halten Sie Dokumente organisiert. Das bedeutet, dass Sie die Besprechungsunterlagen so kurz wie möglich gestalten müssen. Wenn Sie Papierstapel verwenden, um das Meeting abzuhalten, werden Sie wahrscheinlich scheitern, da mehrere Dokumente Ihr Team desmotivieren und irreführen und ein Chaos verursachen können. Deshalb sollten Sie versuchen, 1 oder 2 Blatt Papier aufzubewahren, um das Meeting aufrechtzuerhalten. Es wird auch empfohlen, eine Besprechungsvorlage zu verwenden, die allgemeine Elemente Ihrer Agenda enthält und beschreibt, welche Probleme angegangen werden sollen.
4. Laden Sie die richtigen Leute ein. Mitglieder Ihres Teams sind offensichtlich die Hauptteilnehmer Ihres Projektmanagementmeetings. Von Zeit zu Zeit benötigen einige Meetings jedoch jemanden von den Senioren. Nach diesem Planungstipp für Projektmeetings sollten Sie im Voraus wissen, ob die Teilnahme der Geschäftsleitung erforderlich ist, und dann sicherstellen, dass jede betroffene Person über das bevorstehende Meeting und die zu lösenden Probleme informiert wird. Der Einfachheit halber können Sie Besprechungsplanungssoftware verwenden, um Notizen in Ihrer To-Do-Liste und Agenda zu machen.
5. Schaffen Sie eine angemessene und komfortable physische Umgebung. Beachten Sie, dass Ihr Projektmeeting in einem komfortablen und gut belüfteten Raum durchgeführt werden sollte, insbesondere im Sommer. Vergessen Sie nicht, Ihren Teilnehmern eiskaltes Wasser, Tee, Kaffee oder / und einige alkoholfreie Getränke zu geben, damit sich Ihre Zuhörer wohler fühlen. Nach diesem Tipp zur Besprechungsplanung sollten Sie Ihrer To-Do-Liste Datensätze hinzufügen und eine Liste aller Getränke erstellen, die vor Beginn der Besprechung im Voraus zubereitet werden müssen.
6. Beginnen und beenden Sie das Meeting rechtzeitig. Die Leute mögen es nicht, wenn eine Veranstaltung außerhalb des Zeitplans liegt, und wahrscheinlich gibt es nichts Frustrierenderes als späte Besprechungen. Dieser Projektmeeting-Tipp besagt, dass Sie sicherstellen sollten, dass jeder Teilnehmer die Start- und Endzeit kennt. Es wird empfohlen, (mündliche oder schriftliche) Benachrichtigungen an die Teilnehmer zu senden. Sie können Ihre Besprechungsplanungssoftware auch verwenden, um E-Mail-Erinnerungen festzulegen und elektronische Benachrichtigungen zu senden.