15 tips on presenting to a board

een van de vragen die ik het vaakst krijg als mensen horen dat ik in Raden van bestuur zit, gaat niet over beloningspakketten voor bestuurders. In plaats daarvan willen ze weten hoe ze aan een bestuur moeten presenteren zodat de leden ja zeggen.

de vraag doet altijd denken aan een misgelopen presentatie. Een paar jaar geleden gaf een nogal verwaande kerel van binnen een bedrijf een presentatie aan een raad waar ik op zat. Hij was af en toe hatelijk, maakte verschillende flauwe grappen, knipoogde naar bestuursleden en maakte zijn politieke neigingen duidelijk met kanttekeningen over de regering van die tijd. Toen hij de antwoorden op onze vragen niet wist, probeerde hij ze af te schuiven als irrelevant. Toen de stoel uiteindelijk de presentatie beëindigde, keken we elkaar in ongeloof aan. We waren niet alleen onzeker over het voorstel, maar ook onzeker over de persoon die het voorstel bracht. Ik denk dat je wel kunt raden hoe we gestemd hebben.

laat dit jou niet zijn.

mensen die om verschillende redenen naar Raden van bestuur komen—ze kunnen een nieuwe richting voor het bedrijf voorstellen, een complexe juridische kwestie uitleggen waarover snel een besluit moet worden genomen, of gewoon een update geven over een lopend project. Maar boards zijn er in alle soorten en maten, of het nu schoolboards, buurtwacht boards, appartement boards, non-profit boards of werknemerscommissies.

ongeacht de context, de principes van het presenteren aan besluitvormende organen zijn dezelfde, en het is van cruciaal belang om het goed te doen. Het is niet zo moeilijk als het klinkt, zolang je wat richtlijnen in gedachten houdt. Hier zijn negen do ’s en zes don’ ts of being effective:

Board Presentations Do ‘ s:

• weet waar je in terecht komt. Bestuursvergaderingen zitten vaak boordevol met een lange agenda. In de afgelopen paar maanden ben ik in vergaderingen geweest die tot 8 uur hebben geduurd, waarbij tot 20 onderwerpen zijn behandeld. Je onderwerp is speciaal voor jou, maar je hebt een beperkte hoeveelheid tijd om essentiële informatie over te brengen.

• doe je huiswerk. Wie zit er in het bestuur? Wat is hun achtergrond? Het helpt om de presentatie op maat te kunnen maken indien van toepassing, zodat je ze niet vertelt wat ze al weten, noch ervan uitgaat dat ze misschien geen kennis hebben.

• Stuur documenten ruim op tijd. Ik probeer ervoor te zorgen dat bestuursleden hun papieren minstens een week van tevoren krijgen. Als er een deadline, voldoen aan het met enkele dagen te sparen in het geval er feedback voordat het gaat naar het bestuur. “Verras ons alsjeblieft niet, zoals in” Ik heb de papieren niet van tevoren verstrekt omdat ik je in spanning wilde houden”. Dit is geen boek van Agatha Christie, het is een bestuursvergadering. Geef ons de instrumenten die we nodig hebben om een beslissing te nemen.

• weet van tevoren hoeveel tijd je hebt. Ga niet over je toewijzing. Als de stoel voelt meer tijd is gerechtvaardigd, hij of zij zal verlengen. Zorg ervoor dat er genoeg tijd is voor vragen.

• vraag hoe het bestuur de gepresenteerde informatie wil. Vraag bijvoorbeeld aan de voorzitter: “zal ik alles presenteren of de hoogtepunten bereiken?”. Een andere benadering: stel voor dat u”de papieren als reeds gelezen”. Dat betekent dat je ervan uitgaat dat iedereen de documenten die je hebt verzonden van tevoren heeft bekeken, en dat je alleen de belangrijkste punten behandelt en niet elk detail herhaalt.

• wees voorbereid. Wees professioneel. Wees beknopt. Bestuursleden beoordelen de inhoud van uw presentatie, maar ook het vertrouwen waarmee u deze aflevert.

• blijf kalm en Beantwoord de gestelde vraag. Als je het antwoord niet weet, raak dan niet zenuwachtig, defensief of probeer het te doen alsof. In plaats daarvan, beloven om terug te komen met het antwoord zo snel mogelijk. Doe het dan snel. Ook, en dit is echt belangrijk, laat je niet afschrikken als je veel moeilijke vragen krijgt. Als we dachten dat je voorstel geen waarde had, zouden we geen vragen stellen, we zouden gewoon nee zeggen. Bestuursleden stellen vragen anders-sommigen meanderen, anderen gaan er direct naar toe. Ongeacht de stijl, blijf kalm en antwoord duidelijk en bondig. Geef ook geen houding over vragen waarvan je denkt dat ze “dom” of voor de hand liggend zijn — we doen ons werk. Vaak komt de meest interessante of belangrijke informatie uit schijnbaar simplistische vragen.

• wees duidelijk en beknopt over de uitkomst. Als er een beslissing moet worden genomen tegen het einde van uw presentatie, zorg ervoor dat de opties zijn zeer duidelijk. Het kan nooit kwaad om de opties vooraf te vermelden, ze uit te leggen en vervolgens de opties weer te presenteren.

• eindig met genade. Als het tijd is om te gaan, zeg dan dank en Vertrek. Blijf niet hangen.

Board Presentations Don ‘ ts:

• u kunt worden gehouden wachten-niet klagen. Vergaderingen kunnen laat lopen, afhankelijk van de agenda. Als het een vergadering met gesloten deuren is, moet je buiten wachten. Als dat niet het geval is, kijk je naar andere mensen die ze presenteren of luister je naar debatten over andere agendapunten. In geen geval mopperen over, want het zal bezoedelen het uitzicht van de kamer van uw presentatie voordat het zelfs begint. Een vrolijk “geen probleem” gaat een lange weg.

• verveel ons niet. Ik zat onlangs door een rapport dat in wezen vertelde iedereen in de kamer iets wat we allemaal al wisten. De presentator verloor al snel onze aandacht. Erger nog, we waren allemaal mentaal uitgecheckt tegen de tijd dat hij bij de “vraag”was gekomen.

• niet lobbyen. Uw presentatie is geen gelegenheid om een standpunt in te nemen op andere gebieden. Als je er bent om te praten over het upgraden van de IT-infrastructuur, gooien in een “terwijl ik hier ben ik zou graag een pitch voor betere parkeerfaciliteiten te maken” is niet nuttig voor u of ons.

• gebruik geen jargon. Wij zijn niet per se experts in uw vakgebied. Gebruik duidelijke taal die iedereen rond de tafel zal begrijpen. De eerste keer uit, uitleggen wat je bedoelt met ESG, grok, en API, anders klinkt het gewoon als een reeks van onzinnige letters en woorden. Probeer te voorkomen dat overdreven uitspraken – een” complete zee verandering ” beter vrij groot zijn. Ook trendgedreven woorden die mensen hun ogen laten rollen. “Thinkfluencer” komt in me op.

• We zijn niet allemaal hetzelfde-lucht uw vooringenomenheid en politieke neigingen niet. Met een beetje geluk is de groep rond de tafel divers, met uiteenlopende meningen. Flauwe grappen en politieke opmerkingen hebben geen plaats in uw presentatie en kunnen de mensen beledigen die u probeert te overtuigen.

• ga niet over de top met toeters en bellen. Er is geen noodzaak om uit te delen bloemen of een vermakelijke video, tenzij het direct gerelateerd is aan het onderwerp. Nuttig: “hier is een voorbeeld van waar we het over hebben.”Vreemd:” hier is een bloem voor al jullie lieve mensen.”En ja, ik was in een vergadering waar iemand ooit bloemen uitdeelde aan “alle mooie dame bestuursleden”.

duidelijk, beknopt en to the point

zie uw presentatie als een memo en niet als een roman. Bestuursleden gedijen op feiten die op een duidelijke, beknopte manier worden gepresenteerd. Zelfs als je je presentatie verlaat zonder het antwoord ja te krijgen waar je op hoopte, laat je in ieder geval de mensen aan tafel achter met een goede indruk van je. En dat zal een lange weg gaan als je terug komt naar het bestuur met een herzien voorstel.

probeer het en laat me weten of het hielp, en als je iemand kent die zich voorbereidt om een presentatie te geven, clip dit en stuur het naar hen. De kans is groot dat zij niet alleen dankbaar zullen zijn, maar ook de bestuursleden die de presentatie horen.

gepubliceerd in samenwerking met LinkedIn. Dit bericht verscheen ook in de BBC Capital Column, Above Board met Lucy Marcus.Auteur: Lucy P. Marcus, oprichter en CEO van Marcus Venture Consulting, Ltd., is hoogleraar leiderschap en Governance aan IE Business School, niet-uitvoerend directeur van Atlantia SpA, Niet-uitvoerend voorzitter van het Mobius Life Sciences Fund en niet-uitvoerend directeur BioCity.

afbeelding: studenten van de Warsaw School Of Economics wonen een presentatie bij op de Beurs van Warschau op 15 September 2008. REUTERS / Peter Andrews