公共調達は決して高い知名度を持っていません。 十分に実行された調達演習から達成できる節約の実現は、調達戦略の重要性が高まっていることを見てきました。
このブログでは、調達サイクルのガイドを提供し、各段階で行われるべき重要な考慮事項のいくつかについて説明します。
調達を知る
ルールを理解することは調達に必要なものです。
バイヤーとサプライヤーは、調達プロセスの構造、必要な最小タイムスケール、それらのタイムスケールを管理する手順、枠組み契約、選択と賞の基準、評価プロセ
これらの問題を理解していないと、さらに多くのエラーのリスクが高すぎて、失敗は明確な可能性があります。
調達サイクルは、バイヤーがプロセスを理解するのに役立ち、調達プロセスを13のセクションに分割します。
調達サイクルとは何ですか？
調達サイクルは調達プロセスの重要な部分です。
調達サイクルは、各調達演習の過程でバイヤーが取るべき手順を概説している。
CIPS調達-供給サイクル
このブログでは、調達サイクルの手順をご案内します。
CIPSの調達と供給サイクルは、商品やサービスを調達するための重要なステップの循環的なプロセスです。
サイクルには13段階が含まれています:
- ビジネスニーズの定義と仕様の開発
- 市場分析と購入決定
- 戦略と計画の策定
- 調達前市場テスト
- 文書と詳細仕様の開発
- 入札に参加す
- 入札および入札の評価と検証
- 契約の授与と実施
- 倉庫、物流および受領
- 契約のパフォーマンスと改善
- サプライヤー関係管理
- 資産 マネジメント
ビジネスニーズの定義と仕様の開発
まず第一に、組織は調達ニーズを理解し、定義する必要があります。 これは、組織全体の利害関係者と係合することによって行うことができ、この研究は、高レベルの仕様の作成をサポートします。 この初期段階でステークホルダーと関わることは、ステークホルダーのバイインが必要な変更プロセスをサポートする可能性が高いことを意味します。
市場分析と購入決定
調達サイクルの第二段階では、市場分析が必要です。 この分析を実施することで、組織は利用可能な市場オプションを評価するのに役立ちます。
この調査の一環として、あなたの組織は支出、現在のポジショニング、および市場のダイナミクスをスコープアウトする必要があります。 これはあなたの構成が完了の潜在的な製造者そしてある程度を識別するのを助ける。
それはまた、購入とアウトソーシングと社内提供に関する決定をサポートします。
戦略と計画
ビジネスニーズを定義したら、組織の調達戦略を開発することができます。
あなたの戦略は、外部環境の潜在的な影響を考慮する必要があります。 CIPSはウェブサイト上でこの例を示し、次のことを指摘している：
「競争があり、市場を活用する立場にある場合、競争入札を行うことは良い考えです。
市場での競争を展開するか、これを社内に持ち込むことは、唯一の供給源に依存している場合は、より良い戦略になるかもしれません”
競争入札の練習を行うことを決定した場合は、どの入札ルートを使用するかを検討する必要があります。 調達する予定の商品/作品/サービスの価値は、OJEUで公開されている価値の高い調達ルートに従う必要があります（2020の終わりまで、その後の入札を見つける）。 もしそうなら、どの賞手続きがあなたの調達に最も適切である可能性が高いですか？
調達前
調達前の段階では、市場のテストと関与を行う必要があります。 市場テストは、あなたの組織が市場に参入する適切な時期であるかどうかを判断するのに役立ちます。 この段階で考慮すべき要因の中には、作物サイクルの競合他社の活動、新しい法律、およびサプライヤーの会計年度の終わりがあります。
入札文書の開発
入札の価値にかかわらず、調達、購入したいもの、考慮すべき条件、および購入者が選択および賞の両方の段階で使用する基準について、潜在的なサプライヤーに通知する入札文書を開発する必要があります。 これは、契約通知を発行する前に準備する必要があります。
入札文書を作成する際には、サプライヤーに必要な商品またはサービスの量、サービスレベル契約および利用規約の詳細な内訳を提供することが重要で あなたの主係争物受寄者はこの段階の部分べきである。
これは詳細な仕様の一部を形成し、全面的な一貫性（価格設定、製品品質、運用機能など）を保証します。 最初に仕様を正しく取得することで、再び入札するリスクが軽減されます。 この仕様書は、サプライヤーの入札文書の一部を形成します。
サプライヤーの選択
この段階で、組織はOJEUを通じて、または調達額がOJEU閾値を下回っている場合は、Contracts Finder(England)やPublic Contracts Scotlandなどの全国ポータルのいずれかを通じて、契約通知を発行する準備ができている必要があります。 この契約通知は、お客様が選択したOJEU賞手続きまたはお客様が公開するポータルによって必要とされる形式に従うものとします。 少なくとも、購入者の連絡先の詳細、入札書類へのアクセス方法に関する情報、簡単な説明、回答の締め切り日が含まれています。
あなたがOJEU以外の調達を行っている場合、あなたの契約通知とあなたの入札書類は、あなたがサプライヤーに幅広い質問をすることを可能にします。 OJEU制限手続きを使用する場合は、標準選択アンケートまたは欧州標準調達文書（スコットランド）を使用して、サプライヤーの能力、提供、財務状況などを評価 SQは、事前に合意された一連の選択基準に対して評価され、サプライヤーが最終選考を通過し、入札への招待を受けるべきかどうかを判断することがで
入札書類の発行
OJEU制限手続きや交渉手続きなどの二段階のプロセスを使用している場合は、入札に最終選考される適切なサプライヤーを選択したら、正式な文書（入札への招待など）を送信する必要があります。 OJEU Open Procedure、SQまたはESPDなどの一段階のプロセスを使用している場合は、最初に他のすべての入札書類とともにsqまたはESPDが発行され、すべてのサプライヤー
入札および入札の評価および検証
サプライヤーが満たそうとしている基準を認識できるように、入札文書の一部であった事前定義された基準に対
入札評価は、構造化され、規律され、透明でなければならない。
この段階では、購買組織が信用調査、現場訪問、製品サンプリング、または試験を完了するのが一般的です。
調達チームは、常に調達規則に準拠していることを確認しながら、この段階でサプライヤーと完全に関与するように努力する必要があります。 しかし、これは困難な場合があり、すべての入札を効果的に管理しようとするのは簡単な作業ではありません。
入札管理ソフトウェアを使用すると、チームは調達プロセスを通じて重要な情報を保管し、共有することができます。
契約の授与と実施
ご希望のサプライヤーを選択したら、契約を授与することができます。
裁定基準を提供することにより、両当事者は義務を理解することができ、契約上のリスクを最小限に抑えることができます。
倉庫、物流、領収書
この段階で倉庫を考慮する必要があります。:
- 製品のコーディングと分類
- スペース、レイアウト、およびラッキング。
契約のパフォーマンスと改善
公共部門の組織は、彼らが授与するすべての契約から効果的に調達し、最大の価値を引き出す責任があります。
すべての契約は合意されたKpiを設定する必要があります–レビューで監視する必要があります。 契約レビューには、関係がどのように機能しているかについての議論を含める必要があり、競合を解決する必要があります。
契約管理ソフトウェアは、購入者がパフォーマンスを追跡し、改善を促進することをサポートすることができます。
この種のソフトウェアは、賞後の契約管理のあらゆる側面を通じて使用することができ、サプライヤーのパフォーマンスを監視し、価値追跡を行い、契約のバリエーションを作成し、リテンダを計画する必要があるときを知ることができます。
適切な契約管理システムを導入することで、このeProcurment戦略には次のような多くの利点があるため、あなたの人生がはるかに簡単になります:
- 契約全体のサプライヤーのパフォーマンスの評価により、契約のパフォーマンスと有効性を高めるための行動が可能になります
- 適切な時期に行われた決定により、将来的に現れる潜在的なリスクを軽減します
- サプライヤーは協力的であり、組織のニーズに対応しています
- サービスの提供は、両当事者にとって満足のいくものです
- 契約紛争や契約紛争はありません。驚き
デルタの契約パフォーマンスツールは、ユーザーが作成、管理/監視し、テーラーメイドを記録することができます 各契約および各製造者/建築業者のための性能の監視の計画。
ユーザーは、理解しやすい主要業績評価指標(KPI)ビルダーと関連する計画/リマインダー/レビュー方法論を使用して、アクティブな契約ごとに明確で測定可能な契約
- 補助文書はKpiに添付することができます。
- 契約のパフォーマンスには、完全なエクスポート機能が含まれています。
Supplier Relationship Management
Supplier relationship managementは、サプライヤーとのすべてのインタラクションを戦略的に管理し、それらのインタラクションの価値を最大化することを必要とします。 それは価値を実現するためにより近い、共同関係を作成することを意味する。
サプライヤー関係管理ソフトウェアは、組織のプロセスを規律し、従業員がサプライヤーとの対話を戦略的に計画し、管理するのに役立ちます。
デルタ航空のサプライヤー管理モジュールは、サプライヤーが詳細を登録、保存、管理し、購入者がすぐにアクセスできる単一の中央ハブにサプライヤーを リスト作成機能により、購買者は仕入先のリストを作成および管理することができます。
- カテゴリ/サプライヤーリストの数に制限を作成
- フレームワークリストを保存および管理する機能
- 期限に沿ってリストの開閉日時を設定する機能
- : リスト内のサプライヤープロファイルは、サプライヤーが更新を行うと自動的に更新されます
- は、サプライヤー情報と紙の保管の時間のかかる保守の要件を削除します
資産管理
要件が変更されたかどうかを判断するために評価を行う必要があります。 組織はまた、次の時間を改善し、組み込むことができるかについて考える必要があります。
ここで我々はサイクルの終わりに到達する–それは我々をスタートに戻す！
主な考慮事項
サイクル全体にわたって意思決定を行う際には、CIPSは以下を考慮する必要があることをアドバイスします:
- 調達システム&技術
- ステークホルダーエンゲージメント
- 持続可能性/CSR/倫理/セキュリティ
- リスク評価/緩和
- 継続的な改善
- 人&スキル
- イノベーション
以下。
調達システム&テクノロジー
2018年現在、公共部門の調達に関するすべての通信が電子的であるという要件は、eProcurementソフトウェアと入札管理システムが商業
eProcurementは1980年代に始まって以来、長い道のりを歩んできました。EDI（電子データ交換）の発明により、ファイルや文書を官民の間で共有することができ、当時革命的でした。
今日では、技術は、公共部門がオーダーメイドのソフトウェアを使用して、より効率的に購入することを可能にしました。 買い手は、入札に関連して提出された質問と回答とともに、買い手とサプライヤーが入札文書を確認および修正することを可能にする提出メカニズム
電子通信を使用すると、不要な手動プロセスが削除され、購買組織が応答時間を短縮し、サプライヤーとのより明確な通信ラインを設定するのに役立ち
さらに、eProcurementソリューションへの移行は、印刷および転記の要件がないため、組織の環境への影響がより軽いことを意味します。 より持続可能であるだけでなく、あなたの組織は予算支出を削減し、eTenderingソフトウェアを優れた投資にします。
デルタeSourcingのお客様は、あらゆる購入者の戦略の有効性を変えることができる最先端の技術にアクセスできます。 最初の契約通知から評価、契約管理に至るまで、調達プロセスのすべての段階を電子的に行うことができ、完全に監査可能です。
ステークホルダーエンゲージメント
調達プロセスを通じて、バイヤーとサプライヤーの間のエンゲージメントが重要です。 調達の練習の前に市場と従事によってバイヤーは利用できる最も最近の製品とサービスについての詳細を学ぶことができる。
バイヤーのための早期エンゲージメントの多くの利点があります。:
- サプライヤーとのネットワーク構築および関係構築
- サプライヤーは、公式通知が公開される前に契約の目的および要件に影響を与えることができ、再
- サプライヤーは、お客様の製品/サービス、現在の風景、市場の動向について購入者に教育することができます
GDPR
2018年5月25日、EUは欧州全体で新
GDPRは何百ページもの新しい要件で構成されており、世界中の主要な組織がデータ保護戦略を再評価する原因となっています。
多くの人が、GDPRは世界で最も厳しいデータプライバシーとセキュリティ法であると主張しています。 それは欧州連合によって起草され、可決されましたが、EUの市民に関連するデータを対象としたり収集したりする限り、どこの組織にも義務を課します。ITガバナンスによると、
「EU GDPRは、移行期間の終わり（2020年12月31日）に英国に直接適用されなくなります。 しかし、英国の組織は、この時点以降もその要件を遵守しなければなりません。
まず、DPA2018は英国法におけるEU GDPRの要件を制定しています。 第二に、英国政府は、dpa2018を修正し、Eu GDPRの要件と統合して、Brexit後の英国の文脈で機能するデータ保護体制を形成する法定文書（Data Protection,Privacy and Electronic Communications（Amendments etc）（EU Exit）Regulations2019）を発行しました。
この新体制は「英国GDPR」と呼ばれます。
サイバーセキュリティ
GDPRなどの新しい規制や、サイバーインシデントの影響に関する知名度の高いメディア報道により、パートナー、利害関係者、顧客、およ 簡単に言えば、組織、特に取締役会メンバーは、サイバーセキュリティを把握する必要があります。
公共部門は大量の機密データを保持しており、すべての公共部門機関がサイバー脅威から身を守るための知識と能力を持っていることが重要であり、それは彼ら自身の組織とサプライチェーンの両方のためにより大きなセキュリティに投資することを意味する。
英国政府はサプライチェーンのサイバーセキュリティを改善している。 1October2014以来、すべてのサプライヤーは、機密情報および個人情報の取り扱いおよび特定の技術製品およびサービスの提供を含む政府契約に入札する場合、Cyber Essentials
倫理的調達
調達は変化しており、バイヤーは調達のより広い影響を考慮せずにコストに関する契約を授与することができなくなっている。
調達演習は、多くの異なる組織間の複雑な関係を伴う可能性があることを考えると、サプライチェーンのどこかで多くの非倫理的な慣行が関与する可 これらは、現代の奴隷制度や腐敗などの違法な活動から、気候変動の影響を無視するなどのより広範な問題まで、
倫理的な調達は、責任ある、持続可能な、環境的、社会的に認識したビジネス慣行の可能な限り最高の基準で調達活動を行うことに焦点を当てているため、バイヤーがこれらの落とし穴を避けることを支援することができます。
社会的価値
社会的価値は、持続可能なまたは低炭素の慣行が優先されるなど、調達における環境問題へのコミットメントを意味する可能性があ しかし、社会的価値は、企業にとって「家に近い」要素も包含する可能性があります。
従業員をよく扱う企業は、”社会的価値”の一種です。 例えば、すべての労働者に生活賃金を支払うことは、従業員の幸福と地域経済の両方に貢献します。Chartered Institute of Procurement&SupplyのCEOであるMalcolm Harrison氏は以前、社会的価値が地方政府の調達においてのみ重要であると考えるのは誤解であると強調していた。 社会的価値は、中央政府、世界中の各国政府、そして民間部門にとってもますます重要になっています。
デルタeSourcingによる調達戦略
デルタは、競争のためのコールの作成と発行、入札応答の管理に関わる時間のかかるプロセスの多くを簡素化し、自動化する、中央の安全なオンラインソリューションを提供しています。
デルタ航空の豊富な機能は、試運転、通知の作成、事前資格、入札への招待状の発行から、回答の評価、契約の授与、さらには契約管理まで、eTenderingプロセスのすべ
この包括的なソリューションを使用すると、調達の処理コストとOJEU調達しきい値を超える入札のタイムスケールの両方を大幅に削減できます。
Delta eSourcingは、さまざまな調達ソフトウェアを提供しており、公共部門の組織が調達プロセスを改善するための効率の節約を支援することを約束しています。 当社の調達サービスは、お客様の組織のためにオーダーメイドの調達パッケージを作成する柔軟性を提供します。
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