Shadow Payroll ist ein Mechanismus für Mitarbeiter, die aus dem Ausland in die Niederlande entsandt werden, aber auch umgekehrt (Mitarbeiter, die aus dem Ausland in die Niederlande entsandt werden). Ein solcher Einsatz hat oft Konsequenzen für die geltende Sozialversicherungs- und Steuerpflicht. Es ist wichtig zu wissen, wo der Arbeitnehmer sozialversichert ist und wo Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen.
Um eine Doppelbesteuerung zu verhindern, haben die Niederlande Verträge mit mehreren Ländern geschlossen. Diese Verträge legen fest, wie die Steuern und Sozialversicherungsprämien beider Länder ausgerichtet sind.
Wenn in einem Land Sozialversicherung und in einem anderen Steuern gezahlt werden müssen oder in beiden Ländern Steuern gezahlt werden sollen, kommt die sogenannte Schattenabrechnung ins Spiel.
Beispiel für internationale Lohnabrechnung
Wenn der Arbeitnehmer in den Niederlanden auf der Gehaltsliste steht und dort sozialversichert ist, aber auch in Deutschland arbeitet, kann es sein, dass in Deutschland Steuern zu entrichten sind. Um die korrekten Zahlungen zu ermitteln, ist daher in den Niederlanden, aber auch in Deutschland eine Gehaltsabrechnung erforderlich.
Beachten Sie, dass das Lohnkonzept (das unter „Lohn“ verstanden werden sollte) nicht in allen Ländern zu 100% gleich ist. Zum Beispiel kann ein Firmenwagen in einem Land zu einem völlig anderen Gehalt („Zusatz“) führen als in einem anderen.
Bei einer internationalen Lohnbuchhaltung ist es sehr wichtig, die korrekten Zahlungen an die zuständigen Steuerbehörden zu leisten, damit Sie danach nicht mit Überraschungen konfrontiert werden. Besonders frustrierend ist es, wenn sich herausstellt, dass Steuern oder Sozialabgaben im falschen Land gezahlt wurden. Erstens muss es immer noch im richtigen Land bezahlt werden. Zweitens ist es nicht immer einfach, zu Unrecht gezahlte Beträge im anderen Land zurückzufordern.
Wie funktioniert die Schattenabrechnung in der regulären Abrechnung?
Im Hintergrund der regulären Abrechnung wird eine Schattenabrechnung durchgeführt. Dies bedeutet, dass die Schattenabrechnung nur für die Berechnung der korrekten Abzüge und Zahlungen von den Lohnsteuern im anderen Land bestimmt ist. Aus der Schattenabrechnung werden keine tatsächlichen Zahlungen an den Mitarbeiter geleistet. Die Berechnung der Abzüge erfolgt in der regulären Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers oder auf Kosten des Arbeitgebers.
Beispiel Schattenabrechnung
Wird ein Mitarbeiter von Deutschland in die Niederlande entsandt, muss zunächst für die niederländische (Schatten-)Lohnabrechnung ermittelt werden, welche Lohnbestandteile in der niederländischen Lohnabrechnung enthalten sind. Der Reisekalender bestimmt dann, wie viele Tage der Arbeitnehmer in einem bestimmten Monat in den Niederlanden gearbeitet hat und wie viel Einkommen den niederländischen Arbeitstagen zuzurechnen ist. Auf dieser Grundlage wird festgelegt, welche Abzüge und Zahlungen in den Niederlanden vorgenommen werden müssen. Hinweis: auf der Grundlage der niederländischen Lohnabrechnung erfolgt keine Zahlung an den Arbeitnehmer, da er bereits in Deutschland auf der Gehaltsliste steht und sein reguläres Gehalt von dieser Gehaltsliste erhält. Wichtig ist auch, ob mit dem Mitarbeiter eine Nettogehaltsvereinbarung oder eine Bruttogehaltsvereinbarung getroffen wurde.
In der Lohnsteuererklärung wird dieser Mitarbeiter den Steuerbehörden gemeldet. Es ist daher wichtig, dass eine Bürgerservicenummer (BSN) vorhanden ist, damit kein anonymer Steuersatz auf den in den Niederlanden zu versteuernden Lohn angewendet werden muss.
Wann ist eine Schattenabrechnung notwendig?
Eine Schattenabrechnung kann in folgenden Situationen erforderlich sein:
- Ein Arbeitnehmer, der in mehreren Ländern arbeitet;
- Ein Arbeitnehmer ist in einem Land auf der Gehaltsliste, wurde aber in ein anderes Land entsandt (dies ist insbesondere der Fall, wenn er im ersten Land sozialversichert bleiben möchte).
Wichtige Dokumente für eine Shadow Payroll:
- Ausweis (Ausweisnachweis oder Reisepass)
- Der Arbeitsvertrag und das Einsatzschreiben
- Der Tageskalender
- Die Gehaltsabrechnungen
- Die A1-Erklärung oder die Deckungsbescheinigung.
- Die 30% -Entscheidungsanordnung
Durchführung einer Schattenabrechnung
Die Durchführung einer Schattenabrechnung und das Anfordern verschiedener Dokumente, die in diesem Zusammenhang erforderlich sind, ist oft komplex und erfordert spezifisches Wissen. Wir unterstützen Sie bei der Planung des Einsatzes, der Anforderung der verschiedenen Dokumente und der Durchführung der Shadow Payroll.
Wenn Sie Fragen zur Shadow Payroll oder zu anderen Global Mobility Services haben, wenden Sie sich bitte an unser Global Mobility Services Team.