de dagen van een bruisende kantoorvloer met tientallen medewerkers in formele kleding zijn allang voorbij. Traditionele werkplekmethoden zijn vervangen door nieuwere, kosteneffectievere werkmethoden, zoals een virtueel kantoor.
een virtueel kantoor levert de functies en diensten van een gewoon kantoor, maar zonder fysieke locatie. Het is ideaal voor een beginnend bedrijf omdat het bespaart op overheadkosten. Dit maakt virtuele kantoren populair bij kleine bedrijven of start-ups. Ze kunnen kosten besparen met betrekking tot een fysiek kantoor, maar nog steeds de voordelen van een typisch kantooradres. Wat zijn de andere voordelen?
naast de kostenbesparing biedt een virtueel kantoor u een ongeëvenaarde flexibiliteit. Met een internetverbinding kan overal uw kantoor zijn!Laten we eens kijken waarom je een virtueel kantoor nodig hebt en wat er nodig is tijdens het maken van een virtueel kantoor.
Waarom hebt u een virtueel kantoor nodig?
door financiële problemen in een vroeg stadium willen nieuwe ondernemingen hun kosten waar mogelijk verlagen. Kantoorbetalingen zijn goed voor de grote kosten en moeten eerst worden ingeperkt. Bijvoorbeeld, een coworking ruimte in een business hub zoals New York City kan kosten tot $500 per maand.
als u liever zelf een kantoorruimte opzet, dan is de 3-30-300 regel relevanter. Het geeft de werkelijke kosten van de exploitatie van een kantoorruimte. Voor elke $ 3 besteed aan utility betalingen, $ 30 wordt besteed aan de huurkosten en nog eens $ 300 in loonkosten per vierkante voet werkruimte per jaar.
voor een bedrijf dat in de begindagen moeite heeft zijn voet aan de grond te krijgen, kunnen deze kosten uitdagingen vormen en de groei belemmeren. Houd rekening met een recente studie dat particuliere kantoren in 77% van de gevallen onbezet blijven. Met zo ‘ n verspilling van middelen wordt het creëren van een virtueel kantoor nog belangrijker.
7 stappen om een virtueel kantoor te maken
nu we weten waarom we een virtueel kantoor nodig hebben, laten we ons vertrouwd maken met het ‘hoe’. Hier zijn een paar stappen:
-
een Strategie
-
Huur de Juiste Mensen
-
het opzetten van een Kantoor Adres
-
het opzetten van een Kantoor Telefoon
-
het verkrijgen van de Nodige Tools
-
een Virtuele Assistent
-
Blijf in contact met Uw Team
een Strategie
Een goede strategie hoeft u niet te worstelen later op de weg. Tijdens het maken van een virtueel kantoor, noteer uw to-do ‘ s en zorg ervoor dat u het hele proces gepland.Ook al werk je niet in een gewone kantoorruimte, je moet nog steeds een strategie te maken.
dit is niet te verschillend van wat u gewoonlijk zou hebben als u traditioneel zou werken. De fundamenten van het bedrijfsleven veranderen niet en de doelstellingen ook niet.
sommige gebieden waarvoor een planning nodig is, zijn::
•marktanalyse
•Concurrentanalyse
•waardeproposities
•bedrijfsstructuur
•doelmarkt
•marketingstrategie
•financiële instroom
huur de juiste mensen
een idee kan worden gebaseerd op één gedachte, maar het moet worden geïmplementeerd door een team. Met een onorthodoxe manier van werken, het vinden van de juiste mensen voor de baan kan een uitdaging zijn. Sommige werknemers kunnen een tijdje duren om zich aan te passen aan het nieuwe systeem, terwijl sommige misschien helemaal niet aan te passen.
met een virtueel kantoor breidt de talentenpool waaruit u uw team kunt kiezen aanzienlijk uit, misschien zelfs globaal. Flexibiliteit in het werk is iets waar de meeste werknemers naar op zoek zijn, en het kan talent verleiden om voor u te komen werken.
een Kantooradres instellen
zelfs als u virtueel werkt, moet u nog steeds e-mail ontvangen. Deze mail kan officiële documenten of clientcorrespondentie zijn. Bovendien, er kunnen regelgevende hindernissen, die kan vereisen dat u een fysieke kantoorlocatie en contactgegevens hebben.
afgezien van de administratieve rompslomp is het goed dat het imago van een bedrijf een professioneel adres heeft. Er zijn meerdere serviceproviders voor een virtueel adres. Ze geven u een fysiek adres om uw e-mail en andere documenten te ontvangen. Wanneer zij voor u bestemde e-mail ontvangen, ontvangt u een melding of bericht van de digitale postkamer.
u kunt dan kiezen voor een verdere actie met betrekking tot het pakket. U kunt het openen en scannen en naar u sturen, of vasthouden of vernietigen. Nu, je weet hoe je een virtueel kantoor adres te creëren.
een kantoortelefoon
net als een adres is een telefoonnummer een must. Virtuele telefoonsystemen maken gebruik van Voice over Internet Protocol (VoIP) technologie, en alle communicatie wordt gedaan via het internet. Met VoIP, krijg je een regelmatig telefoonnummer, maar zonder een fysieke vaste lijn te krijgen.
u kunt VoIP-systemen gebruiken op uw Android / iOS-mobiele telefoons of laptops en computers met Windows of Mac. Dit bespaart u van het hebben van extra hardware te kopen, zoals een tafel telefoon.
haal de benodigde Tools
het is essentieel dat u goed uitgerust en voorbereid bent om uw virtueel kantoor te laten draaien als een goed geoliede machine. Voor dit doel hebt u een aantal tools bij de hand die uw werk vlot kunnen helpen. Ze kunnen productiviteitssoftware, opslagdiensten, planningsplatforms en nog veel meer zijn. Laten we een voorbeeld bespreken!
cloudopslag is iets dat u nodig hebt als u vanuit een virtueel kantoor werkt. Houd uw gegevens veilig en beveiligd terwijl ze nog steeds gemakkelijk toegankelijk zijn in het hele bedrijf. Tools zoals Trello helpen het team op dezelfde pagina te houden en veel personeelstaken efficiënt te beheren. Andere diensten bieden ook online facturatie tools en productiviteit trackers. Zij kunnen u helpen bijhouden van de werknemer werktijden en vrije tijd te houden.
een virtuele assistent
een virtuele assistent helpt u niet-kritieke taken te delegeren en tijd te besparen voor belangrijke zaken. Deze taken kunnen worden gerelateerd aan human resources, taakplanning of andere organisatorische activiteiten. Virtuele assistenten kunnen zich specialiseren in één specifiek gebied of alles onder hun paraplu nemen.
hoe dan ook, ze kunnen van onschatbare waarde zijn voor het verminderen van uw werklast, zodat u zich kunt concentreren op het grote geheel.
stay Connected
werken in een virtueel kantoor levert, ondanks zijn voordelen, ook een aantal uitdagingen op. Je moet in contact staan met je team, weten wat ze van plan zijn, coördineren over dringende zaken, en in het algemeen op dezelfde pagina staan. Dit kan moeilijk zijn tijdens het werken vanaf meerdere locaties, en dat is de reden waarom effectieve communicatie is van cruciaal belang.
om mogelijke misverstanden te verwijderen, kunt u tools als Slack en Zoom gebruiken voor uw virtuele team. Ze zorgen ervoor dat u voortdurend in contact bent met uw medewerkers.U kunt ook productivity management tools gebruiken om het werk binnen een team efficiënt te coördineren.
Afronden!
virtuele kantoren bieden flexibiliteit, aanpassingsvermogen en schaalbaarheid. Al deze factoren zijn belangrijk voor een opkomende onderneming en dienen als motor voor groei. Het is beter om up-to-date te blijven met de eisen van een virtueel kantoor en te weten welke tools te gebruiken. U kunt gerust zijn en volledig vertrouwen hebben dat uw virtueel kantoor effectief zal zijn.