Ich werde dich nicht anlügen: Dieser Artikel war schwer zu schreiben, weil es so ein trockenes Thema ist. Aber ich glaube, Sie sollten sich der Rolle bewusst sein, die Annahmen in Projekten spielen. Wenn Sie ihre Auswirkungen verstehen, können Sie einige häufige Projektrisiken vermeiden.
Schauen wir uns also an, was Projektannahmen sind und warum sie Ihre Aufmerksamkeit verdienen.
Was sind Projektannahmen?
Projektannahmen sind bestimmte Dinge, die wir für wahr halten und die sich auf die Art und Weise auswirken, wie wir ein Projekt planen oder verwalten (siehe PMI-Definition). Wir betrachten diese Faktoren als wahr, um uns eine Planungsgrundlage zu geben. Wenn wir uns über nichts sicher sein könnten, könnten wir keine Vorhersagen über die Dauer und die Kosten unseres Projekts treffen.
Annahmen können verschiedene Bereiche betreffen, einschließlich unserer eigenen Rolle und Verantwortlichkeiten, der Verantwortlichkeiten unseres Kunden, gesetzlicher Vorschriften, der Bedürfnisse des Kunden sowie zukünftiger Ereignisse, die wir erwarten.
Verdammt, das war viel abstraktes Geplapper.
Lassen Sie uns die Dinge mit ein paar praktischen Beispielen klarstellen:
Praktische Beispiele für Projektannahmen
Sie werden das Konzept der Annahmen am besten anhand dieser Beispiele verstehen:
- Annahmen über Fähigkeiten: Sie besprechen ein IT-Systemersatzprojekt mit einem potenziellen Kunden. Der CIO des Kunden sagt Ihnen, dass er ein „sehr erfahrenes“ IT-Team hat, das „Hunderte von Migrationen“ durchgeführt hat. Sie stimmen daher mit dem Kunden überein, dass er die Datenmigration selbst durchführen wird. Der Kunde ist froh, dass er Kosten sparen kann.
- Planungsannahmen: Ihre Projektteammitglieder sind auch an einem anderen Projekt beteiligt. Daher haben Sie wichtige Aktivitäten (z. B. Geschäftsreisen) so geplant, dass sie nicht mit dem anderen Projekt kollidieren. Für Ihre Planung und Ressourcenzuweisung gehen Sie davon aus, dass das andere Projekt seinem ursprünglichen Zeitplan folgt.
- Kostenannahmen: Für ein Bauprojekt kaufen Sie im Mai 5 Tonnen Zement und im Oktober wieder die gleiche Menge. Sie gehen davon aus, dass der Zementpreis in den nächsten Monaten stabil bleiben wird.
- Annahmen zum rechtlichen Umfeld: Um Ihrem Kunden ein attraktives Angebot zu machen, planen Sie, ausländische Leiharbeiter aus Indien für einige Monate im Büro des Kunden einzustellen. Nach den geltenden Arbeits- und Einwanderungsgesetzen ist dies möglich. Sie gehen davon aus, dass die gesetzlichen Regeln im Laufe dieses 24-monatigen Projekts gleich bleiben, und dies spiegelt sich in Ihrem Projektplan und Budget wider, die auf den niedrigeren Arbeitskosten basieren.
Warum Projektannahmen tickende Zeitbomben sind
Wenn Sie die Beispiele durchgehen, haben Sie wahrscheinlich das Problem mit Annahmen bemerkt: Wenn sie sich als falsch herausstellen oder wenn sich die Umgebung ändert, kann Ihr Projekt in ernsthafte Schwierigkeiten geraten.
Nehmen Sie das obige Beispiel für die Einstellung ausländischer Arbeitskräfte:
- Sie gingen davon aus, dass (billigere) externe Mitarbeiter die Arbeit ausführen werden. Daher sind Ihre Kostenschätzungen viel niedriger als in einem Szenario mit Hausangestellten. Wenn die Regierung nun beschließt, ausländische Leiharbeiter zu verbieten, haben Sie ein großes Problem.
- Sie müssen an den Kunden liefern, aber Sie müssen (teureres) Haushaltspersonal einsetzen, das 3-5x mehr macht als Arbeiter aus Indien. Am Ende werden Sie einen Verlust für das Projekt machen. Wenn Sie ein großes Unternehmen sind, wird Ihnen das nicht viel schaden. Aber wenn Sie ein kleiner Auftragnehmer sind, kann sogar ein solches Projekt Ihr Geschäft beenden.
Explodierende Kosten sind nur eine der Konsequenzen, wenn die Arbeit auf ungültigen Annahmen basiert. In anderen Fällen kann der Projektumfang explodieren (dies wird als Scope Creep bezeichnet) oder das Projekt kann sich stark verzögern.
Lesen Sie meine Tipps, wie Sie Projektverzögerungen vermeiden können
Erkennen Sie Annahmen, bevor sie Probleme verursachen
Zum Mitnehmen aus diesem Artikel: Seien Sie sich der Annahmen und der Probleme bewusst, die sie in Projekten verursachen können. Stellen Sie immer Annahmen in Frage, die von anderen gemacht wurden, und seien Sie sich der Annahmen bewusst, die Sie selbst treffen (dies ist noch schwieriger). Es braucht etwas Geschick und Übung, um zu bemerken, wenn Menschen Annahmen treffen, aber nach Beweisen für eine Idee oder Aussage zu fragen, ist immer ein guter Ausgangspunkt, um mögliche Annahmen aufzudecken.
Schließlich möchte ich Sie auf eine Technik hinweisen, die hilfreich ist, um Annahmen zu identifizieren. Es geht darum, gemeinsam mit Ihrem Projektteam eine Vermutungsliste zu erstellen — im Grunde eine Brainstorming-Sitzung mit den beteiligten Personen.