A medida que las personas diezman y dan, confían en que los líderes de la iglesia usen ese dinero sabiamente. Para mantener una excelente administración de las finanzas de la iglesia, se necesitan políticas bien definidas y controles internos en el lugar. Estas prácticas pueden reducir en gran medida la probabilidad de fraude financiero y aumentar el uso racional de los fondos de la iglesia.
#1: Siempre tenga al menos tres personas presentes mientras cuenta la ofrenda
Aunque la popularidad del regalo de texto y el regalo en línea está aumentando, muchas personas continúan dando a través de efectivo o cheques. Si tiene tres o más personas presentes mientras cuenta la ofrenda, es mucho más difícil para una persona robar de la congregación.
#2: Establecer niveles de autoridad financiera
Determinar, documentar y comunicar quién tiene autoridad para hacer lo siguiente:
- Firmar cheques (y en qué cantidades)
- Incurrir en deudas en nombre de la iglesia
- Establecer nuevas cuentas bancarias
- Usar tarjetas de débito/crédito de la iglesia (para qué tipos de compras y en qué límites de gasto)
Para cada uno de estos escenarios, es aconsejable tener más de una persona no relacionada involucrada en estos procesos. Esta política protege a la iglesia de individuos que trabajan juntos para cometer fraude y a aquellos con autoridad de acusaciones injustificadas.
#3: Definir y documentar un proceso de solicitud de benevolencia
Las solicitudes de benevolencia atraen nuestros corazones, lo que dificulta ofrecer una respuesta objetiva. Para garantizar un trato justo y una buena administración de las finanzas de la iglesia, debe desarrollar un método estándar para procesar dichas solicitudes. Esto debe incluir un formulario de solicitud, criterios específicos sobre por qué una solicitud sería aprobada o desaprobada, cómo se distribuirá el dinero, quién tiene autoridad para aprobar las solicitudes y cómo se documentará la solicitud de principio a fin.
#4: Desarrollar un presupuesto
Un presupuesto es un plan de cómo la iglesia asignará el dinero que Dios (y la congregación) confía al liderazgo. Cada líder de departamento del ministerio debe proponer lo que quiere lograr en el próximo año y qué fondos necesitarán para ese esfuerzo. Consolide estas solicitudes y lleve el presupuesto general a través del proceso de revisión y aprobación de la iglesia. Es probable que tenga que hacer algunas iteraciones antes de finalizar el presupuesto para el próximo año.
#5: Revise las finanzas de la iglesia mensualmente
El pastor principal, el pastor ejecutivo y el líder de cada departamento deben revisar los informes financieros, como el presupuesto vs.los actuales para cada área ministerial, mensualmente. Los jefes de departamento deben explicar las diferencias significativas. Este informe también debe ser revisado con la junta, ancianos y / o diáconos.
#6: Solicite una auditoría externa
Contrate a un tercero neutral para auditar los registros contables de la iglesia anualmente y proporcionar sus hallazgos al pastor principal, la junta, los ancianos y los diáconos. Esto atrae a expertos imparciales para que brinden su opinión sobre el desempeño de su equipo de contabilidad y la efectividad de sus procesos y políticas contables. Este proceso también proporciona otro nivel de rendición de cuentas. Considere proporcionar los resultados de esta auditoría en un informe anual a la congregación.
#7: Contrate personal de contabilidad experimentado
Contratar a un miembro de la congregación para supervisar su oficina de finanzas debido a una relación familiar y la voluntad del individuo de aceptar un recorte salarial no es prudente. No puede permitirse el lujo de tener las finanzas de la iglesia mal administradas, así que invierta en una persona calificada que tenga años de experiencia comprobada en contabilidad. Si puedes contratar a un contador público, eso es genial. Si no, al menos contrate a alguien con un título de contabilidad y más de 5 años de experiencia (con excelentes referencias y una verificación de antecedentes clara). Además, la contratación externa de tareas que requieren personal más experimentado podría ser una opción más económica. Luego haga que un CPA revise sus registros financieros al menos una vez al año.
Mientras su congregación le confía sus diezmos y ofrendas, tome estas medidas para asegurar que esas finanzas se gasten de manera efectiva y con integridad. Es fácil pasar por alto los procesos de back-office, ya que no se parecen inmediatamente al ministerio. Sin embargo, mantener la confianza de su congregación y de la comunidad es una base sobre la cual usted construye el ministerio.