Hoe kan ik aan de slag met ISO Management Systems Standards?

achter de schermen zijn er overal om ons heen standaarden. Ze zorgen stilletjes voor onze veiligheid, comfort en gemak in elk aspect van ons privé-en beroepsleven. Voor de niet-ingewijden, normen kunnen alleen merkbaar worden door hun afwezigheid, wanneer dingen mis gaan.
als u deze handleiding leest, zult u waarschijnlijk op de hoogte zijn van de standaarden voor managementsystemen of deze al gebruiken om de organisatorische prestaties te beheren. Standaarden moeten uw vertrouwde en onmisbare referentie zijn voor het plannen, implementeren en optimaliseren van uw managementsystemen.
het doel van deze gids is tweeledig: in de eerste plaats het verschaffen van een uitgangspunt voor degenen die niet vertrouwd zijn met normen en in de tweede plaats het verstrekken van opfriscursus voor degenen die normen gebruiken om maximale waarde uit deze normen te halen.
het geeft een inleiding tot het gevoel en de stroom van het document, inzicht in de Algemene eisen die van toepassing zijn op de reeks normen en Specifieke kernbegrippen voor de belangrijkste managementsystemen disciplines. Ze omvatten ISO 9001:2015 quality management systems EN ISO 14001:2015 environmental management systems.

wat zijn normen?ISO heeft meer dan 19.000 internationale normen gepubliceerd en definieert een norm als een document dat eisen, specificaties, richtsnoeren of kenmerken bevat die consistent kunnen worden gebruikt om ervoor te zorgen dat materialen, producten, processen en diensten geschikt zijn voor hun doel.
het eerste opvallende punt is dat een standaard een document is dat moet worden begrepen en geïmplementeerd. Vergelijkbaar in concept aan de snelweg Code-Het is gedocumenteerd, geoefend en getest om ervoor te zorgen dat bestuurders voldoen aan de minimale geaccepteerde competentie voor de openbare veiligheid.
er zijn vele soorten standaard, maar we zullen ons richten op managementsystemen standaarden waarvan er twee hoofdtypen zijn:

algemene normen. Van toepassing op elk type organisatie door het aanpakken van managementdisciplines zoals Kwaliteit, Milieu, Energie of informatiebeveiliging. Deze normen behoren tot de wereldwijd meest gebruikte managementsystemen.

industriespecifieke normen. Ontworpen om tegemoet te komen aan de specifieke behoeften van verticale markten. De norm AS 9100 gebruikt bijvoorbeeld de ISO 9001 als basis en voegt specifieke eisen toe aan de toeleveringsketen van de luchtvaart en lucht-en ruimtevaart.

ISO managementsystemen standaarden bieden kaders voor het plannen, implementeren en optimaliseren van managementsystemen voor verschillende managementdisciplines of risicogebieden. Ze zijn niet erg prescriptief en geven een goede mate van flexibiliteit voor verschillende soorten organisaties om een managementsysteem te implementeren dat voor hen werkt in hun specifieke context.

gemeenschappelijke structuur en concepten

ISO-managementsystemen de normen volgen nu ISO-document bijlage SL, waarin de structuur op hoog niveau en de kernconcepten van managementsystemen worden uiteengezet. Verschillende normen volgen deze structuur, waaronder ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 en ISO 27001: 2013. De komende gezondheids-en veiligheidsnorm ISO 45001 zal dit voorbeeld volgen.
deze belangrijke ontwikkeling maakt het mogelijk verschillende beheerssystemen efficiënter en doeltreffender te integreren. De gemeenschappelijke structuur is in de inhoudsopgaven en delen van de normen als volgt samengevat:

1. Toepassingsgebied. Hierin worden het beoogde resultaat en de grenzen van de norm uiteengezet. Niet te verwarren met de reikwijdte van het organisatiebeheersysteem of de reikwijdte van de certificering, die verwijst naar de reikwijdte van de organisatiestructuur en activiteiten waaraan een standaard is geïmplementeerd.

2. Normatieve Referenties. Normen kunnen ook verwijzen naar gerelateerde normen en richtsnoeren en deze zijn gespecificeerd in de normatieve referenties. Sommige normen, zoals ISO 14001:2015 hebben geen normatieve referenties en bevatten alle informatie die nodig is voor de uitvoering.

3. Termen en definities. Standaarden worden geleverd met hun eigen technische taal om een nauwkeurige implementatie te garanderen. In hoofdstuk 3 worden alle vereiste termen en definities gedefinieerd.

4. Context van de organisatie. Context heeft betrekking op de interne en externe factoren die risico ‘ s en kansen creëren voor een organisatie. Tools zoals PESTEL analyse, McKinsey 7S model en SWOT kunnen helpen om context te definiëren. Deze instrumenten worden steeds relevanter voor managementsystemen, aangezien strategisch leiderschap vereist is door de normen.

5. Leiderschap. Managementsystemen normen benadrukken leiderschap, niet alleen management, en de eisen van leiders en beleidsmakers worden gespecificeerd in deze sectie.

6. Planning. Elke standaard heeft vereisten voor het definiëren van de acties die nodig zijn om doelstellingen met succes te bereiken, kansen te benutten en risico ‘ s te beheren.

7. Ondersteuning. Leiders van de organisatie moeten de middelen leveren die nodig zijn voor de oprichting, het onderhoud en de voortdurende verbetering van het managementsysteem.

8. Operatie. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de operationele implementatie van het systeem met vereisten voor het opzetten, implementeren en controleren van processen. Afhankelijk van de aard van de norm kan dit veel of weinig eisen bevatten. In het geval van ISO 9001:2015 staan de meeste eisen in dit deel.

9. Evaluatie Van De Prestaties. In elke norm gedefinieerd als de noodzaak om de prestaties te monitoren, te meten, te analyseren en te evalueren. De vereisten voor interne audit en management review zijn hier te vinden.

10. Verbetering. Met behulp van de outputs van prestatie-evaluatie, actie ondernemen om continue verbetering te bereiken. Dit is een expliciete eis van managementsystemen normen.

het is opmerkelijk dat elke standaard Het Plan-Do-Check-Act (PDCA) model gebruikt als basisprincipe en proces voor voortdurende verbetering van het managementsysteem. De Bijlage SL structuur hierboven beschreven uitgelijnd direct naar de fasen van de PDCA-model als volgt:

Plan = Context > Leiding > Planning > Ondersteuning

Doen = Operatie

Check = evaluatie van de Prestaties

Act = Verbetering

De anatomie van een ISO-management systemen standaard

Het is de moeite waard om vertrouwd te maken met de structuur van de beschreven standaard die u hebt gekozen om te werken met. Het zal een onmisbare referentie worden en weten waar te zoeken naar specifieke informatie zal van onschatbare waarde zijn.
de structurele elementen van de normen zijn::

Titel-bladzijde. Geeft de precieze naam en het nummer van de gegeven norm. Dit is essentieel omdat de normen voor managementsystemen vaak deel uitmaken van een verwante reeks. ISO 9000 is bijvoorbeeld niet dezelfde norm als ISO 9001. In het eerste worden de grondbeginselen en de woordenschat van systemen voor kwaliteitsbeheer uiteengezet. Deze laatste specificeert de eisen van een kwaliteitsmanagementsysteem en verwijst naar ISO 9000 in zijn normatieve referenties.
inhoud. De inhoudspagina ‘ s bevatten een lijst van alle onderdelen van de norm, inclusief de vereisten. Het is een nuttige snelle verwijzing om clausules, sub-clausules en sub-sub-clausules te identificeren.
Voorwoord. Legt uit welke ISO-Commissie verantwoordelijk is voor de ontwikkeling van de standaard. De informatie dient ter referentie en heeft geen praktische gevolgen voor de implementatie van het beheersysteem.
Inleiding. Geeft de achtergrond en de belangrijkste doelstellingen van de norm, soms aangeduid als de “geest” van de norm.
vereisten. In de secties 1 tot en met 10 worden de specifieke eisen van de norm beschreven. In de paragrafen 1-3 wordt in grote lijnen het referentiekader voor de norm vermeld en zijn het geen controleerbare eisen. In de paragrafen 4-10 worden de eisen van het beheersysteem beschreven, zoals hierboven in de gemeenschappelijke structuur is uiteengezet.
bijlagen. Aanvullende richtsnoeren en verduidelijkingen te verstrekken over wat wordt verwacht met betrekking tot de naleving van de vermelde eisen.
Bibliografie. Verwijst naar gerelateerde normen, die ook in Deel 2 normatieve referenties kunnen worden gedefinieerd.
index van termen. Biedt een alfabetische index van termen, kruisverwijzingen naar Sectie 3 termen en definities.

vertaling van de taal van de normen

naast de termen en definities gebruiken de ISO-normen de volgende twee termen, die niet synoniem mogen worden gebruikt.

“moet” een vereiste aangeven waaraan moet worden voldaan om aan de norm te voldoen. Interne en externe auditors zullen de conformiteit beoordelen wanneer in de clausules staat”zal”.
“moet” geeft een aanbeveling. Dit is in de geest van beste praktijken en hoewel het niet verplicht is, kan het mogelijkheden bieden voor verbetering, wat een vereiste is.

in deze voorwaarden staat wat u moet doen om te voldoen aan en wat wordt aanbevolen goede praktijken.

waar te beginnen met implementatie

Zodra is besloten om standaarden te gebruiken om een managementsysteem te implementeren, kunt u het PDCA-model volgen gedurende het gehele projectbeheerproces.
welke methode u ook kiest, de volgende tips helpen u op weg:

haal een kopie van de standaard. Koop het hier bij ISO
lees het minstens twee keer. Lees de standaard meerdere malen om zich te oriënteren met zijn structuur, definities en hoofdvereisten.
maak aantekeningen. Lees de standaard in meer detail, met behulp van uw voorkeursmethode om notities te maken voorafgaand aan gedetailleerde planning – identificeren van belangrijke acties, potentiële teamleden, kritische middelen, projectsponsors, enz.
doe een gap analyse. Voer een dry-run audit uit voordat u met de implementatie begint. Audit de vereisten van de punten 4-10 om significante lacunes en waarschijnlijke uitdagingen op te sporen. Dit zal helpen uw inspanning te concentreren.
bouw je team op. Implementatie kan moeilijk zijn zonder ondersteuning; overweeg om opgeleid of het inhuren van een consultant – geen van beide zijn essentieel, maar kan helpen, afhankelijk van uw budget, middelen en tijdschema voor de uitvoering.

er zijn nog veel meer praktische tips voor het implementeren van een managementsysteem, die we in toekomstige artikelen zullen behandelen.

kernvereisten van specifieke normen

naast de algemene structuur en concepten van bijlage SL heeft elke norm voor managementsystemen zijn eigen vereisten voor het beheer van specifieke disciplines en risico ‘ s.
hier zullen we kort de hoofdconcepten van de volgende normen bespreken:

ISO 9001: 2015-kwaliteitsmanagementsystemen
ISO 14001:2015-milieubeheersystemen

inzicht in de onderstaande concepten en principes is een uitgangspunt om de meeste waarde te halen uit de specifieke eisen van elke standaard.ISO 9001: 2015 Quality Management Systems

het uiteindelijke doel van ISO 9001 is organisaties te helpen consequent te voldoen aan de behoeften van klanten en hun algehele prestaties te verbeteren, waardoor ze effectiever en efficiënter worden.
de fundamentele beginselen zijn::

7 managementprincipes-ISO 9001:2015 wordt ondersteund door zeven managementprincipes die van toepassing zijn op het goed functioneren van elke organisatie. Deze worden volledig beschreven in ISO 9000:2015
- klantgerichtheid. De primaire focus van kwaliteitsmanagement is om te voldoen aan de eisen van de klant en ernaar te streven om de verwachtingen van de klant te overtreffen.
- leiderschap. Leiders op alle niveaus vestigen eenheid van doel en richting en creëren omstandigheden waarin mensen betrokken zijn bij het bereiken van de kwaliteitsdoelstellingen van de organisatie.
- betrokkenheid van mensen. Competente, mondige en betrokken mensen op alle niveaus in de organisatie zijn essentieel om het vermogen van de organisatie om waarde te creëren en te leveren te verbeteren.
- proces aanpak. Consistente en voorspelbare resultaten worden effectiever en efficiënter bereikt wanneer activiteiten worden begrepen en beheerd als onderling samenhangende processen die als een samenhangend systeem functioneren.
- verbetering. Succesvolle organisaties richten zich voortdurend op verbetering.
- Evidence-based besluitvorming. Beslissingen op basis van de analyse en evaluatie van gegevens en informatie zullen eerder gewenste resultaten opleveren.
- Relatiebeheer. Voor blijvend succes beheren organisaties hun relaties met geÃ nteresseerde partijen, zoals leveranciers, werknemers en toezichthouders.
Plan-Do-Check-Act model-zoals hierboven uitgelegd in de, het PDCA model is de basis van voortdurende verbetering.
op risico ‘ s gebaseerd denken. Dit expliciete concept verwijst naar een onbewust of dynamisch proces dat risico ‘ s en kansen vanuit interne en externe bronnen in overweging neemt. Het vereist geen formele risicobeoordeling; dit concept is vergelijkbaar met pendelbestuurders en voetgangers die real-time onbewuste risicobeoordeling uitvoeren om ongevallen te voorkomen.

ISO 14001: 2015 milieubeheersystemen

ISO 14001 specificeert de eisen voor een milieubeheersysteem – maar niet de specifieke milieuprestatie-criteria die door de organisatie moeten worden vastgesteld.
het hoofddoel is een kader te bieden dat organisaties helpt:

verbetering van de milieuprestaties. Door het milieu te beschermen door het voorkomen, beperken en terugdraaien van negatieve effecten.
voldoen aan de nalevingsverplichtingen. Verplichte en vrijwillige eisen. (bv. wettelijke en andere vereisten, met inbegrip van relevante behoeften en verwachtingen van belanghebbenden).
milieudoelstellingen bereiken. Vaststelling van KPI ‘ s met betrekking tot risicobeheer en verbeterde milieuprestaties.

de belangrijkste beginselen voor de verwezenlijking van deze doelstellingen zijn::

Context. Evaluatie van de organisatiecontext heeft tot doel inzicht te verschaffen op hoog niveau in de belangrijkste kwesties die het beheer van milieuverantwoordelijkheden positief of negatief beïnvloeden. Deze komen uit drie belangrijke bronnen:
- milieuomstandigheden (gerelateerd aan milieuaspecten) – klimaat, luchtkwaliteit, waterkwaliteit, landgebruik, verontreiniging, natuurlijke hulpbronnen, biodiversiteit, enz.
- externe-juridische / regelgevende, economische, technologie, sociale / culturele, concurrentie, drivers / trends, belanghebbende partijen, enz.
- intern-strategische richting, capaciteiten, compliance status, cultuur, normen, operationele systemen, contractuele relaties, enz.
belanghebbenden. Om mogelijke nalevingsverplichtingen te identificeren, moet de organisatie het scala van stakeholders evalueren die beïnvloed kunnen worden of ervaren worden door de milieuaspecten van de organisaties, bijvoorbeeld:
- aandeelhouders, bestuursleden en werknemers
- klanten, leveranciers en aannemers
- regelgevers, gemeenschappen en pressiegroepen
levenscyclusperspectief. Bij de evaluatie van milieuaspecten moet rekening worden gehouden met upstream-en downstreamkwesties, van de verwerving van grondstoffen tot de definitieve verwijdering. Dit zorgt voor een holistische evaluatie en inzicht in de relaties tussen aspecten als een met elkaar verbonden systeem, maar vereist geen gedetailleerde levenscyclusanalyse.

samenvatting: Aan de slag

de sleutel tot aan de slag met ISO-normen voor managementsystemen is relatief eenvoudig: Verkrijg de standaard en bestudeer de belangrijkste concepten, terminologie en hoofdvereisten. Doe dit voordat u de implementatie plant om ervoor te zorgen dat uw plannen in de juiste richting gaan; het bespaart tijd en richt uw middelen.
in toekomstige artikelen zullen we meer in detail ingaan op de praktische aspecten van de tenuitvoerlegging. We zullen dieper ingaan op de specifieke vereisten van de belangrijkste normen voor managementsystemen en de gemeenschappelijke activiteiten die vereist zijn, zoals evaluatie van de context, managementbeoordeling en interne audit. We zullen ook nagaan hoe we managementsystemen kunnen integreren om de efficiëntie te maximaliseren en synergie te bereiken.
voor meer informatie over aan de slag met standaarden:

begin bij het begin-lees de beschrijvingen van ISO-managementstandaarden.
Bouw uw vaardigheden op-zie onze managementsystemen implementatie en auditing training.
Plan uw budget-ontvang een snelle offerte voor de certificering van managementsystemen.
zoek een consultant – als je hulp nodig hebt, zoek dan in ons Associate Consultant Register.
integreren om te optimaliseren-ontdek meer over het integreren van uw systemen.

als u advies heeft over het aan de slag gaan met standaarden, horen we graag van u.

aan de slag met ISO Management Systems Standards