Als Kleinunternehmer ist es vielleicht nicht Ihre Lieblingsaufgabe, Ihr Inventar zu verfolgen und Verbrauchsmaterialien und verkaufbare Waren zu bestellen, aber es ist sicherlich wichtig für den Erfolg Ihres Unternehmens. Bestellungen sind für einen gut geführten Einkaufsprozess von entscheidender Bedeutung, obwohl viele Geschäftsleute nicht verstehen, was sie tatsächlich sind oder wie sie für den finanziellen Erfolg verwendet werden können.
In diesem Artikel behandeln wir:
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Was eine Bestellung ist
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Was Sie in eine Bestellung aufnehmen müssen
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Der Unterschied zwischen einer Bestellung und einer Rechnung
Was ist eine Bestellung?
Eine Bestellung (PO) ist ein rechtsverbindliches Dokument, das von einem Käufer erstellt und einem Verkäufer vorgelegt wird. Ähnlich wie Ihr „Warenkorb“ auf einer E-Commerce-Website ist eine Bestellung im Wesentlichen eine Liste dessen, was Sie kaufen möchten. Es enthält die Bestelldetails, einschließlich der Menge und Art der Produkte, die der Käufer benötigt, sowie die Zahlungsbedingungen und Lieferdetails.
Der Unterschied zwischen einer Bestellanforderung und einer Bestellung besteht darin, dass letztere als Vertrag zwischen dem Käufer und dem Verkäufer fungiert. Mit dem Absenden einer Bestellung verpflichtet sich der Käufer, Waren oder Dienstleistungen für den vereinbarten Betrag zu erwerben. Da die Bestellung ausgeführt wird, bevor der Käufer seine Rechnung erhält, bietet eine Bestellung dem Verkäufer eine Versicherung gegen Nichtzahlung.
Wie funktioniert eine Bestellung?
Bestellungen werden normalerweise von kleinen Unternehmen verwendet, die Waren in großen Mengen bestellen. Zum Beispiel muss eine Zoohandlung möglicherweise mehrere Arten von Hundefutter von einem Lieferanten kaufen und viele Beutel mit jeder Art von Futter bestellen. Hier ist der Bestellvorgang, den der Tierladenbesitzer verwenden würde, um die benötigten Waren zu erhalten:
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Der Shopbetreiber erstellt eine Bestellung, in der genau festgelegt ist, was er vom Lieferanten benötigt.
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Wenn der Lieferant über das Inventar verfügt, um die Bestellung auszuführen, akzeptiert er die Bestellung, erfüllt sie und liefert die Artikel zum vereinbarten Fälligkeitsdatum.
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Der Lieferant sendet dann eine Rechnung oder Verkaufsrechnung für die gekauften Artikel.
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Der Käufer bezahlt den Artikel und der Verkauf wird über das POS-System des Verkäufers abgewickelt.
Käufer können auch Sonderbestellungen für besonders große Sendungen oder wiederkehrende Einkäufe erstellen. Eine ständige Bestellung ermöglicht es einem Käufer, dieselben Produkte mehrmals mit derselben Bestellnummer zu kaufen.
Eine Rahmenbestellung ist eine Vereinbarung zwischen beiden Parteien über mehrere Lieferungen über einen festgelegten Zeitraum zu einem festgelegten Preis. Rahmenaufträge werden normalerweise zwischen Unternehmen mit einer starken Beziehung verwendet und sind manchmal mit Rabatten oder anderen Anreizen verbunden.
Der Unterschied zwischen einer Bestellung und einer Rechnung
Da Bestellungen und Rechnungen beide rechtsverbindliche Dokumente sind, die zwischen Verkäufern und Käufern ausgetauscht werden, ist es nicht verwunderlich, dass sie oft verwechselt werden. Beides ist auch deshalb miteinander verbunden, weil eine Bestellung häufig zum Erstellen einer Rechnung als Referenz für die gekauften Waren und deren Preise verwendet wird. Jedes Dokument wird jedoch an einem anderen Punkt im Kaufprozess verwendet und häufig auch von verschiedenen Personen verwendet.
Hier sind einige Unterschiede zwischen Bestellungen und Rechnungen:
Bestellung
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Erstellt vom Käufer
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Vor dem Kauf erstellt
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Legt die benötigten Waren aus
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Enthält vorgeschlagene Zahlungsdetails
Rechnung
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Erstellt vom Verkäufer
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Erstellt nach dem Kauf
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Bestätigt gelieferte Ware
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Erfordert die Zahlung an einem bestimmten Datum
Wann eine Bestellung vs. eine Rechnung
Eine Bestellung wird von einem Käufer zur Bestellung verwendet und vor der Lieferung ausgestellt.
Eine Rechnung wird von einem Verkäufer mithilfe einer Rechnungssoftware ausgestellt, nachdem eine Bestellung geliefert wurde. Es definiert den Betrag, den der Käufer für die gekauften Waren schuldet, und das Datum, bis zu dem der Käufer zahlen muss.
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So erstellen Sie eine Bestellung
Unternehmer können Online-Software zum Erstellen von Bestellungen finden, aber Sie können auch ein einfaches Word- oder Excel-Dokument verwenden, um stattdessen Ihre eigenen Bestellformulare zu erstellen.
Hier ist, was Sie einschließen müssen:
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Ausgabedatum
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Benötigte Produkte und die Menge jedes Produkts
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Produktdetails einschließlich SKU-Nummern, Modellnummern und Markennamen
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Preis für jedes Produkt pro Einheit
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Liefertermin
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Bestellnummer
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Geschäftsinformationen einschließlich Versand- und Rechnungsadresse, Firmenname und Kontaktinformationen
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Zahlungsbedingungen, wie z. B. „bei Lieferung bezahlt“ oder bestimmte Zahlungsdatumsoptionen
Was bedeutet ein Bestellung aussehen?
Bestellungen sehen auch Rechnungen sehr ähnlich – oben haben Sie die Kontaktinformationen und Details für jedes Unternehmen sowie die Bestellnummer und das Datum. Unterhalb dieser Informationen befindet sich in der Regel eine Tabelle mit den Produkten, Mengen, Details und Preisen in separaten Spalten. Am Ende der Bestellung platzieren Sie den Gesamtbestellbetrag, den Gesamtpreis und alle anderen Bestell- oder Zahlungsbedingungen zusammen mit einer autorisierten Unterschrift.
Vorteile der Verwendung von Bestellungen
Für den Käufer sind Bestellungen nützlich, um Inventar und Kaufhistorie zu verfolgen. Außerdem kann der Käufer Waren im Voraus bestellen, ohne sofort bezahlen zu müssen. In ähnlicher Weise helfen Bestellungen dem Verkäufer, Inventar, wiederkehrende Bestellungen und mehr zu verfolgen. Das Beste daran ist, dass diese Dokumentation den Käufer verpflichtet, nach Erfüllung der Bestellung zu bezahlen, was dem Verkäufer Sicherheit und Rechtssicherheit gibt.
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