door Nai Kanell
Director of Marketing
SpaceIQ
we weten allemaal dat communicatie tussen teams noodzakelijk is voor succes. Teams die niet goed kunnen communiceren, functioneren niet als eenheid. Verantwoordelijkheden, verwachtingen en informatie raken door elkaar, wat leidt tot een aantal mislukkingen. Omgekeerd ontwikkelen groepen met een sterke voorliefde voor communicatie positieve synergieën. De verschil-maker? Toegang tot handige team communicatie tools.
vaak zijn communicatieproblemen niet door gebrek aan inspanning. Ze ontstaan als gevolg van hiaten in communicatiemodi tussen teamleden. John stuurt een e-mail die Suzie niet ziet. Patty werkt aan een recente versie van een document terwijl Jerry aan een eerdere versie werkt. Als mensen niet op één lijn zitten, kunnen ze niet effectief samenwerken. Toegang tot de juiste teamcommunicatietools kan deze hiaten overbruggen en mensen helpen beter samen te werken.
hier is een blik op vijf essentiële soorten team communicatie-instrumenten en enkele van de beste opties onder hen voor teams, zowel in-house en decentraal.
Messaging-en chat-apps
Messaging-platforms vervangen snel e-mail als de de facto vorm van communicatie. Een team communicatie app zoals Slack, Microsoft Teams, Facebook for Work, of zelfs een office group chat biedt meer functionaliteit dan e-mail.
e-mails worden weergegeven in uw postvak IN en er is niet veel dat u kunt doen met hen anders dan ze markeren of sorteren in mappen. Messenger-en chat-apps bieden een wereld van organisatie en interactiviteit voor teams. Slack organiseert gesprekken in threads voor eenvoudige navigatie. Microsoft Teams maakt het delen van bestanden eenvoudig in grote groepen. Facebook for Work maakt communiceren via GIF ’s en emoji’ s eenvoudig.
Messaging apps gaan verder dan e-mail om teams een niveau van interpersoonlijke communicatie te bieden dat hard nodig is in goed functionerende werkplekken. Snel, beknopt—georganiseerd – precies wat communicatie zou moeten zijn.
toepassingen voor het delen van bestanden
het verplaatsen van gegevens en activa tussen teamleden is een gedoe. Cloudgebaseerde apps voor het delen van bestanden geven iedereen tegelijkertijd toegang tot dezelfde informatie, zodat niemand wordt buitengesloten of achtergelaten.
vandaag, Dropbox, Box.com, Google Drive, en Microsoft OneDrive regel business clouds. Ze Herbergen oneindige gigabytes (zelfs terabytes) aan gegevens in een centrale repository waar alle leden van het team toegang tot hebben. Wanneer je een bestand bijwerkt, wordt het voor iedereen bijgewerkt.
apps voor het delen van bestanden maken organisatie en samenwerking eenvoudig. Apps zoals Dropbox en Google Drive maken real-time samenwerking in de cloud mogelijk. Deze zelfde apps ook helpen verspreiden enorme bestanden in een snuifje-die te groot om te verzenden via e-mail. U hoeft geen bestanden op een USB-stick te plaatsen; upload gewoon naar de cloud via een app voor het delen van bestanden en verzend de link.
Videoconferentietools
gedecentraliseerde teams zijn zelden in staat om elkaar persoonlijk te ontmoeten. Mark is thuis, John is in de coffeeshop en Nicole is op kantoor. Hoewel ze allemaal kunnen samenwerken door middel van een groot aantal tools, soms is er geen vervanging voor face-to-face communicatie. Enter: video conferencing tools.
Zoom is het toonaangevende teamcommunicatiehulpmiddel voor videoconferenties, maar het is verre van het enige. GoToMeeting, Join.me, en Skype bieden allemaal hun eigen iteratie op video chatten. Met functies zoals persoon-tot-persoon chatten, groep chats, het delen van het scherm, en zelfs privé chat schermen, groepen kunnen voldoen aan hetzelfde als ze zouden in persoon. Video chat vult de visuele communicatie leegte die afkomstig is van een steeds mobieler workforce.
software voor het bewerken van documenten
samenwerken aan één enkel onderdeel is lastig zonder software voor het bewerken van documenten in de cloud. Groepen hebben een real-time, up-to-the-minute versie nodig van welk document ze ook verbeteren. Moderne samenwerkingssoftware geeft het aan hen. Vergeet het afdrukken van meerdere versies voor de groep te bewerken of proberen om een nooit eindigende e-mail keten van concepten te volgen. De teams van vandaag zetten hun voorraad in de Google Apps Suite, Microsoft 360 Online, Evernote, DocuSign en vele anderen.
de schoonheid van software voor het bewerken van documenten als communicatiemiddel is de contextuele feedback. Het markeren van een document is veel gemakkelijker dan het uit te leggen in een e-mail of zelfs proberen om iemand door te praten via de telefoon. Teams kunnen ook externe medewerkers (zoals klanten) uitnodigen om notities rechtstreeks in een document te bekijken en te maken. Met historische iteraties gevangen en gearchiveerd, is het gemakkelijk om te zien wie wat verandert en zelfs om terug te gaan als er een fout is. Het is een ander voorbeeld van hoe waardevol cloud-gebaseerde platforms zijn voor groepscommunicatie.
Projectmanagementplatforms
Projectmanagementplatforms zijn de onbetwiste meest waardevolle communicatiemiddelen voor bedrijfsteams. In deze toepassingen komen communicatie, samenwerking, verantwoording en verantwoordelijkheid samen. Ze zijn het hart van elk goed functionerend team-de thuisbasis voor al het werk.
projectbeheersoftware neemt vele vormen aan. U kunt kiezen voor enterprise oplossingen zoals Basecamp of ZoHo, ga full-featured met Wrike of Asana, of probeer minimalistisch met Trello of Monday.com. De lijst gaat bijna eeuwig door, met platforms voor alle teamformaten, budgetten of complexiteit. Ongeacht de software is het sentiment hetzelfde: organisatie leidt tot succes. Project management platforms zijn de ultieme show van communicatie en brengen totale zichtbaarheid aan de inspanningen van de groep.
een volledige reeks communicatiemogelijkheden
elk facet van communicatie speelt een belangrijke rol in teamsucces. Er is geen zilveren kogel. Deze taak kan vereisen een eenvoudige messaging app; dat men zou kunnen vereisen video-conferencing. Waar het om gaat is dat teams dezelfde tools gebruiken en begrijpen welke rol ze spelen bij het samenwerken.
er zou nooit onzekerheid moeten zijn in de teamomgeving, en niemand zou over iets moeten raden als het betrekking heeft op zijn collega ‘ s. In plaats daarvan moeten ze in staat zijn om alle communicatiemiddelen in hun toolkit te gebruiken om antwoorden en informatie te krijgen. Elke interactie is een kans om de teamdynamiek sterker te laten groeien en de natuurlijke synergie van de groep te verbeteren.Keep Reading: 10 Apps Voor Mobiele Medewerkers Die De Productiviteit Verhogen