La surveillance des employés est une forme de surveillance du lieu de travail où les employeurs collectent des données concernant l’utilisation de l’ordinateur, l’emplacement et la productivité de leurs employés.
Ce guide détaillera les différentes méthodes utilisées par les employeurs pour surveiller les employés sur le lieu de travail, les avantages et les inconvénients de la surveillance des employés, et fournira des ressources utiles pour créer votre propre stratégie de surveillance des employés.
Pourquoi Les Employeurs Surveillent-Ils Les Employés?
Les employeurs utilisent un logiciel de surveillance des employés au bénéfice des employeurs et des employés. Voici les principales raisons pour lesquelles les employeurs surveillent les employés sur le lieu de travail.
- Gestion de la bande passante: Un logiciel de surveillance réseau suit l’utilisation de la bande passante pour identifier les abus de porcs de bande passante tels que Netflix, Twitch et YouTube.
- Productivité des employés: Les employeurs utilisent un logiciel de surveillance des employés pour surveiller l’utilisation d’Internet pour détecter une activité Web improductive excessive.
- Gestion des effectifs: La surveillance des employés est un excellent outil d’analyse des effectifs. Les employés de Trackng fournissent des données précieuses pour éclairer les décisions commerciales de haut niveau.
- Prévention de la perte de données: Les employés qui ont accès à des fichiers sensibles verront leur utilisation de la technologie étroitement surveillée pour se protéger contre les violations de données et les menaces internes.
- Protection juridique en matière de responsabilité : Les employeurs sont responsables des activités de leurs employés. La surveillance des employés améliore la visibilité sur les habitudes de travail des employés et agit comme un système d’alerte précoce des comportements inacceptables.
- Gestion des actifs logiciels : Les logiciels sous-utilisés coûtent aux entreprises aux États-Unis et au Royaume-Uni environ 34 milliards de dollars par an. Les employeurs surveillent l’utilisation des applications pour déterminer si elles sont sous-autorisées ou sous-autorisées.
Types de surveillance des employés & Leurs utilisations
Suivi de l’activité Web
L’enquête de surveillance électronique & de l’American Management Association (AMA) de 2007 a révélé que 66% des employeurs surveillent l’utilisation d’Internet par les employés. 65% des personnes interrogées utilisent également un logiciel de filtrage Web pour bloquer les sites Web.
Les employeurs surveillent et restreignent principalement l’accès à Internet pour empêcher les employés d’accéder à des sites Web inappropriés ou dangereux, bien que ces outils soient également utilisés pour améliorer la productivité en limitant l’utilisation de sites Web improductifs.
Le suivi de la durée pendant laquelle un employé est inactif ou navigue sur des sites Web improductifs fournit également aux entreprises des informations sur l’engagement des employés, leur permettant d’optimiser l’utilisation de la technologie par les employés à distance et au bureau.
Pourquoi les employeurs utilisent-ils le suivi des activités sur Internet?
- Aider à appliquer des politiques d’utilisation acceptable en décourageant l’utilisation de la pornographie & autres sites Web inappropriés
- Améliorer l’efficacité de la bande passante en identifiant les porcs de bande passante inutiles
- Pour s’assurer que les employés ne naviguent pas excessivement sur des sites Web improductifs tels que les sites de médias sociaux et de jeux informatiques
Surveillance de l’utilisation de l’ordinateur
La surveillance de l’utilisation de l’ordinateur est un terme fourre-tout pour surveiller les événements informatiques tels que l’utilisation des applications, l’activité USB, les sites Web visités, les captures d’écran et l’activité de connexion. 94% des organisations utilisent une certaine forme de surveillance de l’utilisation des ordinateurs pour améliorer la productivité et la sécurité.
Pourquoi les entreprises surveillent-elles l’activité informatique des employés?
- Pour voir si les applications et autres outils logiciels sont utilisés comme prévu
- Pour détecter les transferts de fichiers à haut risque vers des périphériques multimédias amovibles
- Pour vérifier les heures d’activité des employés et l’engagement global des employés
Surveillance des e-mails
43% des employeurs dans le rapport de l’American Management Association surveillent l’activité de messagerie électronique de leurs employés. La surveillance des e-mails est généralement effectuée avec des outils automatisés qui recherchent des mots clés, bien que 40% des employeurs du rapport aient déclaré utiliser des méthodes de surveillance manuelle des e-mails.
Pourquoi les employeurs surveillent-ils les courriels des employés?
- Pour détecter le partage de fichiers dangereux ou non autorisé
- Pour surveiller la qualité des communications des employés
- Pour dissuader l’utilisation d’un langage inapproprié ou offensant
- Pour dissuader l’utilisation excessive des comptes de messagerie fournis par l’entreprise à des fins non professionnelles
- Pour répondre aux normes de conformité en matière de cybersécurité
Suivi GPS
Le GPS et d’autres formes de suivi de localisation sont une forme de niche de surveillance des employés qui n’est pas aussi largement utilisée que le suivi de l’utilisation de l’ordinateur. L’utilisation du suivi de localisation est souvent réservée aux rôles nécessitant des déplacements fréquents. Les employeurs utilisent souvent le suivi de localisation sur les véhicules et les appareils mobiles fournis par l’entreprise.
Pourquoi les employeurs utilisent-ils le suivi GPS?
- Récupérer les appareils mobiles fournis par l’entreprise lorsqu’ils sont perdus ou volés
- Améliorer la productivité en surveillant le kilométrage et les itinéraires empruntés par les véhicules de l’entreprise (camionneurs ou livreurs)
- Améliorer la sécurité des employés travaillant dans des conditions dangereuses (intervenants d’urgence, employés dans des endroits éloignés)
Enregistrement des frappes
L’enregistrement de frappe (enregistrement de frappe) est une pratique de surveillance des employés très controversée. Les enregistreurs de frappe suivent les entrées au clavier individuelles des employés et enregistrent ces données pour examen. Les enregistreurs de frappe peuvent être matériels ou logiciels.
Comme ces outils logiciels de surveillance des employés capturent les frappes individuelles, ils posent d’importants problèmes de sécurité et de confidentialité. Ils sont susceptibles de capturer des informations sensibles, y compris des mots de passe, des détails de carte de crédit et d’autres informations sensibles.
Stocker des informations sensibles dans la base de données d’un enregistreur de frappe est dangereux car des utilisateurs non autorisés ou des pirates informatiques pourraient potentiellement accéder à ces informations. Pour cette raison, ils sont rarement utilisés.
Pourquoi les employeurs utilisent-ils des enregistreurs de frappe?
- Pour suivre la moyenne des mots par minute des employés chargés de la saisie de données
- Pour détecter les menaces internes qui partagent des informations privées ou exécutent des commandes suspectes
Surveillance vidéo
La vidéosurveillance est généralement réalisée par des systèmes de télévision en circuit fermé (CCTV). Ces technologies sont couramment utilisées comme systèmes de sécurité plutôt que pour mesurer la productivité. Il est courant que les entreprises qui interagissent avec le public utilisent la vidéosurveillance dans des endroits où la sécurité des employés et le vol des actifs de l’entreprise suscitent des préoccupations.
Pourquoi les employeurs utilisent-ils la vidéosurveillance?
- Pour contrer le vol, la violence, le sabotage et d’autres comportements indésirables
- Pour surveiller le rendement et la présence des employés
Surveillance des appels
La surveillance téléphonique des employés est le plus souvent utilisée pour surveiller les performances des rôles de support client par téléphone. Les appels sont souvent enregistrés pour enquêter sur les plaintes, aider à la formation des employés et s’assurer que les employés respectent les normes de qualité de l’organisation.
Pourquoi les employeurs surveillent-ils les appels téléphoniques?
- Comme mesure de contrôle de la qualité pour les centres d’appels
- Pour assurer la qualité et la cohérence des appels de vente
- Pour empêcher les employés d’utiliser les lignes téléphoniques professionnelles de manière inappropriée
Comment surveiller les employés
Merci d’avoir visionné la dernière vidéo pratique de CurrentWare. Aujourd’hui, nous allons expliquer Comment surveiller l’utilisation d’Internet.
Si vous aimez cette vidéo ou d’autres que nous avons produites, cliquez sur le bouton s’abonner ci-dessous. Restez à l’écoute jusqu’à la fin pour apprendre comment obtenir un essai gratuit du logiciel I demo aujourd’hui.
Dans une vidéo précédente, nous avons couvert certains des avantages de la surveillance des employés, notamment pour des raisons de productivité, pour éviter toute responsabilité légale et pour prévenir les cybermenaces. Dans cette vidéo, nous allons expliquer comment surveiller l’utilisation d’Internet et certaines des meilleures pratiques de l’industrie.
Nous allons utiliser BrowseReporter, la solution de surveillance informatique de CurrentWare.
Cette solution nécessite l’installation d’un agent sur les ordinateurs de votre employé. Une fois installé, leur activité sur l’ordinateur est diffusée sur votre serveur où vous pouvez exécuter des rapports et afficher leur activité.
Pour commencer, nous vous recommandons de déterminer quels navigateurs sont utilisés par votre entreprise. C’est le bon moment pour examiner la politique de votre entreprise et déterminer le navigateur par défaut que vous recommandez. Vous pouvez également savoir quels navigateurs vos employés utilisent avec le rapport de surveillance des applications de BrowseReporter. De plus, vous pouvez réellement bloquer l’installation ou l’utilisation d’autres navigateurs en utilisant la solution BrowseControl de CurrentWare.
L’étape suivante consiste à déterminer la période à laquelle vous souhaitez regarder. Vous pouvez extraire des rapports à la demande à n’importe quelle période souhaitée, y compris les 7 derniers jours, le mois dernier ou une plage de dates personnalisée.
Pour cet exemple, nous examinerons les résultats d’hier. Vous pouvez désormais programmer ces rapports pour les envoyer automatiquement par e-mail à la personne appropriée de votre équipe, mais dans ce cas, nous allons utiliser des rapports à la demande, en les extrayant au besoin.
Commençons donc par un rapport instantané sur l’utilisation d’Internet par les employés en fonction de la productivité.
Avec le Rapport de productivité des employés de CurrentWare, vous obtenez un instantané simple du temps passé sur des sites Web jugés productifs. La définition de productif est basée sur notre système exclusif de classement de chaque site Web selon qu’il est productif, improductif ou neutre. Vous pouvez même modifier la catégorisation des sites Web en fonction des besoins de votre entreprise pour rendre ce rapport plus utile.
En regardant la console CurrentWare, nous allons extraire le rapport de productivité des employés pour l’employé Conan. Nous examinerons la performance d’hier et constaterons que Conan n’était productif qu’à 24%. La majorité de son temps était consacré aux médias sociaux et aux sites Web sportifs par rapport aux tâches liées au travail.
La prochaine façon d’évaluer la productivité est de voir sur quels sites quelqu’un a passé le plus de temps. Par exemple, si vous savez que l’employé fait partie de l’équipe de vente et devrait passer la majorité du temps sur salesforce.com , vous pouvez enquêter et voir quels sont les principaux sites qu’ils parcourent vraiment.
En extrayant le rapport Top Domains visited, nous pouvons voir exactement quels domaines Conan a parcourus hier en Temps actif et en Temps total. Comme dans le rapport précédent, nous voyons que la majorité de son temps a été passée sur Facebook et ESPN.
L’une des caractéristiques les plus intéressantes des rapports de surveillance Internet de CurrentWare est liée au suivi de l’activité réelle d’un utilisateur et au fait de ne pas laisser les données s’alambiquer avec différents onglets ou fenêtres qu’un utilisateur a ouverts.
BrowseReporter a 3 façons différentes de déterminer comment Internet et les applications sont utilisées:
- Temps actif
- Temps total
- Temps d’inactivité
Temps actif mesure la durée de mise au point de la fenêtre actuelle, vous donnant le rapport le plus précis sur l’endroit où les utilisateurs ont passé leur temps sur les sites Web et les applications. BrowseReporter a la capacité de déterminer quel onglet de site Web était actif en haut de l’écran afin que vous obteniez des rapports extrêmement précis sur l’endroit où ils ont passé leur temps.
Temps total mesure la durée totale pendant laquelle la fenêtre est ouverte, de l’heure de début à l’heure de fin, que la fenêtre soit au point ou non. Tous les utilisateurs n’agissent pas de la même manière. Certains utilisateurs basculent entre deux moniteurs. Certains aiment diffuser du contenu en arrière-plan. Quels que soient leurs comportements, BrowseReporter peut suivre le temps total qu’ils ont passé sur les sites Web, qu’ils se soient concentrés ou non sur la fenêtre.
Enfin, le temps d’inactivité mesure combien de temps l’utilisateur est éloigné de son ordinateur après que la souris et le clavier ont cessé de bouger. Par défaut, le temps d’inactivité est suivi après 20 minutes d’inactivité. Le suivi du temps devrait être équitable. Si vos utilisateurs ne sont pas devant leurs ordinateurs, BrowseReporter séparera le temps suivi en temps d’inactivité afin que vous puissiez le filtrer si nécessaire lors de la génération de rapports.
Maintenant, si vous souhaitez rechercher les pages exactes du site Web visitées par l’employé, vous pouvez utiliser le rapport Sites visités. Ce rapport décompose chaque URL en détail ainsi que le temps passé sur chaque page.
Cela vous permet de savoir s’ils regardaient des pages liées au travail sur ces domaines ou si c’était quelque chose de plus personnel. Ceci est particulièrement utile pour des domaines comme youtube.com qui, pour certaines industries ou certains rôles, peut apporter de la valeur, mais savoir quelle vidéo exacte a été regardée peut vous aider à comprendre le cas d’utilisation par l’employé.
Enfin, nous vous recommandons d’étudier la productivité en examinant les recherches par mots clés des employés.
Ce rapport vous permet d’examiner les mots-clés de recherche exacts utilisés par les employés et d’identifier les employés qui sont distraits ou aux prises avec des sujets spécifiques. En outre, vous pouvez également découvrir le sentiment des employés et surveiller les termes de recherche à haut risque, tels que les tentatives de trouver des sites Web destinés aux adultes.
Dans cet exemple de recherche par mots clés, nous pouvons voir que l’employé Greg a cherché beaucoup d’objets personnels dans Google au cours des derniers jours ouvrables. Cela vous aide à comprendre où ils peuvent passer leur temps et ce qu’ils parcourent dans Google.
C’est tout pour cette vidéo sur la façon de surveiller l’utilisation d’Internet avec BrowseReporter. Si vous avez des réflexions sur les rapports ou suggestions que nous avons abordés dans cette vidéo, n’hésitez pas à commenter ci-dessous..
Si vous souhaitez essayer BrowseReporter ou l’une des autres solutions CurrentWare, veuillez consulter notre essai gratuit sur currentware.com / téléchargez ou contactez-nous et nous serons heureux de vous aider!
Prêt à commencer à surveiller les employés sur le lieu de travail? BrowseReporter est un logiciel polyvalent de surveillance de l’activité informatique des employés pour surveiller l’utilisation d’Internet et des applications. Dans cette vidéo, vous apprendrez à surveiller l’activité informatique des employés avec BrowseReporter.
- Suivez l’activité informatique des employés pour voir les sites Web qu’ils visitent, le temps qu’ils passent à naviguer sur chaque site Web et la catégorie de chaque site.
- Recevez automatiquement des alertes d’activité des employés directement dans votre boîte de réception selon un calendrier défini ou lorsque des activités informatiques spécifiques se produisent
- Utilisez l’un des dizaines de rapports d’activité informatique des employés pour prendre des décisions de gestion éclairées par les données, appliquer des politiques d’utilisation acceptables et protéger votre entreprise contre une utilisation illégale ou inappropriée de l’ordinateur.
Les avantages de la surveillance des employés
Cette section décrit les avantages et les inconvénients de l’utilisation d’un logiciel de surveillance des employés pour surveiller vos employés. Pour plus de détails, consultez Les Avantages et les inconvénients de la surveillance des employés.
Productivité accrue des employés
Le rapport 2017 sur l’état du lieu de travail américain de Gallup estime que les employés activement désengagés coûtent aux États-Unis entre 483 et 605 milliards de dollars chaque année en perte de productivité. En suivant les employés, une organisation peut détecter des signes avant-coureurs de désengagement tels qu’une navigation Web improductive excessive.
Dépenses logicielles réduites
Les logiciels sous-utilisés coûtent aux entreprises aux États-Unis et au Royaume-Uni environ 34 milliards de dollars par an. Le logiciel de surveillance des employés détecte les logiciels redondants ou sous-utilisés qui peuvent être mis hors service ou consolidés.
Une meilleure compréhension des tendances de la main-d’œuvre
Les informations historiques capturées par le logiciel de surveillance des employés aident les entreprises à comprendre les tendances en matière de productivité et d’engagement dans l’ensemble de leurs effectifs. Avec ces informations, ils peuvent répondre à des questions pour lesquelles ils pourraient autrement ne pas avoir assez de perspicacité.
- Avons-nous des départements avec des taux d’utilisation constamment élevés? Sont-ils surmenés? Y a-t-il une opportunité de développer l’entreprise dans ce domaine?
- Quand nos travailleurs à distance sont-ils les plus actifs?
- Les employés utilisent-ils le nouveau logiciel que nous avons implémenté? Sinon, ont-ils besoin de plus de formation?
Détection améliorée de Shadow IT
Shadow IT désigne tout système, solution ou logiciel utilisé sans l’approbation du service informatique. Gartner a prédit que d’ici 2020, un tiers des attaques réussies contre les entreprises seraient rendues possibles par les exploits informatiques de l’ombre. La surveillance de l’utilisation de l’ordinateur des employés offre une plus grande visibilité sur l’utilisation de shadow IT.
Protection Accrue Contre Les Violations De Données
Les organisations qui collectent, traitent et / ou stockent des informations sensibles sont responsables de la sécurité et de l’intégrité de celles-ci. Le logiciel de surveillance des employés est régulièrement utilisé dans des secteurs réglementés tels que la santé, la finance et la défense pour maintenir la conformité à la sécurité des données.
Selon un rapport de Verizon, 58% des événements de perte de données dans le secteur de la santé impliquent des initiés, ce qui fait des menaces internes la plus grande menace en matière de cybersécurité dans ce secteur. La surveillance de l’activité sur les points de sortie tels que les périphériques de stockage USB et les sites Web de partage de fichiers est cruciale pour détecter les incidents de vol de données et de manipulation de données dangereuses.
Amélioration des Conditions de travail & Réduction de la Responsabilité légale
L’abus d’Internet sur le lieu de travail présente un risque important s’il n’est pas résolu. Les employés qui visitent des sites Web haineux, pornographiques ou autrement nuisibles au travail créent un environnement de travail hostile pour leurs collègues. Le fait de ne pas surveiller et de ne pas traiter ce type de comportement mine la performance organisationnelle et crée de graves responsabilités juridiques pour les employeurs.
Alors que les politiques d’utilisation d’Internet établissent des normes pour l’utilisation d’Internet sur le lieu de travail, sans logiciel de surveillance des employés, les employeurs risquent d’être incapables de détecter et de dissuader la navigation Web flagrante.
Une étude réalisée en 2003 par la Dre Kimberly S. Young & Le Dr Carl J. Case a révélé que parmi les grandes entreprises, le logiciel de surveillance électronique était considéré comme le moyen de dissuasion le plus efficace contre l’utilisation inappropriée du Web, suivi des politiques et de la formation.
Les inconvénients de la surveillance des employés
Le logiciel de surveillance des employés est un outil précieux pour surveiller vos employés, mais même le meilleur logiciel de surveillance des employés présente des inconvénients potentiels. Avant de surveiller vos employés, vous devez comprendre à la fois les avantages et les préoccupations de vos employés.
Moral des employés
Des pratiques de surveillance des employés trop invasives telles que la surveillance furtive, l’enregistrement des frappes au clavier et la surveillance de la navigation Web hors travail peuvent avoir un effet négatif sur le moral des employés.
Les employés qui ne savent pas qu’ils sont surveillés, pourquoi ils sont surveillés et comment ils sont surveillés sont moins susceptibles de trouver la surveillance des employés acceptable.
L’équité est essentielle lors du suivi des employés sur le lieu de travail. S’assurer que leurs employés conservent leur autonomie lorsqu’ils sont surveillés contribuera grandement à réduire les effets potentiels sur le moral.
Pour réduire l’effet que les logiciels de surveillance des employés pourraient avoir sur le moral des employés, les employeurs devraient faire de la surveillance une politique standard en milieu de travail plutôt que de distinguer les employés individuels. Ils devraient également éviter d’utiliser la surveillance des employés comme outil de microgestion.
Modèle de politique de surveillance du lieu de travail
- Divulguer l’intention de votre entreprise de surveiller les employés sur le lieu de travail
- Définir les attentes en matière de confidentialité du lieu de travail pour les employés
- Respecter les exigences de transparence pour la conformité aux lois sur la confidentialité
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Confidentialité des employés
Les données de surveillance des employés peuvent être extrêmement sensibles. De nombreux employés craignent que leurs données soient mal utilisées ou consultées par des parties non autorisées.
Lors de la surveillance des employés sur le lieu de travail, les employeurs doivent traiter les données collectées par le logiciel de surveillance des employés de la même manière que toutes les autres données sensibles, en leur offrant des protections égales, telles que restreindre l’accès aux données et les conserver dans un réseau sécurisé.
Selon les types de surveillance en cours, les employés peuvent également craindre que leur vie personnelle soit surveillée. Les employeurs doivent tout faire pour limiter la surveillance au seul nécessaire et séparer leurs solutions de surveillance de la vie personnelle de leurs employés.
Comment réduire les impacts sur la vie privée des logiciels de surveillance des employés:
- Transparence: Évitez la surveillance furtive si possible. Demandez plutôt à vos employés de signer une politique de surveillance du lieu de travail qui précise quelles données sont collectées, comment elles seront utilisées et comment elles seront protégées.
- Caractéristiques: Évitez les fonctions de surveillance trop invasives telles que l’enregistrement des frappes au clavier et l’enregistrement audio / webcam
- Appareils professionnels: Évitez d’utiliser un logiciel de surveillance des employés sur des appareils appartenant aux employés. Cela peut causer des problèmes juridiques en capturant des informations personnelles sensibles
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Considérations juridiques
Dans la majorité des juridictions, il est légal pour les employeurs de surveiller l’activité des employés sur les appareils fournis par l’entreprise. Cela dit, les cadres de confidentialité des données tels que le RGPD obligent les employeurs à utiliser des méthodes de surveillance et des outils de suivi aussi peu invasifs que possible pour répondre aux besoins de leur entreprise.
Pour éviter les problèmes juridiques, les entreprises qui souhaitent commencer à suivre leurs employés doivent consulter un professionnel du droit pour s’assurer que leurs méthodes prévues ne sont pas en conflit avec les lois et règlements.
Modèle de politique de surveillance du lieu de travail
- Divulguer l’intention de votre entreprise de surveiller les employés sur le lieu de travail
- Définir les attentes en matière de confidentialité du lieu de travail pour les employés
- Respecter les exigences de transparence pour la conformité aux lois sur la confidentialité
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Meilleures Pratiques de Surveillance des Employés
La surveillance des employés est un excellent outil pour comprendre le fonctionnement de votre main-d’œuvre.
Malheureusement, une histoire de déploiements trop invasifs a causé de graves inquiétudes parmi les employés, comme:
Mon employeur m’espionne-t-il?
Ils font juste cela pour trouver une excuse pour me virer
S’ils surveillent ce que je fais au travail, ils ne me font évidemment pas confiance
Ce n’est pas ce que vous voulez que vos employés ressentent.
Dans cette vidéo, je vais vous guider à travers les meilleures pratiques de surveillance des employés afin que vous puissiez éviter ces erreurs et préoccupations de vos employés
Bonjour et bienvenue sur la chaîne YouTube CurrentWare.
Je m’appelle Neel Lukka et je suis le directeur général de CurrentWare.
Après avoir visionné cette vidéo, vous pouvez en apprendre davantage sur ce sujet en lisant notre nouveau livre blanc « Surveillance des employés: Meilleures pratiques pour équilibrer la productivité, la sécurité et la confidentialité »
Vous trouverez le lien pour cela dans la description ci-dessous.
Avant de commencer, je veux juste donner un avertissement rapide ici.
Je ne suis pas avocat et ce n’est pas un conseil juridique. Ces conseils sont fournis à titre informatif uniquement. Si vous souhaitez utiliser un logiciel de surveillance des employés dans votre entreprise, assurez-vous de consulter d’abord un professionnel du droit.
D’accord, sautons dans
Le premier est le meilleur conseil que je puisse vous donner.
Si vous voulez réussir, vous devez informer vos employés qu’ils sont surveillés.
Les employés qui ne savent pas s’ils sont surveillés, pourquoi ils sont surveillés et comment ils sont surveillés sont plus susceptibles d’avoir des réactions négatives à la surveillance,
tels que
Ayant des taux de stress et d’anxiété plus élevés
Étant moins susceptibles d’accepter d’être surveillés
Et, ironiquement, devenant moins productifs
Cela ne veut pas dire que la transparence va annuler toutes les préoccupations que vos employés peuvent avoir.
Mais si vous commencez par la transparence dès le début, vous avez de bien meilleures chances de prouver à vos employés que ces outils ne sont pas utilisés pour les espionner.
En étant transparent, vous donnez également la chance d’entendre leurs préoccupations dès le début. Cela vous permet de travailler avec eux pour élaborer une stratégie de surveillance des employés équitable et peu invasive.
Voici 4 conseils pour améliorer la transparence:
Impliquez un échantillon représentatif d’employés lorsque vous commencez à planifier vos objectifs et les mesures que vous souhaitez capturer
Dites à vos employés quelles mesures sont capturées, comment elles seront utilisées et ce qui est utilisé pour les capturer
Demandez à votre personnel de lire et de signer des politiques qui divulguent votre utilisation prévue du logiciel de surveillance des employés
et enfin, donnez-leur accès à leurs propres données afin qu’ils puissent voir exactement ce qui est capturé . Ils peuvent même utiliser ces données pour gérer leur propre productivité, ce qui est un bonus majeur
Le deuxième conseil que j’ai pour vous est de ne pas utiliser la surveillance des employés pour microgérer
L’une des raisons pour lesquelles la surveillance peut être perçue négativement est qu’elle a l’impression d’être utilisée pour punir les employés. Ils craignent que ce soit l’équivalent logiciel d’un patron de microgestion regardant par-dessus leur épaule pendant qu’ils travaillent, attendant juste qu’ils glissent.
Certains employeurs surveillent l’utilisation d’Internet pour s’assurer que les employés ne se laissent pas emporter, mais saviez-vous que la navigation sur Internet dite « improductive » a effectivement un impact positif sur la productivité?
C’est vrai ! Mais seulement si cette navigation ne prend pas plus de 12% de leur temps de travail.
Les employés se sentent beaucoup mieux surveillés lorsqu’on leur donne d’abord l’autonomie de s’autogérer. Les gestionnaires peuvent intervenir si les choses s’emportent ou si leurs employés visitent des sites Web clairement inappropriés.
Le troisième et dernier conseil que j’ai pour vous aujourd’hui est de ne pas surveiller plus que vous n’avez à le faire.
Pensez–y de cette façon – si je vous disais que je voulais m’assurer que les employés ne visitaient pas les sites Web de not safe for work, vous penseriez que j’étais fou de demander un flux direct dans leurs webcams.
L’essentiel est le suivant:
Si vous pouvez atteindre les objectifs de votre entreprise avec une méthode de surveillance moins invasive, faites-le de cette façon.
Par exemple, si vous souhaitez une sauvegarde de vos politiques d’utilisation acceptable, vous pouvez utiliser un logiciel de surveillance Internet pour voir quels sites sont visités.
Mais il n’est pas nécessaire de suivre les frappes individuelles
Ou peut-être que vous souhaitez protéger les données contre le vol. Vous pouvez surveiller le flux de données sans enregistrer de clips audio de conversations privées
Enfin, vous souhaitez peut-être suivre les habitudes de travail des employés qui travaillent à distance ou à domicile. Donnez-leur un appareil fourni par l’entreprise plutôt que de surveiller leurs ordinateurs personnels
C’est tout pour l’instant.
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Si vous souhaitez essayer le suivi des employés dans votre entreprise, visitez CurrentWare.com/Download pour un essai gratuit de BrowseReporter, notre logiciel de surveillance informatique.
Et comme toujours, restez à l’écoute de notre chaîne YouTube pour plus de vidéos sur la surveillance des employés, la cybersécurité et le logiciel de gestion des effectifs de CurrentWare.
Soyez Transparent Sur la Surveillance Des employés
» Si les organisations souhaitent surveiller leurs employés, elles doivent être claires quant à son objectif et au fait qu’il apporte de réels avantages. Les organisations doivent également informer les employés de la nature, de l’étendue et des raisons de toute surveillance «
Porte-parole du Bureau du commissaire à l’information du Royaume-Uni
Les employeurs qui souhaitent surveiller l’utilisation d’un logiciel de surveillance des employés pour l’activité informatique des employés doivent en informer leurs employés. De nombreuses entreprises commenceront par utiliser des politiques d’utilisation acceptable pour divulguer leur intention de surveiller. La combinaison des politiques de l’entreprise avec d’autres mesures de notification aidera à tenir les employés informés.
- Divulguer la portée de la surveillance des employés lors de l’intégration et dans les manuels des employés
- S’assurer que les employés comprennent comment leurs données sont collectées, ce qui est surveillé et comment leurs données seront utilisées
- Permettre aux employés d’accéder à leurs propres données afin qu’ils puissent voir exactement ce qui est collecté
- Indiquer clairement l’objectif prévu pour le suivi des employés
- Impliquer un échantillon représentatif des employés au cours du processus de planification pour répondre de manière proactive à toute préoccupation relative à la protection de la vie privée
Lorsque les employeurs discutent ouvertement de leur intention de déployer un logiciel de surveillance des employés, les employés ont la possibilité d’engager un dialogue dans lequel ils peuvent exprimer leurs préoccupations de manière préventive et être informés de l’utilisation prévue par l’employeur des données collectées.
Évitez De Trop Surveiller
"Employers must not use tech to control and micromanage their staff. Monitoring toilet breaks, tracking, and snooping on staff outside working hours creates fear and distrust. And it undermines morale."
Frances O'Grady, General Secretary of the British Trades Union Congress (TUC)
Le meilleur logiciel de surveillance des employés peut fournir des rapports détaillés sur la productivité des employés, mais il peut également suivre des détails que de nombreux employés trouveront sensibles par nature. En limitant la surveillance à l’utilisation générale des technologies telles que la navigation sur le Web sur les systèmes liés au travail, vous pouvez réduire les impacts sur la vie privée des employés.
- Ne pas suivre plus que nécessaire. Collectez, stockez et utilisez uniquement les types de données qui sont adéquats et pertinents pour les objectifs de l’entreprise.
- Utilisez uniquement les données de surveillance aux fins indiquées. Le manque de prévisibilité entraîne une perception accrue du caractère invasif chez les employés. Utilisez uniquement les données de surveillance des employés aux fins indiquées. Cela améliorera la confiance des employés et réduira les effets sur le moral.
- Ne surveillez pas les appareils qui ne fonctionnent pas. Les employés ont une attente raisonnable de confidentialité sur leurs propres appareils, même s’ils les utilisent à des fins professionnelles.
- Limite l’accessibilité des données. Les données d’utilisation de l’ordinateur peuvent être sensibles. Restreindre l’accès aux données de surveillance à une base de « besoin de savoir » limite les possibilités d’utilisation abusive.
Utiliser Équitablement les Données De Surveillance des employés
Si un logiciel de suivi des employés est utilisé pour évaluer la productivité des employés, il est essentiel que ces données soient utilisées de manière équitable et transparente. Si un employé est réprimandé pour son utilisation des médias sociaux alors qu’un autre ne l’est pas, vos employés en voudront au logiciel de surveillance des employés.
- Évitez de sélectionner des employés individuels. Le fait de distinguer les employés individuels crée des perceptions d’injustice qui entraînent une diminution de la satisfaction au travail. Le traitement des données de chaque employé devrait être réservé aux cas de comportements à haut risque et clairement répréhensibles, tels que l’accès à la pornographie sur le lieu de travail.
- Surveillez également les employés. Pour éviter les perceptions de discrimination, les employés devraient être surveillés et évalués de manière égale (par exemple, surveiller les travailleurs au bureau et les travailleurs à distance). Cela peut être étendu davantage en incluant les gestionnaires dans l’écosystème de surveillance.
- N’utilisez pas les données d’activité de l’ordinateur comme seul indicateur de performance. L’activité informatique ne fournit pas un contexte complet de la productivité d’un employé. Il est normal qu’un employé productif ait des périodes de temps où il est temporairement inactif sur son poste de travail car il peut être engagé dans d’autres tâches adjacentes au poste.
- Ne prenez pas de décisions importantes uniquement en fonction des données de surveillance des employés. Les décisions qui ont un effet significatif sur les employés, comme les promotions, le maintien de l’emploi et les négociations salariales, ne doivent pas être prises uniquement à l’aide des données de surveillance des employés. Ces types de décisions nécessitent une intervention humaine et des facteurs externes pour s’assurer que l’évaluation est juste, exacte et adéquate.
Livre blanc gratuit
Surveillance des employés: Meilleures pratiques pour équilibrer productivité, sécurité et confidentialité
Dans le monde d’aujourd’hui soucieux de la vie privée, les employeurs doivent surveiller les employés d’une manière transparente, peu invasive et respectueuse de la vie privée des employés. Lisez ce livre blanc pour connaître les meilleures pratiques de surveillance des employés sur le lieu de travail.
Surveillez les employés Avec CurrentWare
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Suivre les sites Web visités
BrowseReporter de CurrentWare est le meilleur logiciel de surveillance des employés pour suivre l’utilisation d’Internet des employés. Il comprend des rapports détaillés faciles à comprendre. BrowseReporter suit les temps d’inactivité séparément et filtre les ressources d’arrière-plan telles que les CDN, ce qui vous permet de suivre facilement la productivité de vos employés.
Prendre des captures d’écran des ordinateurs des employés
Les fonctions de capture d’écran de BrowseReporter prennent automatiquement des captures d’écran de l’ordinateur de votre employé. Ces captures d’écran complètent les rapports détaillés avec un enregistrement statique de ce que l’utilisateur faisait sur son ordinateur.
Pour le suivi des ordinateurs sur votre réseau local, BrowseReporter inclut également une fonction de capture d’écran à distance, vous donnant un flux vidéo en direct de l’ordinateur de votre employé.
Voir Quelles Applications Sont utilisées
Avec la fonction de suivi de l’utilisation des applications de BrowseReporter, vous pouvez suivre quelles applications sont utilisées sur l’ordinateur de votre employé. Ces rapports sont un outil précieux pour détecter le shadow IT et s’assurer que les applications improductives ne sont pas utilisées pendant les heures de travail.
Surveillez l’utilisation de la bande passante
Le streaming d’une vidéo Netflix Ultra HD 4K consomme 7 Go de données par heure. Les employés qui abusent d’Internet sur leur lieu de travail nuisent non seulement à leur propre productivité, mais ils sollicitent également la bande passante disponible et ralentissent la vitesse du réseau pour leurs collègues.
Les rapports de surveillance de la bande passante de BrowseReporter sont un outil précieux pour détecter l’utilisation inappropriée d’Internet sur le lieu de travail et diagnostiquer les problèmes de latence du réseau. Utilisez le moniteur de bande passante de BrowseReporter pour vérifier l’utilisation de la bande passante pour détecter les tendances qui indiquent une mauvaise utilisation de la technologie sur le lieu de travail et une activité réseau suspecte.
Comparer la productivité des travailleurs au bureau et à domicile
Lorsque les employés travaillent à domicile, il peut être difficile de suivre leur productivité.
Avec les rapports de productivité des employés à distance de BrowseReporter, vous pouvez obtenir un aperçu de haut niveau du temps passé sur les sites Web liés au travail lorsqu’un employé est distant par rapport à lorsqu’il travaille au bureau.
Surveillez les requêtes du moteur de recherche
Un outil de surveillance des employés des moteurs de recherche comme BrowseReporter aide les entreprises à comprendre ce que leurs employés recherchent pendant les heures de travail. En un coup d’œil, vous pouvez voir s’ils cherchent des moyens d’utiliser les médias sociaux, s’ils sont aux prises avec une tâche ou s’ils recherchent du contenu inapproprié qui pourrait nuire à votre entreprise.
Suivre les transferts de fichiers vers des périphériques USB
Les périphériques de stockage portables sont une technologie pratique pour le partage de fichiers, mais ils posent également un risque sérieux pour la sécurité des données. AccessPatrol est un outil de surveillance des employés qui bloque les USB et surveille les transferts de fichiers vers des périphériques de stockage portables. Des outils comme AccessPatrol empêchent le vol de données en enregistrant les transferts de fichiers et l’utilisation des périphériques USB et en alertant en temps réel un utilisateur désigné lorsque des transferts de fichiers à haut risque sont détectés.
Ressources de surveillance des employés
Le Guide ultime de surveillance des employés
Ce guide détaillé fournit un guide d’achat de logiciels de surveillance des employés, des conseils pour créer une stratégie de surveillance efficace des employés et des considérations juridiques pour l’utilisation du logiciel de surveillance des employés.
Modèle de Politique de surveillance du lieu de travail (Politique de confidentialité des employés)
Cet article contient les conseils dont vous avez besoin pour commencer à rédiger votre propre politique de surveillance des employés. Nous vous fournirons également un modèle de politique de surveillance du lieu de travail GRATUIT que vous pouvez télécharger et personnaliser pour répondre à vos besoins.
Modèle de Politique d’utilisation d’Internet gratuit
Un modèle d’utilisation d’Internet gratuit pour les employés que vous pouvez télécharger, personnaliser et utiliser. Divulguer l’utilisation du logiciel de surveillance des employés dans votre organisation et établir des normes pour l’utilisation d’Internet.
Protection de la vie privée au travail et surveillance des employés : Meilleures pratiques (Livre blanc)
Un livre blanc gratuit que les employeurs peuvent utiliser pour élaborer une stratégie de surveillance des employés axée sur la protection de la vie privée. Il comprend des conseils pour réduire les impacts sur la vie privée des logiciels de surveillance des employés, le rôle des logiciels de surveillance des employés, des études de cas sur les logiciels de surveillance des employés et comment choisir le meilleur logiciel de surveillance des employés
SHRM: Gestion de la surveillance et de la surveillance du lieu de travail
Lignes directrices concernant la légalité de la surveillance des employés sur le lieu de travail.
Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
Une ressource précieuse pour la recherche et la compréhension de la loi européenne sur la protection des données.
Surveillance des employés sur le lieu de travail: 6 Conseils de confidentialité pour les employeurs
Vous souhaitez commencer à surveiller les employés sur le lieu de travail? Ces conseils réduiront les répercussions sur la vie privée des employés afin que les employeurs puissent maximiser les avantages de leur stratégie de surveillance des employés.
Comment utiliser les données de surveillance des employés
La surveillance des employés est un puissant outil d’analyse des effectifs. Au-delà de l’amélioration de la productivité individuelle des employés, des outils tels que BrowseReporter peuvent fournir des informations précieuses sur le fonctionnement de votre personnel. Cet article fournit des exemples de la façon dont les entreprises peuvent utiliser les données de surveillance des employés pour améliorer leur business intelligence.