het is een tijd van ongekende verandering binnen de juridische industrie, en als reactie daarop, veel advocaten maken grote carrià re veranderingen. Van doorgewinterde advocaten die zich zelfstandig uitbreiden tot nieuwe advocaten die midden in een pandemie het beroep ingaan-steeds meer juridische professionals openen hun eigen praktijken. Maar in deze precaire tijden is fysieke kantoorruimte misschien niet de beste optie. Correct gedaan, een virtueel kantoor arrangement kan net zo effectief zijn, terwijl het verstrekken van een extra laag van voorzorg.
deze post zal de noodzaak onderzoeken van de oprichting en oprichting van een virtueel advocatenkantoor. Van de administratieve overwegingen tot het veiligstellen van de benodigde middelen, blijf lezen voor 8 tips om uw eigen virtuele praktijk te starten.
Tip # 1 Maak een businessplan
elke succesvolle onderneming heeft een actieplan nodig, en uw nieuwe virtuele advocatenkantoor vormt hierop geen uitzondering. Of u nu een gloednieuwe praktijk opent of overstapt van een fysiek kantoor, neem de tijd om een gedetailleerd businessplan te schrijven dat u door het hele proces begeleidt en proactief uitdagingen aanpakt. Uw plan moet verschillende componenten bevatten, zoals:
- een samenvatting met uw missieverklaring, een algemene firmomschrijving en financiële informatie.
- een marktanalyse waarin het aanbod en de vraag voor uw juridische diensten binnen uw praktijk en geografische gebied(en) in aanmerking worden genomen.
- een organigram waarin de structuur van het bedrijf, met inbegrip van elk van de posities binnen de praktijk, wordt uiteengezet.
- een servicebeschrijving van de praktijkgebieden van uw bedrijf, met inbegrip van uurtarieven en vergoedingsschema ‘ s.
- een marketingplan waarin wordt uiteengezet welke inspanningen zullen worden gedaan om het bedrijf op de markt te brengen, potentiële klanten aan te trekken en nieuwe zaken veilig te stellen.
- een sectie financiële prognoses waarin de financiële doelstellingen van de onderneming, alsmede winst-en kostenprognoses worden opgesomd.
Tip # 2 Creëer een werkruimte
u hebt misschien geen kantoor, maar u hebt nog steeds een fysieke locatie nodig om uw professionele taken elke dag uit te voeren. Bepaal waar u uw werkruimte wilt vinden. Heeft u een speciaal kantoor in uw huis of wilt u een ander deel van het huis multifunctioneren? Wat ook het geval is, denk na over wat je nodig hebt om deze werkruimte een productieve te maken. Sommige van deze overwegingen omvatten:
- uw bureau en stoel
- verlichting
- opslagruimte voor kantoorbenodigdheden
- Privacy en vertrouwelijkheid van klanten
- internettoegang
- uw omgeving voor virtuele vergaderingen
Tip # 3 Uw Processen instellen
efficiënte en effectieve stroom binnen een advocatenkantoor is cruciaal voor succes. Zonder de juiste processen op zijn plaats, kunnen vaste leden aanzienlijke uren verspillen proberen om het wiel opnieuw uit te vinden en erachter te komen administratieve taken. Nog uitdagender is het feit dat binnen een virtuele omgeving, vaste leden zijn niet binnen dezelfde ruimte om gemakkelijk ideeën en informatie te delen. Daarom is het van groot belang om vanaf het begin van uw nieuwe bedrijf duidelijk gedefinieerde administratieve processen te hebben.
denk na over hoe u en uw medewerkers omgaan met situaties zoals:
- potentiële klantconsultaties
- nieuwe klantinname
- Postdistributie
- documentopslag
- interne communicatie
- externe communicatie
- Tijdregistratie
- Klantfacturatie
wanneer u deze belangrijke beslissingen hebt genomen, kunt u ze beperken tot schrijven door stevige handleidingen en standaarden voor operaties te maken.
Tip # 4 Een Verenigde bedrijfscultuur bevorderen
met leden van bedrijven die vanuit verschillende locaties werken, kan het moeilijk zijn om een eengemaakte bedrijfscultuur tot stand te brengen. Bij het werken vanuit huis, sommige werknemers ervaren gevoelens van isolatie en depressie. Werk deze risico ‘ s tegen door activiteiten en praktijken te creëren die een uniforme cultuur bevorderen en elk bedrijfslid omvatten. Virtuele evenementen zoals teamwedstrijden, lunchchats en boekenclubs kunnen samenhangende en positieve virtuele werkomgevingen bevorderen.
Tip # 5 denk aan uw cliënten
u en uw leden van het bedrijf zijn niet de enigen die uw bedrijf op een nieuwe of andere manier ervaren. Uw klanten hebben ook te maken met situaties die ver van hun verwachtingen over het werken met een advocaat zijn. Zorg ervoor dat de virtuele aard van uw bedrijf de ervaring van de klant of het vermogen van uw bedrijf om klanten te voorzien van Stellaire juridische diensten niet vermindert. Denk aan omstandigheden als:
- hoe houdt u vergaderingen met klanten
- hoe worden documenten veilig afgeleverd aan klanten
- hoe houdt u klanten consistent op de hoogte?
- welke technische bronnen hebt u nodig om te voldoen aan de behoeften van de klant in een virtuele omgeving?
Tip # 6 Gebruik effectieve technologie
technologie is belangrijk binnen elk advocatenkantoor, maar het wordt cruciaal voor advocatenkantoren die vrijwel operationeel zijn. Je hebt tools nodig die toegankelijk zijn en gebruikt kunnen worden door de juiste leden van het bedrijf als ze werken vanuit verschillende locaties. Enkele gemeenschappelijke juridische Tech opties omvatten:
- Praktijkbeheersoftware
- cloudgebaseerde documentopslag
- online onderzoeksinstrumenten
- Time tracking-software
- cloudgebaseerd juridisch factureringsplatform
- Client managementsoftware
TimeSolv juridische factureringssoftware biedt een verscheidenheid aan functies om leidinggevenden van advocatenkantoren te helpen hun praktijken te beheren, tijd bij te houden, facturen te maken en betalingen efficiënt te verzamelen. Met zijn cloud-gebaseerde technologie en tal van integraties, TimeSolv helpt virtuele advocatenkantoren blijven op schema en winstgevend.
Tip # 7 Interne & externe communicatie
als uw nieuwe virtuele advocatenkantoor een team van advocaten en ondersteunend personeel zal omvatten, hebt u interne communicatiemiddelen nodig waarmee alle leden de hele dag snel en gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren. De opkomst van virtuele werkomgevingen heeft geleid tot een verscheidenheid aan communicatie-opties, waaronder chat-apps zoals Slack en collaboration tools zoals Microsoft Meetings. Doe een beetje onderzoek naar de beste optie voor uw bedrijf te vinden.
het is ook belangrijk om te overwegen welke tools u zult gebruiken voor externe communicatie met klanten en andere juridische professionals. Met iedereen die vanuit verschillende locaties werkt, kan het gebruik van verschillende thuis-en mobiele telefoons een advocatenkantoor onprofessioneel maken voor potentiële en bestaande klanten. Met VoIP-technologieën kunnen advocatenkantoren naadloos communiceren met hun klanten en collega ‘ s binnen een virtuele omgeving. Oproepen worden doorgestuurd via Internet protocol netwerken. Daarom, ongeacht waar firm leden oproepen initiëren, de ontvanger ziet een consistent telefoonnummer voor het bedrijf. Bovendien, wanneer klanten bellen in het bedrijf, ze gebruiken een standaardnummer dat kan worden gerouteerd naar de leden van het bedrijf, ongeacht waar ze fysiek werken.
een cliëntenportaal kan ook helpen bij externe communicatie door een hulpmiddel te bieden voor het op een veilige en virtuele manier verspreiden van informatie en updates onder cliënten. Met deze technologie kunnen uw klanten zelfstandig inloggen op hun beveiligde accounts om updates te bekijken, facturen te bekijken en hun juridische rekeningen te betalen.
Tip # 8 Online betalingsopties
een virtueel advocatenkantoor heeft hulpmiddelen nodig voor het innen van online betalingen. In het tijdperk van sociale afstand, veel consumenten de voorkeur aan online transacties, omdat ze niet hebben reizen naar een kantoor of zet een cheque in de e-mail. Of u nu betalingen accepteert via uw klantenportaal of een betaalknop op uw website opneemt, online betalingsopties vertalen zich in een snellere compensatie voor uw bedrijf en minder middelen die worden besteed aan het innen van onbetaalde facturen. Uw advocatenkantoor medewerkers verstuurt facturen eenvoudig elektronisch en klanten kunnen deze na ontvangst betalen.