mivel az emberek tizedet adnak, bíznak az egyházi vezetőkben, hogy bölcsen használják ezt a pénzt. Az egyházi pénzügyek kiváló felügyeletének fenntartásához jól meghatározott politikákra és belső ellenőrzésekre van szükség. Ezek a gyakorlatok nagymértékben csökkenthetik a pénzügyi csalások valószínűségét, és növelhetik az egyházi alapok bölcs felhasználását.
#1: Mindig legyen legalább három ember jelen, miközben számolja az ajánlatot
bár a szöveges és online adás egyre népszerűbb, sokan továbbra is készpénzben vagy csekkeken keresztül adnak. Ha három vagy több személy van jelen, miközben számolja az áldozatot, sokkal nehezebb egy személynek ellopni a gyülekezetből.
#2: a pénzügyi hatóság szintjeinek létrehozása
határozza meg, dokumentálja és közölje, hogy ki jogosult a következőkre:
- aláírja a csekkeket (és milyen összegekkel)
- adósságot vállal az egyház nevében
- új bankszámlák létrehozása
- egyházi betéti/hitelkártyák használata (milyen típusú vásárlásokhoz és milyen kiadási korlátokhoz))
ezen forgatókönyvek mindegyikénél bölcs dolog, ha egynél több független személy vesz részt ezekben a folyamatokban. Ez a politika megvédi az egyházat a csalás elkövetésében együttműködő egyénektől, a hatalommal rendelkezőket pedig az indokolatlan vádaktól.
#3: Határozza meg és dokumentálja a jóindulatú kérés folyamatát
a jóindulatú kérések meghúzzák a szívünket, ami megnehezíti az objektív válasz felajánlását. A tisztességes bánásmód és az egyházi pénzügyek megfelelő kezelése érdekében ki kell dolgoznod egy szabványos módszert az ilyen kérések feldolgozására. Ennek tartalmaznia kell egy igénylőlapot, konkrét kritériumokat arra vonatkozóan, hogy miért hagyják jóvá vagy utasítják el a kérelmet, hogyan osztják szét a pénzt, ki jogosult jóváhagyni a kérelmeket, és hogyan dokumentálják a kérelmet az elejétől a végéig.
#4: Költségvetés kidolgozása
a költségvetés egy terv arra, hogy az egyház hogyan osztja el azt a pénzt, amelyet Isten (és a gyülekezet) a vezetésre bíz. Minden minisztériumi osztályvezetőnek javaslatot kell tennie arra, hogy mit szeretne elérni a következő évben, és milyen forrásokra lesz szüksége ehhez az erőfeszítéshez. Konszolidálja ezeket a kéréseket, és vegye át a teljes költségvetést az egyház felülvizsgálati és jóváhagyási folyamatán keresztül. Valószínűleg néhány iterációt kell végrehajtania, mielőtt véglegesítené a következő év költségvetését.
#5: Az egyházi pénzügyek áttekintése havonta
az egyes osztályok vezető lelkésze, ügyvezető lelkésze és vezetője havonta vizsgálja felül a pénzügyi jelentéseket, például az egyes minisztériumi területek költségvetését vagy tényleges adatait. A megyei vezetőknek meg kell magyarázniuk a jelentős eltéréseket. Ezt a jelentést felül kell vizsgálni a testülettel, a vénekkel és/vagy a diakónusokkal.
#6: külső audit kérése
béreljen fel egy semleges harmadik felet, hogy évente ellenőrizze az egyház számviteli nyilvántartásait, és adja meg megállapításait a vezető lelkésznek, a testületnek, a véneknek és a diakónusoknak. Ez elfogulatlan szakértőket von be, hogy véleményt nyilvánítsanak a számviteli csapat teljesítményéről, valamint a számviteli folyamatok és politikák hatékonyságáról. Ez a folyamat az elszámoltathatóság újabb rétegét is biztosítja. Fontolja meg, hogy az ellenőrzés eredményeit éves jelentésben adja meg a gyülekezetnek.
#7: béreljen tapasztalt számviteli személyzetet
a gyülekezet tagjának felvétele a pénzügyi iroda felügyeletére családi kapcsolat és az egyén hajlandósága miatt fizetéscsökkentés nem bölcs dolog. Nem engedheti meg magának, hogy az egyházi pénzügyeket rosszul kezeljék, ezért fektessen be egy képzett személybe, aki évek óta bizonyított számviteli tapasztalattal rendelkezik. Ha tudsz bérelni egy CPA-t, az nagyszerű. Ha nem, legalább béreljen valakit számviteli végzettséggel és 5 éves tapasztalattal (nagyszerű referenciákkal és világos háttérellenőrzéssel). Emellett a tapasztaltabb személyzetet igénylő feladatok kiszervezése gazdaságosabb megoldás lehet. Akkor van egy CPA felülvizsgálja a pénzügyi nyilvántartások legalább évente.
amikor a gyülekezeted rád bízza a tizedet és az adományokat, tedd meg ezeket a lépéseket, hogy biztosítsd, hogy ezeket a pénzeket hatékonyan és feddhetetlenül költsd el. Könnyű figyelmen kívül hagyni a back-office folyamatokat, mivel azok nem tűnnek azonnal Minisztériumnak. A gyülekezet és a közösség bizalmának megőrzése azonban olyan alap, amelyre a szolgálatot építed.