Was ist Gehaltsabrechnung?
Gehaltsabrechnung ist der Prozess, mit dem Arbeitgeber einen Arbeitnehmer für die von ihm geleistete Arbeit bezahlen. Jedes Unternehmen mit Mitarbeitern sollte über einen Gehaltsabrechnungsverwaltungsprozess verfügen. Ein effektiver und effizienter Gehaltsabrechnungsprozess stellt sicher, dass die Mitarbeiter genau und konsistent bezahlt werden, und gibt der Personalabteilung die Möglichkeit, sich auf andere Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren.
Die Gehaltsabrechnung scheint im Kern einfach zu sein, wird jedoch aufgrund der verschiedenen Abzüge, die ins Spiel kommen, kompliziert. Arbeitgeber müssen gründlich verstehen, wie die Gehaltsabrechnung durchgeführt wird, wie Steuern von jedem Gehaltsscheck einbehalten werden und wie sichergestellt werden kann, dass Steuern an die richtige Regierungsbehörde gezahlt werden. Arbeitgeber können auch für den Abzug und die Zahlung von Prämien für Versicherungen und die Einzahlung von Geldern auf Rentenkonten oder an ausgewählte Wohltätigkeitsorganisationen verantwortlich sein.
Lohnbuchhaltungsaufgaben können für Kleinunternehmer eine enorme Belastung und unerwünschten Stress darstellen und für große Unternehmen überwältigend sein. Eine versäumte Frist oder falsche Einreichung von Steuern kann zu Geldstrafen oder Gefängnisstrafen führen. Um diese Probleme zu vermeiden, sollte jedes kleine, mittlere und große Unternehmen eine Gehaltsabrechnungssoftware verwenden.
Was macht eine Lohnbuchhaltungssoftware?
Ein Payroll Management System ist ein Softwareprogramm, das alle Aufgaben der Mitarbeiterzahlung und Steuererklärung organisiert. Diese Aufgaben umfassen die Verfolgung von Stunden, die Berechnung der Löhne, die Verfolgung der Anwesenheit, Quellensteuern und Abzüge, das Drucken und Liefern von Schecks, das Ausfüllen von Direkteinzahlungen, die Zahlung von Prämien an Versicherungsträger und / oder die Zahlung von Arbeitssteuern an die Regierung. Diese Software kann über einen HR-Softwareanbieter erworben oder als Modul in einem umfassenden System in einem HR-Softwarepaket enthalten sein.
Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware verlangt von Arbeitgebern die Eingabe von Lohninformationen und Arbeitsstunden – aber nicht viel darüber hinaus. Von dort aus verwendet die Software die Informationen, um Quellensteuern automatisch zu berechnen und abzuziehen. Die meisten Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme werden automatisch aktualisiert, wenn sich ein Steuergesetz ändert, und erinnern die Arbeitgeber daran, wann sie verschiedene Steuerformulare einreichen müssen.
Warum sollten kleine Unternehmen Lohnverarbeitungssoftware erwerben?
Die Gehaltsabrechnung muss genau und regelmäßig durchgeführt werden, daher ist es für Unternehmen sinnvoll, in ein System zu investieren, das diese Prozesse automatisiert. Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware kann Fehler mindern, die Compliance verbessern und Zeit sparen. Mit immer benutzerfreundlicheren Optionen hilft die Lohnbuchhaltungssoftware Unternehmen überall dabei, die Kontrolle über die Gehaltsabrechnungsprozesse zu behalten und gleichzeitig eine größere Flexibilität als bei der ausgelagerten Gehaltsabrechnung zu bieten.
Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware ist einfach zu bedienen und erschwinglich und kann Fehler im Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess mildern und die Stunden reduzieren, die für die Berechnung von Mitarbeiterstunden, Löhnen und Steuerabzügen aufgewendet werden, insbesondere für kleine Unternehmen. Kleinunternehmer können ein erschwingliches System auf ihrem lokalen Computer oder über einen Cloud-Dienst mit einem Pay-as-you-Go-Modell erwerben. Sie können mit dieser Software auch mehr Kontrolle über den Abrechnungsprozess behalten, sodass sie Berichte in ihrem eigenen Tempo erstellen und bei Bedarf schnell Änderungen vornehmen können.
So führen Sie die Gehaltsabrechnung durch
Wenn Personalabteilungen die Gehaltsabrechnung manuell durchführen, verbraucht dies viel Zeit. Obwohl es kostengünstig ist, erfordert es, dass die Mitarbeiter die Lohn- und Steuergesetze lernen und viel Raum für Fehler lassen. Es gibt auch eine lange Lernkurve für diese Arbeit.
Wenn Sie die Gehaltsabrechnung manuell durchführen, verbringen HR-Mitarbeiter viel Zeit damit, Informationen zu Lohnsatz und Quellensteuer, Mitarbeiterdaten und mehr aufzuspüren. Sobald sie diese Daten erhalten haben, können sie die Löhne berechnen, indem sie die Mitarbeiterzeitkarten mit dem Lohnsatz multiplizieren, einschließlich aller verdienten Überstunden oder Trinkgelder. Schließlich werden sie Steuereinbehalte abziehen und Schecks und direkte Einzahlungen an die Mitarbeiter verteilen.
Mit der Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware wickelt Ihr Unternehmen weiterhin seine eigenen Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse ab, aber die zeitaufwändigen Aspekte werden automatisiert. Gehaltsabrechnungssoftware ist etwas teurer als die manuelle Gehaltsabrechnung, aber das ausgegebene Geld ist das verringerte Fehlerrisiko und die Zeitersparnis in Mannstunden wert.
Alles, was Sie tun müssen, ist eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware Ihrer Wahl zu kaufen, Geschäfts- und Mitarbeiterinformationen einzugeben, Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, ihre Zeit mithilfe von Online-Software zu verfolgen, und dem System zu ermöglichen, die Gehaltsabrechnung automatisch auszuführen und ihre Löhne zu verteilen.
So wählen Sie eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware für Ihre geschäftlichen Anforderungen
Die Wahl eines Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt, ist von entscheidender Bedeutung.
- Das Budget Ihres Unternehmens: Analysieren Sie zunächst die Größe Ihres Unternehmens und entscheiden Sie, wie viel Sie für die Gehaltsabrechnung ausgeben möchten. Wenn Sie Ihr Budget und die Größenklassifizierung Ihres Unternehmens kennen, wird die Liste der Anbieter von Lohnbuchhaltungssoftware eingegrenzt. Kleine Unternehmen, die kein schnelles Wachstum erwarten, möchten möglicherweise in eine kostengünstigere Abrechnungssoftware investieren, die grundlegende Abrechnungsfunktionen ausführt.
- Ruf und Fähigkeiten des Anbieters: Vergleichen Sie als Nächstes die Angebote tragfähiger Anbieter und lesen Sie die Bewertungen einiger ihrer aktuellen Kunden. Große oder schnell wachsende Unternehmen möchten möglicherweise in Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme investieren, die in andere Aspekte der Planung und des Personalmanagements integriert sind. Überlegen Sie, wie viele Mitarbeiter die Payroll-Softwarelösung bewältigen kann, und berücksichtigen Sie das potenzielle Wachstum. Wenn verfügbar, fordern Sie Demos an und überzeugen Sie sich selbst, wie einfach die Software zu bedienen ist und wie gut sie zu Ihrem Unternehmen passt. Stellen Sie sicher, dass die Software von einer bekannten Marke und nicht von einem neuen oder instabilen Unternehmen stammt.
- Sicherheitsfunktionen: Bei der Auswahl eines Abrechnungssystems sollten Sie nach Sicherheit suchen. Passwortgeschützte Software schützt Ihr Unternehmen vor Manipulationen an Informationen und potenziellen Datenverletzungen. Idealerweise sollte das System gute Sicherheitsüberprüfungen und -bewertungen haben. Vertreter des Anbieters sollten auch in der Lage sein, alle Fragen zur Sicherheit zu beantworten.
- Softwareflexibilität und -kompatibilität: Als nächstes ist zu prüfen, ob sich die Software als kompatibel und flexibel erweist. Es ist wichtig, eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware zu haben, die gut mit Ihren anderen Geschäftssystemen funktioniert und mit Ihrem Unternehmen wächst. Suchen Sie nach Integrationsfunktionen und stellen Sie sicher, dass das System zu jeder HR- oder Finanzsoftware passt, die Sie derzeit verwenden. Alternativ können Sie ein System erwerben, das die Gehaltsabrechnung und alle anderen Funktionen übernimmt, die Sie automatisieren möchten.
- Sichtbarkeit von Berichten und Verlauf: Schließlich möchten Sie ein Lohnverarbeitungssystem, mit dem Sie die Kontrolle behalten und Berichte und Verlaufsinformationen anzeigen können. Während Lohnverarbeitungssoftware weniger fehleranfällig ist als manuelle Systeme, besteht immer noch das Potenzial für Fehlfunktionen und Störungen. Es kann hilfreich sein, die Informationen jederzeit manuell überprüfen und Korrekturen vornehmen zu können.
Vorteile der Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware
Investitionen in Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware können Arbeitskosten einsparen, Fehler beseitigen und Compliance-Probleme vermeiden. Prozesse können in einem Bruchteil der Zeit abgeschlossen werden, wodurch die Mitarbeiter für Aktivitäten frei werden, die der Generierung von Einnahmen förderlicher sind. Payroll-Software erleichtert es einem Unternehmen auch, sich anzupassen und mehr Mitarbeiter einzustellen, wenn es wächst.
Der Wechsel von Drittanbieter-Outsourcing zu Payroll-Software spart auch Geld, eliminiert das Potenzial für Missverständnisse in Bezug auf die Gehaltsabrechnung und minimiert die Anzahl der beteiligten Anbieter. Wenn eine Lohnabrechnungslösung Teil eines umfassenden HR-Softwaresystems ist, werden die Prozesse rationalisiert und es kann einfacher sein, Informationen für Entscheidungszwecke zu referenzieren.
Verbessert die Compliance
Die Berechnung von Unternehmenssteuern und die Einreichung von Berichten können verwirrend sein, und fehlende Fristen für diese Arbeit können hohe Geldstrafen und Strafen nach sich ziehen. Payroll-Software-Programme bieten Informationen und Erinnerungen über Compliance-Anforderungen. Die Software wird regelmäßig aktualisiert, sodass Unternehmen immer über die aktuellsten Informationen zu Änderungen der Steuergesetze und anderer Vorschriften verfügen. Einige Software kann so eingerichtet werden, dass sie automatisch Berichte generiert und Steuern einreicht, sodass Manager und Arbeitgeber vor dem Abschluss lediglich eine Genehmigung einreichen müssen.
Berechnet Abzüge und Nettoeinkommen
Nachdem das Bruttoeinkommen eines Mitarbeiters ermittelt wurde, berechnet die Gehaltsabrechnungssoftware automatisch Abzüge wie Steuern, Versicherungen und Altersvorsorge. Abzugsbeträge werden automatisch abgezogen, und ein Scheck wird gezogen oder direkt auf ein bestimmtes Bankkonto eingezahlt. Einige Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware-Lösungen können auch so konfiguriert werden, dass sie automatisch die Erstattung von Meilen, Reisekosten und anderen Mitarbeiterausgaben hinzufügen.
Bereitet Steuerformulare vor
Payroll-Software entlastet einige der Stress in der Steuerzeit durch die automatische Generierung aller Steuerformulare, die von Mitarbeitern, Auftragnehmern und Unternehmen benötigt werden. Zu den gängigen Steuerformularen, die per Knopfdruck generiert und gedruckt oder gesendet werden können, gehören W2s, W3s, 1099-MISC und 1099s.
Die Berechnung und Einreichung von Steuern ist im besten Fall schwierig. Wenn Sie Geschäfte machen und Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten mit unterschiedlichen Steuersätzen haben, kann dies schnell zu einem HR-Albtraum werden. Die Verwendung eines HRIS kann Ihrer Personalabteilung helfen, über Unterschiede und Änderungen der Steuersätze auf dem Laufenden zu bleiben, die je nach Postleitzahl oder Bundesland variieren können.
Führt mühelos Aufzeichnungen
Das Führen von Aufzeichnungen mit einem manuellen System kann schwierig sein und erfordert viel Platz für Dateien und Papierkram. Aufzeichnungen mit Payroll-Software zu halten ist mühelos und speichert Dateien elektronisch. Auf Knopfdruck kann auch auf alte Dateien zugegriffen oder diese gelöscht werden.
Ermöglicht Employee Self-Service
Obwohl dies in der Regel für kleinere Unternehmen nicht erforderlich ist, können Employee Self-Service-Optionen Personalmanagern in größeren Unternehmen das Leben erleichtern. Self-Service ermöglicht den Mitarbeitern den Zugriff auf persönliche Informationen zu Gehaltshistorie, Abzügen, geleisteten Arbeitsstunden, Leistungen und Freistellungsanträgen. Sie können automatisch Änderungen anfordern und Informationen überprüfen, anstatt sich an die Personalabteilung wenden zu müssen.
Basiert in der Cloud
Cloud-basierte Software aller Art wird immer häufiger, und Payroll-Software ist keine Ausnahme. Arbeitgeber sehen Vorteile darin, dass sie von entfernten Standorten aus auf Informationen zugreifen und monatlich „Software-as-a-Service“ nach ihren Bedürfnissen bezahlen können, anstatt eine große Summe für eine komplette Inhouse-Lösung zu zahlen.
Cloud-Software wird automatisch aktualisiert, wenn sich Steuer- und Compliance-Gesetze ändern, während On-Premise-Software manuell aktualisiert werden muss. Dies spart Zeit bei Recherchen und technischen Updates und stellt sicher, dass Manager und Arbeitgeber Zugriff auf die erforderlichen Informationen haben.
Beseitigt Abrechnungsfehler
Der Umgang mit der Gehaltsabrechnung ist eine weitere wichtige Funktion einer Personalabteilung – und es ist undankbare Arbeit. Niemand merkt es, es sei denn, etwas stimmt nicht, und dann ist es stressig und zeitaufwändig, auftretende Fehler zu beheben. Auch ohne Fehler kann die interne Gehaltsabrechnung viel Zeit und Mühe in Anspruch nehmen. Die Verwendung eines HRIS kann Zeit sparen und Stress abbauen, indem der Prozess automatisiert wird.
Warnt das Personal vor Unstimmigkeiten
Ein HRIS benachrichtigt das Personal, wenn Unstimmigkeiten vorliegen. Wenn jemand einen falschen Dollarbetrag oder eine falsche Anzahl von Stunden eingibt oder wenn sich etwas von früheren Gehaltsschecks unterscheidet, kann das System eine Warnung senden. Auf diese Weise können Fehler sofort erkannt und korrigiert werden.
Sorgt für pünktliche Zahlungen
HRIS-Warnungen gelten nicht nur für Fehler und Unstimmigkeiten. Die pünktliche Bezahlung Ihrer Mitarbeiter ist für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Ein HRIS kann Erinnerungen senden, wenn es Zeit ist, die Gehaltsabrechnung durchzuführen. Es kann auch den direkten Einzahlungsprozess rationalisieren und automatisieren, wodurch die zeitnahe Gehaltsabrechnung noch einfacher wird.
Verhindert Fehlklassifizierungen
In Organisationen mit vielen Mitarbeitern können Fehlklassifizierungen leicht auftreten. Auftragnehmer können als Mitarbeiter in das System eingegeben werden und umgekehrt. Mitarbeiter können eingestellt und in das System eingegeben werden, aber nicht für den ersten Tag erscheinen. Diese Geisterangestellten könnten, wenn sie nicht erwischt würden, einen Gehaltsscheck ziehen, ohne jemals einen Tag zu arbeiten. Die Verwendung eines HRIS kann helfen, Fehler und Fehlklassifizierungen wie diese zu erkennen und zu beseitigen.