La contratación pública nunca ha tenido un perfil más alto. La realización de los ahorros que se pueden lograr con la gestión adecuada de las adquisiciones ha hecho que la estrategia de adquisiciones sea más importante.
Este blog proporciona una guía sobre el ciclo de adquisiciones y analiza algunas de las consideraciones clave que se deben hacer a lo largo de cada etapa.
Conozca las adquisiciones
Comprender las reglas es un requisito en las adquisiciones.
Los compradores y proveedores deben comprender la estructura del proceso de contratación, los plazos mínimos requeridos, los procedimientos que rigen esos plazos, los procesos que los acompañan, incluidos los acuerdos marco, los criterios de selección y adjudicación, el proceso de evaluación y el proceso de statu quo.
Sin una comprensión de estos problemas, y muchos más, el riesgo de error es demasiado alto, y el fracaso es una posibilidad clara.
El ciclo de compras ayuda a los compradores a comprender el proceso y lo divide en 13 secciones.
¿Qué es un ciclo de adquisiciones?
El ciclo de adquisiciones es una parte importante del proceso de adquisiciones.
El ciclo de adquisiciones describe los pasos que deben seguir los compradores en el curso de cada ejercicio de adquisiciones.
El Ciclo de Compras y Suministros de CIPS
Este blog lo guiará a través de los pasos del ciclo de compras.
El Ciclo de Adquisición y Suministro de CIPS es el proceso cíclico de pasos clave para la adquisición de bienes o servicios.
El ciclo incluye 13 etapas:
- Definir las Necesidades del Negocio y Desarrollar Especificaciones
- Análisis de Mercado y Toma de Decisiones de Compra
- Desarrollar la Estrategia y el Plan
- Pruebas de Mercado previas a la Contratación
- Desarrollar Documentación y Especificaciones Detalladas
- Selección de proveedores para Participar en la Licitación
- Emitir Documentos de Licitación
- Evaluación y Validación de Ofertas y Licitaciones
- Adjudicación e Implementación de contratos
- Almacén, Logística y Recepción
- Ejecución y Mejora de contratos
- Gestión de Relaciones con proveedores
- Activo Gestión
Definir las necesidades de negocio y desarrollar especificaciones
En primer lugar, una organización debe comprender y definir sus necesidades de adquisición. Esto se puede hacer involucrando a las partes interesadas de toda su organización, y esta investigación apoyará la creación de una especificación de alto nivel. Comprometerse con los interesados en esta etapa inicial significa que es más probable que apoyen el proceso de cambio cuando se requiere la participación de los interesados.
Análisis de mercado y decisión de compra
La segunda etapa del ciclo de adquisición requiere análisis de mercado. Realizar este análisis ayudará a su organización a evaluar las opciones de mercado disponibles.
Como parte de esta investigación, su organización debe analizar el gasto, el posicionamiento actual y la dinámica del mercado. Esto ayudará a su organización a identificar proveedores potenciales y el grado de finalización.
También apoyará las decisiones sobre compras y subcontratación frente a la provisión interna.
Estrategia y planificación
Una vez que haya definido sus necesidades de negocio, puede desarrollar la estrategia de compras de su organización.
Su estrategia debe considerar el impacto potencial del entorno externo. CIPS da un ejemplo de esto en su sitio web, señalando que:
» Realizar una licitación competitiva es una buena idea si hay competencia y está bien posicionado para aprovechar el mercado.
Desarrollar la competencia en el mercado o llevar esto a cabo internamente puede ser una mejor estrategia si depende de una única fuente de suministro»
Si decide realizar un ejercicio de licitación competitiva, también deberá comenzar a considerar qué ruta de licitación usar. ¿El valor de los bienes/obras/servicios que planea adquirir requerirá que siga una ruta de adquisición de alto valor, publicando en el DOUE (hasta finales de 2020 y en Find a Tender a partir de entonces)? En caso afirmativo, ¿qué procedimiento de adjudicación es probablemente el más adecuado para su contratación?
Contratación previa
La fase de contratación previa debe incluir pruebas de mercado y participación. Una prueba de mercado ayudará a su organización a evaluar si es el momento adecuado para entrar en el mercado. Entre los factores a considerar en esta etapa se encuentran la actividad de los competidores de los ciclos de cultivo, la nueva legislación y el final del ejercicio financiero de los proveedores.
Desarrollo de documentación de licitación
Independientemente del valor de la licitación, deberá desarrollar documentación de licitación, que informará a los posibles proveedores sobre la contratación, lo que desea comprar, las condiciones que tendrán que cumplir para ser considerados y los criterios que usted, el comprador, utilizará tanto en la fase de selección como en la de adjudicación. Esto debe prepararse antes de emitir el anuncio de licitación.
Al elaborar los documentos de licitación, es vital que proporcione a los proveedores un desglose detallado de los volúmenes de bienes o servicios requeridos, el acuerdo de nivel de servicio y los términos y condiciones. Sus partes interesadas clave deben ser parte de esta etapa.
Esto formará parte de una especificación detallada, que garantiza la coherencia en todos los ámbitos (por ejemplo, precios, calidad del producto, funcionalidad operativa). Obtener las especificaciones correctamente la primera vez reduce el riesgo de tener que volver a licitar. Esta especificación formará parte de los documentos de licitación para proveedores.
Selección de proveedores
En esta fase, su organización debe estar lista para publicar un anuncio de contrato, bien a través del DOUE o, si el valor de la contratación es inferior a los umbrales del DOUE, a través de uno de los portales nacionales, como Contracts Finder (Inglaterra) o Public Contracts Scotland. El presente anuncio de licitación deberá ajustarse al formato exigido por el procedimiento de adjudicación del DOUE que haya seleccionado o por el portal en el que lo publique. Como mínimo, contendrá datos de contacto del comprador, información sobre cómo acceder a los documentos de licitación, una breve descripción y una fecha límite para las respuestas.
Si está realizando una contratación fuera del DOUE, su anuncio de contrato, junto con sus documentos de licitación, le permitirá formular a los proveedores una serie de preguntas. Si utiliza el Procedimiento Restringido del DOUE, utilizará el Cuestionario de Selección Estándar o el Documento de Contratación Estándar Europeo (Escocia) para evaluar la capacidad del proveedor, la oferta, la situación financiera, etc. A continuación, el SQ se evalúa con arreglo a un conjunto de Criterios de Selección previamente acordados, que le permitirán determinar si un proveedor debe ser preseleccionado y recibir una invitación a licitar.
Emitir documentos de licitación
Si está utilizando un proceso en dos etapas, como el Procedimiento Restringido o Negociado del DOUE, una vez que haya seleccionado a los proveedores adecuados para ser preseleccionados para licitar, deberá enviar documentos formales (por ejemplo, una invitación a Licitar. Si está utilizando un proceso de una sola etapa, como el Procedimiento Abierto del DOUE, el SQ o ESPD junto con todos los demás documentos de licitación se emiten inicialmente y todos los proveedores presentan una licitación completa
Junto con estos documentos, se debe enviar una especificación detallada, un documento con los requisitos comerciales y escalas de tiempo claras.
Evaluación y Validación de ofertas y Licitaciones
Es hora de evaluar las ofertas en función de criterios predefinidos que formaban parte de su documentación de licitación para que los proveedores conozcan los criterios que intentan cumplir.
La evaluación de las ofertas debe ser estructurada, disciplinada y transparente.
Durante esta etapa, es común que la organización compradora complete verificaciones de crédito, visitas al sitio, muestras de productos o ensayos.
Un equipo de adquisiciones debe tratar de interactuar plenamente con sus proveedores en esta etapa, al tiempo que se asegura de que sigan cumpliendo con las regulaciones de adquisiciones en todo momento. Sin embargo, esto puede ser difícil y tratar de gestionar todas las licitaciones de manera eficaz no es una tarea fácil.
El software de gestión de licitaciones permite a los equipos almacenar y compartir información clave entre sí durante todo el proceso de adquisición.
Adjudicación e implementación del contrato
Una vez que haya seleccionado a su proveedor preferido, podrá adjudicar el contrato.
Proporcionar criterios de adjudicación permite a ambas partes comprender sus obligaciones, lo que minimiza los riesgos contractuales.
Almacén, Logística y recepción
En esta etapa se deben hacer consideraciones de almacén; esto puede incluir:
- Codificación y clasificación de productos
- Espacio, diseño y estanterías.
- Frecuencia de entrega.
Ejecución y mejora del contrato
Las organizaciones del sector público tienen la responsabilidad de adquirir de manera eficaz y obtener el máximo valor de cada contrato que adjudiquen.
Cualquier contrato debe establecer indicadores clave de rendimiento acordados – que deben supervisarse con revisiones. Una revisión del contrato debe incluir una discusión sobre cómo funciona la relación y debe resolver cualquier conflicto.
El software de gestión de contratos puede ayudar a los compradores a realizar un seguimiento del rendimiento y aumentar las mejoras.
Este tipo de software se puede utilizar en todos los aspectos de la gestión de contratos después de la adjudicación, lo que le permite supervisar el rendimiento de los proveedores, realizar un seguimiento del valor, crear variaciones de contratos y saber cuándo debe planificar la renovación, y mucho más.
Tener el sistema de gestión de contratos adecuado en su lugar le hará la vida mucho más fácil, ya que hay muchos beneficios de esta estrategia de eProcurment, que incluyen:
- La evaluación del desempeño del proveedor a lo largo del contrato permite tomar medidas para aumentar el desempeño y la efectividad del contrato
- Decisiones tomadas en el momento adecuado, lo que mitiga los riesgos potenciales que aparecen en el futuro
- El proveedor es cooperativo y receptivo a las necesidades de la organización
- La prestación de servicios es satisfactoria para ambas partes
- No hay disputas contractuales o sorpresas
La herramienta de rendimiento de contratos de Delta permite al usuario crear, gestionar/supervisar y grabar un plan de monitoreo de desempeño para cada contrato y cada proveedor / contratista.
El usuario puede ejecutar un programa de Rendimiento del Contrato claro y medible para cada contrato activo utilizando un generador de Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) fácil de entender y una metodología de plan/recordatorio/revisión asociada.
- Los documentos de apoyo se pueden adjuntar a los indicadores clave de rendimiento.
- La ejecución del contrato incluye la funcionalidad de exportación completa.
Gestión de relaciones con proveedores
La gestión de relaciones con proveedores implica gestionar estratégicamente todas las interacciones con los proveedores para maximizar el valor de esas interacciones. Significa crear relaciones más estrechas y colaborativas para obtener valor.
El software de gestión de relaciones con proveedores puede disciplinar los procesos de su organización y ayudar a sus empleados a planificar y gestionar estratégicamente las interacciones con los proveedores.
El módulo de gestión de proveedores de Delta proporciona un servicio de gestión de proveedores / proveedores sencillo que conduce a los proveedores a un único centro central donde se registran, almacenan y administran sus datos, y al que los compradores tienen acceso instantáneo. Las funciones de creación de listas proporcionan a los compradores la capacidad de crear y administrar listas de proveedores.
- Crear un número ilimitado de listas de categorías/proveedores
- Capacidad de almacenar y administrar listas de marco
- Capacidad de establecer fechas y horas de apertura y cierre de listas en línea con los plazos
- Vista de datos en tiempo real: los perfiles de proveedores dentro de las listas se actualizan automáticamente si un proveedor realiza una actualización
- Elimina el requisito de mantenimiento prolongado de la información del proveedor y el almacenamiento de papel
Gestión de activos
Se deben realizar evaluaciones para determinar si los requisitos han cambiado. Las organizaciones también deben pensar en lo que se puede mejorar e incorporar la próxima vez.
Aquí es donde llegamos al final del ciclo, ¡lo que nos lleva de vuelta al inicio!
Consideraciones clave
Al tomar decisiones a lo largo del ciclo, CIPS recomienda que se considere lo siguiente:
- Sistemas de adquisición & Tecnología
- Participación de las partes interesadas
- Sostenibilidad/ RSC / Ética/ Seguridad
- Evaluación / Mitigación de riesgos
- Mejora continua
- Personas & habilidades
- Innovación
Exploramos algunas de estas consideraciones clave en detalle abajo.
Sistemas de contratación & Tecnología
El requisito de que toda la comunicación en torno a la contratación del sector público sea electrónica a partir de octubre de 2018 significa que el software de contratación electrónica y los sistemas de gestión de licitaciones se están entrelazando cada vez más en las soluciones comerciales de contratación electrónica.
La contratación electrónica ha recorrido un largo camino desde que comenzó en la década de 1980. La invención del Intercambio electrónico de Datos (EDI) permitió que los archivos y documentos se compartieran entre el sector público y el privado, lo que fue revolucionario en ese momento.
Hoy en día, la tecnología ha permitido al sector público comprar de manera más eficiente utilizando software a medida. Los compradores utilizan sistemas de Gestión de Licitaciones o eTendering que tienen mecanismos de presentación que permiten a los compradores y proveedores revisar y revisar la documentación de la oferta, junto con cualquier pregunta y respuesta que se hayan presentado en relación con la oferta.
El uso de la comunicación electrónica elimina los procesos manuales innecesarios y ayuda a las organizaciones de compras a acelerar los tiempos de respuesta y establecer líneas de comunicación más claras con sus proveedores.
Además, el cambio a una solución de contratación electrónica significa que su organización tendrá un impacto ambiental más ligero, ya que no hay requisitos de impresión y publicación. Además de ser más sostenible, su organización reducirá el gasto presupuestario, haciendo que el software de eTendering sea una excelente inversión.
Los clientes de Delta eSourcing tienen acceso a tecnología de vanguardia que puede transformar la eficacia de la estrategia de cualquier comprador. Todas las etapas del proceso de contratación, desde el anuncio inicial del contrato hasta la evaluación y la gestión del contrato, se pueden realizar electrónicamente y son totalmente auditables.
Participación de las partes interesadas
A lo largo del proceso de adquisición, la participación entre compradores y proveedores es crucial. Al interactuar con el mercado antes de un ejercicio de adquisición, el comprador puede obtener más información sobre los últimos productos y servicios disponibles.
Hay muchos beneficios de la participación temprana para los compradores, que incluyen:
- Establecer redes y relaciones con proveedores
- Los proveedores pueden influir en los objetivos y requisitos de un contrato antes de que se publique el anuncio oficial, lo que reduce el riesgo de volver a licitar.
- Los proveedores pueden educar al comprador sobre su producto / servicio, el panorama actual y las tendencias del mercado
GDPR
El 25 de mayo de 2018, la UE implementó una nueva ley de privacidad y seguridad de datos en toda Europa, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).
El RGPD consta de cientos de páginas de nuevos requisitos, lo que hace que las organizaciones líderes de todo el mundo vuelvan a evaluar su estrategia de protección de datos.
Muchos argumentarían que el RGPD es la ley de seguridad y privacidad de datos más estricta del mundo. Aunque fue redactado y aprobado por la Unión Europea, impone obligaciones a las organizaciones en cualquier lugar, siempre que se dirijan o recopilen datos relacionados con los ciudadanos de la UE.
De acuerdo con la Gobernanza de TI:
«El RGPD de la UE ya no se aplicará directamente en el Reino Unido al final del período de transición (31 de diciembre de 2020). Sin embargo, las organizaciones del Reino Unido aún deben cumplir con sus requisitos después de este punto.
En primer lugar, el DPA 2018 promulga los requisitos del RGPD de la UE en la legislación del Reino Unido. En segundo lugar, el gobierno del Reino Unido ha emitido un instrumento legal, el Reglamento de Protección de Datos, Privacidad y Comunicaciones Electrónicas (Enmiendas, etc.) (Salida de la UE) de 2019, que modifica el DPA de 2018 y lo fusiona con los requisitos del RGPD de la UE para formar un régimen de protección de datos que funcionará en el contexto del Reino Unido después del Brexit.
Este nuevo régimen se conocerá como «el RGPD del Reino Unido».
Ciberseguridad
Las nuevas regulaciones, como el RGPD, así como la cobertura mediática de alto perfil sobre el impacto de los incidentes cibernéticos, han aumentado las expectativas de los socios, las partes interesadas, los clientes y el público en general. En pocas palabras, las organizaciones, y especialmente los miembros de la junta directiva, deben familiarizarse con la seguridad cibernética.
El sector público posee grandes cantidades de datos confidenciales, y es importante que todos los organismos del sector público posean el conocimiento y la capacidad para defenderse contra las amenazas cibernéticas, lo que significa invertir en una mayor seguridad tanto para su propia organización como para la cadena de suministro.
El gobierno del Reino Unido está mejorando la seguridad cibernética en su cadena de suministro. Desde el 1 de octubre de 2014, todos los proveedores han tenido que cumplir con los controles de Cyber Essentials si licitan por contratos gubernamentales que implican el manejo de información confidencial y personal y el suministro de ciertos productos y servicios técnicos.
Abastecimiento ético
La adquisición está cambiando y los compradores ya no pueden adjudicar contratos en función del costo sin tener en cuenta el impacto más amplio de la adquisición.
Dado que los ejercicios de adquisición pueden implicar relaciones complejas entre muchas organizaciones diferentes, existe la posibilidad de que muchas prácticas poco éticas se involucren en algún lugar de la cadena de suministro. Estos pueden ir desde actividades ilegales, como la esclavitud moderna y la corrupción, hasta cuestiones más amplias, como el desprecio por las consecuencias del cambio climático
El abastecimiento ético puede ayudar a los compradores a evitar estos escollos, ya que se centra en realizar actividades de abastecimiento con los más altos estándares posibles de prácticas empresariales responsables, sostenibles, ambientales y socialmente conscientes.
Valor social
Valor social puede significar un compromiso con las cuestiones medioambientales en la contratación pública, por ejemplo, garantizando que se dé prioridad a las prácticas sostenibles o bajas en carbono. Pero el valor social también puede abarcar elementos que están «más cerca de casa» para las empresas.
Las empresas tratan bien a sus empleados es un tipo de «valor social». Pagar un salario digno a todos los trabajadores, por ejemplo, contribuye tanto al bienestar de los empleados como a la economía local.
Malcolm Harrison, CEO del Chartered Institute of Procurement & Supply, ha enfatizado anteriormente que es un error pensar que el valor social solo es importante en la contratación pública local. El valor social se ha vuelto cada vez más importante para el gobierno central, los gobiernos nacionales de todo el mundo y también para el sector privado.
Estrategia de adquisiciones con Delta eSourcing
Delta proporciona una solución central, segura y en línea que simplifica y automatiza muchos de los procesos que requieren mucho tiempo para crear y emitir convocatorias de licitación y gestionar las respuestas a las licitaciones.
La rica funcionalidad de Delta cubre todos los aspectos del proceso de eTendering, desde la puesta en marcha, la creación de avisos, la precalificación y la emisión de invitaciones a licitación hasta la evaluación de respuestas y adjudicación de contratos e incluso la gestión de contratos.
Tener esta solución integral le permite reducir significativamente tanto el costo de procesamiento de la contratación como los plazos de las licitaciones por encima de los umbrales de contratación del DOUE.
Delta eSourcing ofrece una gama de software de compras y se compromete a ayudar a las organizaciones del sector público a ahorrar en eficiencia para mejorar sus procesos de compras. Nuestros servicios de compras le ofrecen la flexibilidad de crear un paquete de compras a medida para su organización.
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