Was ist, wenn: Ich muss eine Kopie meiner Daten per E-Mail senden?

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Was wäre, wenn

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Intuit – QuickBooks

Speichern einer tragbaren Firmendatei

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Erfolgreicher portabler Unternehmensdateiprozess

Ein Leser hat uns gefragt, wie Sie am besten eine Kopie ihrer QuickBooks-Daten per E-Mail senden können. QuickBooks bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten zum Senden oder Speichern von Kopien Ihrer Daten, einschließlich einer Sicherungskopie, einer Kopie eines Buchhalters oder einer tragbaren Unternehmensdatei. Die portable Firmendatei ist eine spezielle, hochkomprimierte Version Ihrer Daten, die in den meisten Fällen perfekt für den E-Mail-Versand geeignet ist. In vielen Fällen kann das Kompressionsverhältnis 20 zu 1 oder höher sein. Das Ergebnis ist eine viel kleinere Datei, die alle Ihre Daten enthält, die problemlos per E-Mail gesendet werden können.

So erstellen Sie eine portable Firmendatei:

1. Wählen Sie im Menü Datei die Option Kopie oder Sicherung speichern.
2. Wählen Sie die Option zum Erstellen einer Unternehmensdatei, wie in Abbildung 2 gezeigt.
3. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um zu einem Speicherort für die Datei zu navigieren. Ich empfehle, dass Sie diese Datei auf Ihrem ‚Desktop‘ speichern, Dies macht es einfacher zu finden, wenn Sie es an Ihre ausgehende E-Mail anhängen müssen.
4. Standardmäßig benennt QuickBooks Ihre Datei mit demselben Namen wie Ihre Firmendatei, fügt dem Namen jedoch (Portable) hinzu und ändert den Dateityp in a.QBM-Datei. (.QBM ist die Dateierweiterung für das Portable Dateiformat).
5. Klicken Sie auf Speichern.
6. QuickBooks zeigt beim Erstellen der Unternehmensdatei mehrere Meldungen an. Nach Abschluss QuickBooks zeigt die Meldung in Abbildung 3 dargestellt.
7. Sie können jetzt Ihr E-Mail-Programm öffnen, Ihre ausgehende Nachricht verfassen und die QuickBooks Portable Company (.QBM) Datei an Ihre E-Mail. In den meisten Fällen ist eine portable Unternehmensdatei so klein, dass sie problemlos an eine E-Mail angehängt übertragen werden kann.

Nebenbei bemerkt, ist das Erstellen einer portablen Firmendatei und das anschließende Wiederherstellen dieser Datei eine effektive Möglichkeit, Datenbankfragmente zu reduzieren. Dieser Prozess indiziert die Datenbank als Ganzes neu und kann in einigen Fällen als Methode zur Reparatur einiger (aber nicht aller) Dateibeschädigungen dienen. Aber diese Verfahren sind ein ‚Was wäre wenn‘ für einen anderen Tag.