Human Resource Information System (HRIS) kann als Software oder Online-Lösung definiert werden, die für die Dateneingabe, Datenverfolgung und das Datenmanagement aller Personalvorgänge einer Organisation verwendet wird. Da sich die Arbeitswelt in einem kontinuierlichen, digitalen Wandel befindet, müssen sich HR-Systeme und -Prozesse an eine Welt anpassen, die datengestützt, technologiegetrieben und menschenzentriert ist. Personalinformationssysteme haben sich in den letzten zehn Jahren ebenfalls weiterentwickelt, um diese neuen Trends bei der Arbeit zu berücksichtigen. Schauen wir uns an, was ein HRIS im heutigen Kontext ist, was es kann und was es der Organisation helfen kann.
Inhaltsverzeichnis
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- Was ist ein Human Resource Information System (HRIS)?
- HRIS-Systeme und Arbeitskomponenten
- HRIS-Modelle
Was ist ein Human Resource Information System (HRIS)?
Human Resource Information System (HRIS) ist definiert als eine Software oder Online-Lösung, die für die Dateneingabe, Datenverfolgung und Datenverwaltung aller Personalvorgänge einer Organisation verwendet wird.
Es ist somit eine zugängliche, umsetzbare Datenbank, die den reibungslosen Betrieb aller HR-Systeme ermöglicht, die entweder auf dem Server des Unternehmens, der Cloud oder auf dem eines ausgelagerten Anbieters gehostet werden. Ein HRIS wird oft als HRMS (Human Resources Management System) bezeichnet, da es bei der effektiven Personalverwaltung und -planung hilft.
Ein HRIS umfasst unter seinem Dach eine breite Palette von Systemen. Es umfasst beispielsweise alle Aspekte der Verwaltung der Mitarbeiterdatenbank und des Verzeichnisses, der Bewerberverfolgung, der Leistungsverwaltung, der Gehaltsabrechnungsprozesse, der Arbeitsplanung, der Zeiterfassung, der Mitarbeiterverfolgung, der elektronischen Signaturen, der Compliance-Protokolle, der anpassbaren Insight-Berichte, der Mitarbeiterselbstbedienung, des Leistungsmanagements und der HR-Prozesse, die in mobilen Apps erledigt werden.
Diese Liste, so lang sie auch sein mag, ist nicht in Stein gemeißelt. Es unterscheidet sich sowohl innerhalb von Kunden- als auch Lieferantenorganisationen, basierend auf den Bedürfnissen des zu verwaltenden Humankapitals, der Stärke der Mitarbeiter, der geografischen Verbreitung einer Organisation, den grundlegenden Funktionsprotokollen, an die sie sich hält, und ihrer Karte für die Zukunft.
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HRIS-Prozesse und Arbeitskomponenten
Derzeit beschäftigen sich alle Personalfunktionen mit einem ziemlichen Datendump, da jede Interaktion, die ein Kandidat oder ein Mitarbeiter mit der Organisation hat, als Daten erfasst und gespeichert wird. Ein Personalinformationssystem wird daher entscheidend, um all diese Daten zu verstehen – um nicht nur Daten effektiv zu sammeln und zu speichern, sondern um die Informationen zu sammeln, die einen effektiven Workflow ermöglichen und die Effizienz verbessern.
Die meisten HRIS-Lösungen bieten heute maßgeschneiderte Systeme, die auf den individuellen Bedürfnissen und Wachstumsplänen des Unternehmens basieren. Werfen wir einen Blick auf die sechs wichtigsten HRIS-Prozesse und Arbeitskomponenten, die die meisten Organisationen in einer Kombination benötigen.
Datenbankmanagement
Das Kernangebot der meisten Lösungen für Personalinformationssysteme ist eine sofort zugängliche Datenbank, in der alle Mitarbeiterinformationen effektiv gespeichert und verwaltet werden können. Das HR-Team (oder jeder, der das Portal verwaltet) kann problemlos alle Personaldaten in das System eingeben. Es geht darum, von überall auf der Welt auf alle diese Daten und relevanten Metriken zugreifen zu können.
Die Art der im System gespeicherten Daten reicht von Vergütungsinformationen, Notfallkontaktdetails und Bildungsverlauf bis hin zu Kontaktinformationen, Lernmetriken und Leistungsbewertungsergebnissen. Die Datenbank bildet das Herzstück aller HR-Funktionen und könnte sich als effektives Online- oder Cloud-gehostetes Backup für ein weitgehend papierloses Büro erweisen.
Zeit- und Arbeitsmanagement
Die Überwachung der Arbeitszeiten jedes einzelnen Mitarbeiters ist eine zeitintensive Aufgabe. Da die meisten Büros es den Mitarbeitern heute ermöglichen, entweder biometrisch einzusteigen oder sich zur Eingabe ihrer eigenen Stunden anzumelden, muss diese tägliche Datenmenge effektiv verwaltet werden.
Manager können jetzt Urlaubsanträge genehmigen, und die Daten können direkt mit der Gehaltsabrechnung verknüpft werden. Ein unaufdringliches, aber effizientes Personalinformationssystem kann somit Pünktlichkeit und Anwesenheit genau im Auge behalten.
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Payroll-Funktionen
Payroll ist eine der wichtigsten Funktionen der Personalabteilung. Mit einem schlanken Personalinformationssystem, das das einfache Herunterladen oder Hochladen von Mitarbeiterstunden und Anwesenheitsdaten ermöglicht, kann die Nummernverwaltung erheblich vereinfacht und Einzahlungen an Mitarbeiter nahtloser gestaltet werden. Dies führt auch zu weniger Fehlern, indem menschliche Eingriffe reduziert werden. Darüber hinaus führen die meisten HRIS-Gehaltsabrechnungssoftware zu einer Verbesserung der Steuerkonformität, insbesondere für Organisationen, die mit mehreren Steuerstufen zu tun haben.
Leistungsmanagement
Leistungsmanagement bezieht sich nicht nur auf medizinische Leistungen und Altersvorsorgeinvestitionen, sondern auf alle Anfragen, Rückmeldungen, Daten und Mitteilungen im Zusammenhang mit Leistungen. Solche Anwendungen bieten allen Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen eine Plattform aus einer Hand, sorgen für Transparenz und ermöglichen reibungslosere Abläufe.
Jeder Mitarbeiter ist von den Leistungsvorschriften und -strategien betroffen, und wie diese verwaltet werden, wirkt sich auf die Gesamterfahrung des Mitarbeiters bei der Arbeit aus.
Mitarbeiterschnittstelle
Die meiste Software für Personalinformationssysteme ermöglicht einen eingeschränkten Benutzerzugriff auf Mitarbeiter, aber selbst dieses moderate Maß an Mitarbeiter-Self-Service ist ein Schritt vorwärts bei der Schaffung einer Kultur, in der Mitarbeiter mehr betriebliche Freiheit haben. Die Benutzeroberfläche, über die Mitarbeiter ihre persönlichen Daten aktualisieren, Gehaltsskalen überprüfen, Altersversorgungsprogramme ändern, Informationen zur direkten Einzahlung aktualisieren oder Dokumente zur Leistungswahl herunterladen können, muss eine einfache, integrierte und zeitsparende Benutzererfahrung bieten.
Talentakquise und -bindung
Die richtigen Talente zu gewinnen und zu halten ist die Art und Weise, wie eine Organisation wachsen kann. Vor diesem Hintergrund sind Rekrutierung und Bindung wichtige Bestandteile jedes HRIS und werden von den meisten Organisationen als unverzichtbare Funktionen eingestuft.
Das richtige Talent an Bord zu holen, ist nur der erste Schritt zum Talent-Puzzle. Die Mitarbeiter müssen auch mit den richtigen Schulungen, Karrierewegen und Belohnungsplänen ausgestattet werden, um Wachstum zu ermöglichen, die Moral zu steigern und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu schaffen. HRIS-Tools können die Kandidatenerfahrung verbessern und es Personalvermittlern erleichtern, die richtigen Talente zu finden, zu verfolgen und mit ihnen in Kontakt zu treten.
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HRIS-Modelle
Nachdem wir nun einen Blick auf die Systeme und Arbeitskomponenten geworfen haben, die die Maschinen des Human Resource Information Systems bewegen, wollen wir uns mit den HRIS-Modellen befassen, die die Funktionsweise seiner Prozesse steuern.
Eingabe- und Ausgabemodell eines Basis-HRIS
Dieses Modell zählt die grundlegende Funktionsweise eines HRIS auf – von der Eingabe bis zur Ausgabe. Sowohl externe als auch interne Quellen liefern Daten für die Eingabesubsysteme, die dann in Informationen interpretiert und für die Rekrutierung, Personalplanung, Personal- / Talentmanagement, Vergütung, Leistungen und für verschiedene Teile des Berichtskanals verwendet werden.
Abbildung 1. Eingabe- und Ausgabemodell eines einfachen HRIS
Modell für die Einführung von HRIS
Bei einer Vielzahl von Optionen auf dem Markt (bis zu dem Punkt, an dem der Markt überfüllt zu sein scheint) ist die Auswahl des richtigen HRIS eine große Entscheidung. Sobald dies jedoch geschehen ist, ist die richtige Einführung des HRIS erforderlich, um sicherzustellen, dass die Organisation in ein erfolgreiches System investiert hat. Hier ist ein Modell, das die verschiedenen Aspekte der Einführung der richtigen HRIS und der Anpassung an neue Prozesse aufzählt.
Abbildung 2. HRIS Adoptionsmodell
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HRIS-Erfolgsmodell
Die folgende Abbildung zeigt das integrierte HRIS-Erfolgsmodell. Damit soll wiederholt werden, wie sich die Wahrnehmung des Systems durch die Benutzer auf die Qualität der Systemprozesse, den Zugriff und die Anwendung von Informationen, die Benutzerfreundlichkeit und die Nützlichkeit auswirkt.
Der wahrgenommene Nutzen des HRIS ist ein interessanter Faktor, da er sehr subjektiv ist und für den Mitarbeiter sinnvoll sein muss. All diese Faktoren zusammen tragen zur Zufriedenheit der Anwender und letztlich zum Erfolg des HRIS bei.
Abbildung 3. HRIS Erfolgsmodell
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Ein Personalinformationssystem verfügt über drei Hauptanwendungen – Talentakquise, Talentmanagement und Talentoptimierung – all dies mit der effektiven Unterstützung von Daten. Innerhalb dieser breiteren Säulen bringen die folgenden Anwendungssteine mehrere Vorteile und helfen beim Aufbau einer stärkeren Organisation:
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- Reduzierte Kosten für die Datenspeicherung, da eine einmalige Investition ausreichend ist
- Agilität beim Abrufen und Analysieren von Daten
- Reduzierte Duplizierung von Prozessen, was Zeit, Geld und Energie spart
- On-Demand-Verfügbarkeit der richtigen Daten zur richtigen Zeit
- Stärkere Analyse und damit intelligentere Entscheidungen
- Relevante Karriereplanung, die besser kommuniziert werden kann
- Verbesserte Qualität von Berichten und Erkenntnissen
- Erhöhte Anpassungsfähigkeit für das Unternehmen, da der Zugriff auf die richtigen Informationen, erhöht das Bewusstsein für die interne und externe Umgebung
- Mehr Transparenz führt zu einer ehrlicheren und engagierteren Mitarbeitererfahrung
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Die meisten Unternehmen verwenden heute eine HRIS- oder HCM-Lösung, um HR-Prozesse einfacher, zuordenbarer und relevanter für Geschäftsanforderungen und Mitarbeitererwartungen zu gestalten. Organisationen haben die Qual der Wahl in einem Markt, der eine Reihe von Lösungen und Lösungskombinationen bietet, also müssen wir wählen, aber wählen Sie mit Bedacht!
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