Schattenbuchhaltung ist die Praxis der Berechnung der Anreizauszahlung durch einzelne Zahlungsempfänger abgesehen von offiziellen Buchhaltungsunterlagen, um Fehler zu erkennen. Dies ist normalerweise ein Merkmal manueller Auszahlungsberechnungsprozesse, da Zahlungsempfänger der Berechnungsmethode oder der Genauigkeit von Auszahlungen nicht vertrauen.
Unweigerlich wird jedes Vertriebsteam oder andere Rollen mit variabler Bezahlung die Realität von Berechnungsfehlern erleben. Variable Bezahlung kann sehr motivierend sein – hohe Provisionszahlungen werden in der Regel mit einem Lächeln und Aufregung erfüllt; Eifer zu gehen und mehr Erfolg zu greifen. Aber wenn die Zahlungen niedriger sind? Zuerst kommt die Enttäuschung, aber dann, und noch schlimmer, kommen die Fragen.
„Ist das richtig?“ Oder: „Das kann doch nicht richtig sein, oder?“
Während die Einführung eines Lohnmixes mit sogar ein bisschen variabler Bezahlung im richtigen Szenario motivierend sein kann, fordert die Aufforderung an jemanden, auf Kommission zu arbeiten, ihn auch auf, einem Prozess zu vertrauen — was leicht zu Motivationserosion führen kann, wenn etwas nicht stimmt.
Aufgrund der Gefühle, die diese nicht optimalen Provisionsschecks hervorrufen, abonnieren viele Verkäufer Ronald Reagans alte Säge: „Vertrauen, aber überprüfen.“
Um sicherzustellen, dass die Provisionsüberprüfungen dem entsprechen, was die Verkäufer ihrer Meinung nach tun sollten, beginnen sie, ihre eigenen Aufzeichnungen über ihre Verkäufe zu führen und ihre eigenen Provisionen zu berechnen – Schattenbuchhaltung.
Schattenbuchhaltung kann nicht nur der Paranoia der Vertriebsmitarbeiter zugeschrieben werden. Wie Joseph Heller in Catch-22 schrieb: „Nur weil du paranoid bist, heißt das nicht, dass sie nicht hinter dir her sind.“ In diesem Fall sind „sie“ die unvermeidlichen Fehler, die sich in manuell verwaltete Kompensationssysteme einschleichen.
Unabhängig von der Sorgfalt und dem guten Charakter des Comp Plan Managers sind Fehler unvermeidlich, wenn Tabellenkalkulationen zur Verwaltung eines Plans verwendet werden.
Studien zufolge enthalten 88 Prozent aller Tabellenkalkulationen Fehler, und je größer die Tabelle ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie einen Fehler enthält.
Für Vertriebsmitarbeiter hat jeder dieser Fehler Auswirkungen; es kann ein Fehler sein, der einen Vertriebsmitarbeiter verschlimmert, der das Gefühl hat, betrogen zu werden, oder es kann ein Fehler sein, der mehr Provisionen verschenkt, als der Vertriebsmitarbeiter verdient, zu einem Preis für das Unternehmen.
Auswirkungen der Schattenbuchhaltung
Angesichts des oben Gesagten scheint die Schattenbuchhaltung für Verkäufer zwar eine vernünftige Sache zu sein, bleibt jedoch nicht ohne Konsequenzen.
Schattenbuchhaltungskosten Sie und Ihre Verkäufer verkaufen Zeit
Es gibt nur wenige formale Studien der Praxis, zum Beispiel zeigt die Forschung, dass Vertriebsmitarbeiter durchschnittlich 64% ihrer Arbeitszeit für Nicht-Verkaufsaktivitäten aufwenden, was die manuelle Berechnung und Validierung ihrer eigenen Provisionen beinhalten könnte.
Forschung beiseite, denken Sie nur an Ihre eigene Organisation. es ist nicht schwer vorstellbar, dass ein Verkäufer eine Stunde pro Woche der Nachverfolgung von Provisionen widmet, oder? Multiplizieren Sie diese Zahl mit der Zeit eines Jahres — das sind 50 Stunden pro Woche.
Oh, und hast du 50 Wiederholungen? Wenn sie alle in der Schattenbuchhaltung tätig sind, verlieren Sie das Äquivalent der Zeit eines Vertriebsmitarbeiters pro Jahr.
Schattenbuchhaltung führt zu vermehrten, manchmal ungerechtfertigten Streitigkeiten
Zweitens wird es mit zunehmender Komplexität der Provisionspläne schwieriger, die Provisionsauszahlung genau zu berechnen – insbesondere, wenn Sie ein Vertriebsmitarbeiter sind, der zum Amateur-Buchhalter wird.
Das Ergebnis ist eine Zunahme der Anzahl von Streitigkeiten, die Verkäufer mit Comp-Plan-Managern haben, was die Verkaufszeit weiter verkürzt und den Comp-Managern das Leben schwer macht.
Diese Streitigkeiten führen zu kontradiktorischen Beziehungen
Im schlimmsten Fall entwickeln das Verkaufsteam und der Comp-Manager eine kontradiktorische Beziehung, in der der Vertrieb dem Comp-Manager misstraut und möglicherweise sogar denkt, dass er absichtlich betrogen wird.
Diese Erosion des Vertrauens ist nicht nur unangenehm – es ist teuer, denn wenn Verkäufer dem Unternehmen, für das sie arbeiten, nicht vertrauen, gehen sie, und Verkaufstalente zu ersetzen ist nicht billig.
Shadow Accounting Solutions
All dies zu beheben, hängt von einem von zwei Dingen ab: entweder finden Sie einen wirklich unglaublichen Comp Plan Manager, der nie irrt, nie müde wird, nie die falsche Taste auf der Tastatur trifft und nie die richtige Nummer in das falsche Feld einer Tabelle eingibt (ich meine, viel Glück damit), oder Sie wenden sich der Technologie zu.
Somit die einzig wahre Lösung, um die Schattenbuchhaltung einzudämmen und die oben genannten Konsequenzen zu vermeiden…
Automatisierung.
Vorteile der Automatisierung
Automatisierung senkt die Fehlerrate
Durch die Automatisierung Ihres Provisionsplans können Sie die Fehlerrate drastisch senken. Daten werden automatisch in die Felder eingefügt, die sie ausfüllen müssen, Provisionen werden automatisch berechnet (einschließlich SPIFs, Boni, Beschleuniger und anderer Modifikatoren für die Grundstruktur) und alles ist verfolgbar.
Automatisierung führt zu weniger Streitigkeiten
Dieser technisch gestützte Prozess ohne menschliche Fehler führt zu weniger Streitigkeiten, und die Daten können für sich sprechen. Und die positiven Auswirkungen auf die Kultur, die die Schattenbuchhaltung antreibt, sind dramatisch.
Automatisierung erhöht das Vertrauen
Automatisierung erhöht das Vertrauen der Vertriebsmitarbeiter, da sie wissen, dass ihre Provisionsberechnungen nicht mehr sehr anfällig für menschliche Fehler sind und die Rate der Schattenbuchhaltung sinkt.
Wenn Streitigkeiten auftreten (und sie werden immer noch auftreten, wenn auch in stark reduzierter Zahl), können Comp-Plan-Manager Ansprüche schnell recherchieren und Vertriebsmitarbeitern einen bestimmten Satz von Ereignissen zur Verfügung stellen, die genau erklären, was die Situation ist.
Automatisierung ermöglicht mehr (Verkaufs-)Zeit
Das Beste: Alle Beteiligten erhalten enorm viel Zeit zurück. Vertriebsmitarbeiter können mehr Zeit für den Vertrieb aufwenden, Comp-Plan-Manager können in strategischere Rollen wechseln, und es gibt weniger organisatorische Konflikte, was zu weniger Abwanderung und mehr Dollar in den Unternehmenskassen führt.
Schattenbuchhaltung ist das Ergebnis der Unfähigkeit der Vertriebsmitarbeiter, ihren Comp-Managern zu vertrauen – und damit den Unternehmen, für die sie arbeiten.
Die Automatisierung der Vertriebsvergütung hilft dabei, dieses Vertrauen wiederherzustellen, und kann die Köpfe Ihrer Vertriebsmitarbeiter aus ihren Tabellenkalkulationen herausholen und sie wieder über den Verkauf nachdenken lassen.