a közbeszerzésnek soha nem volt nagyobb jelentősége. A jól lebonyolított beszerzési gyakorlatokkal elérhető megtakarítások megvalósítása során megnőtt a beszerzési stratégia jelentősége.
ez a blog útmutatást nyújt a beszerzési ciklushoz, és megvitatja azokat a kulcsfontosságú szempontokat, amelyeket minden szakaszban meg kell tenni.
Ismerje meg a beszerzést
a szabályok megértése elengedhetetlen a beszerzés során.
a vevőknek és beszállítóknak meg kell érteniük a beszerzési folyamat szerkezetét, a szükséges minimális határidőket, az ezeket szabályozó eljárásokat, a hozzájuk kapcsolódó folyamatokat, beleértve a keretmegállapodásokat, a kiválasztási és odaítélési kritériumokat, az értékelési folyamatot és a felfüggesztési folyamatot.
ezeknek a problémáknak a megértése nélkül, és még sok más mellett, a hiba kockázata túl magas, és a kudarc egyértelmű lehetőség.
a beszerzési ciklus segít a vevőknek megérteni a folyamatot, és 13 részre bontja a beszerzési folyamatot.
mi a beszerzési ciklus?
a beszerzési ciklus a beszerzési folyamat fontos része.
a beszerzési ciklus felvázolja azokat a lépéseket, amelyeket a vásárlóknak az egyes beszerzési gyakorlatok során meg kell tenniük.
a CIPS beszerzési és ellátási ciklus
ez a blog végigvezeti Önt a beszerzési ciklus lépésein.
a CIPS beszerzési és ellátási ciklusa az áruk vagy szolgáltatások beszerzésének kulcsfontosságú lépéseinek ciklikus folyamata.
a ciklus 13 szakaszból áll:
- üzleti igények meghatározása és specifikáció kidolgozása
- piacelemzés és döntés meghozatala vagy vásárlása
- stratégia és terv kidolgozása
- beszerzés előtti piaci tesztelés
- dokumentáció és részletes specifikáció kidolgozása
- beszállító kiválasztása a pályázatban való részvételhez
- pályázati dokumentumok kiadása
- ajánlat és pályázat értékelése és érvényesítése
- szerződés odaítélése és végrehajtása
- raktár, logisztika és átvétel
- szerződés teljesítése és javítása
- beszállítói kapcsolatkezelés
- eszköz Menedzsment
határozza meg az üzleti igényeket és fejlessze a specifikációt
mindenekelőtt a szervezetnek meg kell értenie és meg kell határoznia beszerzési igényeit. Ezt úgy teheti meg, hogy az érdekelt felekkel kapcsolatba lép az egész szervezetben, és ez a kutatás támogatni fogja a magas szintű specifikáció létrehozását. Az érdekelt felekkel való kapcsolatfelvétel ebben a kezdeti szakaszban azt jelenti, hogy nagyobb valószínűséggel támogatják a változtatási folyamatot ott, ahol az érdekelt felek buy-in-jére van szükség.
piacelemzés és döntés meghozatala vagy vásárlása
a beszerzési ciklus második szakasza piacelemzést igényel. Az elemzés elvégzése segít a szervezetnek a rendelkezésre álló piaci lehetőségek felmérésében.
a kutatás részeként a szervezetnek ki kell terjednie a költségekre, az aktuális pozícióra és a piac dinamikájára. Ez segít a szervezetnek azonosítani a potenciális beszállítókat és a teljesítés mértékét.
támogatni fogja a vásárlást és a kiszervezést a házon belüli ellátással szemben.
stratégia és tervezés
miután meghatározta üzleti igényeit, kidolgozhatja szervezete beszerzési stratégiáját.
stratégiájának figyelembe kell vennie a külső környezet lehetséges hatásait. A CIPS erre egy példát mutat be a honlapján, megjegyezve, hogy:
“a versenyképes pályázat lebonyolítása jó ötlet, ha van verseny, és jó helyzetben van a piac kihasználására.
a piaci verseny fejlesztése vagy ennek házon belüli bevezetése jobb stratégia lehet, ha egyetlen beszerzési forrásra támaszkodik”
ha úgy dönt, hogy versenyeztetési eljárást folytat, akkor el kell kezdenie mérlegelni, hogy melyik pályázati útvonalat használja. A beszerzendő áruk/építési beruházások/szolgáltatások értéke megköveteli-e, hogy nagy értékű beszerzési utat kövessen, és közzétegye az Európai Unió Hivatalos Lapjában (2020 végéig, majd ajánlatot találjon)? Ha igen, melyik odaítélési eljárás a legmegfelelőbb az Ön közbeszerzése szempontjából?
beszerzés előtti
a beszerzés előtti szakasznak magában kell foglalnia a piac tesztelését és bevonását. A piaci teszt segít a szervezet felmérni, ha ez a megfelelő idő, hogy menjen be a piacon. Az ebben a szakaszban figyelembe veendő tényezők között szerepel a vetésciklusok versenytárs tevékenysége, az új jogszabályok és a beszállítók pénzügyi év végi adatai.
pályázati dokumentáció kidolgozása
a pályázat értékétől függetlenül ki kell dolgoznia a pályázati dokumentációt, amely tájékoztatja a potenciális beszállítókat a beszerzésről, arról, hogy mit szeretne megvásárolni, milyen feltételeknek kell megfelelniük ahhoz, hogy figyelembe vegyék, valamint azokról a kritériumokról, amelyeket Ön, a vevő, mind a kiválasztási, mind az odaítélési szakaszban használni fog. Ezt elő kell készíteni a hirdetmény kiadása előtt.
a pályázati dokumentáció kidolgozásakor létfontosságú, hogy a beszállítók részletes bontást kapjanak a szükséges áruk vagy szolgáltatások mennyiségéről, a szolgáltatási szintről és a feltételekről. A legfontosabb érdekelt feleknek részt kell venniük ebben a szakaszban.
ez egy részletes specifikáció részét képezi, amely biztosítja a következetességet (pl. árképzés, termékminőség, működési funkcionalitás). A specifikációk első helyes megszerzése csökkenti annak kockázatát, hogy újra meg kell pályáznia. Ez a specifikáció a beszállítók pályázati dokumentációjának részét képezi.
beszállítók kiválasztása
ebben a szakaszban az Ön szervezetének készen kell állnia arra, hogy hirdetményt tegyen közzé, akár az EUB-n keresztül, akár-ha a beszerzési érték nem éri el az EUB küszöbértékét-az olyan nemzeti portálok egyikén keresztül, mint a Contracts Finder (Anglia) vagy a Public Contracts Scotland. A szerződési hirdetménynek az Ön által kiválasztott HL-odaítélési eljárás vagy az Ön által közzétett portál által előírt formátumot kell követnie. Legalább a vevő elérhetőségét, a pályázati dokumentációhoz való hozzáférés módját, a rövid leírást és a válaszok határidejét tartalmazza.
ha Ön nem uniós közbeszerzési eljárást folytat, az ajánlati felhívása a pályázati dokumentációval együtt lehetővé teszi, hogy számos kérdést tegyen fel a beszállítóknak. Ha az Európai Unió Hivatalos Lapja meghívásos eljárást alkalmaz, akkor a szabványos kiválasztási kérdőívet vagy az európai szabványos Közbeszerzési dokumentumot (Skócia) fogja használni a beszállítói képesség, ajánlat, pénzügyi helyzet stb. Az SQ-t ezután egy előre egyeztetett kiválasztási kritériumrendszer alapján értékelik, amely lehetővé teszi, hogy meghatározza, hogy egy szállítót fel kell-e választani, és meg kell-e kapni egy pályázati felhívást.
pályázati dokumentáció kibocsátása
ha kétlépcsős eljárást alkalmaz, mint például az Európai Unió Bírósága meghívásos vagy tárgyalásos eljárása, akkor a megfelelő ajánlattevők kiválasztását követően hivatalos dokumentumokat (pl. pályázati felhívást) kell elküldenie. Ha Ön egylépcsős eljárást alkalmaz, mint például az Európai Unió Hivatalos Lapjának nyílt eljárása, akkor az SQ vagy az ESPD az összes többi pályázati dokumentációval együtt először kerül kiadásra, és minden beszállító teljes ajánlatot nyújt be
ezekkel a dokumentumokkal együtt részletes specifikációt, üzleti követelményeket tartalmazó dokumentumot és egyértelmű határidőket kell küldeni.
ajánlat és pályázat értékelése és érvényesítése
itt az ideje, hogy az ajánlat értékelése előre meghatározott kritériumok alapján történjen, amelyek a pályázati dokumentáció részét képezték, hogy a beszállítók tisztában legyenek azokkal a kritériumokkal, amelyeknek megpróbálnak megfelelni.
a pályázatok értékelésének strukturáltnak, fegyelmezettnek és átláthatónak kell lennie.
ebben a szakaszban gyakori, hogy a vásárló szervezet hitelellenőrzéseket, helyszíni látogatásokat, termékmintavételeket vagy kísérleteket végez.
a beszerzési csapatnak ebben a szakaszban meg kell próbálnia teljes mértékben együttműködni beszállítóival, miközben ügyelnie kell arra, hogy mindenkor megfeleljenek a beszerzési előírásoknak. Ez azonban nehéz lehet, és az összes pályázat hatékony kezelése nem könnyű feladat.
a Tenderkezelő szoftver lehetővé teszi a csapatok számára a kulcsfontosságú információk tárolását és megosztását a beszerzési folyamat során.
szerződés odaítélése és végrehajtása
miután kiválasztotta a kívánt szállítót – ezután odaítélheti a szerződést.
az odaítélési kritériumok lehetővé teszik mindkét fél számára, hogy megértse kötelezettségeit, ami minimálisra csökkenti a szerződéses kockázatokat.
raktár, logisztika és átvétel
ebben a szakaszban raktári megfontolásokat kell tenni; ez magában foglalhatja:
- Termékkódolás és osztályozás
- hely, elrendezés és állványok.
- a szállítás gyakorisága.
a szerződések teljesítése és javítása
a közszféra szervezeteinek felelőssége, hogy minden általuk odaítélt szerződésből a lehető legtöbbet nyerjék ki.
minden szerződésnek meg kell határoznia az elfogadott fő teljesítménymutatókat – amelyeket felülvizsgálatokkal kell ellenőrizni. A szerződés felülvizsgálatának magában kell foglalnia a kapcsolat működésének megvitatását, és meg kell oldania az esetleges konfliktusokat.
a szerződéskezelő szoftver támogatja a vásárlókat a teljesítmény nyomon követésében és a fejlesztések fokozásában.
ez a fajta szoftver a szerződéskezelés minden aspektusán keresztül használható a díj odaítélése után, lehetővé téve a beszállítói teljesítmény nyomon követését, értékkövetést, szerződésváltozatok létrehozását és tudja, mikor kell újratervezni – és még sok más.
a megfelelő szerződéskezelő rendszer megléte sokkal könnyebbé teszi az életét, mivel ennek az eProcurment stratégiának számos előnye van, beleértve:
- a beszállító teljesítményének értékelése a szerződés teljes időtartama alatt lehetővé teszi a szerződés teljesítésének és hatékonyságának növelését
- a megfelelő időben meghozott döntések enyhítik a jövőben megjelenő potenciális kockázatokat
- a szállító együttműködő és reagál a szervezet igényeire
- a szolgáltatásnyújtás mindkét fél számára kielégítő
- nincsenek szerződéses viták vagy viták a beszállítóval kapcsolatban meglepetés
a Delta szerződésteljesítési eszköze lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy személyre szabott teljesítményfigyelési terv minden Szerződésre és minden szállítóra/vállalkozóra vonatkozóan.
a felhasználó minden aktív szerződéshez világos és mérhető Szerződésteljesítési programot hajthat végre egy könnyen érthető Key Performance Indicator (KPI) builder és egy kapcsolódó terv/emlékeztető/felülvizsgálati módszertan segítségével.
- az igazoló dokumentumok csatolhatók a KPI-khez.
- a szerződés teljesítése teljes exportálási funkciót tartalmaz.
beszállítói kapcsolatkezelés
a beszállítói kapcsolatkezelés magában foglalja a beszállítókkal folytatott összes interakció stratégiai kezelését az ilyen interakciók értékének maximalizálása érdekében. Ez azt jelenti, hogy szorosabb, együttműködőbb kapcsolatokat kell létrehozni az érték megvalósítása érdekében.
a beszállítói kapcsolatkezelő szoftver fegyelmezi a szervezet folyamatait, és segít az alkalmazottaknak stratégiai tervezésben és a beszállítókkal való interakciók kezelésében.
a Delta beszállítói menedzsment modulja egyszerű beszállítói/szállítói menedzsment szolgáltatást nyújt, amely a szállítót egyetlen központi csomópontba vezeti, ahol regisztrálják, tárolják és kezelik adataikat, és amelyhez a vásárlók azonnali hozzáféréssel rendelkeznek. A listaépítő funkciók lehetővé teszik a vásárlók számára, hogy beszállítói listákat hozzanak létre és kezeljenek.
- korlátlan számú kategória / beszállítói lista létrehozása
- keretlista tárolásának és kezelésének képessége
- a lista nyitási és zárási dátumainak és időpontjainak beállítása a határidőknek megfelelően
- valós idejű Adatnézet: a jegyzékekben szereplő szállítói profilok automatikusan frissülnek, ha a szállító frissíti a
- eltávolítja a szállítói információk időigényes karbantartására és a papír tárolására vonatkozó követelményt
vagyonkezelés
értékeléseket kell végezni annak megállapítására, hogy megváltoztak-e a követelmények. A szervezeteknek azt is el kell gondolkodniuk, hogy mit lehet javítani és beépíteni a következő alkalommal.
itt érjük el a ciklus végét – ami visszavisz minket a kezdethez!
főbb szempontok
a ciklus során a CIPS azt tanácsolja, hogy a következőket kell figyelembe venni:
- beszerzési rendszerek & technológia
- az érdekelt felek bevonása
- fenntarthatóság/ CSR / etika/ biztonság
- kockázatértékelés / mérséklés
- folyamatos fejlesztés
- emberek & készségek
- innováció
ezen kulcsfontosságú megfontolások némelyikét tárjuk fel részletek alább.
beszerzési rendszerek & technológia
az a követelmény, hogy a közbeszerzésekkel kapcsolatos minden kommunikáció elektronikus legyen 2018 októberétől, azt jelenti, hogy az e-közbeszerzési szoftverek és a tenderirányítási rendszerek egyre inkább összefonódnak a kereskedelmi e-közbeszerzési megoldásokban.
az e-közbeszerzés hosszú utat tett meg az 1980-as évek kezdete óta. az elektronikus adatcsere (Edi) feltalálása lehetővé tette a fájlok és dokumentumok megosztását az állami és a magánszektor között, ami akkoriban forradalmi volt.
manapság a technológia lehetővé tette az állami szektor számára, hogy hatékonyabban vásároljon testreszabott szoftvereket. A vevők olyan Tenderkezelő vagy eTendering rendszereket használnak, amelyek bejelentési mechanizmusokkal rendelkeznek, amelyek lehetővé teszik a vevők és a beszállítók számára, hogy felülvizsgálják és felülvizsgálják az ajánlat dokumentációját, valamint az ajánlattal kapcsolatban benyújtott kérdéseket és válaszokat.
az elektronikus kommunikáció használata megszünteti a szükségtelen manuális folyamatokat, és segít a felvásárló szervezeteknek felgyorsítani a válaszidőket, és tisztább kommunikációs csatornákat kialakítani a beszállítóikkal.
ezenkívül az e-közbeszerzési megoldásra való áttérés azt jelenti, hogy szervezete kisebb környezeti hatással jár, mivel nincs szükség nyomtatásra és közzétételre. Amellett, hogy fenntarthatóbb, szervezete csökkenti a költségvetési kiadásokat, így az eTendering szoftver kiváló befektetés.
a Delta eSourcing ügyfelei olyan csúcstechnológiához férhetnek hozzá, amely bármely vevő stratégiájának hatékonyságát átalakíthatja. A közbeszerzési eljárás minden szakasza-az első Szerződési hirdetménytől az értékelésen át a szerződéskezelésig-elektronikusan lefolytatható, és teljes mértékben ellenőrizhető.
érdekelt felek bevonása
a beszerzési folyamat során a vevők és a beszállítók közötti elkötelezettség döntő fontosságú. A beszerzési gyakorlat előtt a piaccal való kapcsolatfelvétel révén a vevő többet tudhat meg a rendelkezésre álló legújabb termékekről és szolgáltatásokról.
a korai elkötelezettség számos előnye van a vásárlók számára, többek között:
- hálózatépítés és kapcsolatépítés a beszállítókkal
- a beszállítók befolyásolhatják a szerződés céljait és követelményeit a hivatalos hirdetmény közzététele előtt, ami csökkenti a megújítás kockázatát.
- a beszállítók oktathatják a vevőt az Ön termékéről/szolgáltatásairól, a jelenlegi tájról és a piaci trendekről
GDPR
25 Május 2018-án az EU új adatvédelmi és biztonsági törvényt vezetett be Európa-szerte, az általános adatvédelmi rendeletet (GDPR).
a GDPR több száz oldalnyi új követelményből áll, ami arra készteti a világ vezető szervezeteit, hogy újraértékeljék adatvédelmi stratégiájukat.
sokan azt állítják, hogy a GDPR a legszigorúbb adatvédelmi és biztonsági törvény a világon. Bár az Európai Unió fogalmazta meg és fogadta el, mindenhol kötelezettségeket ró a szervezetekre, amennyiben azok az EU polgáraira vonatkozó adatokat céloznak meg vagy gyűjtenek.
az informatikai irányítás szerint:
“az EU GDPR az átmeneti időszak végén (31 December 2020) már nem alkalmazandó közvetlenül az Egyesült Királyságban. Az Egyesült Királyság szervezeteinek azonban ezen pont után is meg kell felelniük követelményeinek.
először is, a DPA 2018 bevezeti az EU GDPR követelményeit az Egyesült Királyság jogában. Másodszor, az Egyesült Királyság kormánya kiadott egy törvényi eszközt – az adatvédelemről, a magánéletről és az elektronikus kommunikációról (módosítások stb.) (EU kilépési rendelet 2019), amely módosítja a DPA 2018 – at, és egyesíti azt az EU GDPR követelményeivel, hogy olyan adatvédelmi rendszert alakítson ki, amely a Brexit után az Egyesült Királyságban fog működni.
ezt az új rendszert az Egyesült Királyság GDPR-jének nevezik.
kiberbiztonság
az olyan új szabályozások, mint a GDPR, valamint a kiberbiztonsági incidensek hatásairól szóló nagy médiavisszhang, megnövelték a partnerek, az érdekelt felek, az ügyfelek és a szélesebb nyilvánosság elvárásait. Egészen egyszerűen, a szervezeteknek – és különösen az igazgatósági tagoknak-meg kell birkózniuk a kiberbiztonsággal.
a közszféra nagy mennyiségű érzékeny adatot tárol, és fontos, hogy minden közszférabeli szervezet rendelkezzen a kiberfenyegetésekkel szembeni védekezéshez szükséges tudással és képességgel, ami azt jelenti, hogy befektetünk a nagyobb biztonságba mind saját szervezetünk, mind az ellátási lánc számára.
az Egyesült Királyság kormánya javítja a kiberbiztonságot ellátási láncában. Mivel október 1, 2014, Minden szállítónak meg kell felelnie a Cyber Essentials ellenőrzések, ha ajánlattétel kormányzati szerződések, amelyek magukban foglalják az érzékeny és személyes adatok kezelése és bizonyos műszaki termékek és szolgáltatások.
etikus beszerzés
a beszerzés változik, és a vevők már nem képesek költség alapján odaítélni a szerződéseket anélkül, hogy figyelembe vennék a beszerzés szélesebb körű hatását.
tekintettel arra, hogy a beszerzési gyakorlatok összetett kapcsolatokat foglalhatnak magukban számos különböző szervezet között, számos etikátlan gyakorlat bekapcsolódhat valahol az ellátási láncba. Ezek az illegális tevékenységektől, például a modernkori rabszolgaságtól és korrupciótól kezdve az olyan szélesebb kérdésekig terjedhetnek, mint például az éghajlatváltozás következményeinek figyelmen kívül hagyása
az etikus beszerzés támogathatja a vásárlókat, hogy elkerüljék ezeket a buktatókat, mivel a beszerzési tevékenységek folytatására összpontosít a felelős, fenntartható, környezeti és társadalmilag tudatos üzleti gyakorlat lehető legmagasabb színvonalán.
társadalmi érték
a társadalmi érték jelentheti a környezetvédelmi kérdések iránti elkötelezettséget a beszerzés során, például annak biztosítását, hogy a fenntartható vagy alacsony szén-dioxid-kibocsátású gyakorlatok elsőbbséget élvezzenek. De a társadalmi érték olyan elemeket is magában foglalhat, amelyek a vállalkozások számára közelebb állnak az otthonhoz.
azok a vállalatok, amelyek jól bánnak alkalmazottaikkal, egyfajta társadalmi érték. A megélhetési bér kifizetése például minden munkavállalónak hozzájárul mind a munkavállalók jólétéhez, mind a helyi gazdasághoz.
Malcolm Harrison, a Chartered Institute of Procurement vezérigazgatója & Supply, korábban hangsúlyozta, hogy tévhit azt gondolni, hogy a társadalmi érték csak a helyi önkormányzati beszerzésekben fontos. A társadalmi érték egyre fontosabbá vált a központi kormányzat, a világ nemzeti kormányai és a magánszektor számára is.
beszerzési stratégia a Delta eSourcing segítségével
a Delta központi, biztonságos, online megoldást kínál, amely egyszerűsíti és automatizálja a pályázati felhívások létrehozásával és kibocsátásával, valamint a pályázati válaszok kezelésével kapcsolatos sok időigényes folyamatot.
a Delta gazdag funkcionalitása magában foglalja az eTendering folyamat minden aspektusát az üzembe helyezéstől, a hirdetmények létrehozásától, az előminősítéstől és a pályázati felhívások kibocsátásától a válaszok értékeléséig és a szerződés odaítéléséig, sőt a szerződéskezelésig.
ennek az átfogó megoldásnak köszönhetően jelentősen csökkentheti mind a beszerzés feldolgozási költségeit, mind az Európai Unió Hivatalos Lapjának beszerzési küszöbértékét meghaladó ajánlatok határidőit.
a Delta eSourcing számos beszerzési szoftvert kínál, és elkötelezett amellett, hogy segítse a közszféra szervezeteit abban, hogy hatékonysági megtakarításokat érjenek el beszerzési folyamataik javítása érdekében. Beszerzési szolgáltatásaink rugalmasságot kínálnak Önnek, hogy testre szabott beszerzési csomagot hozzon létre szervezete számára.
Foglalja le élő demóját szakértői csapatunk egyik tagjával.
első lépések