er zijn negen (nou ja, tien) stappen in het A3 proces.
0: Identificeer het probleem
aangezien het doel van het A3-proces is om problemen op te lossen of behoeften aan te pakken, is de eerste, enigszins ongeschreven stap dat u een probleem of behoefte moet identificeren.
1: Capture the current state of the situation
zodra u het probleem uitlijnt of wilt aanpakken, is het tijd om de huidige toestand van de situatie vast te leggen en te analyseren. Toyota stelt voor dat probleemoplossers:
- observeer de werkprocessen uit de eerste hand en documenteer uw waarnemingen.
- Verzamel rond een whiteboard en loop door elke stap in uw proces. U kunt gebruik maken van fancy proces grafieken tools om dit te doen, maar stok cijfers en pijlen zal het werk net zo goed doen.
- indien mogelijk, kwantificeer de omvang van het probleem (bv. % van tickets met lange cyclustijden, # van te late leveringen van klanten, # van fouten per kwartaal). Grafiek uw gegevens indien mogelijk; visualisaties zijn echt nuttig.
2: Voer een basisoorzaak-analyse
uit Nu u uw proces ziet, probeer de basisoorzaak van de efficiëntieverbeteringen te achterhalen. U kunt vragen stellen als:
- waar hebben we last van storingen in de communicatie?
- waar zien we lange vertragingen zonder activiteit?
- welke informatie hebben we nodig om effectiever/soepeler samen te werken?
documenteer deze pijnpunten en graaf dieper. De 5 whys is een nuttig hulpmiddel voor het uitvoeren van een grondige analyse van de onderliggende oorzaak. Het basisidee is dat je begint met een probleemstelling, en dan vraag je: “waarom?”totdat je de echte reden voor het probleem ontdekt. Je hoeft misschien wel of niet te vragen waarom precies vijf keer-Dit is gewoon een schatting.
3: bedenk tegenmaatregelen om onderliggende oorzaken aan te pakken
tegenmaatregelen zijn uw ideeën om de situatie aan te pakken; de veranderingen die in uw processen moeten worden aangebracht om de organisatie dichter bij ideaal te brengen door onderliggende oorzaken aan te pakken. Tegenmaatregelen moeten gericht zijn op::
- vermeld het beoogde resultaat en het plan om dit te bereiken.
- maak duidelijke, directe verbindingen tussen mensen die verantwoordelijk zijn voor de stappen in het proces.
- verminder of elimineer loops, workarounds en vertragingen.
4: Definieer uw doelstatus
zodra u uw tegenmaatregelen hebt geselecteerd, kunt u uw doelstatus duidelijk definiëren. In het A3-proces communiceer je onze doeltoestand via een proceskaart. Zorg ervoor dat u noteert waar de veranderingen in het proces plaatsvinden, zodat ze kunnen worden waargenomen.
5: Ontwikkel een implementatieplan
Nu u uw doeltoestand hebt gedefinieerd, kunt u een plan ontwikkelen om dit te bereiken. De uitvoeringsplannen moeten:
- een takenlijst om de tegenmaatregelen in te voeren
- Wie is verantwoordelijk voor wat
- vervaldata voor tijdgevoelige werkitems
de meeste teams kiezen ervoor hun implementatieplan in hun A3 te documenteren.
6: Ontwikkel een vervolgplan met voorspelde resultaten
een vervolgplan stelt Lean-teams in staat om hun werk te controleren; het stelt hen in staat om na te gaan of ze de huidige toestand goed genoeg begrepen om deze te verbeteren. Een opvolgingsplan is een cruciale stap in procesverbetering, omdat het teams kan helpen ervoor te zorgen dat de:
- implementatieplan werd uitgevoerd
- doelvoorwaarde werd gerealiseerd
- verwachte resultaten werden bereikt
deze eerste zes stappen worden vastgelegd in het A3-verslag. De meeste teams gebruiken een sjabloon voor hun A3.
7: iedereen aan boord
het doel van elke systeemverbetering is dat het elk deel van het systeem verbetert. Daarom is het van vitaal belang om iedereen die kan worden beïnvloed door de implementatie of de doelstatus in het gesprek voordat wijzigingen worden aangebracht.Het opbouwen van consensus gedurende het hele proces is meestal de meest effectieve aanpak, daarom kiezen veel teams ervoor om dit bij elk kritisch keerpunt in het A3-proces op te nemen. Afhankelijk van de omvang van het werk, kan het ook belangrijk zijn om leidinggevenden en andere belanghebbenden die kunnen worden beïnvloed door het werk te informeren.
8: implementeren!
nu is het tijd voor implementatie. Volg de implementatie zoals besproken, het observeren van mogelijkheden voor verbetering langs de weg.
9: Evalueer resultaten
in veel te veel situaties eindigt het A3-proces met implementatie. Het is van cruciaal belang om de werkelijke resultaten te meten en ze te vergelijken met uw voorspellingen om te leren.
als uw werkelijke resultaten sterk afwijken van wat werd verwacht, doe dan onderzoek om erachter te komen waarom. Wijzig het proces indien nodig, en herhaal de implementatie en follow-up totdat het doel is bereikt.