먼저 2002 년에 설립,국가 기록 및 정보 관리(림)달은 비즈니스와 생활 모두에서 좋은 기록 유지 및 정보 관리의 필요성을 강조한다. 그것은 매년 4 월 경축 하 고 당신의 기록의 봄 청소를 실시 하는 좋은 시간 이다. 이번 달,우리는 귀하의 정보가 안전하고 준수하며 일년 내내 쉽게 찾을 수 있도록 림 모범 사례를 공유하고 있습니다.
왜 기업은 림에 투자해야합니까?
기록 정보 관리(림)는 관리 지침에 따라 생성에서 보관 또는 파괴에 이르기까지 라이프 사이클 전반에 걸쳐 모든 비즈니스 기록을 관리하는 기업 기능입니다.
증가하는 규제 환경에서 정보의 급속한 폭발에 이르기까지 기업은 더 많은 규칙을 준수하면서 더 많은 콘텐츠를 만들고 있습니다. 더 많은 정보가 있을 뿐만 아니라 해당 정보가 생성,관리 및 저장되는 형식도 계속 변경됩니다. 오늘날 림 정책은 단순히 전통적인 물리적 및 전자 문서를 다룰 수는 없습니다. 또한 이메일,인스턴트 메시지 및 소셜 미디어뿐만 아니라 파일 캐비닛에서 파일 공유,클라우드 및 모바일 장치에 이르기까지 정보가 보관되는 위치를 포함해야합니다.
규정을 준수하지 않는 조직은 상당한 벌금이나 소송에 직면 할 수 있으며 심지어 정보가 침해 될 위험에 처할 수 있으며 이로 인해 평판이 손상되고 주주 가치가 손실 될 수 있습니다. 원 폴의 최근 설문 조사에 따르면 응답자의 86.55%가 데이터 유출 이후 회사와 계속 사업을 할 가능성이 높거나”가능성이 높지 않음”이라고 답했습니다. 또한 데이터 유출이 공개되면 주가는 평균 5%하락하는 경향이 있습니다.
포괄적인 림 전략은 컴플라이언스를 보장하면서 비즈니스 정보를 사전에 관리하고 보호하는 유일한 방법입니다. 정보 거버넌스는 조직이 정보의 생성,관리,공유 및 파괴 전반에 걸쳐 준수해야 하는 모든 규칙,프로세스 및 구조로 구성됩니다. 림은 문서의 라이프사이클만을 다루지만,생성된 모든 정보가 조직의 목표와 일치하도록 보다 광범위한 접근 방식을 취합니다. 모든 직원 및 부서가 비즈니스 정보를 생성하고 관리하기 위한 적절한 절차를 알고 준수할 수 있도록 전체 조직에 걸쳐 효과적인 정보를 제공할 것입니다.
조직 전체의 책임 파악
림 정책은 전체 조직의 직원이 매입하는 경우에만 성공합니다. 이것은 회사의 각 수준에 직원아울러 행정관 지도력 팀의 일원을,포함한다. 너의 변죽 프로그램을 평가하고기 개량하기를 위해 책임을 질 수 있는 사람의 누구 또는 위원회를 확인하십시요. 여기에는 회사 내의 각 부서의 담당자 또는 귀하의 정보를 감사하고 귀하의 정보를 생성,관리 및 파괴하기위한 포괄적 인 전략을 수립하는 데 도움이되는 레코드 관리자 또는 림 파트너가 포함될 수 있습니다.
림위원회는 또한 조직이 최신 규칙 및 규정을 준수하고 새로운 문제 또는 우려 사항이 발생할 때 해결하며 림 모범 사례에서 직원의 지속적인 교육 및 훈련을 지원할 수 있도록 도울 수 있습니다.
기록 보존 일정 개발
기록 보존 일정은 준수를 보장하기 위해 문서를 보관해야 하는 기간을 직원에게 알려줍니다. 보존 일정은 조직의 운영 요구 사항뿐만 아니라 법적 및 규제 요구 사항을 기반으로 합니다.
많은 기업들이 언젠가는 폐기 된 파일이 필요할 수 있다는 두려움 때문에 문서를 무기한 보관하지만 보존 기간을 초과하여 정보를 보관하는 것은 비용이 많이 들고 위험합니다. 기업은 장기 기록 저장에 시간과 비용을 낭비 할뿐만 아니라 만료 된 정보는 데이터 유출이나 소송 중에 노출 될 경우 책임이 될 수 있습니다. 보존 일정을 통해 조직은 시간과 비용을 절약하고 규정 준수를 보장하면서 정보를 보다 효율적으로 구성,관리,위치 및 검색할 수 있습니다.
보관 일정이 끝나면 감사나 소송이 없는 한 모든 정보를 안전하게 파기해야 합니다. 우연한 파괴 일정은 충분하지 않을 것입니다. 보존 요구 사항을 충족한 모든 정보가 가능한 한 빨리 파괴되도록 체계적인 접근 방식을 설정합니다.
림 정책을 적어
언급 한 바와 같이,조직의 모든 구성원은 림 정책에 관해서 같은 페이지에 있어야합니다. 일관성과 명확성이 핵심입니다. 문서 작성부터 공유 및 파기에 이르기까지 모든 직원이 문서의 라이프사이클 전반에 걸쳐 취해야 하는 절차를 명확하게 설명하는 전사적 정책을 수립합니다. 이 정책은 다음 사항을 해결해야 합니다:
- 직원의 역할과 책임
- 레코드 수명주기
- 레코드 소유권
- 감사
- 법적 보유
- 공유 및 액세스 제어
- 레코드 유지 관리
- 림 모범 사례 및 교육
림 정책은 모든 직원이 접근 할 수 있어야하며 조직 전체에 명확하게 전달되어야합니다. 인사는 기록 관리 및 정보 보안에 대한 지속적인 교육 및 교육 개발을위한 전략적 자원이 될 수 있습니다.감사,법적 사유 또는 비즈니스 지원 여부에 관계없이 직원은 필요한 정보를 언제 어디서 찾을 수 있고 액세스할 수 있어야 합니다. 또한 요청에 따라 외부 감사인과 해당 정보를 공유 할 수 있어야합니다. 민감한 정보를 이메일로 보내는 것과 관련된 위험에도 불구하고-정보를 위반,인쇄 또는 복사하여 몇 가지 이름을 지정할 수 있습니다-조사 대상 비즈니스 리더의 49%는 개인 이메일 계정에서 기업 데이터를 공유 한 것으로 인정했습니다. 직원은 정보를 안전하게 공유하면서도 해당 정보에 액세스하는 사람과 방법을 모니터링할 수 있는 방법이 필요합니다.
디지털 문서 관리 솔루션을 사용하면 감사 및 기타 비즈니스 작업이 어려워집니다. 문서는 보안 시간 제한 링크를 통해 공유 당신은 그들이 인쇄,다운로드 또는 복사 할 수 있는지 여부를 포함하여,그들과 함께 무엇을 할 수 있는지 제어 디지털 파일 룸에서 볼 수 있습니다. 감사 로그는 공유 정보 및 파일 룸에서 취한 모든 조치를 기록하여 보안을 보장하기 위해 만료되도록 설정할 수도 있습니다.