Les marchés publics n’ont jamais eu une plus grande visibilité. La réalisation des économies pouvant être réalisées grâce à des exercices d’achat bien menés a accru l’importance de la stratégie d’achat.
Ce blog fournit un guide sur le cycle d’approvisionnement et discute de certaines des considérations clés qui devraient être prises en compte tout au long de chaque étape.
Se familiariser avec l’approvisionnement
Acquérir une compréhension des règles est une condition requise dans l’approvisionnement.
Les acheteurs et les fournisseurs doivent comprendre la structure du processus d’approvisionnement, les délais minimaux requis, les procédures qui régissent ces délais, les processus qui les accompagnent, y compris les accords-cadres, les critères de sélection et d’attribution, le processus d’évaluation et le processus de suspension.
Sans une compréhension de ces problèmes, et bien d’autres encore, le risque d’erreur est trop élevé et l’échec est une possibilité distincte.
Le cycle d’approvisionnement aide les acheteurs à comprendre le processus et divise le processus d’approvisionnement en 13 sections.
Qu’est-ce qu’un cycle d’approvisionnement?
Le cycle d’approvisionnement est une partie importante du processus d’approvisionnement.
Le cycle d’approvisionnement décrit les étapes à suivre par les acheteurs au cours de chaque exercice d’approvisionnement.
Le Cycle d’approvisionnement et d’approvisionnement du CIPS
Ce blog vous guidera à travers les étapes du cycle d’approvisionnement.
Le cycle d’approvisionnement et d’approvisionnement du CIPS est le processus cyclique des étapes clés de l’acquisition de biens ou de services.
Le cycle comprend 13 étapes:
- Définir les Besoins commerciaux et Élaborer les spécifications
- Analyse du Marché et Prise de Décision d’Achat ou d’Achat
- Élaborer la Stratégie et le Plan
- Tests de Marché préalables à l’Approvisionnement
- Élaborer la Documentation et les Spécifications détaillées
- Sélection des fournisseurs pour Participer à l’Appel d’Offres
- Émettre des Documents d’appel d’offres
- Évaluation et Validation des soumissions et des offres
- Attribution et Mise en œuvre du contrat
- Entrepôt, Logistique et Réception
- Exécution et Amélioration du contrat
- Gestion de la Relation fournisseurs
- Actif Management
Définir les besoins métier et développer les spécifications
Avant tout, une organisation doit comprendre et définir ses besoins d’approvisionnement. Cela peut être fait en s’engageant avec les parties prenantes de votre organisation, et cette recherche soutiendra la création d’une spécification de haut niveau. S’engager avec les parties prenantes à cette étape initiale signifie qu’elles sont plus susceptibles de soutenir le processus de changement lorsque l’adhésion des parties prenantes est requise.
Analyse du marché et prise ou décision d’achat
La deuxième étape du cycle d’approvisionnement nécessite une analyse du marché. La réalisation de cette analyse aidera votre organisation à évaluer les options de marché disponibles.
Dans le cadre de cette recherche, votre organisation doit évaluer les dépenses, le positionnement actuel et la dynamique du marché. Cela aidera votre organisation à identifier les fournisseurs potentiels et le degré d’achèvement.
Il appuiera également les décisions d’achat et d’externalisation par rapport à la fourniture en interne.
Stratégie et planification
Une fois que vous avez défini vos besoins commerciaux, vous pouvez développer la stratégie d’approvisionnement de votre organisation.
Votre stratégie doit tenir compte de l’impact potentiel de l’environnement extérieur. CIPS en donne un exemple sur son site Web, notant que:
« Mener un appel d’offres est une bonne idée s’il y a de la concurrence et que vous êtes bien placé pour tirer parti du marché.
Développer la concurrence sur le marché ou l’introduire en interne peut être une meilleure stratégie si vous dépendez d’une seule source d’approvisionnement «
Si vous décidez de lancer un appel d’offres concurrentiel, vous devrez également commencer à déterminer quelle voie d’appel d’offres utiliser. La valeur des biens /travaux / services que vous envisagez d’acquérir vous obligera-t-elle à suivre une voie d’approvisionnement de grande valeur, publiée au JEU (jusqu’à fin 2020 et dans Find a Tender par la suite)? Dans l’affirmative, quelle procédure d’attribution est probablement la plus appropriée pour votre marché?
Préachat
L’étape préachat devrait impliquer des tests de marché et un engagement. Un test de marché aidera votre organisation à évaluer si c’est le bon moment pour entrer sur le marché. Parmi les facteurs à prendre en compte à ce stade figurent l’activité des concurrents des cycles de culture, la nouvelle législation et la fin de l’exercice des fournisseurs.
Élaboration de la documentation de l’appel d’offres
Quelle que soit la valeur de l’appel d’offres, vous devrez élaborer une documentation de l’appel d’offres, qui informera les fournisseurs potentiels de l’approvisionnement, de ce que vous souhaitez acheter, des conditions qu’ils devront remplir pour être pris en compte et des critères que vous, l’acheteur, utiliserez à la fois au stade de la sélection et de l’attribution. Cela doit être préparé avant d’émettre l’avis de marché.
Lors de l’élaboration de la documentation d’appel d’offres, il est essentiel qu’elle fournisse aux fournisseurs une ventilation détaillée des volumes de biens ou de services requis, de l’accord de niveau de service et des conditions générales. Vos principales parties prenantes devraient faire partie de cette étape.
Cela fera partie d’une spécification détaillée, qui garantit la cohérence à tous les niveaux (par exemple, prix, qualité du produit, fonctionnalité opérationnelle). Obtenir les spécifications correctement la première fois réduit le risque de devoir soumissionner à nouveau. Cette spécification fera partie des documents d’appel d’offres pour les fournisseurs.
Sélection des fournisseurs
À ce stade, votre organisation devrait être prête à publier un avis de marché, soit par le biais du JUE, soit, si la valeur du marché est inférieure aux seuils du JUE, par l’un des portails nationaux tels que Contracts Finder (Angleterre) ou Public Contracts Scotland. Cet avis de marché doit suivre le format requis par la procédure d’attribution du JOEU que vous avez sélectionnée ou par le portail sur lequel vous publiez. À tout le moins, il contiendra les coordonnées de l’acheteur, des informations sur la manière d’accéder aux documents d’appel d’offres, une brève description et une date limite de réponse.
Si vous effectuez un marché hors JOEU, votre avis de marché, accompagné de vos documents d’appel d’offres, vous permettra de poser une série de questions aux fournisseurs. Si vous utilisez la Procédure restreinte du JOEU, vous utiliserez le Questionnaire de Sélection Standard ou le Document d’approvisionnement Standard Européen (Écosse) pour évaluer la capacité du fournisseur, l’offre, la situation financière, etc. La SQ est ensuite évaluée par rapport à un ensemble de critères de sélection convenus à l’avance, ce qui vous permettra de déterminer si un fournisseur doit être présélectionné et recevoir un appel d’offres.
Délivrance des documents d’appel d’offres
Si vous utilisez un processus en deux étapes tel que la Procédure restreinte ou négociée du JUE, une fois que vous avez sélectionné les fournisseurs appropriés pour être présélectionnés pour l’appel d’offres, vous devrez ensuite envoyer des documents formels (par exemple une Invitation à soumissionner. Si vous utilisez un processus en une étape tel que la procédure ouverte du JUE, le SQ ou ESPD ainsi que tous les autres documents d’appel d’offres sont émis initialement et tous les fournisseurs soumettent une offre complète
Avec ces documents, une spécification détaillée, un document avec des exigences commerciales et des échelles de temps claires doivent être envoyés.
Évaluation et validation des soumissions et des soumissions
Il est temps d’évaluer les soumissions par rapport à des critères prédéfinis qui faisaient partie de votre documentation d’appel d’offres afin que les fournisseurs soient au courant des critères qu’ils tentent de respecter.
L’évaluation des offres doit être structurée, disciplinée et transparente.
Au cours de cette étape, il est courant que l’organisme acheteur effectue des vérifications de crédit, des visites sur site, des échantillonnages de produits ou des essais.
Une équipe d’approvisionnement devrait essayer de dialoguer pleinement avec ses fournisseurs à ce stade, tout en s’assurant qu’ils restent en conformité avec les règlements d’approvisionnement en tout temps. Cependant, cela peut être difficile et essayer de gérer efficacement tous les appels d’offres n’est pas une tâche facile.
Le logiciel de gestion des appels d’offres permet aux équipes de stocker et de partager des informations clés entre elles tout au long du processus d’approvisionnement.
Attribution et mise en œuvre du contrat
Une fois que vous avez sélectionné votre fournisseur préféré, vous pouvez ensuite attribuer le contrat.
La fourniture de critères d’attribution permet aux deux parties de comprendre leurs obligations, ce qui minimise les risques contractuels.
Entrepôt, logistique et réception
À ce stade, des considérations d’entrepôt doivent être prises en compte; cela peut inclure:
- Codage et classification des produits
- Espace, disposition et rayonnage.
- Fréquence de livraison.
Exécution et amélioration des contrats
Les organisations du secteur public ont la responsabilité de se procurer efficacement et de tirer le maximum de valeur de chaque contrat qu’elles attribuent.
Tous les contrats doivent énoncer des indicateurs de performance clés convenus – qui doivent être surveillés par des examens. Un examen du contrat devrait inclure une discussion sur le fonctionnement de la relation et devrait résoudre tout conflit.
Le logiciel de gestion des contrats peut aider les acheteurs à suivre les performances et à améliorer les améliorations.
Ce type de logiciel peut être utilisé dans tous les aspects de la gestion des contrats après l’attribution, ce qui vous permet de surveiller les performances des fournisseurs, d’effectuer un suivi de la valeur, de créer des variations de contrat et de savoir quand vous devez planifier un nouveau contrat – et bien plus encore.
Avoir le bon système de gestion des contrats en place vous facilitera beaucoup la vie, car cette stratégie d’eProcurment présente de nombreux avantages, notamment:
- L’évaluation de la performance du fournisseur tout au long du contrat permet de prendre des mesures pour accroître la performance et l’efficacité du contrat
- Les décisions prises au moment opportun, ce qui atténue les risques potentiels apparaissant à l’avenir
- Le fournisseur est coopératif et sensible aux besoins de l’organisation
- La prestation des services est satisfaisante pour les deux parties
- Il n’y a pas de litige contractuel ou surprises
L’outil de performance contractuelle de Delta permet à l’utilisateur de créer, gérer/surveiller et enregistrer un plan de suivi de la performance pour chaque contrat et chaque fournisseur/entrepreneur.
L’utilisateur peut exécuter un programme de Performance contractuelle clair et mesurable pour chaque contrat actif à l’aide d’un générateur d’Indicateurs de Performance Clés (KPI) facile à comprendre et d’une méthodologie de plan/rappel/révision associée.
- Les documents justificatifs peuvent être joints aux indicateurs de performance clés.
- L’exécution du contrat comprend une fonctionnalité d’exportation complète.
Gestion des relations fournisseurs
La gestion des relations fournisseurs implique une gestion stratégique de toutes les interactions avec les fournisseurs afin de maximiser la valeur de ces interactions. Cela signifie créer des relations plus étroites et plus collaboratives pour créer de la valeur.
Le logiciel de gestion des relations fournisseurs peut discipliner les processus de votre organisation et aider vos employés à planifier et à gérer stratégiquement les interactions avec les fournisseurs.
Le module de gestion des fournisseurs de Delta fournit un service de gestion des fournisseurs/fournisseurs facile qui dirige les fournisseurs vers un hub central unique où ils enregistrent, stockent et gèrent leurs coordonnées et auquel les acheteurs ont un accès instantané. Les fonctions de création de listes offrent aux acheteurs la possibilité de créer et de gérer des listes de fournisseurs.
- Créer un nombre illimité de listes de catégories / fournisseurs
- Possibilité de stocker et de gérer des listes de cadres
- Possibilité de définir les dates et heures d’ouverture et de fermeture des listes en fonction des délais
- Affichage des données en temps réel: les profils des fournisseurs dans les listes sont automatiquement mis à jour si un fournisseur effectue une mise à jour
- Supprime l’exigence de maintenance fastidieuse des informations sur les fournisseurs et du stockage du papier
Gestion des actifs
Des évaluations doivent être effectuées pour déterminer si les exigences ont changé. Les organisations devraient également réfléchir à ce qui peut être amélioré et intégré la prochaine fois.
C’est là que nous arrivons à la fin du cycle – ce qui nous ramène au début!
Considérations clés
Lors de la prise de décisions tout au long du cycle, le CIPS conseille de prendre en compte les éléments suivants:
- Systèmes d’approvisionnement & Technologie
- Engagement des parties prenantes
- Durabilité / RSE / Éthique / Sécurité
- Évaluation/Atténuation des risques
- Amélioration continue
- Personnes & compétences
- Innovation
Nous explorons en détail certaines de ces considérations clés ci-dessous.
Systèmes d’approvisionnement & Technologie
L’obligation pour toutes les communications concernant les marchés publics d’être électroniques à partir d’octobre 2018 signifie que les logiciels d’eProcurement et les systèmes de gestion des appels d’offres sont de plus en plus imbriqués dans les solutions d’eProcurement commerciales.
L’eProcurement a parcouru un long chemin depuis ses débuts dans les années 1980.L’invention de l’échange de données informatisé (EDI) a permis le partage de fichiers et de documents entre le secteur public et le secteur privé, ce qui était révolutionnaire à l’époque.
De nos jours, la technologie a permis au secteur public d’acheter plus efficacement en utilisant des logiciels sur mesure. Les acheteurs utilisent des systèmes de gestion des appels d’offres ou d’adjudication dotés de mécanismes de dépôt qui permettent aux acheteurs et aux fournisseurs d’examiner et de réviser la documentation de l’offre, ainsi que toutes les questions et réponses qui ont été soumises en relation avec l’offre.
L’utilisation de la communication électronique supprime les processus manuels inutiles et aide les organisations acheteuses à accélérer les temps de réponse et à définir des lignes de communication plus claires avec leurs fournisseurs.
De plus, passer à une solution d’eProcurement signifie que votre organisation aura un impact environnemental plus léger car il n’y a aucune exigence d’impression et d’affichage. En plus d’être plus durable, votre organisation réduira les dépenses budgétaires, faisant du logiciel eTendering un excellent investissement.
Les clients de Delta eSourcing ont accès à une technologie de pointe qui peut transformer l’efficacité de la stratégie de tout acheteur. Toutes les étapes du processus d’approvisionnement, de l’avis de marché initial à l’évaluation en passant par la gestion du contrat, peuvent être effectuées par voie électronique et sont entièrement vérifiables.
Engagement des parties prenantes
Tout au long du processus d’approvisionnement, l’engagement entre les acheteurs et les fournisseurs est crucial. En interagissant avec le marché avant un exercice d’approvisionnement, l’acheteur peut en apprendre davantage sur les derniers produits et services disponibles.
L’engagement précoce présente de nombreux avantages pour les acheteurs, notamment:
- Mise en réseau et établissement de relations avec les fournisseurs
- Les fournisseurs peuvent influencer les objectifs et les exigences d’un contrat avant la publication de l’avis officiel, ce qui réduit le risque de reprise.
- Les fournisseurs peuvent informer l’acheteur sur vos produits/ services, le paysage actuel et les tendances du marché
RGPD
Le 25 mai 2018, l’UE a mis en œuvre une nouvelle loi sur la confidentialité et la sécurité des données en Europe, le Règlement général sur la Protection des Données (RGPD).
Le RGPD se compose de centaines de pages de nouvelles exigences, obligeant les grandes organisations du monde entier à réévaluer leur stratégie de protection des données.
Beaucoup diront que le RGPD est la loi sur la confidentialité et la sécurité des données la plus sévère au monde. Bien qu’il ait été rédigé et adopté par l’Union européenne, il impose des obligations aux organisations n’importe où, à condition qu’elles ciblent ou collectent des données relatives aux citoyens de l’UE.
Selon la gouvernance informatique :
« Le RGPD de l’UE ne s’appliquera plus directement au Royaume-Uni à la fin de la période de transition (31 décembre 2020). Cependant, les organisations britanniques doivent toujours se conformer à ses exigences après ce point.
Tout d’abord, le DPA 2018 édicte les exigences du RGPD de l’UE en droit britannique. Deuxièmement, le gouvernement britannique a publié un instrument réglementaire – le Règlement sur la Protection des Données, la Vie Privée et les Communications Électroniques (Amendements, etc.) (Sortie de l’UE) 2019 – qui modifie le DPA 2018 et le fusionne avec les exigences du RGPD de l’UE pour former un régime de protection des données qui fonctionnera dans un contexte britannique après le Brexit.
Ce nouveau régime sera connu sous le nom de » RGPD britannique « .
Cybersécurité
Les nouvelles réglementations telles que le RGPD, ainsi que la couverture médiatique très médiatisée sur l’impact des cyberincidents, ont accru les attentes des partenaires, des parties prenantes, des clients et du grand public. Tout simplement, les organisations – et les membres du conseil d’administration en particulier – doivent se familiariser avec la cybersécurité.
Le secteur public détient de grandes quantités de données sensibles, et il est important que tous les organismes du secteur public possèdent les connaissances et la capacité de se défendre contre les cybermenaces, ce qui signifie investir dans une plus grande sécurité tant pour leur propre organisation que pour la chaîne d’approvisionnement.
Le gouvernement britannique améliore la cybersécurité de sa chaîne d’approvisionnement. Depuis le 1er octobre 2014, tous les fournisseurs doivent se conformer aux contrôles de Cyber Essentials lorsqu’ils soumissionnent pour des marchés publics impliquant le traitement d’informations sensibles et personnelles et la fourniture de certains produits et services techniques.
Approvisionnement éthique
L’approvisionnement évolue et les acheteurs ne sont plus en mesure d’attribuer des contrats sur le coût sans tenir compte de l’impact plus large de l’approvisionnement.
Étant donné que les exercices d’approvisionnement peuvent impliquer des relations complexes entre de nombreuses organisations différentes, il est possible que de nombreuses pratiques contraires à l’éthique s’impliquent quelque part dans la chaîne d’approvisionnement. Celles-ci peuvent aller d’activités illégales telles que l’esclavage et la corruption modernes à des questions plus larges telles que le mépris des conséquences du changement climatique
L’approvisionnement éthique peut aider les acheteurs à éviter ces pièges car il se concentre sur la conduite d’activités d’approvisionnement selon les normes les plus élevées possibles de pratiques commerciales responsables, durables, environnementales et socialement conscientes.
Valeur sociale
Valeur sociale peut signifier un engagement envers les questions environnementales dans les achats, par exemple en veillant à ce que les pratiques durables ou à faible émission de carbone soient prioritaires. Mais la valeur sociale peut également englober des éléments « plus proches de chez soi » pour les entreprises.
Les entreprises qui traitent bien leurs employés constituent une sorte de » valeur sociale « . Payer le salaire minimum vital à tous les travailleurs, par exemple, contribue à la fois au bien-être des employés et à l’économie locale.
Malcolm Harrison, PDG du Chartered Institute of Procurement & Supply, a déjà souligné qu’il est faux de penser que la valeur sociale n’est importante que dans les marchés publics locaux. La valeur sociale est devenue de plus en plus importante pour le gouvernement central, les gouvernements nationaux du monde entier et le secteur privé.
Stratégie d’approvisionnement avec Delta eSourcing
Delta fournit une solution centralisée, sécurisée et en ligne qui simplifie et automatise de nombreux processus chronophages impliqués dans la création et l’émission d’appels à la concurrence et la gestion des réponses aux appels d’offres.
La riche fonctionnalité de Delta couvre tous les aspects du processus d’eTendering, de la mise en service, de la création d’avis, de la préqualification et de l’émission d’appels d’offres à l’évaluation des réponses et à l’attribution du contrat et même à la gestion des contrats.
Cette solution complète vous permet de réduire considérablement à la fois le coût de traitement des achats et les délais des appels d’offres supérieurs aux seuils d’approvisionnement du JUE.
Delta eSourcing propose une gamme de logiciels d’approvisionnement et s’engage à aider les organisations du secteur public à réaliser des économies d’efficacité afin d’améliorer leurs processus d’approvisionnement. Nos services d’approvisionnement vous offrent la flexibilité nécessaire pour créer un package d’approvisionnement sur mesure pour votre organisation.
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